ELEKTRONIKUS CÉGELJÁRÁS

Több időpontban, de nagyobb részben 2005. szeptember 1-jén lép hatályba az elektronikus cégeljárásról és a cégiratok elektronikus úton történő megismeréséről szóló 2003. évi LXXXI. törvény (Tv.). A Tv. a cégnyilvántartásról, a cégnyilvánosságról és a bírósági cégeljárásról szóló 1997. évi CXLV. törvény (Ctv.) bizonyos rendelkezéseit módosítja, azonban abba új előírásokat is beiktat. Írásunkban a változásokat ismertetjük.

A Ctv.-t módosító (kiegészítő) rendelkezések

Teljes körű nyilvánosság

A Ctv. 3. §-a tartalmazza a cégnyilvántartás nyilvánosságára, valamint közhitelességére vonatkozó rendelkezéseket. A módosítás eredményeként a következő adatok azok, amelyek teljes körű nyilvánosságát a Ctv. biztosítja majd:

– a cégjegyzék fennálló, illetve törölt adatai, valamint

– a cégiratok – ideértve az elektronikus úton feldolgozott cégiratokat, valamint a törvényességi felügyeleti eljárás során keletkezett iratokat is akkor, ha a cégbíróság törvényességi felügyeleti eljárása során a Ctv.-ben meghatározott intézkedéseket hozta (írásbeli felhívás a cég felé a törvényes működés helyreállítására, 50 000 Ft-tól 500 000 Ft-ig terjedő pénzbírság kiszabása stb.).

A módosítás megszünteti a benyújtott, de a cégbíróság által még el nem bírált bejegyzési (változásbejegyzési) kérelmeknek, valamint azok mellékleteinek nyilvánosságát.

Betekintés, feljegyzések

Az említett iratokat (adatokat) változatlanul bárki megtekintheti, és azokról feljegyzést is készíthet.

Iratmásolatok

A Tv. hatálybalépését követően hiteles, valamint nem hiteles másolatot a cégbíróságon lehet kérni, mégpedig a cégnyilvántartásban szereplő, illetve az elektronikus úton feldolgozott cégiratokról.

A Cégnyilvántartási és Céginformációs Szolgálat adatszolgáltatása

A jövőben a Céginformációs Szolgálatnál (Szolgálat) bővebb információkat kaphatunk majd a cégek adatairól. Míg a jelenleg hatályos Ctv. értelmében a Szolgálat a számviteli törvény szerinti éves – közzététel céljából megküldött – beszámolókról ad tájékoztatást, illetve hiteles másolatot a kérelmezőknek – biztosítva egyben a beszámolókba való betekintést –, az új szabályok szerint ezután kérelemre tájékoztatást, továbbá hiteles vagy nem hiteles másolatot ad a cégek elektronikus úton feldolgozott, a számviteli törvény szerinti beszámolóiról, valamint az elektronikus úton feldolgozott cégiratokról is, továbbra is biztosítva a betekintési jogot az előzőekben felsorolt dokumentumokba.

Hozzáférés az adatokhoz

Új rendelkezés, miszerint a Szolgálat úgynevezett elektronikus ügyfélszolgálata a kormányzati portálon lesz majd elérhető.

Új adatok a cégjegyzékben

Figyelemmel arra, hogy a Tv. szerint a korlátolt felelősségű társaságoknak és a részvénytársaságoknak lesz lehetőségük arra, hogy bejegyzési (változásbejegyzési) kérelmüket elektronikus úton nyújthassák be a cégbírósághoz (erre cikkünk későbbi részében még visszatérünk), szükségszerűen a cégjegyzék adatai is kiegészülnek az említett társasági formák esetében azzal az információval, hogy az adott társaság cégirataihoz lehetséges-e a hozzáférés elektronikus úton.

Illeték, közzétételi díj

A cégbejegyzésre irányuló eljárás illetékét és a közzétételi költségtérítést a bejegyzési kérelem benyújtását követő 2 napon belül – a tanúsítvány számára és a cégjegyzékszámra hivatkozással – a Szolgálat elektronikus ügyfélszolgálatán a kormányzati portál elektronikus fizetési rendszerén keresztül elektronikus úton is meg lehet fizetni.

A Szolgálat az illeték és a közzétételi költségtérítés befizetéséről elektronikus igazolást ad ki, és ezzel egyidejűleg értesíti a cégbíróságot az illeték és a közzétételi költségtérítés befizetéséről.

A befizetett illetéknek a Kincstár illetékbeszedési számlájára, a közzétételi költségtérítésnek pedig az Igazságügyi Minisztérium – külön jogszabályban meghatározott – számlájára történő átutalásáról a Szolgálat gondoskodik. (Az illeték és a költségtérítés elektronikus úton történő megfizetésének részletes szabályait külön jogszabály határozza majd meg.)

Ha a bejegyzési kérelemben az szerepel, hogy a cégbejegyzésre irányuló eljárás illetékét elektronikus úton fizetik meg, a cégbíróság a hiánypótlási eljárás lefolytatása nélküli elutasító végzést csak a kérelem érkezésétől számított nyolcadik napon hozhat meg.

Tanúsítvány, elutasítás hiánypótlási felhívás nélkül A cégbíróságra vonatkozó ügyintézési határidő akkor kezdődik, amikor a Szolgálattól a bejegyzési (változásbejegyzési) kérelem a cégbírósághoz megérkezik. * A cégbíróság tanúsítványt csak az informatikai szempontból szabályszerűen érkezett kérelem alapján ad ki. * Ha a Szolgálat által továbbított, informatikai szempontból nem szabályszerűen benyújtott kérelem cégbírósághoz való érkezésétől számított nyolc napon belül a jogi képviselő által szabályszerűen benyújtott kérelem, továbbá az illeték és a közzétételi költségtérítés befizetésére vonatkozó értesítés nem érkezik meg a cégbírósághoz, a cégbíróság a kérelmet az érkezést követő nyolcadik napon hiánypótlási eljárás lefolytatása nélkül elutasítja.

Új rendelkezések a Ctv.-ben

Eljárás elektronikus formában benyújtott kérelmek esetén

Az új rendelkezések alapján a korlátolt felelősségű társaság és részvénytársaság a bejegyzése (változásbejegyzése) iránti kérelmét elektronikus formában is beterjesztheti majd a cégbírósághoz. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a következőkben ismertetett valamennyi előírás alkalmazására kizárólag az első fokú cégbírósági eljárásban lesz lehetőség.

Kérelmek benyújtása

A bejegyzési (változásbejegyzési) kérelmet, valamint annak mellékleteit a jogi képviselő elektronikus okirat formájában, elektronikus úton a Szolgálathoz küldi meg. Az eljárási illetéket és a közzétételi költségtérítést a cég nevében fizeti meg – úgyszintén elektronikus úton –, a Szolgálat elektronikus ügyfélszolgálatán a kormányzati portál elektronikus fizetési rendszerén keresztül, a bejegyzési (változásbejegyzési) kérelem benyújtásával egyidejűleg. (Az illeték és a közzétételi költségtérítés megfizetése azonban később is lehetséges a Tv. szerint, mégpedig az elektronikus úton megküldött tanúsítvány kézhezvételét követő 2 napon belül. A befizetéskor a tanúsítvány számára és a cégjegyzékszámra kell hivatkozni.)

Lényeges, hogy a bejegyzési (változásbejegyzési) kérelem benyújtására vonatkozó határidők szempontjából a Szolgálathoz érkezés időpontja az irányadó.

A kérelem továbbítása

A Szolgálat az elektronikus okiratot informatikai szempontból (az elektronikus aláírások hitelessége, az adatok sértetlensége, az okiraton szereplő időbélyegző dátuma tekintetében) megvizsgálja. Amennyiben a kérelem az említett szempontból szabályszerű, úgy azt legkésőbb egy munkanapon belül továbbítja az illetékes cégbírósághoz. A Szolgálat ezzel egyidejűleg, vagy – a tanúsítvány kézhezvételét követő befizetés esetén – a befizetéstől számított egy munkanapon belül értesíti a cégbíróságot az illeték és a közzétételi költségtérítés befizetéséről is. Előfordulhat, hogy a kérelem és mellékletei informatikai szempontból hibásak vagy hiányosak. Ilyen esetben a Szolgálat az iratokat az erre vonatkozó tájékoztatással továbbítja a cégbírósághoz.

Elektronikus igazolás

A Szolgálat a kérelem benyújtásának tényéről, továbbá arról, hogy azt milyen tájékoztatással továbbította a cégbírósághoz, valamint az illeték és a közzétételi költségtérítés befizetéséről – a kérelem cégbírósághoz való továbbításával egyidejűleg, illetve az illeték és a közzétételi költségtérítés befizetésekor – elektronikus igazolást küld a jogi képviselőnek. Az igazolás közokirat.

A bírósági iratok kézbesítése

Amennyiben a fentiekben jelzett társaságok elektronikus úton juttatják el kérelmüket a cégbírósághoz, úgy a cégbíróság a jogi képviselővel elektronikus úton közli a bejegyzési (változásbejegyzési) eljárás során hozott végzéseket. Az elektronikus úton közölt végzést a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevényen megjelölt időpontban kell kézbesítettnek tekinteni. A tanúsítványt, a bejegyző és a bejegyzési kérelmet elutasító végzést a cégbíróság írásban is megküldi a kérelmezőnek, azonban a kézbesítéshez fűződő jogkövetkezmények az elektronikus úton történő érkezéshez kapcsolódnak. Lényeges, hogy a cégbíróság által küldött elektronikus okirat közokiratnak minősül.

Nyilvántartás

Elektronikus cégeljárás esetén a cégbíróság a cégre vonatkozó iratokat elektronikus okirat formájában tartja nyilván.

Jogi képviselői feladatok az első fokú cégeljárásban

Mint azt a korábban ismertetettekből láttuk, a kérelem benyújtásának kötelezettsége – az elektronikus út igénybevétele esetén is – a jogi képviselőt terheli, azonban a Tv. e kötelezettségen túl többletfeladatokat is előír számára.

Iratok átalakítása

A jogi képviselő feladata az általa készített okiratok mellett a cégbejegyzési (változásbejegyzési) kérelem mellékletét képező, nem általa készített okiratok (például tulajdoni lap másolata, hatósági engedély, a hitelintézet igazolása a pénzbetétek befizetéséről) elektronikus okirati formába történő átalakítása. A hatóságok, pénzügyi intézmények vagy más szervek által kiadott, minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum azonban közvetlenül csatolható a kérelemhez.

Iratőrzés

A jogi képviselő az eredetileg nem elektronikus formában készült okiratok (hiteles másolatuk) megőrzéséről az ügyvédi törvényben, illetve a közjegyzőkről szóló törvényben szabályozott módon gondoskodik. A jogi képviselő köteles a papíralapú okiratot a cégbíróság felhívására bemutatni az elektronikus okirattal való egyezőség megállapítása érdekében akkor, ha e tekintetben a cégbíróságnak kételye merül fel.

A Tv. hatályba léptető rendelkezései A Tv. legtöbb előírása 2005. január 1-jén lép hatályba. * A Tv. 5. §-a (az illeték és költségtérítés elektronikus úton történő megfizetése) és 7. §-a (cégbejegyzési, változásbejegyzési kérelmek benyújtása, illetve a cégiratok megismerése elektronikus úton) 2005. szeptember 1-jén lép hatályba azzal, hogy a 7. §-ban foglaltak csak a korlátolt felelősségű társaságok székhelyének (telephelyének), fióktelepének és tevékenységi körének megváltozására vonatkozó változásbejegyzési eljárásokban, továbbá a részvénytársaságok cégbejegyzési és változásbejegyzési eljárásaiban alkalmazandók. A 7. § rendelkezései 2006. szeptember 1-jétől minden korlátolt felelősségű társaság és részvénytársaság bejegyzésére és változásbejegyzésére irányuló eljárásban alkalmazandók. * A Tv. 12. §-a (a közjegyzőkre vonatkozó törvény egyes rendelkezéseinek változása) 2004. július 1-jén lép hatályba.

Cégiratok beszerzése elektronikus úton

Az elektronikus úton feldolgozott cégiratokról a cégbíróságtól – illeték ellenében – hiteles vagy nem hiteles elektronikus másolatot lehet majd igényelni. Az erre irányuló kérelem benyújtható lesz írásban vagy – a kormányzati portálon keresztül, a Szolgálat elektronikus ügyfélszolgálata útján – elektronikus úton egyaránt. A cégbíróság a kérelemre – a kérelemben foglaltaknak megfelelően – a másolatot elektronikus úton vagy írásban küldi meg, illetve adja ki azzal, hogy amennyiben a kérelemből más nem következik, úgy elektronikus okiratként a cégbíróság a cégirat nem hiteles másolatát küldi meg. Ugyanezek a rendelkezések érvényesek arra az esetre is, ha az ügyfél a Szolgálat útján kívánja beszerezni az említett okiratokat (azzal azonban, hogy ennek költségtérítését külön jogszabály határozza meg – hasonlóan a jelenlegi szabályozáshoz).

A kérelem, okiratok alakiságai

Az elektronikus úton benyújtott kérelmeket legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell majd ellátni. A cégjegyzék adatairól kiállított elektronikus okiratot, továbbá a cégiratok hiteles elektronikus másolatát a cégbíróság, illetve a Szolgálat minősített elektronikus aláírással látja el. A cégbíróság és a Szolgálat által a cégjegyzék adatairól, illetve a cégiratokról kiállított, minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus okirat közokiratnak minősül (elektronikus közokirat). A cégiratokról készült elektronikus közokirat kiállításával a cégbíróság, illetve a Szolgálat tanúsítja, hogy a másolatként megküldött elektronikus okirat tartalma megegyezik az eredeti okiratéval.

Költségek megfizetése

Amennyiben a kérelmet elektronikus úton terjesztik elő, úgy a cégbírósághoz benyújtott kérelem esetében az illetéket, illetve a Szolgálathoz benyújtott igénynél a költségtérítést a kormányzati portál elektronikus fizetési rendszerén keresztül kell a Szolgálat elektronikus ügyfélszolgálatán megfizetni.

A beszámoló letétbe helyezése és közzététele

Az elektronikus cégeljárás bevezetésével értelemszerűen szabályozta a jogalkotó a beszámolók letétbe helyezésével, valamint közzétételével kapcsolatos eljárást is. Az új rendelkezéseknek megfelelően a számviteli törvény szerinti beszámolót elektronikus úton is letétbe lehet majd helyezni, illetve közzé lehet tenni. Az említett módon benyújtott beszámolót úgynevezett minősített elektronikus aláírással kell ellátni.

Letétbe helyezés

A már eleve elektronikus okiratként készült beszámolót a cég képviselője, illetve a jogi képviselő által elektronikus okirattá alakított beszámolót pedig a jogi képviselő küldi meg elektronikus okirat formájában, elektronikus úton a Szolgálathoz, és ezzel egyidejűleg a Szolgálat elektronikus ügyfélszolgálatán elektronikus úton megfizeti a költségtérítést.

Határidők

A beszámoló benyújtására vonatkozó határidők tekintetében a Szolgálathoz – az informatikai szempontból szabályszerű – érkezés időpontja irányadó (azonosan a bejegyzési, változásbejegyzési kérelmeknél már említettekkel).

A beszámoló vizsgálata

A Szolgálat az elektronikus okiratot informatikai szempontból megvizsgálja (a vizsgálat szempontjait korábban már ismertettük). Ha az okirat – az előzőek figyelembevételével – szabályszerű, úgy a Szolgálat erről – legkésőbb egy munkanapon belül – értesíti az illetékes cégbíróságot.

Elektronikus igazolás

A Szolgálat a beszámoló benyújtójának úgynevezett elektronikus igazolást ad

– a beszámoló informatikai szempontból szabályszerű benyújtásának tényéről, és arról, hogy

– a benyújtásról a cégbíróságot tájékoztatta, továbbá

– a közzétételi költségtérítés befizetéséről.

Amennyiben pedig az elektronikus okirat informatikai szempontból hibás vagy hiányos, az elektronikus igazolás – amely közokirat – ezt a tényt tartalmazza majd.

A beszámoló megőrzése, betekintés, közzététel

Az elektronikus úton benyújtott beszámolót a Szolgálat őrzi majd meg, és arról mind a cégbíróságon, mind a Szolgálatnál lehet másolatot kérni, valamint azt bárki megtekintheti. A megtekintés ingyenes. A beszámolót – az eddigi előírásokkal azonosan – a Szolgálat teszi közzé a Cégközlönyben.

Kapcsolódó jogszabályok változásai

Az elektronikus cégeljárás szabályozása bizonyos jogszabályok módosítását is maga után vonta. A főbb változások a következők:

– A Polgári Perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény okiratokkal kapcsolatos előírásai kiegészültek akként, hogy a jövőben az okiratnak az eredeti közokiratéval azonos bizonyító ereje lesz, ha az elektronikus okiraton a közokirat kiállítására jogosult minősített elektronikus aláírást helyezett el. Ugyanilyen bizonyító ereje van az olyan elektronikus okiratnak is, amelyet a törvény minősít elektronikus közokiratnak.

– A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény (Ktv.) új rendelkezése szerint a közjegyzői okiratot, ennek hiteles kiadmányát és a közjegyzői tanúsítványt – ha törvény eltérően nem rendelkezik – a jövőben elektronikus úton is el lehet majd készíteni. A közjegyző által a Tv.-ben előírt alakszerűségek megtartásával készített, a közjegyző minősített elektronikus aláírásával ellátott közjegyzői okirat, ennek hiteles kiadmánya és a közjegyzői tanúsítvány egyaránt közokirat – ez az elektronikus közokirat. Lényeges változása a Ktv.-nek, miszerint a másolatok hitelesítésére vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni majd az okiratról, illetve az elektronikus úton vezetett adatbázisból a közjegyző felügyelete mellett, elektronikus úton előállított másolat és kivonat hitelesítésére, továbbá az elektronikus okiratról készített papíralapú másolat és kivonat hitelesítésére is. A közjegyzőnek ilyenkor úgynevezett minősített elektronikus aláírással kell ellátnia az elektronikus úton készített másolatot és kivonatot.

– Az ügyvédekről szóló 1998. évi XI. törvény egyik legfontosabb változása (kiegészítése), miszerint a jövőben az ügyvéd a cég – általa készített – létesítő okiratának és e cég bejegyzési (változásbejegyzési) kérelme további mellékleteinek elektronikus okirati formába alakítása esetén az elektronikus okiratot minősített elektronikus aláírásával látja el. A minősített elektronikus aláírással az ügyvéd azt bizonyítja, hogy az elektronikus okirat tartalma megegyezik az eredeti papíralapú okiratéval. Lényeges rendelkezése a Tv.-nek, hogy az okiratok elektronikus formába alakításakor az ügyvéd köteles lesz az eredeti papíralapú okirat (avagy hiteles másolatának) megőrzésére azzal, hogy a kamarai tagság megszűnése esetén az okiratokat az ügyvédi levéltárban kell elhelyezni.

Az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos fogalmak Aláírás-létrehozó adat: olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ. * Aláírás-ellenőrző adat: olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikus iratot vagy dokumentumot megismerő személy az elektronikus aláírás ellenőrzésére használ. * Aláírás-létrehozó eszköz: olyan hardver-, illetve szoftvereszköz, melynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza. * Aláíró: az a természetes személy, akihez az elektronikus aláíráshitelesítés-szolgáltató (a továbbiakban: hitelesítésszolgáltató) által közzétett aláírás-ellenőrző adatok jegyzéke szerint az aláírás-ellenőrző adat kapcsolódik. * Biztonságos aláírás-létrehozó eszköz: a törvényes követelményeknek eleget tevő aláírás-létrehozó eszköz. * Elektronikus aláírás: elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt és azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat, illetőleg dokumentum. * Elektronikus aláírás ellenőrzése: az elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítésszolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, valamint a tanúsítvány felhasználásával. * Elektronikus aláírás felhasználása: elektronikus adat elektronikus aláírással történő ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenőrzése. * Elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz. * Elektronikus aláírási termék: olyan szoftver vagy hardver, amely elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások nyújtásához, így különösen elektronikus aláírások, illetőleg időbélyegző készítéséhez vagy ellenőrzéséhez használható. * Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adat, mely elektronikus aláírással van ellátva. * Elektronikus irat: olyan elektronikus dokumentum, melynek funkciója szöveg betűkkel való közlése, és a szövegen kívül az olvasó számára érzékelhetően kizárólag olyan egyéb adatokat foglal magában, melyek a szöveggel szorosan összefüggenek, annak azonosítását (pl. fejléc), illetve könnyebb megértését (pl. ábra) szolgálják. * Elektronikus okirat: olyan elektronikus irat, mely nyilatkozattételt, illetőleg nyilatkozat elfogadását, vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magában. * Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely megfelel a következő követelményeknek: alkalmas az aláíró azonosítására és egyedülállóan hozzá köthető, olyan eszközzel hozták létre, mely kizárólag az aláíró befolyása alatt áll, a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően az iraton, illetve dokumentumon tett – módosítás érzékelhető. * Időbélyegző: elektronikus irathoz, illetve dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt, illetőleg az irattal vagy dokumentummal logikailag összekapcsolt igazolás, amely tartalmazza a bélyegzés időpontját, és amely a dokumentum tartalmához technikailag olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az igazolás kiadását követő – módosítás érzékelhető. * Minősített elektronikus aláírás: olyan – fokozott biztonságú – elektronikus aláírás, amely biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel készült, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. * Minősített tanúsítvány: a törvényes követelményeknek megfelelő olyan tanúsítvány, melyet minősített szolgáltató bocsátott ki. * Tanúsítvány: hitelesítésszolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenőrző adatot egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát .(2001. évi XXXV. tv.