A vállalkozásoknak fontos információ, hogy könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgálók milyen szempontok szerint értékelik a leltározás és a selejtezés során követett eljárásuk jogszerűségét, megfelelőségét. Írásunkban most a vizsgálat legfontosabb szempontjait ismertetjük.
Vizsgálat immateriális javak esetében
Immateriális javaknál leltározás során – könyvvizsgálati vonatkozásban – ellenőrizni kell, hogy valamennyi tárgyévi növekedést a számlák, illetve belső bizonylat alapján hiánytalanul lekönyveltek-e, az alapítási és átszervezési költségek aktivált értéke valóban csak alapítással és átszervezéssel összefüggő költségeket tartalmaz-e. A saját előállítású szellemi termékek és szoftvertermékek készletre vételének elszámolását, hasznosítását is vizsgálni kell. A saját előállítású szellemi termékek vonatkozásában az is fontos, hogy azokat ténylegesen, utókalkuláció alapján aktiválták-e, a nem használt immateriális javak selejtezését szabályszerűen, jegyzőkönyv felvételével végrehajtották-e.
Beruházási ráfordítások vizsgálata
A beruházási ráfordításokkal kapcsolatban a költségek teljes körű és szabályszerű számbavételét kell igazolni. Fontos ellenőrzési szempont, hogy készült-e üzembe helyezési és aktiválási okmány, a terven felüli leírást elszámolták-e a leállított és a nem üzemelő tárgyi eszközök után, bérbeadással hasznosítják-e, illetve selejtezik-e az adott beruházott eszközt, a selejtezésről készült-e úgynevezett selejtezési számla.
Saját vállalkozásban végzett beruházás
Az úgynevezett saját vállalkozásban végzett beruházásnál figyelemmel kell lenni arra is, hogy az ilyen beruházásról készült-e belső számla, az általános forgalmi adóját bevallották-e, és azt szabályszerűen elszámolták-e. Vizsgálni kell, hogy a számlázott beruházási ráfordítások körét és jogosságát folyamatosan ellenőrzik-e, és a jogtalanul felszámított költségeket megkifogásolták-e. Selejtezés, megsemmisülés, felesleges, befagyasztott, illetve nem befejeződő beruházások esetén arra is figyelemmel kell lenni, hogy a selejtezést előírásszerűen hajtották-e végre.
Tárgyi eszközök vizsgálata
Tárgyi eszközök vizsgálatánál ellenőrizni kell, hogy az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés adatai megegyeznek-e, a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartó lapját folyamatosan vezetik-e, milyen időközönként leltároznak, hogyan egyeztetik az egyedi nyilvántartó lapokat a könyvelési számlákkal, a telkek telekkönyvi nyilvántartása rendben van-e, a kis értékű eszközök (szerszámok, felszerelési tárgyak stb.) nyilvántartását milyen módon oldják meg.
Vizsgálandó az is, hogy selejtezéskor a jegyzőkönyvet a szabályzatban rögzített formában felvették-e, a selejtezést, hasznosítást ki hagyta jóvá, és az szabályszerű volt-e. Valamennyi tárgyieszköz-mozgást a könyvelésbe felvettek-e, volt-e káresemény, a selejtezés és a megsemmisülés miatti veszteséget helyesen könyvelték-e, a teljesen leírt tárgyi eszközöket hogyan tartják nyilván, és mikor vezetik ki a könyvekből. Ellenőrizendő, hogy a tárgyi eszközök mozgását, változását bizonylatolták-e, a leltárhiányt és a leltártöbbletet elszámolták-e, a leltáreltéréseket a jegyzőkönyvbe felvették-e.
Készletek ellenőrzése
A készleteknél a leltárütemterv szerint kell vizsgálni, hogy mikor leltározták az alapanyagokat, segédanyagokat, üzemanyagokat, műszaki, karbantartási, fenntartási anyagokat, alkatrészeket és fődarabokat, árukat, göngyölegeket, késztermékeket, valamint a befejezetlen termelést.
Szabályzatok meglétének vizsgálata
A könyvvizsgálati munka során a könyvvizsgálók ellenőrzik, hogy a vállalkozás rendelkezik-e leltározási szabályzattal, ütemtervvel, leltárutasítással. Vizsgálni kell azt is, hogy a leltározást megfelelően előkészítették-e.
Egyéb vizsgálati területek
A könyvvizsgálók a leltározás ellenőrzése során megnézik még, hogy
– a vásárolt készletek tényleges beszerzési áron vannak-e nyilvántartva;
– a saját előállítású termékekről készült-e utókalkuláció;
– kalkuláltak-e a vállalkozásnál az összes beszerzési költség részét képző költséggel (szállítási, raktározási költség, illeték, vám stb.);
– milyen módon figyelik a vállalkozásnál a készletek természetes apadását, fogyását, illetve hogyan veszik figyelembe az anyagoknál, áruknál az ún. kálót;
– mekkora a forgalmazási veszteség;
– a kompenzálásokat helyesen alkalmazták-e;
– a selejtezéseket hogyan bizonylatolták;
– a göngyölegeket a szállító által kiszámlázott értékben készletre vették-e;
– a cseregöngyölegeket megfelelően nyilvántartásba veszik-e;
– az úton levő áruk számbavétele hogyan történik, valamint
– megvizsgálják a nyilvántartási árak és az utolsó beszerzési árak arányait, saját termelésű készletek értékelését, a munkahelyre kiadott kis értékű eszközök, munkaruhák elszámolásának rendszerét is.