A leltárkészítés gyakorlati feladatai mennyiségi felvétel esetén

Leltárértekezlet

A leltárértekezleten – a leltározási utasítás mellékleteként szereplő megbízólevelek kiadásával egyidejűleg – a leltározásban részt vevő leltározókkal, leltárellenőrökkel és leltárértékelőkkel ismertetni kell a leltározási szabályzatot, valamint a leltározási ütemterv adott körzet leltározására vonatkozó pontjait. Ezen a leltárértekezleten a leltározásra felkészítésen, a szabályzatokban szereplő leltározási elvek és módszerek, felelősök bemutatása mellett a leltározási körzetet, leltározandó készletféleségeket érintő speciális előírásokat, továbbá a leltározási ütemtervben meghatározott határidőket is ismertetni kell.

A záró megbeszélés jelentősége

A nyitó leltárértekezleten kívül leltározást záró megbeszélést is javasolt tartani. Ezen a leltározás során tapasztalt problémákat, a jövőben hasznosítható megállapításokat kell összegezni.

Bizonylatok előkészítése

A leltárfelvétel dokumentálásához elengedhetetlen a bizonylatok sorszámozása, nyilvántartása, ami lehetővé teszi a kiadott bizonylatokkal történő hiánytalan elszámolást. A felhasznált bizonylatok teljes körű feldolgozását, számbavételét ilyen módon lehet bizonyítani. A rontott bizonylatokat át kell húzni, azonban azok felhasználásával el kell számolni. Lényeges, hogy a leltárfelvétel alapos előkészítését szolgálja, ha az alkalmazott bizonylatok világosan és hiánytalanul utalnak az elvégzendő leltározási feladatokra.

A leltározási ívek adatai

Gépi nyilvántartás

A számítógépes analitikus nyilvántartások, gépi listák kinyomtatásával a leltározandó tételeket leltárhelyenként tüntetik fel. A leltározási íveken, leltárjegyeken szerepelnie kell a vállalkozás, leltárkörzet, a leltározandó tételek megnevezésének, cikkszámának, a leltári azonosító adatoknak, a mennyiségi egységnek, a leltározott mennyiségnek. A listán az azonosításhoz szükséges adatok és mennyiségi egységek is szerepelnek. Üresen kell hagyni ugyanakkor a mennyiség rovatot, hiszen annak megállapítása a tényleges leltárfelvétel feladata. A leltárfelvételi jegyeken az azonosító adatok azonban ilyenkor is kézzel előre kitölthetők.

Kézi nyilvántartás

Kézi nyilvántartások esetén – azaz, ha nem áll rendelkezésre előkészített gépi lista – a leltárfelvételi jegyekre, leltárfelvételi ívekre, összesítőkre fel kell vezetni a leltározandó eszközök ismert azonosító adatait.

Idegen tulajdon esetén pedig fel kell tüntetni a tulajdonost és a tárolás jogcímét (bérmunkára, bizományba, javításra átvett, bérelt stb.) is.

Befejezetlen termelés esetén a bizonylaton szerepelnie kell a készültségi foknak. Amennyiben köbözéssel (ömlesztett készletek) vagy egyéb átszámítással végezték a leltározást, a felvett mennyiségi adat meghatározási számítását vagy a leltárbizonylaton, vagy annak mellékleteként fel kell tüntetni.

Fel kell tüntetni a leltárfelvétel és a leltár fordulónapját, a leltározók, leltárfelvételt ellenőrzők és az anyagilag felelős készletkezelők aláírását.

A nyilvántartások kezelése Azoknál az eszközöknél, amelyeknél a vállalkozás mennyiségi nyilvántartást vezet, a leltározás célja (a mennyiségi felvétel) a nyilvántartásban szereplő adatok helyességének az ellenőrzése. * A folyamatosan vezetett mennyiségi (és értékbeni) nyilvántartásokat a leltározás időpontjára naprakészen és a főkönyvi adatokkal egyeztetett állapotban kell a leltározók rendelkezésére bocsátani. Ha a nyilvántartások felhasználása nélkül végzik a leltározást, akkor is naprakész állapotban kell tartani a nyilvántartásokat. * Kézzel vezetett nyilvántartás alkalmazása esetén a leltározással ellenőrzött nyilvántartásokat a leltározás időpontjában aláhúzással kell lezárni. * Gépi nyilvántartás esetén a leltárkészítőknek a leltározás napjával egyeztetett nyilvántartásokból kimutatásokat, listákat kell kinyomtatni, amelyeket alá kell írni, és a leltár részeként megőrizni a bizonylatot. * Az így előkészített leltározási bizonylatokat össze kell vetni a nyilvántartásokkal annak megállapíthatósága érdekében, hogy a leltározandó eszközök teljes körére előkészítették-e a bizonylatokat.

A leltározandó eszközök előkészítése

A leltározást olyan időpontban célszerű végrehajtani, amikor a leltározandó eszközökben a forgalom szünetel, illetve az a szokásosnál kisebb. Törekedni kell arra, hogy a leltározás a legkevésbé zavarja a vállalkozás tevékenységét. A lehetőségekhez képest érdemes a leltározást akkor végezni, amikor a leltározandó készlet a legkisebb. Nemcsak a leltározási munka optimalizálását, hanem a pontosságot is növeli ezeknek a szempontoknak a figyelembevétele.

Selejtezendő eszközök, készletek elkülönítése

A vállalkozás folyamatos működése során a használt tárgyi eszközök, felhasznált anyagok, alkatrészek, késztermékek, áruk között sérült, megmunkálásra, értékesítésre nem vagy nem teljes értékben használható eszközök is keletkeznek. A selejtezési szabályzatban kell rögzíteni az időszakosan vagy lökésszerűen jelentkező selejtezési feladatokat. A meghibásodott, selejtté vált tárgyi eszközöket és készleteket el kell különíteni a használatban lévő, teljes értékű készletektől.

Leltározandó eszközök elkülönítése

A leltározandó eszközök leltározásra előkészítése során a főkönyvi számoknak, nyilvántartásoknak megfelelően kell az eszközöket elkülöníteni. A tárgyi eszközöket el kell különíteni a készletektől, mégpedig a tárgyi eszközök nyilvántartása, gépkönyvek alapján, emellett fel kell mérni a javítás alatt lévő saját és idegen gépeket, valamint a bérletbe átadott vagy átvett gépeket, berendezéseket, továbbá el kell különíteni a használaton kívüli gépeket, berendezéseket.

Leírt eszközök

Indokolt a 0-ra leírt eszközöket a nyilvántartások alapján elkülöníteni a leltározás előtt.

Befejezetlen beruházások

A befejezetlen beruházások számbavételéről a műszaki, építési napló, vagy egyéb beruházási okmányok alapján kell gondoskodni.

Tartozékok, alkatrészek

A gépekhez, berendezésekhez tartozó tartozékok, alkatrészek csoportosításáról is gondoskodni kell. Az analitikus nyilvántartások szerinti csoportosításban indokolt az összetartozó eszközöket a leltározáshoz rendezni. A tárgyi eszközökön szereplő leltári azonosító és jelölő adatok meglétét és olvashatóságát a leltározás megkezdése előtt indokolt ellenőrizni, és a szükséges pótlást elvégezni.

Ingatlanok

Ingatlanok esetében az ingatlan-nyilvántartásból ki kell kérni az épületek és földterületek tulajdoni lapjait, gondoskodni kell a pontatlan és hiányos adatok javításáról, kiegészítéséről.

Saját és idegen eszközök

Szét kell választani a saját és az idegen eszközöket, az utóbbiakat meg kell jelölni. Az idegen készletekről készített leltárfelvételt indokolt a saját eszközöket nem tartalmazó leltárívekre felvezetni. Minden felesleges idegen készletet leltározás előtt vissza kell küldeni a tulajdonosának – a leltározás egyszerűsítése végett.

Megmunkálatlan készletek, kiadott gépek, szerszámok

A vállalkozási tevékenység során munkahelyre kiadott, de még meg nem munkált készleteket a raktárba vissza kell vételezni. Amennyiben az a termelésben nem okoz fennakadást, úgy a munkahelyekre kiadott, de nem használt szerszámokat, gépeket a munkahelyekről vissza kell vételezni. A leltározandó eszközök minél teljesebb körét kell – a tevékenység végzésének akadályozása nélkül – raktárban vagy raktáron kívül elkülöníteni, a leltározás gyors lebonyolítása érdekében. A személyes használatra kiadott eszközök leltározását célszerű úgy megszervezni, hogy legalább raktározási körzetenként egy napon lehessen végrehajtani. A leltározást megelőzően a használatra alkalmatlan eszközöket ki kell cserélni, vagy vissza kell vételezni.

Befejezetlen termelés

Amennyiben lehetséges, úgy a befejezetlen termelést a raktárba be kell vételezni, és meg kell állapítani annak készültségi fokát. A befejezetlen termelést készültségi fok szerint indokolt csoportosítani. A raktárakban lévő készletek gyors leltározása indokolt, hosszasan nem akadályozva ezzel a raktári, tárolási tevékenységet. Az előkészítés során ezért az ömlesztett, nem csomagolt eszközöket úgy kell rendezni, hogy a megszámlálás vagy fajsúly, térfogat alapján a felmérés gyorsan elvégezhető legyen.

Az ömlesztett állapotban lévő nagy tömegű készleteket, illetve amelyeknél a természetes mértékegységre átszámítás térfogat, súly alapján könnyebben megállapítható, az egyszerűbb módszer is alkalmazható. Az átszámításnál alkalmazott váltószámokat vagy a szakmára jellemző adatok, vagy a vállalkozásnál tapasztalati úton megállapított és szabályzatban rögzített adatok alapján kell meghatározni. Ilyen készletek lehetnek az építési anyagok (sóder, homok, fa stb.), hordókban, tartályokban lévő üzemanyagok, vegyi anyagok, illetve vezetékekben lévő anyagok.

Bontatlanul raktározott készletek

A gyűjtő csomagolásban, ládákban, zsákokban, hordókban lévő, bontatlanul raktározott készletek csomagolásán fel kell tüntetni a csomagban található készlet tartalmát és mennyiségét. A leltározóknak meg kell győződniük a sértetlen csomagolásról. Szükséges továbbá, hogy a gyűjtő csomagokban lévő mennyiségeket a nyilvántartásban (raktári fejkartonok) szereplő adatokkal egyeztessék. Amennyiben kétség merül fel, a bontott csomagokhoz hasonlóan az eszközöket ténylegesen meg kell számolni, meg kell mérni.

A raktárban tárolt készletek tárolási helyein fel kell tüntetni a cikkszámot. Ezt a raktári fejkartonokkal, feliratozással oldhatjuk meg.

Idegen helyen tárolt saját készlet

Az idegen helyen tárolt saját készletek felmérése érdekében fel kell szólítani a tárolási helyet, hogy adjon tárolási nyilatkozatot a birtokában lévő eszközeinkről.

A leltárfelvétel gyakorlati bonyolítása A leltározandó eszközök leltározását leltározási körzetenként javasolt elvégezni. A leltározandó területen számba kell venni a helyiségeket, területeket, raktárokat, és meg kell győződni arról, hogy mely helyiségekben tárolnak leltározandó készleteket. * A leltározást mennyiségi méréssel, számlálással, súly-, térfogatszámítással végzik. A leltározott eszközt szemre kell vételezni, az azonosítási adatokat, a mennyiséget, súlyt, méretet, típust – amennyiben van –, a leltári számot azonosítani kell, és a leltári bizonylatokra haladéktalanul fel kell vezetni az eredményt. Minden tételt teljeskörűen ilyen módon kell azonosítani, és az eredményt rögzíteni a leltározási bizonylatokon. A bizonylaton az adatokat csak tollal lehet feltüntetni, ceruza nem használható a leltárbizonylatok kitöltéséhez. * A leltározott eszközöket tételszám szerint ellenőrizni kell. Meg kell győződni arról, hogy a leltározási körzetben található minden azonos típusú készletet felvettek a nyilvántartásba. Az azonos típusú, de eltérő minőségű, méretű, vagy nem mozgó (készletmozgás hosszú ideje nincs az eszközben) eszközöket külön tételben javasolt leltározni, és külön javasolt a leltárbizonylaton szerepeltetni. A leltárösszesítőn ezeket a készleteket elkülönítve, a teljes értékűtől eltérő értékben kell kimutatni. * A felleltározott készleteket azonosító jelöléssel, címkével kell ellátni. Meg kell vizsgálni, hogy a leltár előkészítése során kiadott leltáríveken, gépi listákon szereplő minden készletféleséget felmértek-e. Amennyiben a leltározási körzetben teljes leltárt rendeltek el, és található olyan eszközféleség, amely nem szerepel az előzetes listákon, illetve az analitikus nyilvántartásokban, azokat az eszközöket külön leltári bizonylatokon fel kell leltározni. * A bizonylatokon a ki nem töltött rovatokat, sorokat áthúzással érvényteleníteni kell, elkerülendő, hogy azokba utólag adatokat írjanak be.

Felelősség, hibák kijavítása

A leltározók felelőssége

A leltározás befejeztével a leltározási bizonylatokat a leltározás tényleges időpontjának megfelelően alá kell írni. A leltározott eszközök megfelelő méretbe, minőségbe sorolásáért, a leltározás teljeskörűségéért, és a pontos természetes mértékegység szerinti számbavételért a leltározók a felelősek. Az aláírással a leltározást végzők felelősséget vállalnak a rögzített adatok valódiságáért.

"Ikerleltár"

A leltározás ellenőrzése úgy is megoldható, hogy ugyanazokat az eszközöket egy másik, úgynevezett kontroll-leltárcsoport is felleltározza (ikerleltár). A leltárfelvételt követően a két csoport leltározói a jelölések alapján megállapítják, hogy minden tétel kétszeres felvétele megtörtént. Az azonos tételek adatait egyeztetni kell, az eltéréseket ki kell vizsgálni, és a javítást a bizonylatokon át kell vezetni.

A leltárösszesítő formája A leltárösszesítőn a leltárak összesítése, az értékadatok kiszámítása készülhet kézzel vagy gépi úton. Számítógépes készlet-nyilvántartási rendszert alkalmazó vállalkozásoknál indokolatlan kézzel elvégezni az összesítést. Gépi feldolgozás keretében a leltározott adatokat a leltárfelvételi ívek alapján rögzíteni kell. A fordulónapi gépi raktárkészlet és nyilvántartási érték, valamint a leltárívek alapján felvitt leltározott mennyiségi adatok és számított érték különbözetét a program megállapítja. A leltáreltéréseket készletféleségenként, mennyiségben és értékben, raktározási helyenként indokolt meghatározni. A megállapított hiányokat és többleteket főkönyvi számlánként összesítve kell meghatározni, és a könyvelés részére átadni. * A leltárösszesítőt is alá kell írni a leltározóknak, a leltárellenőrnek és a leltározási csoport vezetőjének, valamint az anyagilag felelős személyeknek.

Önellenőrzés

A leltározás ellenőrzése során a leltározóknak önellenőrzést is kell végezniük. Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy a leltározás befejezése után a felcímkézés és a leltárívek alapján ellenőrizni kell, hogy minden eszközt teljes mennyiségben számításba vettek-e, valamint hogy a kiadott leltárbizonylatok mindegyik példányával el tudnak-e számolni. Ellenőrizni kell, hogy a leltárbizonylatok mindegyike megfelel-e a bizonylattal szemben támasztott tartalmi és formai előírásoknak.

Hibák kijavítása

Az esetleges hibák úgy javíthatók, hogy a hibás adatot egy vonallal át kell húzni olyan módon, hogy az továbbra is olvasható legyen, majd a helyes adatot fölé vagy mellé kell írni. A javítást végző szignójával látja el a javított adatot. Felhívjuk a figyelmet, hogy kifestéssel, kaparással, radírozással javítani nem szabad.

A leltár feldolgozása

Feldolgozás folyamatosan vezetett mennyiségi nyilvántartás esetén

Amennyiben a vállalkozás a leltározott eszközökre vonatkozóan rendelkezik folyamatos mennyiségi és értékbeni nyilvántartással, nyilvántartásoktól függetlenül végzett leltárfelvétel esetén a leltározott és a nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetését, a leltáreltérések megállapítását a mennyiségi felvételt követően kell elvégezni. Az egyeztetés nagy figyelmet és pontosságot igényel, hiszen a leltározás során elkövetett hibák (cikkszám, leltári szám elírása, pontatlan megnevezés, méret, azonosító adatok elírása) kiszűrése is ebben a munkafázisban történik.

Összesítés, csoportosítás

Amennyiben a nyilvántartások adatait nem használják fel, hanem a nyilvántartástól függetlenül végzik a leltározást, úgy a leltárfelvételi jegyeket, íveket csoportosítani és összesíteni kell. A csoportosítást a főkönyvi számlák és analitikus nyilvántartások szerint kell elkészíteni. A leltárösszesítőn szerepel minden felleltározott készletfajta, mégpedig megnevezés és azonosító szerint (cikkszámok, nyilvántartási számok stb.), az eszköz természetes mértékegységében kifejezve. Az összesítőn szerepel még a leltározási helyeken felvett mennyiség és az összesített mennyiség is, valamint a fordulónap és a leltárfelvétel időpontja közötti készletmozgások összesítve. Ezeket az adatokat a készletváltozási bizonylatok, bevételi és kiadási bizonylatok alapján kell összesíteni. A leltárösszesítőn, a leltárfelvétel és a fordulónap közötti időszak módosító tételeinek figyelembevételét követően, a tényleges fordulónapi készletmennyiség szerepel. Szerepel még a nyilvántartási egységár és a felleltározott mennyiség szorzataként az érték. (Megjegyezzük, hogy a nyilvántartási egységár legtöbbször megfelel az értékelési szabályzatban meghatározott bekerülési értéknek, amennyiben értékvesztéseket, visszaírásokat nem állapítottak meg.) Itt kell szerepeltetni a leltározás során meghatározott értékvesztés összegét. Ha volt az előző évben, akkor külön azt is fel kell tüntetni. A leltározási összesítőn szerepel még a könyv szerinti és a ténylegesen felleltározott mennyiség közötti eltérés természetes mértékegységben és pénzértékben kifejezve. A leltárösszesítőn végül meg kell határozni a normán belüli és a normán felüli hiányt, a felelős személyre áthárítható értéket. A leltárösszesítők ellenőrzését, a nyilvántartásokkal való egybevetését el kell végezni.

A leltározás számviteli, pénzügyi feladatai A leltározással kapcsolatos legfontosabb számviteli teendők a következőkben foglalhatók össze: * a leltáreltérési táblák alapján a leltárkülönbözeteket le kell könyvelni; * a leltárkülönbözetekről kivizsgálási jegyzőkönyvet kell készíteni; * a máshol tárolt és bérmunkára, bizományosi értékesítésre átadott készletekről is leltárt kell készíteni; * vizsgálni kell az úton levő anyagokat, árukat, termékeket számba kell venni; * a befejezetlen termelést a fordulónappal fel kell mérni, a készültség fokát meg kell állapítani; * a raktári nyilvántartásokat a felvett leltárakkal egyeztetni kell, a leltárkülönbözeteket meg kell állapítani, s az eltérések okait vizsgálni kell; * azonos anyagoknál és áruknál a leltárhiányok a leltártöbbletekkel kompenzálhatók (Ha a leltárhiány vagy leltártöbblet oka téves adminisztráció, téves könyvelés, a korábban elkövetett hibákat helyre kell hozni, s a készletértéket az anyagköltség és az eladott áruk beszerzési értékére vonatkozó számlákkal szemben helyesbíteni kell. Leltárhiány esetén a költségeket növelni, leltártöbblet esetén a költségeket csökkenteni kell.); * év végén a csökkent értékű készletek leltározásakor leértékelni vagy selejtezni kell, értékvesztésként kell elszámolni (A készletek évközi fizikai okok miatt bekövetkezett értékvesztése miatt nem kell a társasági adó alapját növelni.); * a piaciérték-vesztés a mérleg készítésekor számolható el. Ez azt jelenti, hogy az áru piaci értéken nem adható el, a piacon leértékelődött, s ezért a nyilvántartási ár és a piaci ár különbözetét értékvesztésként kell elszámolni.

Leltáreltérések, kompenzálás

A leltáreltérések több okra vezethetők vissza. Nem minden hiány oka azonban a szabálytalan raktárkezelés vagy eltulajdonítás, az eltérések legtöbbször adminisztrációs hibákra vezethetők vissza. Vannak kompenzálható tételek, például abban az esetben, ha hasonló, de nem megegyező minőségű, rendeltetésű készleteket a készletrevételkor vagy kiadáskor felcseréltek. Ilyenkor az egyik cikkszámon ugyanolyan mennyiségű többlet szerepel, mint amennyi a másik cikkszámon szereplő készlet hiánya. A leltáreltérések kompenzálása csak ugyanabban a raktárban, telephelyen, egy felelősségi körbe tartozó leltárfelvételi helyen lehetséges. Az azonos készletkezelési helyen tárolt készleteket csak akkor lehet kompenzálni, ha a kompenzálandó tételeket azonos napon leltározták. A hiányokat pedig csak a kompenzálható készletféleségekben mutatkozó többlet mértékéig lehet kompenzálni. A kompenzálásról kimutatást kell készíteni, és a mennyiségi és értéknyilvántartásokon is keresztül kell azt vezetni.

A fentieken túl egyéb adminisztratív hibák is felmerülhetnek a leltározás során. Ilyen például, ha a készletre vételt vagy kiadást nem bizonylatolták, vagy kétszer is kiállították a bizonylatot. Ezekben az esetekben – az eltérések okát a bizonylaton rögzítve – a könyv szerinti értéket helyesbíteni kell. E helyesbített tételek után fennmaradó, ismeretlen okból származó leltáreltérések minősülnek leltári többletnek vagy hiánynak. Ezeket az eltéréseket a mennyiségi nyilvántartásokon át kell vezetni, és a főkönyvi számlákon is könyvelni kell.

Jegyzőkönyv

A leltárösszesítő elkészülte után a leltárfelvételről jegyzőkönyvet kell felvenni. Ebben rögzíteni kell a leltározás során előfordult rendkívüli eseményeket, feltárt problémákat. Itt kell szerepeltetni a feltárt hiányok és többletek összesített értékét. A jegyzőkönyvet a vállalkozás leltározási szabályzatában meghatározott vállalati leltárfelelősnek kell átadni intézkedés céljából. A leltárfelelős vizsgálja ki a normán belüli, illetve felüli hiányok okát, tesz javaslatot az anyagi felelősségre vonásra. A felelősségre vonásnál figyelembe kell venni, hogy az adott készletféleséggel kapcsolatban érvényesíthető-e forgalmazási veszteség – azaz káló. (A forgalmazási veszteség a készletféleség természetes állapotváltozása miatti tárolási-kezelési veszteség – például beszáradás, kismértékű anyagszétszóródás a tárolás során stb. miatt. A forgalmazási veszteség figyelembe vehető mértékét a leltározási szabályzatban célszerű meghatározni.)

A megtéríthető hiányról szintén jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben a felelős készletkezelő nyilatkozik arról, hogy a leltározás helyességét elismeri, de a hiány okára magyarázatot nem tud adni.

Feldolgozás folyamatos mennyiségi nyilvántartást nem vezetők esetében

Ha a vállalkozás a gazdálkodási év során nem, vagy nem folyamatosan vezet nyilvántartást a készletekről, akkor a beszerzéskor azonnal költségként, ráfordításként elszámolják a bekerülési értékbe tartozó tételeket. Ebben az esetben nem lehet többletet vagy hiányt megállapítani, hiszen annyi a fordulónapi készlet, amennyit felleltároztak, nincs mihez viszonyítani a fellelt készleteket. A leltározás célja ebben az esetben – a készletértékeléssel, a leltáradatok feldolgozásával – a készletállomány, a készletérték megállapítása.

Adatnyilvántartás

A leltározás során a fellelt adatokat a leltárfelvételi jegyen tüntetik fel, majd ezekről a leltárfelvételi ívekre vezetik át a felleltározott mennyiséget. Az úgynevezett leltárösszesítőt akkor kell elkészíteni, ha azonos készletféleséget több leltárfelvételi helyen leltároznak, ezért azok több leltárfelvételi bizonylaton szerepelnek. A leltárfelvételi íven vagy összesítőn a fordulónapi készlet mellett az alkalmazott bekerülési egységár és a fordulónapi készletérték szorzataként történik a leltárértékelés végrehajtása.

Elszámolás, felelősség

A jegyzőkönyv mellékletét képezi a leltárösszesítő. A felhasznált és felhasználatlan, valamint rontott leltárbizonylatokkal itt is el kell számolni.

A leltározási körzet leltározásának teljességéért és helyességéért a leltározási csoport vezetője és a leltárellenőr felel.

A leltározás ellenőrzése

Az ellenőrzés terjedelme

A leltárral kapcsolatos ellenőrzési tevékenység átfogja a leltár előkészítésétől kezdve a leltárfelvétel végrehajtásának ellenőrzésén át a leltárfeldolgozásig és -kiértékelésig a teljes leltározási folyamatot.

A leltár-előkészítés ellenőrzése

A leltár-előkészítés ellenőrzése kiterjed a bizonylatok és a leltározandó eszközök, körzetek előkészítésének ellenőrzésére. A leltározás során ellenőrizendő a leltárbizonylatok kiállítása, a javítások szabályossága. A leltárellenőrnek minden ellenőrzött tétel esetében a leltárbizonylaton aláírásával kell igazolnia az ellenőrzés megtörténtét.

Az ellenőrzés módja

Minden leltározási csoportot ellenőrizni kell. Szúrópróbával, vagy a kritikus készletcsoportok esetén mintavétellel kell ellenőrizni a leltározási tevékenységet. A nagy értékű, a nehezen leltározható készleteket sűrű mintavétellel kell ellenőrizni. Az ömlesztett készletek esetében meg kell vizsgálni az átszámítás helyességét (köbözés, átszámító táblázatok).

Hibamegállapítás

Amennyiben az ellenőr hibás leltárfelvételt állapít meg, a leltárbizonylatot nem javíthatja, azt a leltározócsoporttal kell elvégeztetni. Nagy számban előforduló hiba esetén a leltározás vezetőjétől kérnie kell a leltározás megismétlését.

A leltárfeldolgozás ellenőrzését számviteli szakemberrel ajánlott elvégeztetni.

A bekerülési ár, bekerülési érték meghatározása A bekerülési ár meghatározásához lehet a beszerzésekről árnyilvántartást vezetni. Ha ilyen nyilvántartás nem készül, akkor a leltárértékelés során a felleltározott készletmennyiségnek megfelelő legutolsó beszerzések számláit kell elővenni. A FIFO-elvből kiindulva feltételezzük, hogy a leltárban szereplő készletek a legutolsó beszerzésekből származnak, tehát a felhasználás, értékesítés mindig a legrégebben beszerzett készleteket érinti. Amennyiben a leltárkészlet kisebb, mint a legutoljára beszerzett mennyiség, akkor az utolsó beszerzési áron kell értékelni. Ha a leltárkészlet meghaladja a legutoljára beszerzett mennyiséget, akkor annyi beszerzéshez kell visszakeresni a beszerzési ár elemeit, amíg azok fedezik a leltározott mennyiséget. Ebben az esetben tényleges beszerzési árat vagy átlagárat is használhatunk. * A felleltározott készletek bekerülési értékével kell csökkenteni az elszámolt költségeket és ráfordításokat. A hiány-többlet "beolvad" a beszerzéskor elszámolt és költségként-ráfordításként könyvelt egész éves bekerülési értékbe