Ahhoz, hogy egy vállalkozás meg tudjon felelni a költséghatékonyság követelményéből eredő kihívásoknak, tervszerű és összehangolt tevékenységet kell kifejtenie. Ehhez nélkülözhetetlen egy jó költséggazdálkodási rendszer megtervezése és létrehozása. Ennek a rendszernek a legfőbb elemei a költségek nyilvántartására és az adatszolgáltatásra, illetve a tervezett szempontok szerinti lekérdezésre alkalmas modulok mellett a rugalmas költségelemzés modulja. Rugalmasság alatt itt azt értjük, hogy a költségelemzési modul legyen alkalmas különböző nézőpontok szerint végrehajtandó döntés-előkészítő munkákra.
Ez a munka igényli a pénzügyi és kontrollingszakemberek legszorosabb bevonását, és így lehetőséget biztosít ennek a területnek a minőségirányítási rendszerbe való bevonására. Ez ugyanis jelenleg még a tanúsított minőségrendszerrel rendelkező vállalkozások jelentős részénél sem történt meg, amely hiányosság jelentősen visszaveti a minőségrendszerek költséghatékonyság irányába való elmozdulását. Több ok mellett ez az, amely számos vállalkozásnál a vezetőségnek a minőségirányítási rendszerekkel szembeni fenntartásait táplálja. Éppen ezért fontos ennek a helyzetnek a megváltoztatása.
A költségelemzés eszközei
Költség- és nyereségfedezeti számítások
A költség- és nyereségfedezeti számítás az egyik legfontosabb és leghasznosabb elemzési eszköz a vezetés kezében. Jelentőségét az alapozza meg, hogy egy vállalkozás számára – amellett hogy kiváló termékei és elégedett vevői vannak – létkérdés, hogy működésének gazdasági haszonnal is együtt kell járnia. Ha ez nem így lenne, hamarosan megszűnne a vállalkozás, és a vevők más vállalkozásoknál elégítenék ki igényeiket. Ennek elkerüléséhez jelentenek fontos segédeszközt a költség- és nyereségfedezeti számítások.
Költségfajták
A számítások lényege, hogy a hagyományos költségelemzéssel szemben csak két költségfajtát különböztet meg, az arányos vagy proporcionális, és a fix vagy állandó költségeket. Az arányos költségek a gyártott termékmennyiséggel egyenes arányban állnak, és függnek a selejtaránytól is, mivel az is anyag-, energia- és munkaráfordítást igényel. A fix költségek ezzel szemben függetlenek a gyártott termékek mennyiségétől, és akkor is felmerülnek, ha nincs termelés.
Költségbesorolás
Az arányos és fix költségek egyértelmű besorolása természetesen nem mindig egyszerű. Vannak esetek, amikor erre csupán becslés útján van lehetőség. E becslések eredményeképpen létrejött költségösszetevők a redukált proporcionális, illetve a redukált fix költségek. Ez a két költségcsoport áll szemben az értékesített mennyiségtől és az ártól függő árbevétellel. Az a pont, ahol a költség- és az árbevételi görbe metszi egymást, az úgynevezett fedezeti pont. Az e pont alatti gyártás és értékesítés esetén veszteséget, e fölött pedig egyre növekvő nyereséget lehet elkönyvelni.
A módszer alkalmas arra, hogy gyártmányonként elemezzük azok fedezeti tulajdonságait, vagyis döntés-előkészítő eszközként használhatjuk a meglévő kapacitások nyereségtermelő képesség szerinti legoptimálisabb kihasználásának megtervezéséhez, vagy egyes fejlesztések nyereségre gyakorolt hatásának előrebecsléséhez.
A minőség költségei
Egy nagyon fontos, a vevőközpontúság szempontjainak messzemenő érvényesítésére alkalmas költségelemzési eszközt jelent a minőségköltségek nyilvántartása és elemzése. Ez a megközelítés a vállalkozás költségein belül elkülöníti a vizsgálati és a megelőzési költségeket, valamint a nem megfelelő minőséggel összefüggő költségeket.
Költségfajták
A hagyományos szemlélettel leginkább összeegyeztethető két költségfajtát itt a vizsgálati és a nem megfelelő minőséggel összefüggő költségek jelentik. A vizsgálati költségek mindazokat a költségeket foglalják magukba, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a vevőhöz eljuttatott termék, illetve számára nyújtott szolgáltatás megfeleljen az előírásoknak. Idetartoznak többek között a bejövő anyagok ellenőrzése, a gyártás közben történő termék- és folyamat-ellenőrzések, a termék fejlesztéséhez kapcsolódó rutinvizsgálatok.
A nem megfelelő minőséggel összefüggő költségek közé tartoznak többek között a nem megfelelő raktározás miatt nem felhasználható alapanyagokból adódó veszteségek, a gyártás során elkövetett hibák következtében keletkező selejtes és értékcsökkent termékek, a gyártás során keletkezett félkész termék, alapanyag és segédanyag hulladékok (ezeket belső hibaköltségnek is nevezik), továbbá a vevőreklamációk rendezésével kapcsolatos, vagy szavatossági ügyek során felmerülő költségek (ezeket külső hibaköltségnek is nevezik). Idesorolhatók még például a hibaelemzésekhez kapcsolódó vizsgálatok során felmerülő költségek is. Fejlettebb minőségköltség-rendszerekben elképzelhető olyan, a nem megfelelő minőséggel összefüggő, a hagyományos számvitel keretei között nem kezelhető költségelemek kezelése is, mint az elmaradt haszon, de ezekkel nagyon óvatosan kell bánni.
A harmadik – rendkívül fontos – minőségköltség-fajtát a megelőzési költségek képezik. Idesorolhatók például azoknak a folyamatszabályozást érintő fejlesztéseknek a költségei, amelyek megbízhatóbbá teszik a gyártást, és így csökkentik a hibás vagy selejtes félkész, illetve késztermékek arányát. De tipikusan idesorolhatók a képzésekkel kapcsolatos költségek jelentős része, vagy az olyan, az emberi erőforrást érintő költségek, mint például a kiválasztás. Nem mindegy ugyanis, hogy egy bizonyos munkára való alkalmasság a munkavégzés során, esetleg hibák sorozatát követően derül ki, vagy pedig már a munkába állítást megelőzően, nagy valószínűséggel meg tudjuk mondani, hogy az adott munkakör ellátására valaki alkalmas lehet vagy nem. A megelőzési költségek fontossága elsősorban abban áll, hogy mintegy befektetve a jobb minőség elérését célzó intézkedésekbe, ennek eredményeként csökkenteni tudjuk a nem megfelelő minőséggel kapcsolatos, valamint a vizsgálati költségeket.
A minőségköltség-rendszer létrehozásának legjobb útja mindig a saját igényekre és saját tapasztalatokra támaszkodó saját modell létrehozása. A jó rendszer a vezetőség minőség iránti elkötelezettségét segíti oly módon, hogy számszerű adatokra támaszkodva hozhassa meg döntéseit.
A minőségköltségek szintje és szerkezete
A minőségköltségek szintjére és struktúrájára nincs általános szabály. Van néhány irányadó szabály, amelyek követése lehetővé teszi a minőséggel kapcsolatos tevékenységek irányának helyességével kapcsolatos általános értékelés megalapozását.
A minőségköltségek szintjére nézve nincs irányadó számérték sem. Ezt célszerű az összköltség százalékában kifejezni. A szint természetesen függ az idesorolt költségelemektől, ezért nagyon fontos ezek folyamatos változtatásának elkerülése, mivel ez esetben nem tudjuk majd, hogy minek a következménye egy adott változás. Ezért csak indokolt esetben változtassunk, és biztosítsuk az összehasonlíthatóságot a bázis megfelelő korrekciójával.
Példa a költség- és nyereségfedezeti modellre
Egy számszerű példán lehetne legjobban bemutatni a modell alkalmazási lehetőségeit. Egy kb. 200 millió forint árbevételű vállalkozás 52 millió forint fedezeti tömeg mellett 7 millió forint nyereséget ér el egy bizonyos termék gyártása és értékesítése révén. * A vállalkozás vezetősége intézkedéseket tervez a minőség javítására, amelynek keretében a következők változnának meg: * az I. osztályú termékek aránya 2 százalékkal nőne, * a javuló minőség miatt az árakat 2 százalékkal emelhetnék, * az értékesítés a jobb minőség következtében 4 százalékkal növekedne. * A vezetőség az eltervezett intézkedések végrehajtása előtt tudni szeretné, hogy ezek megvalósulása esetén nyereségpozícióik várhatóan hogyan változnak meg. Az elemzést elvégezve a fenti változások főbb hatásai kissé leegyszerűsítve a következők lesznek: * az értékesíthető termékek aránya változatlan gyártás esetén 2 százalékkal növekszik, * az értékesítés növekedése miatt a gyártást további kb. 2 százalékkal növelni kell, * az arányos költségek 1 termékegységre vetítve durván 2 százalékkal csökkennek, * az értékesítési árbevétel az áremelés és az értékesítés növekedése miatt kb. 6 százalékkal nő. * A tervezett intézkedések természetesen ráfordításokat is igényelnek. Ezek a fix költségek területén jelentkeznek. A minőségjavítás és a javuló minőség vevők felé történő megismertetésére fordított marketingkiadások együttesen 4,5 millió forinttal (kb. 10 százalékkal) emelik a fix költségeket. A fenti – egyenként igen csekélynek tűnő – változások összességében azt a meglepő eredményt vetítik előre a várható nyereségre vonatkozóan, hogy az kb. 15 millió forintra nőve több mint megduplázódik. * A példa rávilágít a minőség sokrétű gazdasági hatásmechanizmusára és a költség- és nyereségfedezeti számítás rendkívüli érzékenységére e hatások elemzésében. A hagyományos egységönköltség-számítási módszer ezeknek a hatásoknak a kimutatására nem alkalmas.
Költségérzékenység
A költségérzékenység lényegében egy olyan képesség, amelynek kifejlesztésével a vezetőségnek esélye lesz a költséghatékonyság elérésére. Ez semmiképpen nem azt jelenti, hogy valamilyen fűnyíróelv szerinti takarékosságba kell kezdeni. Jelenti viszont azt, hogy minden kiadást gondosan meg kell tervezni, és csak a vállalkozás céljait szolgálók kaphatnak zöld utat. Nézzünk néhány konkrét példát területenként.
A gyártásban felmerülő költségek
Egy gépszerkezeteket gyártó vállalkozás vezetője büszkén mutatta be egy üzleti partnereiknek szervezett üzemlátogatás során legújabb technológiai fejlesztésük eredményeként üzembe állított vadonatúj automata hegesztőberendezésüket, egy igazi robotot. A vendégek kíváncsian nézték a berendezést üzem közben, és több érdekes dolgot tapasztaltak. Az egyik az volt, hogy a körülbelül 20 perces ott-tartózkodásuk alatt a robot egy alkalommal leállt néhány percre, mert éppen nem volt mit hegesztenie. Kérdésükre, hogy ennek mi az oka, az igazgató azt válaszolta, hogy a hegesztendő vázszerkezetet előkészítő hölgynek éppen sürgős dolga akadt, ezért maradt ki néhány hegesztendő munkadarab. A látogatók másik furcsa tapasztalata az volt, hogy a hegesztendő munkadarabokon több olyan illeszkedési hiba is volt, amelyek miatt a hegesztési varrat nem tudta összekötni a hegesztendő részeket, így például volt olyan szakasz is, ahol a robot a levegőben hegesztett. Itt két kérdés adódott. Az egyik, hogy mi az oka a szemmel láthatóan mérethibás alkatrészeknek? A válasz szerint a vázszerkezetet alkotó alkatrészeket kézi munkával állítják elő, és itt előfordulhatnak gyártási hibák, például nem megfelelő hosszúságú vagy helytelen szögben elvágott profilok.
A másik kérdés arra irányult, hogy mi történik a szemmel láthatóan hibás szerkezetekkel később? A válasz szerint egy hegesztőműhelybe szállítják őket, ahol kijavítják és leköszörülik a vázakat.
Kérdések és következtetések a költséggazdálkodás oldaláról
Költséggazdálkodási szempontból az eset kapcsán felmerülő kérdéseink a következők:
– A hegesztőrobot megvásárlásakor milyen módon alapozták meg annak a technológiai folyamatba való beillesztését?
– Miért nem vették számításba, hogy a kézi gyártás-előkészítés és kiszolgálás részben minőségi problémákhoz vezet, részben pedig gátolja a robot kapacitáskihasználását?
– Számításba vették-e a hegesztőrobot megtérülésének kalkulálásakor az utólagos javítások költségeit, vagy pedig ez csak az alkalmazásba vételt követően derült ki?
Az eset legfőbb tanulsága, hogy minden folyamat, de különösen a gyártási folyamat megtervezésekor alapvető szempont kell, hogy legyen a folyamat egyes elemeinek összhangja. Az összhang pedig ki kell, hogy terjedjen mind a mennyiségi, mind a minőségi teljesítőképességre. Ugyanis a legkorszerűbb berendezés beszerzése sem éri el a célját, ha a folyamat többi eleme nem teszi lehetővé képességeinek kihasználását, illetve lerontja annak hatékonyságát. Ilyen esetekben már a beruházás megtérülésének számításakor fel kellene tűnnie ezeknek a problémáknak. Egyetlen vállalkozásnak sem érdemes pusztán presztízsokokból olyan beruházásokba belevágni, amelyek megtérülése ilyen okok miatt eleve nem lehetséges. Különösen igaz ez a beszállítókra, akiknél a költségérzékenység létkérdés.
Az üzemelrendezés értelmezése
Az üzemelrendezés nem csupán két dimenzióban értelmezendő, hanem a tér minden irányában. Vagyis sor kerülhet például különböző műhelyek közötti födémáttörésekre, szomszédos épületek közötti konveyorpályás összeköttetésekre. Más szavakkal ez egy igazi kreatív munka, és jól végezve igen jelentős költségmegtakarítással járhat. * Meg kell jegyezni, hogy ideális üzemelrendezés nem létezik, mivel olyan sok szempontot kell figyelembe venni, hogy nem lehet mindegyiknél alkalmazni az ideális megoldást. Tehát elegendő az optimális megoldásra törekedni, vagyis a lehetséges legjobb variánst kell megvalósítani. Az egyes változatok közötti döntés a vezetőség jogköre. * Nem csak új telepítésű üzemek esetén lehetséges az optimális üzemelrendezés megvalósítása. Régebbi, célszerűtlen elrendezésű üzemek esetén is lehetséges megtervezni egy optimális új elrendezést, amely megfelelő előkészítést követően, egy vagy több lépcsőben, kisebb termelésleállás keretében megvalósítható. Természetesen egy ilyen átrendezés jelentős költségekkel is jár, ezért el kell végezni a megtérülésre vonatkozó számításokat.
Az üzemelrendezés költségkihatásai
Kevés olyan fontos, a költségeket hosszú távon befolyásolni képes tényező létezik, mint az üzemelrendezés. Ez igaz mind pozitív, mind negatív irányban is. A célszerű és egyúttal alacsonyabb költségszintet biztosító üzemelrendezés maximálisan alkalmazkodik a technológia által megkívánt műveleti sorrendhez, beleértve az alapanyagok, félkész termékek, szerelt részegységek, valamint a késztermékek átmeneti tárolására szolgáló úgynevezett pufferkészletek elhelyezésére szolgáló raktárakat is. Ezt az elrendezést a lehető legrövidebb szállítási utak jellemzik, így az ebből eredő időveszteség és szállítási költség is minimális.
Logisztikai szempontok
Minden, a célszerűtlen elrendezés miatt szükséges anyagmozgatás folyamatos és jelentős költségekkel jár együtt. Ezért a gyártási folyamat megtervezésekor erre a szempontra nagyon oda kell figyelni. Az sem mindegy, hogy milyen módon mozgatjuk az egyes munkahelyek közötti úton az anyagokat, félkész termékeket. Mindig a körülményekhez alkalmazkodva, a célnak megfelelő legrugalmasabb és legolcsóbb megoldásokat célszerű előnyben részesíteni. Ha van rá lehetőség, egy igen előnyös módszer lehet a gravitációs anyagtovábbítás.
Energia- és vízgazdálkodás
A gazdasági élet újra és újra középpontba kerülő egyik legnagyobb problémája az energiaárak kérdése. Ez alól semmilyen politikai indíttatású, állami dotációkon alapuló álmegoldás sem jelenthet számunkra kibúvót. Itt egészen egyszerűen kőkemény, gazdasági realitásokról van szó, amihez csakis ésszerűségi alapon viszonyulhatunk. E szerint mindent el kell követnünk annak érdekében, hogy energiafogyasztásunkat folyamatosan csökkentsük. Sajnos, hazánkban a fajlagos energiafelhasználás jóval magasabb az indokoltnál, ami egyúttal komoly versenyhátrányt is jelent a magyar vállalkozások számára a nemzetközi piacon.
Energiafelhasználást csökkentő intézkedések
Természetesen a legnagyobb feladataik ezen a téren azoknak a vállalkozásoknak vannak, amelyek energiaigényes tevékenységet folytatnak. A végrehajtandó intézkedések jelentős része nagyon kézenfekvő, egyszerűnek látszó, mégis nagyon komoly eredményeket hozhat.
Az első ilyen a tömítetlenségek, szivárgások, fújások megszüntetése. Ezek látszólag elenyésző, kis veszteségek. A valóságban a sok kicsi sokra megy elv alapján óriási összegeket veszíthet rajtuk a vállalkozás. Ráadásul ezek olyan kellemetlen mellékhatásokkal is járnak, mint például gőzvezetékek fújása esetén a megnövekedett zajszint, vagy az ezekből adódó forrázási veszély. Ezek mellett a vezetékek tömítetlenségei rontják a technológiai energiaellátás biztonságát, és emiatt megnő a termékek gyártási hibáinak gyakorisága. Hidraulikus rendszerek esetén a tömítetlenségek az energiaveszteség és a technológiai problémák mellett még környezetszennyezéssel és balesetveszéllyel is járnak, amelyet az olajfolyások okoznak. A pneumatikus rendszerek tömítetlensége is hatalmas veszteségeket okozhat. A folyások és szivárgások témakörében kiemelkedő jelentősége van a víznek, amely véges természeti erőforrásként szintén egyre drágul és nagy költségterheket jelent. Mivel a vízvezetékrendszer a föld alatt húzódik, itt gyakran rejtett folyások, szivárgások vannak, amelyek egyrészt a vízszámlát növelik, másrészt alámoshatják az utakat, sőt épületeket, ezzel további károkat és veszélyeket előidézve. Ezért ezek felkutatása és megszüntetése nagyon fontos. Ez a tevékenység hozzájárul továbbá a környezetvédelem céljainak eléréséhez is. A vízvezetékek rejtett hibái mellett egyáltalán nem elenyésző veszteségeket okoznak a csőszerelvények (szelepek, csapok) hibái. Egy csöpögő csap a nap 24 órájában csöpög, és rajta havi szinten akár 1-2 hektoliter víz is elfolyhat a csatornába. Tehát gondot kell fordítania a vízelzáró szerelvények állapotának figyelemmel kísérésére és a szükséges javítások elvégzésére.
A fújások, szivárgások rendbetétele után a következő lépés a hőszigetelés. Ennek mind energetikai, mind ergonómiai szempontból nagy jelentősége van. Energetikai szempontból természetesen a hőveszteségek csökkentésén keresztül jelent komoly megtakarítást. Ergonómiai szempontból igen jelentős lehet a hősugárzás csökkenéséből adódó, a dolgozókat érő hőterhelés csökkenése. Technológiai szempontból a hőszigetelés révén megbízhatóbbá válik az energiarendszer, mivel kevésbé lesz érzékeny a környezet hőmérséklet változásaira, így kevesebb rendellenességre lehet számítani.
E két nagy lépés megtételét követően célszerű az energia- és vízfogyasztás mérését megoldani. Ugyanis a mérési lehetőségek kiépítését követően a vezetőségnek módja nyílik a differenciált célok kitűzésére az energiagazdálkodás területén. Ez pedig lehetővé teszi olyan ösztönzési rendszer működtetését is, amely megalapozhatja egy hosszú távú energiatakarékossági program kidolgozását is.
Munkatársak és költséghatékonyság
Mint bármilyen vezetői intézkedés esetén, a költségek kézben tartásával kapcsolatban is nagyon fontos a munkatársak ezzel kapcsolatos tájékoztatása, a tőlük elvárt magatartási szabályok ismertetése, sőt ha az szükséges, a változásokkal kapcsolatos képzésük. Természetesen a közös, mindenki számára közölni szükséges információk mellett minden szakma, illetve szakmacsoport esetén lesznek speciálisan rájuk vonatkozó elvárások. Vagyis eltérő lesz például a termelésben dolgozó gépkezelők, a karbantartásnál tevékenykedő csőszerelők, műszerészek, az energiaszolgáltatásban dolgozó kazánkezelők, vagy a gyártásfejlesztésnél dolgozó mérnökök számára testreszabott tájékoztatás.
Rendezőelvek a minőségköltség-struktúra értékelésekor
A gyakorlati tapasztalatok alapján az alábbi rendezőelveket célszerű alkalmazni a minőségköltség-struktúra értékelése és az erre alapozott döntéseink során: * A megelőzési költségeket célszerű oly mértékben növelni, hogy azok haladják meg mind a vizsgálati, mind pedig a nem megfelelő minőség miatti költségeket.
A vizsgálati költségeket célszerű oly mértékben növelni, hogy azok haladják meg a nem megfelelő minőség miatti költségeket. * A nem megfelelő minőség miatti költségeket folyamatosan csökkenteni kell. * A megelőzési és a vizsgálati költségeket a nem megfelelő minőség miatti költségek csökkenésével párhuzamosan, a lehetőségek határáig, a fenti arányok betartása mellett folyamatosan csökkenteni kell. Vagyis a vezetőség számára ez a modell egy olyan dinamikus mozgásteret biztosít, amelyben a minőség iránti elkötelezettséget, a vevőközpontúságot egyre költséghatékonyabb módon tudják elérni.
A munkatársak szerepe a költséghatékonyság elérésében
A legfontosabb, hogy mindenkinek meg kell értenie, hogy neki személyesen is szerepe van a költséghatékonyság elérésében, tudnia kell, hogy pontosan mi ez a szerep, és mit kell tennie ennek keretében. Minden egyes alkalmazottnak tudnia kell, hogy ha betartja a szabályokat, azzal a vállalkozás versenyképességét segíti, és hozzájárul munkahelye megtartásához és fejlesztéséhez.
Ösztönzés költségcsökkentő megoldások kidolgozására
A munkatársakkal kapcsolatban kiemelkedő fontosságú, hogy ösztönözzük őket a munkát segítő, a költségeket csökkentő, a minőséget javító innovatív megoldások kigondolására, és segítsük azok megvalósítását.
Sok vállalkozásnál még nem ébredtek rá arra, hogy milyen hatalmas lehetőséget jelent munkatársaik innovatív tehetségének kiaknázása. Egy beszállító számára ezeknek az erényeknek a kiaknázása fokozottan fontos lehet. Ehhez a vállalkozás vezetőségének fel kell ismerni, hogy munkatársai nem egyszerűen költségtényezők a piaci versenyben, hanem a versenyképességnek a legfontosabb biztosítékát jelentik, és hozzájárulásuk nélkül a hosszú távú sikerre nincs esélyük.
A brainstorming szabályai
A brainstorming-ülést levezető moderátornak ismertetni kell a nagyon egyszerű szabályokat, amelyek a következők: * tilos az ötletek bírálata, * minden ötlet a csoporté, * minél több ötlet kell, * ötletcsiholáshoz bármilyen szokatlan képzettársítás is lehetséges, * bármely ötlet bármely másikkal kombinálható, * minden ötlet továbbfejleszthető, * minden ötletet fel kell jegyezni.
A vezetők kiemelt szerepe az innovációban
Ahogy már különböző összefüggésekben többször szóba került a vezetők kiemelt fontosságú szerepe, úgy itt is néhány, ezzel kapcsolatos gondolattal kell kezdenünk. Az, hogy egy vezető hogy viszonyul a változásokhoz, rányomja bélyegét az általa vezetett szervezet innovációval kapcsolatos teljesítményére. Ha fél a változásoktól, vagy úgy gondolja, hogy minden változásnak tőle, a mindenható, a beosztottjainál mindent jobban tudó vezetőtől kell kiindulnia, akkor nagy valószínűséggel blokkolni fog minden, beosztottaitól jövő újszerű kezdeményezést. Az ilyen típusú vezető könnyen felismerhető egy új ötlet felvetésekor megnyilvánuló reagálásaiból. Ha valakitől túlnyomórészt például a következő válaszokat halljuk egy beosztottja új ötlete esetében, biztosak lehetünk abban, hogy ilyen vezetőről van szó:
– ennek a problémának a megoldásán már többen is dolgoznak, várjuk ki annak a végét,
– ezt már mások is kipróbálták, és nekik sem sikerült,
– nekem ugyan még tetszene is az ötlete, de most sokkal fontosabb feladataink vannak ennél,
– várjunk még egy kicsit ezzel, hagyjuk a dolgot beérni, szóljon majd egy fél év múlva,
– erre most nincs időnk (kapacitásunk, pénzünk, emberünk stb.),
– ez a megoldás már régen kiment a divatból,
– ez túl bonyolult (vagy túl egyszerű) ahhoz, hogy a gyakorlatban is működjön.
Természetesen, ha valakinek lenne is jó ötlete, a fenti válaszokat követően nem nagyon fog tovább kísérletezni. Az emberek hamar rájönnek a vezető magatartása mögött rejlő értékrendre, és ha kelletlenül is, de alkalmazkodnak hozzá, vagy pedig új munkahelyet keresnek maguknak.
Az innováció ösztönzése
A munkatársak tapasztalatainak és ebből adódó hatékonyságjavító ötleteinek kihasználásában sokkal hasznosabb az a vezetői hozzáállás, amely értékeli, bátorítja, dicséri, segíti az új ötleteket felvető kollégákat. Természetesen ez nem jelentheti azt, hogy a vezetőknek válogatás nélkül minden változtatási javaslatot el kell fogadniuk. De még a nyilvánvalóan használhatatlan ötleteket sem szabad a fentiek szerinti, sértő stílusban visszautasítani, hanem inkább rá kell vezetni az ötlet gazdáját arra, hogy saját maga jöjjön rá a problémákra.
Csapatmunka
Az innováció és a csapatmunka egymástól elválaszthatatlan fogalmak. Az egészséges csapatszellem nagymértékben javítja az innováció hatékonyságát. A csoportban végzett munkának az innováció szempontjából legfontosabb típusát az ideiglenes jellegű, adott probléma megoldására alakított csoport jelenti.
Az említett csoportmunkának elterjedtebb, hazánkban először a minőségirányítási rendszerekben meghonosodott megnevezése a teammunka, maga a csoport pedig a multidiszciplináris team nevet viseli. A jelző arra utal, hogy a hatékony team mindig vegyes összetételű, a probléma megoldásában érintett és érdekelt különböző szakmák képviselőiből, illetve eltérő iskolázottságú személyekből áll. Vagyis például a gépkezelőtől a beszerzés vagy a fejlesztés vezetőjéig tagja lehet bárki a csoportnak – a megoldani kívánt probléma jellegétől függően. Ezért működése során nagyon fontos az erre vonatkozó speciális szabályok betartása.
Hosszú távú energiatakarékossági programok
A legjelentősebb energiamegtakarítást egy energiaigényes üzemben természetesen a technológia energiaigényének megváltoztatásával lehet elérni. Ennek tipikus lehetőségei: * rövidebb ciklusidők alkalmazása, * alacsonyabb hőmérséklet alkalmazása, * alacsonyabb nyomás alkalmazása, * hővisszanyerés ahol csak lehetséges, * víz-visszaforgatás, zárt hűtőkörök, * olcsóbb, illetve megújuló energiaforrások használata stb. * Természetesen a fenti és további szóba jöhető lehetőségeknek a kihasználása gyakran csak hosszas kísérletezést, esetleg komolyabb beruházást követően lehetséges. Másrészt viszont az energiaárak folyamatos növekedését figyelembe véve nagy valószínűséggel még így is megéri. Különösen, ha arra gondolunk, hogy egy hirtelen árrobbanás esetén ezeknek a lépéseknek a megtételére nem lenne sem elegendő idő, sem elegendő pénz.
Az egyenrangúság mint főszabály
A szabályok közül a legfontosabb az egyenrangúságra vonatkozó szabály. Mindenféle, a hierarchiából adódó megkülönböztetés tilos. Például bármelyik csoporttagnak a saját szakterületére vonatkozó véleményét nem lehet figyelmen kívül hagyni olyan alapon, hogy egy magasabb beosztású személy ennek az ellenkezőjét állítja.
A nyílt kommunikáció követelménye
Egy másik fontos szabály, hogy a csoporttagok nem titkolhatnak el semmit a többiek elől, vagyis nyílt és intenzív kommunikációt kell folytatniuk egymással.
Innovációt segítő technikák
Bármilyen jól alakítottunk is ki egy problémamegoldó teamet, mégis szükség van olyan módszerekre, amelyek segítségével az hatékonyan - és főleg a lehető legrövidebb idő alatt – képes feladata végrehajtására.
Ötletroham (brainstorming)
Az egyik legismertebb és leggyakrabban használt ilyen módszer az ötletroham, amelynek eredeti, széles körben használt angol megnevezése a brainstorming.
Az ötletroham során a megoldani kívánt probléma okait vagy megoldási módozatait keressük, egy nagyon pontosan megfogalmazott kérdés segítségével. A kérdés végső formáját a munka megrendelője hagyja jóvá. A probléma jellege és a kérdésből adódó szempontok alapján kell összeállítani a multidiszciplináris teamet, amelynek létszáma optimális esetben 8-10 fő lehet.
A munka megkezdéséhez biztosítani kell a megfelelő feltételeket, amely alapesetben nem igényel különösebb felkészültséget. Többnyire elegendő egy nyugodt munkára alkalmas, a résztvevők létszámának és elrendezésének megfelelő méretű helyiség asztalokkal, székekkel, csoportonként egy flip chart és falitábla, papír és íróeszközök. Nagyon fontos, hogy a csoport ismerje a team létrehozásának okát, célját, és nagyon pontosan értse a brainstorming-kérdést és az abból adódó feladatot.
Az ötletroham szabályainak ismertetését követően elkezdhető az "ötletelés", amelynek nagyszámú ötletet kell produkálni. Nagyon fontos, hogy az ötletek a jóváhagyott kérdésnek megfelelőek legyenek. Vagyis például ha a kérdés egy probléma okaira irányul, akkor ne megoldási ötleteket adjanak a résztvevők. Ha ez mégis előfordul, akkor erre ismételten fel kell hívni a figyelmet.
A megfelelő számú ötlet összegyűjtését, illetve az aktivitás jelentős csökkenését követően az ötletgyűjtési fázis lezárható, és el lehet kezdeni az ötletek elemzését. Ideérthetjük például azok értelmezésének pontosítását, rendszerezését, csoportokba sorolását, a párhuzamosságok kiszűrését, az ötletek fontossági rangsorolását. Az elemzés eredményét a további munkában, a probléma megoldásában alapinformációként használjuk. Az ok-okozati láncon haladva akár további, még mélyebb elemzésre alkalmas brainstorming-üléseket is lehet tartani.
Egyéb, csoportos szellemi alkotótechnikák
A gyakorlatban számos további, úgynevezett csoportos szellemi alkotótechnika létezik, amelyek alkalmazása nagyon széles területen, a termékfejlesztéstől a marketingproblémákon keresztül a gyártás minőségi hibáinak kiküszöböléséig lehetséges.
Az innovációösztönzés módjai
Ha valaki az innováció ösztönzését jól akarja csinálni, ilyen válaszokat adhat az ötletgazdáknak: * Érdekes, amit mond, de próbálja meg egy kicsit jobban kidolgozni a javaslatát, és az előnyök mellett a hátrányokat is gondolja át. Itt van például a megnövekedett balesetveszély. Nincs valami jó ötlete ennek kiküszöbölésére? * Minket is régóta foglalkoztat ennek a problémának a megoldása, de nem fordítottunk erre elég energiát. Ha képesnek érzi magát arra, hogy megtalálja a megoldást, támogatom ebben. * Ötlete még akkor is hasznot hozhat a számunkra, ha nem oldja meg teljes mértékben a problémát. Folytassa tehát, amit elkezdett. * Köszönettel tartozom azért, hogy Ön felfigyelt erre a problémára. Mi egészen eddig észre sem vettük, hogy milyen nagy veszteség éri emiatt a céget. * Ha további információkat igényelne a munkájához, azt megkaphatja Szabó úrtól. Holnap szólok neki. * Úgy látom, Önre lehet számítani akkor is, ha problémákról van szó. Értékelni fogjuk az eredményeit. * Természetesen a vezetőnek többet kell tennie a puszta biztatásnál. Ki kell dolgozni az ötletek elbírálásának rendszerét, beleértve a gazdaságossági számításokat is, valamint az erre támaszkodó ösztönzési rendszert, ami anyagilag is érdekeltté teszi a munkavállalókat a hatékonyságjavító munkában. Mindeközben a törvényi előírások, például az újításokra vonatkozó jogszabályok betartására is figyelni kell.
Szervezőkészség
A beszállítói piac jellegzetessége, hogy a beszállítói piac kezd strukturálttá válni, vagyis nem minden beszállító áll közvetlen kapcsolatban a végterméket kibocsátó megrendelővel, hanem egyes, úgynevezett első vonalbeli beszállítóknak a megrendelő arra ad felhatalmazást, hogy szervezzék meg más, úgynevezett második vonalbeli beszállítók munkáját, és így gondoskodjanak a megrendelt részegységnek a kívánt minőségben, mennyiségben és időben, számára történő szállításáról. Ez magában foglalja az érintett beszállítók munkájának összehangolását, segítését és ellenőrzését is.
Informatikai háttér fejlesztésének követelménye
Hogy egy beszállító képes legyen ilyen magasabb követelményeket jelentő szerepek ellátására is, az informatikai háttér fejlesztésére is gondot kell fordítania. Ma már gyakori, hogy a megrendelő beszállítóival, alvállalkozóival egy közös felületen, hálózati kapcsolatban áll, amelynek segítségével azok önállóan tudják programozni termelésüket és szállításaikat. Így elérhető, hogy a beszállítói kapcsolat egy magasabb szintre, az úgynevezett Just-in-Time (rövidítve JIT) rendszer szintjére emelkedjen. Ez számos előnnyel, költségmegtakarítással jár mindkét fél számára, de nagy pontosságot, megbízhatóságot és stabil minőségbiztosítási rendszert igényel. Egy ilyen fejlettebb kooperáció azt is jelenti, hogy a beszállító több és értékesebb információt kap megrendelőjétől. Ezeknek az adatoknak a bizalmas kezeléséért a beszállító felelősséggel tartozik, ezért nagyon fontos feladata az adat- és információforgalmi biztonság megteremtése.
A vállalkozás értékrendje
Minden vállalatnak érdeke, hogy egyértelműen megfogalmazza az általa kiemelten fontosnak tartott értékeket, és ezt egyértelművé tegye alkalmazottai mindegyike számára is. Az értékrendnek a cég hagyományaira, a vezetés alapvető szándékaira és hosszú távú stratégiai elképzeléseire kell épülni. Fontos, hogy mindenki számára világos, nem túl hosszú, belső ellentmondásoktól mentes, előremutató legyen. * Ebben a dokumentumban van arra lehetőség, hogy a vállalkozás vezetősége kinyilvánítsa a társadalmi értékekkel kapcsolatos elkötelezettségét is, és megadja azokat a súlypontokat, amelyeket kiemelten kíván támogatni. Súlyát az adja meg, ha a vállalkozás legmagasabb szintű irányítói vagy tulajdonosai hivatalos formában, írásban rögzítik, aláírják, és az értelmezését megfelelő módon kommunikálják is a munkatársak felé. * Eszmeiségét be kell építeni a vállalkozás betanítási és képzési rendszerébe, valamint az alkalmazottak teljesítmény-célkitűzései és értékelési szempontjai közé. A munkatársak számára ez ettől kezdve egy irányadó dokumentum lehet a napi munkában, ami mutatja a helyes cselekvés irányát minden helyzetben. Nagyon fontos azonban, hogy az így kinyilvánított szándékokat a vezetőség valóra is váltsa, vagyis indítson olyan akciókat, amelyek ezt szolgálják. Helyesen teszik, ha ebbe bevonják munkatársaikat is, részben ötletek gyűjtése céljából, részben a tevékeny részvételük érdekében.
Felelős irányítás
A beszállítók sem vonhatják ki magukat a vállalkozói világ fő trendjeinek érvényessége alól. Az egyik legjelentősebb ilyen trend ma a vállalkozások társadalmi felelősségvállalásának kiszélesedése. Vagyis ma már nem elég, ha egy vállalkozás egyszerűen letudja a társadalommal szembeni kötelezettségeit a rá vonatkozó kötelező jogszabályi előírások betartásán keresztül, hanem szükség van arra, hogy ezen túlmenően is tegyen a társadalmi értékekért.
A vállalkozásoknak természetesen eltérő a mozgástere ezzel kapcsolatban. Meghatározó lehet ebben a méretük, az árbevételük, a tevékenységük jellege, vagy például a vezetőik kapcsolatrendszere a civil, az állami, illetve önkormányzati szervezetek irányában. Ezeknek a tényezőknek a függvényében lehet kiválasztani azokat a cselekvési irányokat, amelyek segítenek megfelelni ezeknek a kihívásoknak. Fontos, hogy ezek semmiképpen nem szűkíthetők le egyszerű jótékonysági tevékenységgé. A továbbiakban áttekintünk néhány kiemelten fontos területet.
Felelősség a munkavállalókért
Ma már elvárható egy munkáltatótól, hogy a törvényekben meghatározottaknál többet tegyen a munkatársai biztonságáért.
A dolgozók biztonsága
Ennek keretében a dolgozókkal tudatosítani kell a biztonsági előírások célját, azok betartásának fontosságát, beleértve azt is, hogy a vállalkozás számára fontos munkatársai egészsége és testi épsége. A napi vezetői munka részévé kell tenni az előírások betartásának rendszeres ellenőrzését, a szabálytalanságok megszüntetését, szükség esetén szankcionálását. Célszerű, ha az innovációs tevékenység keretében kérik a dolgozókat azoknak az ötleteknek a kidolgozására is, amelyek a biztonság javítását célozzák.
Szociális szükségletek kielégítése
Egy másik fontos terület a munkatársak szociális szükségleteinek elvárható szintű kielégítése. Ez ma már nem csak társadalmi alapelvárás, hanem a vállalkozás alapvető érdekével is egybeeső követelmény. Például hihetetlenül romboló lehet egy cég hírnevére, ha a közterületeken hazafelé tartó, koszos ruhájú alkalmazottak, hátukon az őket foglalkoztató vállalkozás nevével, illetve logójával mindenki számára jól láthatóan hirdetik, hogy a szóban forgó munkaadó nem gondoskodik munkatársai elemi szociális szükségleteinek kielégítéséről sem.
Foglalkoztatáspolitikai lehetőségek
Társadalmilag nagyon hasznos, és gyakran államilag is támogatott a csökkent munkaképességű munkavállalók alkalmazása. Ez sokszor csak annak végiggondolását igényli, hogy egy-egy munkakör betöltéséhez milyen fizikai, illetve szellemi adottságok szükségesek. Csaknem minden vállalkozásnál találhatók olyan munkahelyek, amelyeken mód van csökkent munkaképességűek alkalmazására. Előfordulhat az említett személyek távmunka keretében történő foglalkoztatása. Ez különösen hasznos kombináció, mivel mindkét elemének erősítése társadalmilag erősen támogatott. Hasonló jelentőségű a munkaerő felvételi eljárásának olyan kialakítása, amely kizárja a diszkrimináció minden formáját.
Mind az ügyfelek, mind a mozgáskorlátozott alkalmazottak érdekét szolgálja, ha a vállalkozás elvégzi a telephely akadálymentesítését. Mivel ez akár jelentősebb összeget is igényelhet, a feladatokat el lehet osztani több évre, és ha van rá lehetőség, pályázati pénzeket is igénybe véve lehet megvalósítani.
Felelősség a környezetért
A mai trendeket figyelemmel kísérve jól látszik, hogy hiába nyújt egy cég a többi részterületen akár kiemelkedően magas szintű teljesítményt is, ha a környezetvédelmi teljesítményét elhanyagolja, az a piaci pozícióit már közép-, sőt esetleg rövid távon is súlyosan veszélyeztetheti.
A környezetvédelem területén nagyon jelentős az állam szabályozó szerepe. Számos jogszabály bástyázza körül a vállalkozások ezzel kapcsolatos feladatait, és kiterjedt intézményrendszer őrködik a szabályok betartása felett. Az így előírt kötelezettségek nem teljesítése esetén a vállalkozás eleve nem is kezdheti meg a működését, vagy működése kapcsán súlyos büntetésekre számíthat, illetve működését korlátozhatja vagy akár fel is függesztheti az illetékes hatóság. Versenyelőny megszerzése tehát csak akkor remélhető, ha környezeti szempontból az adott vállalkozás a versenytársainál egy vagy több területen jobb teljesítményt tud felmutatni.
A környezetvédelem területei
Az előzőekben elmondottak érdekében már a termék tervezése során szükséges a környezeti szempontok figyelembevétele.
Az alapanyagok megválasztása során például a szóba jöhető szállítóktól már az ajánlatkérés fázisában kérni célszerű a környezeti szempontok értékeléséhez szükséges adatokat.
A gyártástechnológia kialakítása során olyan gyártási eljárásokat, illetve berendezéseket kell alkalmazni, amelyek megelőzik vagy csökkentik a káros kibocsátásokat és a környezet egészére gyakorolt hatást, illetve amelyek a lehető legalacsonyabb fajlagos energiafelhasználást igénylik.
A termelésen kívül is van lehetőség a környezetvédelmi szempontok érvényesítésére. Ilyen területet jelentenek például az irodák. Nem mindegy, hogy milyen papírokat használunk fel itt, és milyen mennyiségben. Ezenkívül az irodákban veszélyes hulladékok is képződnek. Gondoljunk a számítógépekre, a nyomtatókra, az azokhoz használt akkumulátorokra, tonerekre, festékkazettákra. Fontos, hogy ezeket hogyan kezeljük, élünk-e az újratöltés, felújítás lehetőségével, alkalmazzuk-e a szelektív hulladékgyűjtést, szakszerűen és az előírásokat betartva kezeljük-e a veszélyes hulladékokat. Nem elhanyagolható az irodai munkahelyek energiafelhasználása sem. Gondos, a környezeti szempontokat is figyelembe vevő tervezéssel a fajlagos energiafelhasználás itt is jelentősen csökkenthető.
A beszállítói piac mai kis- és közepes méretű szereplői lehetnek a jövő nagy beszállítói, ha tevékenységüket tudatosan, haladó értékek mentén, tervszerűen felépítve fejlesztik, figyelemmel megrendelőik igényeire, a piaci mozgásokra és a társadalmi elvárásokra.