A fizetéssel kapcsolatos problémák akkor válnak igazán komollyá, ha a megrendelő még a hosszú fizetési határidő leteltekor sem fizet, azaz késedelembe esik, bár az igazán "komoly" megrendelőknek nem stílusuk, hogy a fizetési határidőket nem tartják be, hiszen azzal üzleti jó hírüket csorbítanák.
Uniós szabályok
A késve fizetés össznépi sporttá válását azonban nem csak a magyarországi tapasztalatok bizonyítják, de az a tény is, hogy az Európai Unióban külön irányelv megalkotása vált szükségessé a kereskedelmi ügyletekhez kapcsolódó fizetési késedelem leküzdése érdekében (2000/35/EK irányelv). Ezt az a felismerés vezette, hogy a fizetési késedelemből eredő finanszírozási többletköltségek olyan mérhetetlen erőforrás-pazarláshoz vezethetnek, amely már a nemzetgazdaságokat össztársadalmi szinten károsítja. Ez a szabályozás a 2002. évi XXXVI. törvénnyel a magyar jogba is bekerült, és a rendelkezések Magyarország uniós taggá válásával lépnek hatályba.
Büntetőkamat
A szabályozás lényege, hogy a kereskedelmi kapcsolatokban, gazdálkodó szervezetek között a fizetési késedelem esetén a normál késedelmi kamaton – amely a késedelemmel érintett minden naptári félévet megelőző utolsó napon érvényes jegybanki alapkamatnak fog megfelelni és így, figyelembe véve a pénzpiaci lehetőségeket, igen kedvező mérték is lehet – felül még további hét százalék büntetőkamatot is fizetni kell a késedelmes időszakra. A kamatfizetési kötelezettség a jogosult számlájának (fizetési felszólításának) kézhezvételétől, vagy a jogosult általi teljesítéstől (ha a számla vagy fizetési felszólítás a teljesítést megelőzte, vagy a kézhezvétel időpontja nem állapítható meg) számított 30 nap elteltével megkezdődik.
A cél tehát kettős: egyfelől a késedelmes fizetést kevésbé kifizetődővé tenni, másfelől a túlzottan hosszú fizetési határidőket visszaszorítani. A fenti szabályozástól ugyan a felek eltérhetnek, de a bíróság az eltérést két irányban is felülvizsgálhatja. A bíróság a fenti büntetőkamattól lefelé, illetve fizetési határidőtől felfelé való eltérést, ha azt a szerződéskötés-kori körülmények nem indokolják, megváltoztathatja. Az persze kérdéses, hogy ennek a szabályozásnak a hatálybalépése változtat-e valamit a kialakult helyzeten, mivel általános jelenség, hogy a beszállítók, vállalkozók nem érvényesítik késedelmikamat-igényeiket a megrendelőkkel szemben, mert már annak is örülnek, hogy ha a tőkeösszeget megkapják, vagy a késedelmi kamat áldozatául esik a felek közti egyezkedésnek azért, hogy a beszállító, vállalkozó a lehető leggyorsabban hozzájusson árujának, szolgáltatásának ellenértékéhez.
A fizetés jogszerű megtagadása
Gyakorta a fizetés megtagadásának oka a megrendelő részéről a beszállító, vállalkozó vélt vagy való szerződésellenes magatartása (hibás teljesítés, késedelem stb.). Ha valós a szerződésszegés a beszállító, vállalkozó részéről, a megrendelőnek több jogalapja is lehet arra, hogy az ellenérték megfizetését részben vagy egészben megtagadja vagy késleltesse. Feljogosíthatja a szerződés arra, hogy az ellenértékből levonásba helyezze saját, a beszállító, vállalkozó szerződésszegése által okozott kárait és költségeit (tulajdonképpen beszámítás), illetve visszatartson bizonyos összeget mindaddig, amíg a beszállító, vállalkozó nem küszöböli ki a szerződésszegést, és a visszatartott összeg így fedezetet nyújt a megrendelőnek az áru, szolgáltatás más vállalkozóktól való beszerzéséhez (fedezeti beszerzés).
Beszámítás
Ha a szerződés nem tartalmaz beszámítási tilalmat, a megrendelő beszámítás címén külön szerződéses rendelkezés nélkül is levonhatja saját követeléseit a beszállítót, vállalkozót illető ellenértékből (Polgári Törvénykönyv – Ptk. – 296. §). Ennek csak az a feltétele, hogy az ő követelése a beszállítói vállalkozóéval egynemű (pénzkövetelés álljon pénzköveteléssel szemben, amely az esetek legnagyobb részében teljesül), illetve hogy lejárt (azaz teljesítése követelhető a másik féltől, mert már letelt a teljesítési határidő) legyen. A beszámítással a beszállító, vállalkozó ellenérték-követelései a megrendelő beszámított igényei erejéig megszűnnek. A megrendelőt az esetek legnagyobb részében kötbér, illetve kártérítés címén illetheti meg követelés a beszállítóval, megrendelővel szemben, annak szerződésszegése miatt.
A vállalkozó késedelme
A polgári jogi szabályok lehetővé teszik a megrendelő számára, hogy biztosíték hiányában megtagadja a beszállító, vállalkozó számláinak (részszámláinak) kifizetését, amennyiben ez utóbbi a saját árujának, szolgáltatásának (akár ütemterv szerinti része tekintetében is) teljesítésével késedelembe esett, mindaddig, amíg a késedelem tart [Ptk. 281. § (2) bek. a.) pont], illetve ha a beszállító, vállalkozó áruja, szolgáltatása (akár annak egy része) hibás, és a hiba kijavítását igényelte tőle a megrendelő [Ptk. 306. § (4) bek.].
Védekezés a nemfizetéssel szemben
A probléma ezekkel a lehetőségekkel az, hogy a megrendelőnek nem kell bírósághoz fordulnia, elegendő az egyoldalú nyilatkozata, magatartása ahhoz, hogy legalább részben, illetve időlegesen szabaduljon a fizetési kötelezettsége alól. A beszállítónak, vállalkozónak pedig, miután a pénz tekintetében a megrendelő birtokon belül van, semmilyen ráhatása nincsen a beszámítási vagy visszatartási jogok gyakorlására, azokat ott, az adott pillanatban kivédeni nem tudja. Természetesen lehetősége van arra, hogy bíróság elé vigye az ügyet, és kérje annak megállapítását, hogy a beszámítás, visszatartás nem volt jogszerű, így őt a beszámított, visszatartott összeg, az azóta felmerült késedelmi kamatokkal együtt, megilleti. A bírósági per azonban hosszadalmas, és ez a teljesítés folyamán nem nagy segítség a beszállító, vállalkozó számára.
A fenti intézmények említett tulajdonságai teszik azt is lehetővé, hogy a megrendelő szerződésszegés vádjával illesse a beszállítót, vállalkozót akkor is, ha ez nem is megalapozott, csak azért, hogy bizonyos többletigények teljesítését ily módon kikényszerítse.
E kockázatok ellen csak úgy lehet védekezni, ha a beszállító, vállalkozó megkíséreli elérni, hogy a szerződés ne tegye lehetővé a megállapodás, az elismerés vagy a bírósági határozat nélküli beszámítást vagy visszatartást. Ha ez nem lehetséges, akkor csak a jól dokumentált teljesítés az, amely védelmet jelenthet. Kisebb ugyanis az esélye annak, hogy a megrendelő nyilvánvaló és ellene szóló bizonyítékok esetén is megkockáztatja a jogellenes beszámítást vagy visszatartást.
Végső esetben a beszállító, vállalkozó rákényszerülhet arra is, hogy jogi úton érvényesítse az ellenérték megfizetésére vonatkozó igényét. Ennek két alapvető feltétele van: egyfelől az egész szerződésnek és teljesítésének bizonyíthatónak, dokumentáltnak kell lennie, rendkívül nehéz ugyanis úgy igényt érvényesíteni, ha azon kell vitatkozni, hogy a szerződést a felek megkötötték-e, mi pontosan a szerződés tartalma, átvette-e a megrendelő az árut, szolgáltatást, eljutott-e a számla a megrendelőhöz. Másfelől a beszállítónak, vállalkozónak kellően szervezett háttérrel kell rendelkeznie a kintlevőségek követése, az azzal tartozó megrendelők jogi-pénzügyi helyzetének folyamatos kontrollálása és a kintlevőségek kellő időben való behajtása iránti intézkedésekre. Nincs sok értelme ugyanis bármilyen lépést is tenni, ha a megrendelő fizetésképtelenné vált, vagy ha a követelés elévült.