A leltározás szabályozása a vállalkozásnál

A vállalkozáson belül a számvitel alapdokumentuma a számviteli politika, amely a vállalkozás adottságainak, körülményeinek a számviteli törvény végrehajtásához szükséges eszközeit, módszereit, eljárásait tartalmazza. A számviteli politika leltárt és leltározást érintő szabályozása keretében el kell készíteni az eszközök és a források értékelési szabályzatát, az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát, valamint az önköltségszámítás rendjére vonatkozó szabályzatot.

A számviteli politikában a leltárt érintően a részletes szabályzatokon kívül dönteni kell arról, hogy az egyes eszközökről, forrásokról, kötelezettségekről vezet-e a vállalkozás folyamatos mennyiségi és értékbeli nyilvántartást. Amennyiben ilyen nyilvántartást nem vezet, dönteni kell arról, hogy a mérleg-fordulónapi leltározást – azaz a tényleges, fizikai leltárfelvételt – mikor kell elvégezni.

Abban az esetben, ha a vállalkozás a számviteli szabályoknak megfelelően folyamatosan vezeti a mennyiségi – és értékbeni – nyilvántartást, úgy nem kell leltározással (tényleges fizikai megszámlálással, méréssel, leltározási munkafolyamat során stb.) meggyőződni a leltárba felvett adatok valódiságáról. Ilyenkor a leltár elkészíthető a folyamatosan vezetett nyilvántartások alapján is. Ebben az esetben egyeztetéssel kell meggyőződni a nyilvántartásban szereplő adatok valódiságáról.

A számviteli politikában

– elő kell írni, hogy eszközféleségenként milyen gyakorisággal kell leltározni;

– meg kell határozni a leltárkészítésért, illetve a leltározásért felelős munkaköröket;

– szabályozni kell a leltárral, illetve a leltáreltérésekkel kapcsolatos felelősség érvényesítésének gyakorlatát;

– szerepeltetni kell a leltározási és leltárkészítési szabályzat elfogadását.

Értékelési szabályzat

A leltárkészítés egyik munkafázisa az úgynevezett leltárértékelés. A számviteli politika egyik eleme az értékelési szabályzat. Ennek keretében kell dönteni azokról az értékelési eljárásokról, amelyek meghatározzák az eszközök és a források mérlegben szerepeltetett értékét. Az értékelési szabályzatban rendelkezni kell a leltározást, leltárértékelést érintő egyes területekről.

Immateriális javak értékelése

Az immateriális javak értékelésénél

– meg kell határozni a terven felüli értékcsökkenések elszámolásának és az állományból történő kivezetésnek a feltételeit;

– le kell írni az állományból történő kivezetés eseteit;

– el kell számolni és értékelni kell az értékesítéseket, térítés nélküli és tulajdoni részesedés fejében történő átadásokat;

– szerepeltetni kell az immateriális javakra adott előlegek értékvesztésének és az értékvesztés visszaírásának eseteit;

– intézkedni kell a piaci értéken történő értékelés alkalmazásáról, az értékelés meghatározásának, az értékváltozás követésének módjáról;

– meg kell határozni a kísérleti fejlesztés aktivált értékének és az alapítás-átszervezés aktivált értékének állományba vételéről döntésre jogosultak munkakörét, az aktivált költségek gyűjtésének, elszámolási és értékelési eljárását, valamint a várhatóan megtérülő, hasznosuló érték megállapításának módját, továbbá dönteni kell az 50 ezer forint egyedi érték alatti vagyoni értékű jogok és szellemi termékek egyösszegű leírásának választásáról.

Tárgyi eszközök

A tárgyi eszközök értékelése az alábbi elemekből áll:

– a beszerzési érték elemeinek meghatározása,

– a nyilvántartási érték változásának lehetséges esetei,

– az év végi értékelés módja, módszerei, technikája,

– a beruházás költségeinek meghatározása idegen kivitelező és a saját vállalkozásban végzett beruházás eseteiben (Saját vállalkozásban végzett beruházás esetén az önköltségszámítás-szabályzat és az értékelési szabályzat kapcsolatának rendezése.),

– a beruházás, felújítás ismérveinek, feltételeinek részletezése (A tárgyi eszközök minden csoportjára meg kell határozni azt, hogy az adott vállalkozáson belül mit tekintenek beruházásnak, illetve mi minősül felújításnak. Meg kell határozni azt is, hogy milyen dokumentumok és bizonylatok szükségesek a pótlólagos beruházás és milyen dokumentumok a felújítás minősítéséhez. Meg kell határozni a minősítésre jogosultak és a jóváhagyók munkakörét is.),

– a piaci értéken történő értékelésbe bevont tárgyi eszközök körének meghatározása,

– azoknak a piaci információknak a meghatározása, amelyek alapján a piaci értéket meg kell állapítani, illetve a piaci információk dokumentálási módjának meghatározása,

– a piaci érték és a könyv szerinti érték különbözete, az értékhelyesbítés összege megállapításának módja akkor, ha a piaci érték a több, valamint a piaci érték változásának nyomon követése minden évben, továbbá a könyvviteli elszámolások számbavétele;

– a tárgyi eszközök értékcsökkenésének leírási módja,

– az 50 ezer forint egyedi beszerzési, előállítási költség alatti tárgyi eszközök körének meghatározása – amelyeknél a vállalkozás alkalmazza az egyösszegű költségkénti elszámolást (Itt kell meghatározni azt, hogy a már használatba vett, az azonnali költségelszámolás miatt a könyvekben már értékkel nem szereplő tárgyi eszközökről egyedi vagy csoportos nyilvántartást vezet-e a vállalkozás.),

– a terven felüli értékcsökkenés megállapításának, valamint elszámolási módjának megjelölése, valamint a tárgyi eszközök állományból való kivezetésének eseteinek, feltételeinek meghatározása (A tárgyi eszközök állományból történő kivezetésének egyéb eseteit is meg kell határozni. Az értékesítés, selejtezés, térítés nélküli átadás esetén pedig azt is, hogy milyen értéken történjen az elszámolás, illetve hogyan kell megállapítani a bruttó értéket, valamint az elszámolt értékcsökkenést.), végül

– a térítés nélkül átvett, többletként fellelt eszközök állományba vételi értékének megállapítására jogosultak beosztásának, valamint az értékelésnél követett eljárási módnak a meghatározása.

Befektetett pénzügyi eszközök

A befektetett pénzügyi eszközök körében meg kell határozni

– a részesedések bekerülési értékének megállapítási módját, annak esetei szerint (alapításkor, tőkeemelés során az értékek meghatározása, bekerülési ár, követelés ellenében kapott részesedés, apport fejében történő részesedésszerzés értékelése stb.);

– a különböző időpontokban beszerzett, azonos részesedések nyilvántartási értékét és azt, hogy milyen értéken történik értékesítés esetén a kivezetés;

– a tartósan adott kölcsönök, hosszú lejáratú bankbetétek nyilvántartási módját azzal, hogy a vállalkozásnak választania kell, hogy milyen devizaárfolyam alkalmazásával értékeli a devizában adott kölcsöneit;

– piaci értékelés esetén azt, hogy milyen piaci információk alapján adja meg a vállalkozás a piaci értéket (A piaci érték dokumentálásának módját rögzíteni kell);

– a részesedések piaci értékének meghatározásához szükséges dokumentumok listáját (éves beszámoló, céginformációk stb.), és egyben dönteni kell az értékvesztés elszámolásának eljárási rendjéről, valamint meg kell határozni

– az év végi átsorolások rendjét is.

Készletek

A készletek vonatkozásában

– dönteni kell arról, hogy a vásárolt készletekről vezetnek-e folyamatosan mennyiségi és értékbeni nyilvántartást, és amennyiben igen, úgy milyen értékmeghatározást választanak, illetve beszerzési – tényleges, átlagos vagy FIFO- módszer – vagy elszámolóáras nyilvántartást vezetnek-e (Ha elszámolóáras nyilvántartást vezetnek, meg kell határozni az elszámolóár kialakításának módszerét. Az elszámolóár karbantartásának idejét, a döntésre jogosult munkakörét meg kell jelölni.);

– a vállalkozás sajátosságaira tekintettel a bekerülési értékbe (beszerzési árba) tartozó elemeket fel kell sorolni (Ki kell jelölni a beszerzési ár kialakításáért felelősök munkakörét.);

– elő kell írni a készletek felhasználásánál, értékesítésénél alkalmazott nyilvántartási, elszámolási módszert;

– meg kell határozni a készletek értékvesztésének eseteit, bizonylatolási módját;

– rögzíteni kell az év végi értékelés, a piaci érték és a nyilvántartási érték eltérése megállapításának módszerét és bizonylatait;

– meg kell határozni a mérleg fordulónapjáig beérkezett, de nem számlázott szállítások értékmegállapításának eljárási rendjét, továbbá

– amennyiben az adott vállalkozásnál a saját termelésű készletek önköltség-számítási szabályzatának elkészítése nem kötelező, úgy az értékelési szabályzatban kell meghatározni az előállítási költség megállapításának módszerét (utókalkuláció vagy norma szerinti közvetlen önköltség).

Követelések

A követelések vonatkozásában

– meg kell határozni az igazolás módját, az év végi fordulónapra vonatkozó állományhoz az elfogadó nyilatkozatok beszerzésének a rendjét, ugyanis a mérlegben kizárólag az adós által elismert követelések szerepelhetnek;

– meg kell jelölni az el nem ismert követelések rendezésének módját, az ezért felelős személyt, az a vonatkozásban alkalmazott bizonylatokat, és emellett rögzíteni kell a rendezési folyamat eljárási rendjét;

– rögzíteni kell az adósminősítés és értékvesztés számításának menetét és felelőseit;

– az arra vonatkozó szabályzatban kell bemutatni a behajthatatlan követelések minősítési szempontjait, az azt alátámasztó bizonylatokat és a döntésre jogosultakat, valamint

– meg kell határozni a külföldi pénzértékre szóló követelések értékelési szempontjait.

Leltárfajták Nyitó leltár * A nyitó leltár a vállalkozás alakulásakor készített leltár, amely a tulajdonosok által rendelkezésre bocsátott eszközök és források állományát mutatja. * Évközi, év végi leltárak * A vállalkozás által készített könyvviteli mérleget alátámasztó leltárak az évközi, illetve az év végi leltárak. A mérleg fordulónapján – a felvételtől függően – mutatják a vállalkozás teljes eszközállományát, vagy felvételtől függően annak egy részét (részleltár). * Teljes leltár * A teljes leltár egy kijelölt időpontban a vállalkozás minden eszközét és forrását magában foglalja. Nemcsak a vállalkozás telephelyein, hanem az idegen helyen tárolt eszközök is szerepelnek ebben a leltárban. * Részleltár * Egy-egy eszköz vagy forrásféleség teljes körét felölelő leltár a részleltár. Részleltárnak nevezzük egy-egy telephelyen vagy raktárban, raktárrészben, más szóval leltárkörzetben felvett leltárt is. * Átadás-átvétel során készített leltár * Az ún. átadás-átvételi leltár általában egy-egy terület felelősének változásával kapcsolatosan készített leltár. A régi felelős munkakört betöltő átadja a beosztást átvevőnek a területhez tartozó eszközöket. Az átadó ilyenkor minden esetben elszámol a rábízott eszközökkel. * Idegen leltár * Az idegen tulajdonban lévő, de a vállalkozás birtokában lévő eszközökről készített leltárt idegen leltárnak nevezzük. Ilyen lehet például a megmunkálásra, bizományba, őrzésre átvett eszközök leltára. * Tárolási nyilatkozat * A vállalkozás tulajdonában, de nem a vállalkozás birtokában lévő, idegen helyen tárolt eszközökről, idegenek által készített leltár a tárolási nyilatkozat.

Értékpapírok

Az értékpapírok tekintetében

– kiemelt fontosságú annak a szabályozása, hogy azokat milyen bekerülési értéken veszi nyilvántartásba a vállalkozás (A különböző időszakokban és más-más árfolyamon beszerzett, de azonos fajtájú papírok nyilvántartásának és értékelési módjának meghatározása a szabályzat feladata.);

– dönteni kell az értékpapírok értékvesztésének minősítési szempontjairól, valamint

– meg kell határozni az értékpapírok év végi értékelési szempontjait, ezen belül azt is, hogy milyen esetben kell piaci értéken értékelni, illetőleg hogy ki jogosult dönteni az érték meghatározásáról.

Pénzeszközök

A pénzeszközök tekintetében dönteni kell a külföldi fizetőeszközben fennálló valuta- és devizakészletek fordulónapi értékelésének módszeréről, valamint szabályozni kell az évközi állománymozgás során alkalmazott árfolyam-számítási módot (átlagárfolyam, FIFO-elv stb.).

Aktív időbeli elhatárolások

Az aktív időbeli elhatárolásoknál

– a vállalkozásra jellemző tételeket kell nevesíteni;

– szabályozni kell a térítés nélkül átvett eszközök értékének meghatározási módját, valamint az ilyen tételek értékelése során alkalmazott bizonylatok tartalmát, a bizonylatok kiállításával és a feldolgozással érintett munkaköröket;

– meg kell határozni a halasztott ráfordítások értékelésének módját és bizonylatait, továbbá

– a fejlesztési célú és a költségek ellentételezésére kapott támogatások elhatárolásának, számításának módját is meg kell határozni. (A költségek ellentételezésére kapott támogatáshoz a költségek gyűjtési eljárását, a kapcsolódó költségeket meg kell jelölni.)

Saját tőke

A saját tőke rögzítésénél

– meg kell határozni a könyvekben szereplő állományt alátámasztó bizonylatok körét;

– az értékelési tartalék számításának bizonylatait be kell mutatni, és a felelős személyeket ki kell jelölni, valamint

– fel kell tüntetni a lekötött tartalék képzésének bizonylatait és az év végi állomány korrekciójának tételeit.

Céltartalékok

A céltartalékok vonatkozásában a vállalkozás sajátosságaira tekintettel be kell mutatni a várható kötelezettségekre és a várható költségekre tekintettel a képezhető eseteket, az értékelés módját, továbbá ki kell jelölni a fenntartási, átszervezési, környezetvédelmi költségek fedezetére történő képzésről döntést hozók körét.

Kötelezettségek

A kötelezettségek nyilvántartásánál

– rendelkezni kell a hátrasorolt kötelezettségek értékelésének szempontjairól;

– meg kell határozni a nyilvántartás bizonylatait;

– rögzíteni kell az úgynevezett devizás ügyletek forintra átszámításának, a barterügyletek értékelésének módját;

– az év végi értékelés sajátosságait;

– elő kell írni a külföldi pénzértékre szóló váltótartozás értékelésének és árfolyam-különbözetének elszámolási módját, valamint

– rendelkezni kell az elengedett kötelezettségek minősítési szempontjairól.

Leltározási szabályzat

A vállalkozás sajátosságaira, tevékenységére, szervezeti felépítésére tekintettel a leltárkészítésről belső utasítást, szabályzatot kell készíteni. Általánosságban a szabályzat tartalmazza a vállalkozás sajátosságaira tekintettel a leltár tartalmára, formai jellemzőire vonatkozó előírásokat. A leltározási szabályzatot általában a vállalkozás leltározási fő felelőse, a számvitelért felelős vezetője készítteti el, és a vállalkozás vezetője hagyja jóvá. Minden kiegészítést és módosítást a jóváhagyásra jogosult vezetővel alá kell íratni, aki egyben intézkedik a szabályzat életbeléptetéséről is.

A leltározási szabályzatban

– a leltár tartalmi és formai sajátosságainak meghatározása mellett a leltárkészítés menetének (leltározási utasítás, leltározási körzetek, hatáskörök kijelölése stb.) vállalkozásra jellemző eljárásait kell rögzíteni;

– szerepeltetni kell a leltározási és egyeztetési munkafolyamat előírásait, a munkamódszert;

– meg kell határozni a leltározási szabályzat és a leltározási ütemterv jóváhagyására jogosult beosztását, valamint

– intézkedni kell arról, hogy ki jogosult a leltárutasítást kiadni, az egyes leltározások felelősét kinevezni, illetve arról, hogy ki jogosult a hiány megtérítéséről és érvényesítéséről dönteni.

A fentieken túl meg kell határozni, illetőleg ki kell jelölni a műszaki és/vagy kereskedelmi vezető, illetve a főkönyvelő közül a leltározással kapcsolatos alábbi feladatok felelőseit:

– a leltározás lebonyolításához személyzet biztosítása, a leltározandó eszközök mozgatásához, méréséhez a műszaki feltételek biztosítása;

– a leltározási körzetek kijelölése és azok leltározásra előkészítése;

– a befejezetlen és félkész termelés leltározásának biztosítása, a készültségi fok meghatározása;

– a leltározás során elvégzendő feladatok megjelölése, gondoskodás a leltárkészítés teljes folyamatának ellenőrzéséről;

– a leltározási ütemterv elkészítése – éves gyakorisággal –, a leltározási felelősök kijelölése, a leltározási utasítás kiadása – a felelősök leltár-előkészítési, -lebonyolítási feladatairól;

– a leltározandó körzetek leltárfelelőseinek, a leltári ellenőröknek a kijelölése;

– a leltározás végrehajtásának és ellenőrzésének megszervezése, a leltárellenőrök oktatása, felkészítése, valamint

– a leltárértekezlet megszervezése a leltározás megkezdése előtt.

A következőkben a leltározási szabályzat gyakorlati szempontból legfontosabb részeinek lehetséges tartalmát határozzuk meg.

A leltár tartalmának meghatározása

A leltár tartalmának meghatározásakor

– fel kell sorolni főkönyvi számlánként a leltározandó tételeket, szerepeltetni kell az azonosító adatokat;

– meg kell jelölni tételenként a leltárfelvétel módját, ezen belül azt, hogy mely eszközt-forrást kell mennyiségi felvétellel, milyen természetes mértékegységben leltározni;

– eszközcsoportonként meg kell határozni a mennyiségi felvétel rendjét (Lehetséges nyilvántartástól független, vagy azok alapján, a nyilvántartásokkal végzett összehasonlítással történő leltározás. A leltározás során lehet egyszerűsített leltározási módokat alkalmazni.);

– be kell mutatni az egyeztetéssel leltározott tételeknél alkalmazandó leltár tartalmi és formai jellemzőit (Intézkedni kell az egyeztető levelek – követelések, kötelezettségek esetén – kiküldésének tartamáról, felelőséről, a kiküldés időpontjáról. Dönteni kell arról, hogy mely esetben szükséges személyes egyeztetés elvégzése – elszámolási előlegek –, milyen formában kell a személyes egyeztetés eredményét írásba foglalni – jegyzőkönyv, emlékeztető, adóhatósági egyeztetésről jegyzőkönyv. Intézkedni kell az adókapcsolatok egyeztetésének módjáról, a folyószámla-kivonatok és egyéb adatszolgáltatások – bevallások stb. – felhasználásáról. Meg kell határozni, hogy mely eszközöknél lehetséges könyv szerinti értékelés, piaci értékelés. Az értékcsökkenés, értékvesztés és értékhelyesbítések leltárban szereplő tartalmi jellegzetességeit meg kell határozni.);

– meg kell határozni a vállalkozás döntésének megfelelően, hogy mely tételeket milyen gyakorisággal leltározzanak;

– fel kell sorolni a vállalkozásnál alkalmazott leltárfajtákat;

– itt kell meghatározni a vállalkozásnál kijelölt leltár fordulónapját, valamint

– a leltár formai kellékeinek rögzítése során elő kell írni, hogy a leltározók és ellenőrök hogyan igazolják és vállalják a felelősséget a leltár valódiságáért.

A leltározás bizonylatai A leltározás bizonylatai közé tartozik a leltár-előkészítő értekezlet jegyzőkönyve, a leltározás során felvett közbülső jegyzőkönyvek, valamint a leltárzáró jegyzőkönyv, a leltárfelvételi ívek, a leltárfelvételi jegyek, valamint a felelősségvállaló nyilatkozatok. * A leltárszabályzatban értelemszerűen az adott vállalkozás vonatkozásában kell meghatározni a leltározás bizonylatait, le kell írni azok tartalmát, továbbá a szabályzat mellékletében minden használt bizonylat mintapéldányát be kell mutatni. A szabályzatban azt is rögzíteni kell, hogy a bizonylatoknak meg kell felelniük a számviteli bizonylattal szemben támasztott követelményeknek. Intézkedni kell arról, hogy a különböző bizonylatokat vásárolja-e, avagy saját maga készíti a vállalkozás, és meg kell jelölni e bizonylatokat kezelő (biztosító) személyt is. * A leltári bizonylatoknak is vannak alaki-tartalmi követelményei, amelyeket a szabályzatban is rögzíteni kell. Ennek megfelelően szerepelni kell a bizonylaton a bizonylat megnevezésének, sorszámának, a leltárfelvétel helyének (leltári körzetnek), a leltározás időpontjának, a leltározott eszközök azonosításához szükséges adatoknak (cikkszám, mennyiségi egység, mennyiség). * A bizonylatokon az előzőeken túlmenően fel kell tüntetni a nyilvántartások szerinti elkülönítéseket is (például a 0 értékű, idegen eszköz, sérült eszköz stb. megjelölést). Emellett minden bizonylaton, illetve minden bizonylati oldalon szerepelnie kell a leltározási feladatban részt vevők aláírásának.

A leltározás menetének szabályozása

A leltározási munkafolyamat átfogó szabályozása és előkészítése szerepel a leltárkészítés menetének tételes előírásai között.

Leltározási körzetek

A leltározás szervezésének első feladata a leltározási egységek, körzetek kijelölése. A leltározási körzetek kijelölésénél természetesen figyelembe kell venni a vállalkozás szervezeti felépítését. A körzetek kijelölése a gyakorlatban a területi elhelyezkedés és a tevékenységi körök alapján célszerű. A kijelölésnél figyelembe kell venni az egyes területek anyagi felelősségi szabályozását is. A leltározási körzeteket úgy kell kijelölni, hogy az esetleges leltárhiányért a felelősség személyenként (csoportonként) megállapítható legyen.

A leltározás időpontja

A leltározás időpontjának meghatározása során meg kell jelölni eszközféleségenként a folyamatos vagy fordulónapi leltározás időintervallumát, illetve fordulónapját.

Folyamatos leltározás esetén egy időtartamon belül kell elvégezni a leltározás alá eső eszközök felmérését. Előnye a folyamatos leltározásnak, hogy nem kell leállni a termeléssel, folyamatos üzemmenet mellett is végezhető. Jól alkalmazható ez a leltározási menet a tárgyi eszközök körére is.

A folyamatos leltározásról ütemtervet kell készíteni. Fontos, hogy folyamatos leltározásnál a könyveléssel egyeztetett analitikus nyilvántartások álljanak rendelkezésre, ami alapján a hiányok és többletek azonnal megállapíthatók.

Fordulónapi leltározásnál legalább leltározási körzetenként előre meghatározott napon kell a leltározásra kijelölt eszközfajta teljes állományát felmérni. Biztosítani kell, hogy a leltározási körzetek között ne történjen eszközmozgás, elkerülendő ezzel a többszörös felvétel.

A leltározás technikai előkészítése

A technikai előkészítés elsődleges szempontja, hogy az eszközöket és forrásokat lehetőség szerint úgy kell a leltározásra előkészíteni, hogy azok felmérhetősége a leltározási eljárás során akadálymentes legyen, azaz a leltározásra fordított időt ne növelje indokolatlanul az azonos készletfajták keresése. A megfelelő előkészítéssel egyben növelhető a leltározás biztonsága is.

Elsősorban az anyagi javak (tárgyi eszközök, készletek) esetében fontos a készletek rendezése. A leltározási szabályzatban ezért dönteni kell a leltározáskor érvényes tárolási és raktározási rendről. Intézkedni kell arról, hogy az azonos fajtájú, méretű vagy minőségű eszközöket hogyan csoportosítsák, tárolják. A csökkent értékű készletek elkülönítéséről szintén gondoskodni kell.

A számviteli nyilvántartásokban elkülönítetten szerepelnek a 0 értékre leírt, amortizálódott eszközök. Amennyiben a vállalkozás él az azonnali leírás lehetőségével, úgy általában az analitikus és főkönyvi nyilvántartások elkülönítetten tartalmazzák a kis értékű (50 ezer forint alatti beszerzési árú) használatba vett immateriális javakat és tárgyi eszközöket. A használhatatlan, csökkent értékű eszközök általában hulladékanyag- vagy haszonanyagáron – elkülönítetten – szerepelnek a könyvekben. Az idegen tulajdonú eszközök érték nélkül, de tekintettel a felelős őrzésre, szerepelnek a nyilvántartásokban. Azok az eszközök, amelyek a vállalkozás tulajdonában vannak, azonban idegen helyen tárolják azokat, a könyvekben értékkel szerepelnek.

A technikai előkészítés során – az említetteken túlmenően – intézkedni kell a mennyiségi nyilvántartások, raktári kartonok, munkahelyi nyilvántartások előkészítéséről, megfelelő csoportosításáról, főkönyvvel történő egyeztetéséről is.

Fontos, hogy a leltárfelvétel megkezdése előtt a leltározókat, leltárellenőröket fel kell készteni a leltározásra. A leltározásban részt vesznek a leltározókhoz közvetlenül nem tartozó, de a leltározásban segítséget nyújtó munkatársak, akik az anyagmozgatást, mérést segítik. Intézkedni kell a szabályzatban arról, hogy kik jogosultak kinevezni ezeket a segéderőket. A leltárt előkészítő értekezleten indokolt minden, a leltározás során munkát végzőnek jelen lenni, ezt a szabályzatban kell rögzíteni.

Végül lényeges, hogy a leltározáshoz szükséges eszközök biztosításáról úgyszintén a szabályzatban kell intézkedni. Tételesen meg kell jelölni a szállító-, mérőeszközöket, súlytáblázatokat, valamint a leltározás során használt jelölőeszközöket, valamint ki kell jelölni az eszközök biztosításáért felelős munkakört betöltő személyt is.

A leltárfelvétel lebonyolítása, az okmányok feldolgozása

A gyakorlati bonyolítás körében a szabályzatnak tartalmaznia kell a leltárfelvétel végrehajtása során követendő eljárás részletes leírását, a leltár lebonyolításának ismertetését. Itt kell meghatározni a leltározók feladatait is.

Intézkedni kell a leltározás igazolásáról, az okmányokon történő adatrögzítés munkafolyamatáról. Elő kell írni, miként kell a leltárfelvétel eredményét a bizonylatokon rögzíteni, továbbá meg kell határozni a leltározás végrehajtásának dokumentálási módját az analitikus nyilvántartásokon, a jelölés rendjét, a leltározás elvégzésének igazolását. A leltárértékelés munkafolyamatát és a feladat elvégzésének felelős beosztását itt kell megjelölni, és rögzíteni kell a leltár adatait, valamint a főkönyvi nyilvántartások egyeztetési feladatait, továbbá felelőseit.

Külön kell szabályozni a leltáreltérések megállapításának és az eltérések kimutatására szolgáló bizonylatok kiállításának a rendjét.

Meg kell végül határozni a normán belüli és a normán felüli hiány ismérveit, a felelősségre vonásról döntést hozó beosztását, a leltárhiányok és -többletek kompenzálásának szabályait, valamint a leltáreltérések könyvviteli nyilvántartásokon történő átvezetésének szabályairól is intézkedni kell.

A leltározás ellenőrzése

A leltározás eredménye – mint arra az előzőekben már utaltunk – a mérleg alátámasztásául szolgáló legfőbb bizonylat, ezért a leltározás fő felelősének a számvitelért felelős vezetőt indokolt kijelölni.

A leltározás fő felelősének kijelölésével annak feladatkörét is rögzíteni kell. A fő felelős a leltározási feladatok felmérésétől a leltárkiértékelésen át a leltározás teljes munkafolyamatának a fő ellenőre is, egészen a záró jegyzőkönyv elkészítéséig.

A leltározás ellenőrzésének megszervezése, a leltári ellenőrök részére a szakmai felkészítés biztosítása a leltározás fő felelősére tartozik, aki

– meghatározza a leltározás során elvégzendő ellenőrzési feladatokat, a leltározás feldolgozása és értékelése során elvégzendő ellenőrzések és egyeztetések szakmai szempontjait,

– irányítja és ellenőrzi a leltározások kijelölt felelőseit.

Az említetteken túl az egyes leltározások kijelölt felelősének a hatáskörébe tartozik a leltározási feladatok végrehajtásának megszervezése is, amelynek keretében felméri a leltározás munkaidő-szükségletét, biztosítja a szükséges munkaerőt, eszközöket, felszereléseket, irányítja a meghatározott feladatok végrehajtását, emellett ellenőrzi a feladatok végrehajtását is.

Leltározási ütemterv

A leltárszabályzat – mint láthattuk – a vállalkozás által alkalmazott gyakorlati eljárásokat, értékelési elveket tartalmazza, ennélfogva általában több évre készül, a rövid távú teendőkre ezért értelemszerűen nem vonatkozik. A vállalkozásnál következésképpen meg kell határozni a rövid távú leltározási cselekvési tervet. Erre szolgál az úgynevezett leltározási ütemterv, amely egy gazdasági év konkrét leltározási feladatait foglalja össze. A teljesség kedvéért megjegyezzük, hogy amennyiben az adott éven belül a vállalkozás tevékenységi köre változik, új telephelyet létesít, úgy az ütemterv erre vonatkozó részeit természetesen folyamatosan módosítani kell.

A leltározási ütemtervet általában a számviteli rendért felelős vezető készíti el, és adja ki utasítás formájában.

Az ütemterv tartalma

A leltározási ütemtervben

– meg kell határozni az év során elvégzendő feladatokat;

– ki kell jelölni a leltározások időpontját, vagy folyamatos leltározásnál annak időintervallumát;

– meg kell tervezni az egyes leltározások munkaidő-szükségletét;

– ki kell jelölni a leltározási körzeteket, és körzetenként meg kell határozni a leltárfelelősöket, a leltározók beosztását, személyét, a leltárellenőrök személyét és a leltárértékelést végzők nevét;

– a mérleg alátámasztásául szolgáló leltárakhoz főkönyvi számlacsoportonként ki kell jelölni a leltározások, a kiértékelt leltárok leadási határidejét;

– meg kell jelölni, hogy az egyes eszközcsoportoknál fordulónapi vagy folyamatos leltározást végeznek-e;

– rögzíteni kell a leltárfelvétel módját, azaz azt, hogy nyilvántartástól függetlenül, vagy a nyilvántartások felhasználásával végzik-e a leltározást;

– meg kell határozni azoknak a főkönyvi számláknak a körét, amelyeket a nyilvántartásokkal történő egyeztetés során használnak fel. Az elvégzendő egyeztetések határidejéről is itt kell dönteni.

A leltári körzetek kijelölése

A leltári körzetek kijelölésénél figyelembe kell venni a gazdasági tevékenység során kialakított felelősségi határokat. Általában egy-egy leltározási körzet megfelel egy-egy vezető alá tartozó szervezeti egységnek. A kijelölésénél elsődlegesen a hiányokért és többletekért való egyértelmű felelősség megállapítását kell szem előtt tartani. Ilyen leltározási körzet lehet például egy üzem, műhely, valamely technológiai művelet végzésének pontosan körülhatárolható helye stb. Megjegyezzük, hogy a leltárfelelősök nem feltétlenül az említett egységek vezetői, de amennyiben kivitelezhető, akkor ez a legmegfelelőbb feladatkijelölés.

A leltározási személyzet biztosítása

A leltározott területek vezetőinek kell biztosítani a leltározáshoz a kisegítő és a leltározást végző munkaerőt.

Leltározási utasítás

A leltározási utasítás egy-egy konkrét leltározás operatív feladatainak kijelölése érdekében készül.

Az utasítás tartalma

Az utasítás egy-egy leltározási körzet vezetőjének határozza meg a leltározás kezdő és befejező időpontját, és a leltározott körzet vezetőjének előírja a leltározás előkészítése érdekében elvégzendő feladatait (készletek rendezése, munka szervezése, munkaerő-szükséglet műszakbeosztása stb.). A leltározási utasítás mindezeken túl tartalmazza az egyes leltározási csoportok vezetőinek, tagjainak, ellenőreinek felsorolását, valamint a részükre kiadott megbízólevelet, amely alapján beléphetnek a leltározandó munkaterületre. Végül a leltározási utasításban rögzíteni kell a pótlólag igényelt bizonylatok kiosztási rendjét, hiszen a nyomtatványok átadása-átvétele leltározáskor csak bizonylat ellenében történhet.

Az utasítás melléklete

A leltározási utasítás mellékletét képezi a leltározás során felhasználandó bizonylatok teljes köre. (A leltározáskor szigorú sorszámozású leltárfelvételi íveket és jegyeket osztanak ki leltározási körzetenként. A leltározás befejeztével a rontott példányokkal is el kell számolni.)

Iratőrzés

A leltárt 10 évig meg kell őrizni. A bizonylatok megőrzési rendjét úgy kell kialakítani, hogy a leltárösszesítők, valamint a könyvelési feljegyzések hivatkozásai alapján visszakereshetők legyenek.

Leltározási módok Leltár mennyiségi felvétellel * E leltárkészítési formánál rögzíteni kell, hogy a mennyiségi felvétel csak a nyilvántartásoktól függetlenül hajtható végre – amennyiben a vállalkozó nem vezet folyamatos mennyiségi és értékbeni nyilvántartást. A mennyiségi nyilvántartást folyamatosan, a nyilvántartás körébe tartozó eszközök teljes állományára kell vezetni. A számviteli bizonylatok alapján minden, ezeket az eszközöket érintő eseményt hiánytalanul kell a nyilvántartásban szerepeltetni. A nyilvántartásoknak az értékadatokat is tartalmazniuk kell, hiszen az analitikus nyilvántartás és a főkönyv kapcsolatának zártsága megköveteli ezt. Amennyiben a mennyiségi leltárfelvétellel készülő leltár az éves beszámoló mérlegét támasztja alá, úgy azt a mérleg fordulónapjára kell elkészíteni. Ez az úgynevezett fordulónapi leltározás természetesen a fordulónap előtt és után is végezhető, de az ez idő alatti készletmozgással helyesbíteni kell a készletet. Amennyiben a vállalkozás rendelkezik mennyiségi és értéknyilvántartással (például tárgyi eszköz analitikus nyilvántartással), a fordulónapi leltározás nem kötelező, az egyeztetést a nyilvántartás alapján is elvégezheti a mérleg fordulónapjára. * Egyeztetéssel készített leltár * Az egyeztetéses leltárfelvételi módon a főkönyvi számlákat az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal vetjük össze. Egyeztetéssel leltározandó az értékben kimutatott, természetes mértékegységben, mennyiségi felvétellel nem leltározható eszközök és források állománya, valamint mindaz az eszköz, amelyről a vállalkozás folyamatosan mennyiségi nyilvántartást vezet. A természetes mértékegységben nem kifejezhető eszközök és források legjellemzőbben a követelések és kötelezettségek. Az egyeztetés célja ebben az esetben az, hogy a könyvviteli nyilvántartásokban csak értékben kimutatott és a mérlegben kimutatott követelések és kötelezettségek adatainak a helyességéről a vállalkozás meggyőződjön, illetve azt bizonylatokkal alátámassza. A követelések és kötelezettségek egyeztetésének módja – általában – ún. egyeztető levél kiküldése a másik félnek. A követelés – kötelezettség – elfogadása csak írásban történhet. Amennyiben az adós vagy a hitelező nem fogadja el a közölt összeget, akkor az eltérést és a helyes összeget meg kell állapítani. Természetesen egyeztető levél kiküldése nélkül is lehet kezdeményezni a partnernél a követelés vagy kötelezettség valós állományának az egyeztetését. * Az egyeztetés – a fentiekben ismertetetteken túlmenően – úgy is elvégezhető, hogy a másik féllel kötött megállapodás alapján a másik fél időszakonként (értéknaponként banki kivonat, hitelállományról értesítő alapján) értesíti a másik felet, vagy legalább a fordulónapra érvényes követelés vagy kötelezettség összegét közli írásban. * Abban az esetben, ha azokat az eszközöket és forrásokat egyeztetjük, ahol a másik fél igazolását nem lehet beszerezni, ott az időbeli elhatárolások, a saját tőke elemei, a saját belső nyilvántartásban szereplő alapbizonylatok, számítási anyagok stb. alapján kell a főkönyvben szereplő egyenleget alátámasztani. * Amennyiben a természetes mértékegységben számba vehető eszközökről a vállalkozás folyamatos és tételes mennyiségi és értéknyilvántartást vezet, úgy egyeztetéssel is megállapítható a fordulónapi állomány. Ilyen eszközök lehetnek jellemzően az immateriális javak és tárgyi eszközök, készletek, értékpapírok. Itt a mennyiségi és értékadatokat tartalmazó analitikus nyilvántartások és az összevont értékadatokat tartalmazó főkönyv fordulónapi egyezőségét kell biztosítani. Az analitikus nyilvántartásban eszközfajtánként tételesen kimutatott fordulónapi készletérték főkönyvi számlák szerinti összesítését kell összehasonlítani a főkönyvi számlák egyenlegeivel. * Vannak olyan eszközök, melyek tárgyiasult formában léteznek, de nincs mód tárolási helyük, vagy a munkafolyamatban való részvételük miatt a fizikai leltárfelvételre. Ilyen eszközök az állandó személyi használatra kiadott készletek (kéziszerszámok, munkaruhák), a feldolgozásra kiadott (félkész) készletek, az idegen helyen tárolt eszközök és az úton lévő áruk. Ezeket az előbbi eszközöket a nyilvántartások alapján egyeztetéssel kell leltározni. A munkaruha-nyilvántartás, szerszámkönyv, a beérkezett számla, illetve a tárolási nyilatkozat hasonlítandó össze a főkönyvi adatokkal