A megbízható beszállítói hálózat és a kiterjedt értékesítési csatornák mellett minden cég számára kulcsfontosságú a megfelelő szaktudással felvértezett munkavállalói állomány folyamatos rendelkezésre állása. A hatékonyan dolgozó munkavállalók ugyanis a termelékenységükkel járulnak hozzá ahhoz, hogy a vállalkozás minél nagyobb profitot realizálhasson működése során.
Számtalan tanulmány, internetes oldal foglalkozik azzal, hogy az állásra jelentkezőknek a siker érdekében milyen taktikákat kell alkalmazniuk az interjú során, hogyan kell felkészülniük a potenciális munkaadóval való személyes találkozóra. Arról azonban már jóval kevesebb szó esik, hogy a másik oldalnak, vagyis a munkaadónak milyen eszközök állnak rendelkezésére a megfelelő munkavállaló kiválasztásához. Érdemes megvizsgálni, hogy miként célszerű felépíteni az interjút az adott munkakörre leginkább alkalmas jelölt megtalálása érdekében.
A megfelelő munkaerő kiválasztása a legtöbb esetben legalább egy-, de gyakran többkörös interjúztatás eredménye. Elgondolkodtató statisztikai adat ugyanakkor, hogy az így alkalmazásba vett jelölteknek csupán húsz százaléka váltja be a hozzá fűzött reményeket. A legújabb informatikai rendszerek segítségével azonban számottevően növelhető az interjú hatékonysága, emellett ugyanakkor továbbra is fontos, hogy a munkaadók megfelelően alkalmazzák az interjú nyújtotta lehetőségeket, és az elhangzottakból minden szempontból helyes következtetéseket vonjanak le a jelölt személyiségével kapcsolatban.
Annak tehát, hogy a gyakorlatban miként zajlik az interjú, jelentős hatása lesz a kiválasztás eredményére, ezért rendkívül fontos az interjú struktúrája, felépítése.
Az állásinterjú során kerülendő kérdések
Ne tegyünk fel olyan kérdéseket, amelyek a jelölt hovatartozására, meggyőződésére, életkorára, családi és fizikai állapotára irányulnak. Kerüljük azokat a kérdéseket is, amelyekből a jelölt olyan téves következtetéseket vonhat le, hogy ez a munkahely diszkriminál. Ilyen lehet például, hogy vannak-e gyermekei, illetőleg hogy tervez-e gyereket. Ebből az ártatlan érdeklődésből könnyen vonhatja le azt a következtetést, hogy azért utasítjuk el, mert úgy véljük, gyermek mellett nem lesz képes ellátni munkaköri feladatait, vagy pedig mert a későbbiekben szülési eltávozás várható.
Az állásinterjú struktúrája
Sok esetben nagyon nehéz pontosan megfogalmazni azokat a kompetenciákat, amelyek kulcsfontosságúak egy-egy munkakör betöltéséhez, a rangsorolás pedig talán még ennél is nehezebb feladat. Annak megítélése is relatív, esetfüggő, hogy melyik kompetencia a leglényegesebb. Vajon fontosabb-e a kreatív gondolkodás, mint a jelölt azon képessége, hogy tud-e csapatban dolgozni? Az is kérdés, hogy ezeket az elvont képességeket és készségeket hogyan lehet mérni, sőt összehasonlítani az egyes jelöltek kapcsán.
Munkaköri elemzés készítése
Első lépésként érdemes elkészíteni a munkaköri elemzést, amely alapján pontosan meg lehet fogalmazni a jelölttel szembeni elvárásokat, vagyis azokat a kritériumokat, amelyek feltétlenül szükségesek a hatékony munkavégzéshez.
Követelmények meghatározása
A követelmények pontos deklarálása az egyik leglényegesebb eleme az egész toborzási procedúrának. Nagyon fontos, hogy ne csak az állás betöltéséhez szükséges szakmai képzettséget, tapasztalatot határozzuk meg pontosan, hanem legalább ugyanilyen szinten rögzítsük a jelölttel szembeni személyes elvárásainkat is. Sok esetben szinte fontosabb, hogy a jelölt kreatív, leleményes legyen, és jó feladatmegoldó képességekkel rendelkezzen, akarjon és képes legyen új módszereket és technikákat megismerni, mint az, hogy a mai ismereteink szerinti csúcstechnológiát tudja azonnal alkalmazni, hiszen az ebből fakadó előny néhány év alatt a technika fejlődéséből eredően elenyészik, az adott munkavállaló tudása elavult lesz.
További nehézségek származhatnak abból, ha tudjuk ugyan, hogy kit keresünk, mégsem vagyunk tisztában azzal, hogy a munkaerőpiacon milyen bérigénnyel lépnek fel az ilyen szakemberek. Ha az interjút megelőzően nem tájékozódunk, könnyen kialakulhat az a visszás helyzet, hogy ugyan sikerül kiválasztani a megfelelő munkaerőt, a bérezésben azonban nem tudunk vele megállapodni. Bizonyos határok között persze megpróbálhatjuk saját bérelgondolásunkat érvényesíteni, ehhez azonban az szükséges, hogy nyilvánvalóvá váljék: a jelentkező minden körülmények között nálunk akar dolgozni. Ha azonban ilyen információval nem rendelkezünk, mérlegelni kell, hogy mit választunk. Vagy felvesszük a kevésbé alkalmas, de olcsóbb munkaerőt, vagy pedig nem engedünk az elvárásainkból, és inkább bérkalkulációnkat vizsgáljuk felül.
A kérdéssor felépítése
Szinte kivétel nélkül elmondható, hogy kis idő elteltével minden felvételiztető számára kialakul az a "kérdéscsokor", amelyet szívesen tesz fel a jelölteknek, és amelyek alapján el tudja dönteni, hogy felveszi-e a jelentkezőt, avagy sem. Egy kérdéssor nagyjából a következőkből épül fel: * bemutatkozás, * kérdések a jelölt legutóbbi munkahelyéről, projektjéről, * lehetetlen kérdések, * szakmai kérdések, * tervezési kérdések, * vitatkozás, * a jelölt kérdéseinek megválaszolása.
Kompetenciaprofil készítése
Érdemes rangsorolni a munkaköri elemzés alapján megfogalmazott kritériumokat aszerint, hogy azok mennyire fontosak a munka általunk kívánt színvonalon történő elvégzéséhez. Így készíthető el az adott munkakörhöz tartozó kompetenciaprofil. A kompetenciaprofil tulajdonképpen az egyes ismeretek, készségek és képességek összessége, amelyek az adott álláspozíció betöltéséhez elengedhetetlenül szükségesek. A kompetenciaprofil összeállításához igen hatékony segítséget nyújthat a vállalatnál bevezetett humánerőforrás-kezelő informatikai rendszer, amely lehetővé teszi a vállalat munkavállalóinak összehasonlítását. Ezekben a rendszerekben ugyanis egyszerűen és átláthatóan nyilvántartható a vállalat valamennyi munkaköre és a hozzájuk kapcsolódó törzsadatok, ideértve a munkavállalókra vonatkozó valamennyi adatot. Ennek segítségével pillanatok alatt meg lehet határozni, hogy az adott álláspozícióban milyen kompetenciákkal rendelkező munkavállalók teljesítenek a legjobban. Ebből pedig már könnyen megfogalmazhatók az adott állásra jelentkezőkkel szembeni elvárások is. A vállalkozás ezzel időt és energiát takaríthat meg, hiszen a rendszer révén könnyen növelhető az önéletrajzszűrés hatékonysága, ami pedig azt eredményezi, hogy csak a valóban alkalmasnak tűnő személyekkel szükséges lefolytatni az interjút. A kompetenciaprofil elkészítését követően sokkal könnyebb dolgunk lesz a kiválasztás során is, hiszen pontosan tudni fogjuk, hogy a pályázókat milyen kritériumok alapján hasonlítsuk össze, és ezáltal megnő az esélye annak, hogy az állásra valóban a legmegfelelőbb pályázót választjuk ki. Nem lehet elégszer hangsúlyozni, hogy a felvételi interjú a jelöltek kompetenciájának összehasonlítása nélkül nem több, mint egy jó beszélgetés, amelyből csak az szűrhető le, hogy a jelölt szimpatikus-e, avagy sem.
Kérdezési technikák meghatározása, a kérdezés folyamata
A kompetenciaprofil elkészítésével pontosan meghatároztuk, hogy milyen követelményeket támasztunk a pályázókkal szemben, és hogy ezek a kompetenciák milyen súllyal bírnak az adott munkakör betöltése szempontjából. Ezek után második lépésként meg kell határozni a felvételi beszélgetés során alkalmazandó kérdezési technikákat, vagyis azt, hogy milyen kérdésekkel és módszerekkel szeretnénk megtudni, hogy a jelölt rendelkezik-e a munkakör betöltéséhez szükséges kompetenciákkal.
Az önéletrajz jelentősége
Célszerű az interjú előtt átolvasni a jelölt önéletrajzát, és összeírni a feltenni kívánt kérdéseket.
Érdemes odafigyelni, hogy interjú előtt kerüljünk minden olyan előítéletre okot adó körülményt, amely bármilyen irányban befolyásolná döntésünket. Soha ne beszéljünk a többi interjúztatóval az egyes jelöltekről mindaddig, amíg külön-külön meg nem hozzuk döntésünket.
A bemutatkozás
A bemutatkozás részben igyekezzünk oldani a feszültséget, mutatkozzunk be néhány mondatban, és ismertessük az állásinterjú menetét. A bemutatkozás és a feszültségoldás után kérdezzük a jelöltet legutóbbi munkahelyéről, projektjéről.
Grafológiai vizsgálat a jelölt személyiségének megismeréséhez
Egyre gyakrabban fordul elő, hogy a pályáztató cégek kézzel írt önéletrajzokat várnak a jelentkezőktől nem titkoltan azzal a szándékkal, hogy a kézírás elemzésével is vizsgálják a pályázó személyiségét és alkalmasságát. Az íráskép alapján a grafológia művelői az ember egyes személyiségjegyeire tudnak következtetni. A kézírás, hasonlóan az ujjlenyomathoz, egyedi, minden embernél más és más. Az íráselemzés a kevésbé kézzelfogható és ellenőrizhető készségek meghatározásában nyújthat segítséget. A szakmai képzettség és nyelvismeret mind olyan jól számon kérhető alkalmassági feltétel, amelynek a jelölt könnyen és ellenőrizhetően tanúbizonyságát tudja adni. Ezzel szemben bizonyos tulajdonságok, amelyek mélyen a személyiségben rejlenek, csupán hosszú idő alatt lennének megismerhetők, az alkalmazás szempontjából azonban legalább annyira fontosak, mint a szakmai felkészültség. A vezetői és döntéshozói készségek, a döntéshozatali képességek bizonyos munkaköröknél kiemelt fontossággal bírnak, azonban arról, hogy a jelölt birtokában van-e ezen képességeknek, csupán saját állításaira hagyatkozhatunk. Ilyen esetekben fordulnak a cégek íráselemző szakemberhez. * Grafológiai vizsgálatra csak akkor kerülhet sor, ha az az adott munkakör betöltéséhez feltétlenül szükséges. Nem lehet általában grafológiai vizsgálatnak alávetni minden pályázó kézírását, csak azokét, akik munkaköre indokolja ezt a fajta vizsgálatot. Az adatvédelmi biztos erre vonatkozó állásfoglalása szerint, amennyiben a vizsgálók néhány egyszerű szabályt betartanak, akkor ez az eljárás jogilag nem aggályos, azonban meg kell határozni a követelményeket, és a vizsgálat csak ezek ellenőrzésére terjedhet ki, valamint fontos kitétel, hogy az íráselemzés nem sérthet személyiségi jogokat, nem hozhatja a pályázót megalázó, kiszolgáltatott helyzetbe. * Az állásinterjúk kapcsán azért alakult ki említést érdemlő gyakorlata a grafológiai módszerekkel történő íráselemzésnek, mert a munkaköri alkalmasság szempontjából releváns megnyilatkozásoknak az írásbeliség az egyetlen olyan terepe, ahol a munkavállaló hamisítatlanul önmagát adja. Egy-egy interjú erejéig lehet szerepet játszani, az íráskép azonban önmagáért beszél, és jelentős megváltoztatása gyakorlatilag lehetetlen. Ha tehát a felvételiztető grafológiai alapon is válogatni szeretne a jelentkezők közül, célszerű megfelelő végzettséggel rendelkező személyeket alkalmazni annak érdekében, hogy a levont következtetések valóban megalapozottak legyenek. Bizonyított tény, hogy az íráselemzés fényt derít olyan tulajdonságokra, mint például a kreativitás, az alkalmazkodóképesség és a figyelmesség. Ezek a tulajdonságok pedig gyakorlatilag minden munkakör betöltéséhez elengedhetetlenül szükségesek. * Végül pedig említést érdemelnek a pályázó idegállapotával és esetleges szenvedélybetegségeivel kapcsolatban levonható következtetések is. Az íráselemzés interjúztatás kapcsán történő alkalmazásának alapvető feltétele az, hogy az állásra jelentkezőket megfelelően tájékoztassák az elvégzendő grafológiai vizsgálatról. Ezt egyébként az adatvédelmi biztos írja elő, pontosabban az adatvédelmi jogszabályokból is következik, miként az is, hogy a jelentkezővel a vizsgálat célját és az elemzés során alkalmazott módszereket is közölni kell. Mindezek mellett arra is lehetőség van, hogy az érintett ismerje meg először a vizsgálat eredményét, és a munkáltató csak ezt követően, az ő hozzájárulásával kaphassa meg az elemzést.
Interjú pályakezdővel, nem pályakezdővel
Ha pályakezdővel készítünk interjút, akkor tegyünk fel kérdéseket szakdolgozatukkal kapcsolatban, illetőleg arra vonatkozóan, hogy melyek voltak kedvenc tantárgyaik. Ez utóbbiak kapcsán érdeklődjünk az okok iránt is. Amennyiben nem pályakezdővel készítünk interjút, a munkájukra vonatkozó kérdéssel arra keresünk választ, hogy a jelölt általában véve mennyire elhivatott. Ha a jelentkező egy friss projektjéről kezd beszélni, az mindenképpen jó jel, főleg akkor, ha mindezt lelkesen, gesztikulálva teszi. Ez ugyanis azt jelzi, hogy képes lelkesedni valamely téma iránt. A nem megfelelő jelentkezőket úgy lehet kiszűrni, hogy ezek a legutóbbi projektjükről általában szenvtelenül, lelkesedés nélkül beszélnek. A tapasztalat egyértelműen az, hogy még a negatív szenvedély is jobb, mint az unott fásultság.
Szakmai nyilatkozatot eredményező feladat
Az interjú során érdemes a jelöltet olyan feladat elé állítani, hogy szakmai témában kelljen nyilatkoznia közérthető formában. Ezzel lemérhető, hogy az illető mennyire "szakbarbár", és mennyire képes megértetni magát adott esetben laikus környezetével.
Szituációs próba
Az egyik legnépszerűbb kérdezési technika az úgynevezett szituációs próba. Ennek lényege, hogy az interjúztató egy olyan elképzelt szituációban kérdezi meg a jelölttől, hogy mit tenne, amellyel a jelölt akár a valós életben is szembesülhetne az adott munkakör betöltése során. Ezzel a technikával könnyen kideríthető, hogy a jelölt képes-e azonosulni az adott munkakörrel, képes-e praktikus megoldásokat találni egy-egy problémára, tud-e gyorsan reagálni, éles helyzetekben dönteni, és képes-e uralni, kezelni a stresszhelyzeteket. * A szituációs gyakorlat kétféle lehet: vagy megbeszéléses, vagy pedig "kérdezz-felelek" formájú. Ahhoz, hogy a szituációs gyakorlatot megfelelően tudjuk alkalmazni, előre meg kell határozni, hogy a jelölttől milyen válaszokat fogadunk el, azaz deklarálni kell, hogy melyik kompetenciára utaló választ tekintjük helyesnek, vagyis hogy egy adott válaszból milyen kompetenciára következtetünk. * A szituációs próbából tehát az szűrhető le, hogy a jelöltek hogyan közelítenek egy adott munkafeladathoz. Megfontolandó, hogy ezeket a szituációs gyakorlatokat mely esetekben érdemes esetleg előre kiadni a jelölteknek, hogy otthoni felkészülés után prezentálhassák elképzeléseiket az interjún. Ekkor ugyanis a jelöltnek több ideje van átgondolni a feladatokat, és biztosabb teljesítményt nyújthat, mintha váratlanul kellene megoldania a szituációt. Az előre kiadott szituációs feladatnak viszont mellékzöngéje annak ellenőrizhetetlensége, hogy a jelölt milyen segítséget vett igénybe, illetve hogy mennyi időt töltött a feladat megoldásával. Ezt a problémát azzal hidalhatjuk át, ha a jelöltnek nem otthoni megoldásra adjuk ki a feladatokat, hanem az interjú előtt biztosítunk számára elkülönített helyiséget a kidolgozásra, így biztosak lehetünk benne, hogy a pályázó semmilyen külső segítséget nem vett igénybe a megoldáshoz, és ellenőrizhetjük az időráfordítást is. Mindezekből további lényeges következtetések vonhatók le. * A kompetenciák feltárásában segítségünkre lehet a viselkedési epizódokat felelevenítő beszélgetés. Ez ugyanis részletes információkat nyújthat a pályázó múltbeli teljesítményéről és adott élethelyzetekben tanúsított magatartásáról, amelyből következtetni lehet a várható jövőbeli viselkedésre. Azonban ezt a technikát alkalmazva csak akkor juthatunk valós információkhoz, ha azt is megkérdezzük a jelölttől, hogy miként viszonyul saját korábbi magatartásaihoz, egészen konkrétan pedig azt, hogy van-e olyan, amit ma már másképp csinálna.
Képességek, munkához való viszonyulás "tesztje"
A jelölt vezetői és problémamegoldó képességéről úgy tudunk meggyőződni, hogy megkérjük: mondjon konkrét példát olyan esetre, amikor csapatmunka keretében átvette a vezetést, és megoldott egy olyan problémát, amely a csapat többi tagja számára megoldhatatlan feladatnak bizonyult. A jelölt munkához való viszonyulásáról és motiváltságáról úgy tudunk meggyőződni, hogy lehetetlen kérdéseket teszünk fel neki, vagyis olyanokat, amelyekről biztosan tudni, hogy nincs rájuk pontos válasz. Ilyen esetekben a kérdés megválaszolásához való hozzáállás alapján mérhető le, hogy a jelölt mennyire találékony és kreatív. Ezekre a kérdésekre értelmes választ adni igencsak nehéz, a cél azonban nem is ez, hanem sokkal inkább annak megállapítása, hogy mit tesz, miként reagál a jelentkező egy ilyen váratlan helyzetben. A nyugtalanság, a csalódottság és az értetlenség mind olyan jelek, amelyek azt mutatják, hogy a velünk szemben ülő jelölt nem éppen problémamegoldó. Enyhébb esetekben egy-egy kisegítő kérdés vagy információ átsegítheti a jelentkezőt az első meglepettségen és az ebből eredő rövidzárlaton, ha azonban hozzáállása ennek hatására mit sem változik, nem lesz jó problémamegoldó.
Áttérés a szakmai kérdésekre
A fenti bevezetés után rátérhetünk a szakmai kérdésekre. Soha ne feledjük, hogy a cél nem a jelölt tudásának ellenőrzése, hanem sokkal inkább annak felmérése, hogy mennyire tudja alkalmazni tudását a gyakorlatban.
Tervezési feladatok
A szakmai kompetenciákra irányuló kérdések után jöhetnek a tervezési feladatok, amelyek megoldásához szándékosan alig adunk információt. E feladatok megoldása során a jelölt kreativitásáról tehet tanúbizonyságot. Ha például megelégszik a szűken rendelkezésre álló információkkal, és gépiesen lát hozzá a tervezéshez, akkor valószínűleg nem lesz alkalmas találékonyságot és problémamegoldást igénylő pozíció betöltésére. Ha ezzel szemben további információkat kér, és ennek során helyes irányból, valamilyen logika szerint közelít, akkor érdekes lehet számunkra. Az interjú során végig figyeljünk a jelölt döntésképességére. Amennyiben a jelölt gyakran hezitál, nem képes egyértelmű válaszokat adni, és kerül bizonyos kérdéseket, akkor ez a tulajdonsága kiélezett szituációkban nagy valószínűséggel még inkább kiütközik, vagyis feltehetően képtelen lesz úrrá lenni a nehezebb, gyors döntést igénylő helyzeteken.
A "kitartás" ellenőrzése
Fontos a jelöltet abból a szempontból is próbára tenni, hogy mennyire képes kiállni igaza mellett. Ennek lemérésére az interjúztatás annál inkább alkalmas, hogy a beszélgetés bizonyos értelemben nem két egyenrangú fél között zajlik. Ha a pályázó az elutasítás kockázatát is vállalva, leendő felettesével szemben is kiáll igaza mellett, sőt, a vita hevében egy pillanatra még azt is elfelejti, hogy interjún van, és meg akar győzni álláspontjáról, akkor nagy valószínűséggel alkalmas lesz olyan állás betöltésére, ahol fontos a határozottság.
A jelölt kérdései
Az interjú utolsó részében adjunk lehetőséget a jelöltnek arra, hogy kérdezzen, ugyanis nem csupán egy leendő munkavállalóval, hanem például egy potenciális vevővel is beszélgetünk. Ha a jelölt nem is felel meg az adott állásra, barátai, ismerősei között akadhat olyan, akit szívesen alkalmaznánk. Alapvető érdekünk fűződik tehát ahhoz, hogy a jelölt jó benyomással távozzon, és ne úgy emlékezzen vissza cégünkre, mint amit minden minőségben kerülni kell.
Tesztírás az állásinterjú során
Bevett módszer a jelöltek tudásának ellenőrzésére, hogy az adott munkakör betöltése során felmerülő feladatokat is tartalmazó tesztet íratnak velük. Ez főként informatikai cégek esetében elterjedt, programozók felvételiztetése során. A jelentkezők ilyen esetekben gyakran kapnak olyan konkrét feladatokat, amelyeket az adott munkakör betöltőjének is meg kell oldania. A jelöltek ilyenkor végső soron önálló szellemi terméket hoznak létre, amelynek tulajdoni viszonyairól rendelkezni kell. Az interjú megkezdése előtt írásba kell foglalni, hogy az így létrejött szellemi termék kinek a tulajdona lesz. Ennek azért kiemelkedő a jelentősége, mert a felek között ekkor még nem áll fenn olyan jogviszony, amelynek keretében ezek a problémák automatikusan megoldódnának.
A pályázó kompetenciáinak adminisztrációja
Nagyon fontos, hogy az interjú jól átgondolt és megfelelően felépített legyen, mert a jelöltek között differenciálni csak akkor tudunk, ha valamennyiüktől ugyanazt és ugyanúgy kérdezzük meg.
Egységes szempontrendszer meghatározása
Alapvető elvárás tehát, hogy a mérce egyenlő legyen. Érdemes a pályázó minden vizsgált kompetenciáját egységes szempontrendszer alapján minősíteni, vagyis például pontozni. Segítségünkre lehetnek a HR informatikai megoldások, ugyanis az integrált humáninformatikai rendszerek korszerű módon támogatják a pályázatok elbírálását. Ennek jelentősége leginkább olyan helyzetekben mutatkozik meg, amikor egy pozícióhoz több kompetencia alapján keresünk alkalmas jelölteket, és minden egyes kompetenciát több kérdés alapján ítélünk meg. Ennek rögzítése és számon tartása a hagyományos módszerekkel kivitelezhetetlen volna, ezért célszerű humáninformatikai rendszert alkalmazni. Ezek a rendszerek alkalmasak arra, hogy az egyes munkakörökhöz szükséges kompetenciákat nyilvántartsák, és azokkal egybevessék a jelöltek készségeit, képességeit. A rendszer arra is képes, hogy a benne tárolt információk alapján egy-egy megüresedett álláspozícióra nézve listát készítsen azon pályázókról, akiket kompetenciájuk alapján érdemes újra behívni.
Értékelési menet kialakítása
A humáninformatikai rendszerek azonban nem csupán ezt teszik lehetővé, hanem ennél jóval többet is. Minden egyes munkakör kapcsán meghatározható egy értékelési menet, azaz deklarálható, hogy a pályázónak milyen fázisokon kell átesnie az alkalmazásig. Mindezek mellett lehetőségünk van arra is, hogy az interjúk időpontját, helyszínét, az interjún részt vevő munkatársak nevét a rendszer adatbázisában rögzítsük. A rendszer képes automatikus értesítést küldeni a tárolt sablonok segítségével a pályázónak és a pályáztatónak egyaránt, ami jelentős idő- és költségmegtakarítást eredményez. A speciális HR informatikai rendszerek további automatizmust is tartalmaznak. Ahogy azt fentebb már említettük, a levelezőfunkció lehetővé teszi az automatikus levélküldést a jelölteknek, azaz a megfelelő pályázó kiválasztása után egy gombnyomással az összes többi jelentkezőnek elutasító levél küldhető. Az integráltságból adódó előny, hogy a toborzás modulban nyilvántartott jelölt adatait a sikeres felvételi után a rendszer automatikusan átteszi a vállalat személyzeti nyilvántartásának adatbázisába.
Az integrált humánerőforrás-kezelő rendszereknek köszönhetően jelentősen csökkenthetők a toborzás-kiválasztással együtt járó adminisztrációs feladatok, sőt, ma már szinte lehetetlen a teljes folyamat pontos nyilvántartása és lebonyolítása ilyen rendszerek alkalmazása nélkül.
A döntés
Az interjú legnehezebb része a jelölt személyéről való döntés. Az interjú végére tisztában kell lennünk azzal, hogy az adott jelölt megfelelő-e vagy sem. A döntést azonban nem csupán meghozni kell, hanem közölni is. Célszerű a döntés meghozatala után azonnal értesítést küldeni a jelöltnek. A levél első sora arra vonatkozzon, hogy sikeres volt-e a jelölt pályázata, avagy sem. Ezután következzen a döntés indoklása. Ha nem vagyunk biztosak saját döntésünket illetően, két lehetőségünk van. Az egyik egy újabb személyes találkozás, amelynek keretében feltehetjük a bizonytalanság kiküszöbölésére alkalmas további kérdéseinket, a másik lehetőség pedig a korábbi interjún elhangzottak újbóli átgondolása és értékelése. Ha az adott pozícióra jelentkezők száma nagy, kifizetődő taktika inkább elutasítani egy jó, de az állásra nem minden kétséget kizáróan alkalmas jelöltet, mint felvenni egy nem megfelelőt. Az állásinterjú során soha nem szabad azzal foglalkozni, hogy hány embert utasítunk el, és azzal sem, hogy fogunk-e egyáltalán megfelelő személyt találni. Ezek a kérdések ugyanis elvonják a figyelmet a lényegtől: az aktuálisan velünk szemben ülő pályázó megfelelő értékelésétől.