Presztízsfogyasztó vendégsereg

A konferenciaturizmus mint iparág

A hivatásturizmus az egész turisztikai ipar legdinamikusabban fejlődő ágazata mindenhol a világon. A konferenciákat általában nagy, többnyire tudományos szervezetek rendezik, de akad közöttük kereskedelmi, informatikai cég, sőt, politikai párt is. Karikás Eszter, a Magyar Kongresszusi Iroda vezetője szerint még nincs teljesen pontos, mindenki által elfogadott meghatározása annak, hogy mit kell konferencián, konferenciaturizmuson érteni. (A szakzsargon a szolgáltatásbeli hasonlóságok miatt együtt kezeli az üzleti meetingeket, az incentive – ösztönző – utazásokat, a kongresszusokat és a kiállításokat, mára általánosan elterjedt a MICE kifejezés. Ez mozaikszó, a Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions szavak kezdőbetűit tartalmazza.)

A Magyar Kongresszusi Iroda elődje, a Magyar Kongresszusi Iroda Egyesülés tíz évvel ezelőtt alakult meg azzal a céllal, hogy tagjai – többnyire szállodák, rendezvényszervezők – elősegítsék a hazai konferenciaturizmus fejlődését. Az iroda 2000. január elsejétől a Magyar Turizmus Rt. részeként működik állami támogatással, s alapvető célja a kongresszusi és az úgynevezett incentive idegenforgalom képviselete. Tevékenysége külföldre is kiterjed, különféle marketingeszközökkel igyekeznek befolyásolni a kinti döntéshozókat, hogy a konferenciákat nálunk rendezzék.

Kalandtúra, Trabant-rali

Az incentive turizmus fogalomkörébe azok a csoportos utazások tartoznak, amelyeket ösztönző céllal egy adott cég szervez legjobb vagy valamilyen területen kiemelkedő teljesítményt nyújtó dolgozóinak. A lényeg: különleges élményben részesíteni őket. Ebben a tekintetben a tengerparti nyaralás nem számít különlegességnek, de egy izgalmas kalandtúra, szafari, egy Trabant-rali vagy egy vacsora egyedi körülmények között – mely beleillik a megrendelő cég profiljába – már annak tekinthető. Az incentive turizmus az Egyesült Államokban indult útjára, s szakértők szerint jobb hatással van a munkatársakra, mint például a 13. havi fizetés. A turizmusnak ez a válfaja Magyarországon is terjed, mivel a cégek rájöttek, általa nagyban növelhető az alkalmazottak lojalitása.

Évente mintegy száz, kétszáz külföldi incentive-csoport érkezik hazánkba. Ők lényegesen többet költenek, mint az átlagos turisták. Az utazást álló cég mindenből a legkiválóbbat kívánja nyújtani, nem fukarkodik. Ez nem mindig takar luxuskategóriát – hiszen a cél az, hogy a vendég a megszokott életkörülményeitől eltérő szolgáltatásokat kapjon -, de feltétlenül magas minőségű ellátást igényel. A kiadások döntő hányadát a cégek állják, ehhez számítható hozzá a turista által a különböző szolgáltatásokra, vásárlásokra fordított összeg. Az incentive túrákat – akárcsak a konferenciaturizmust – általában nem befolyásolják az évszakok, tehát gyakorlatilag egész évben szervezhetők. Az ilyen utak után az adott országba később is szívesen visszatér a vendég. Az incentive utak legnépszerűbb célállomásai immár évek óta London, Párizs és a Hawaii-szigetek.

Nem verik fogukhoz a garast

A konferenciák rendezésébe egyre több ország kapcsolódik be, ugyanis ez az idegenforgalmi ág jó üzlet. A konferenciavendég nem veri fogához a garast. A nemzetközi kimutatások szerint az átlagturistánál három-négyszer többet hagynak az adott országban, a magyarországi felmérések szerint a szorzószám nálunk inkább 6-8-szoros. E vendégkörre általánosságban jellemző, hogy nívós szolgáltatásokat vesznek igénybe, presztízsfogyasztók. Ennek persze az is oka, hogy számlájukat majdnem minden esetben vállalatuk, a küldő intézmény, hivatal, cég vagy a szponzoruk állja.

A konferenciaturizmus a hatvanas években indult az Egyesült Államokban és Európában, s azóta szinte töretlenül erősödik. Nálunk a nyolcvanas évek közepén kezdődött el, és az utóbbi esztendőkben vált ismertté és gyakorivá. A konferenciaturizmus iparággá fejlődött, szakmák épültek rá, sokan megélnek belőle. A badge, azaz a kitűzők készítése például szinte önálló mesterség; s a videokonferenciák technikai részének lebonyolítása, a hoszteszek munkája szintén a konferenciaturizmushoz kapcsolódik. A hagyományos turizmussal szemben jóval több bevételre lehet számítani ezen a területen, mivel a vendégek az átlagosnál többet költenek. Nemzetközi konferenciákon a vendégek a négy- és az ötcsillagos szállodákat részesítik előnyben, a nemzeti konferenciáknál ez persze nem jellemző. Tetemes a bevétel az egyéb szolgáltatóágakban is, hiszen a kongresszusi vendég nívós helyen étkezik, s általában részt vesz a pre- és a postprogramokon. Kiegészítő szolgáltatásokat is igénybe vesz, ajándékokat vásárol, tehát a rendezvénynek helyszínt adó település is haszonélvező.

Egy nemzetközileg rangos esemény megszerzése presztízsértékű mind a szakma, mind a rendező város számára. A legtöbb konferencia tavasszal és ősszel van, e rendezvények inkább az évszakokhoz, mint egy-egy hónaphoz kötődnek. Így megfelelő szervezéssel és jó árpolitikával befolyásolható az esemény pontos ideje, ezáltal meghosszabbítható az idegenforgalmi szezon a fogadó országban, településen.

Minden kongresszusnál alapvető fontosságú a jó megközelíthetőség. Nemzetközi rendezvényhez repülőtér "kell", ahonnan könnyen elérhető az esemény helyszíne. Elengedhetetlen feltétel a megfelelő kongresszusi központ, amelyben a plenáris teremben helyet foglalók számával azonos férőhelyű szekciótermek is vannak. A jelentős kongresszusokhoz mind gyakrabban kiállítások is kapcsolódnak, erre is kell szabad terület. A helyszínnel szembeni igény az is, hogy a résztvevők másfél óra alatt el tudjanak fogyasztani egy háromfogásos ebédet.

A szervezők természetesen azt is vizsgálják, hogy a kiszemelt országban, városban milyen a közbiztonság, a tisztaság, a közlekedés színvonala, a helyiek vendégszeretete, a tudományos háttér, a kulturális vonzerő.

Magyarországon a legnagyobb létszámú konferenciák elsősorban tudományos jellegűek. A rendezvények mintegy 25 százalékát az orvostudomány területén tartják, de a nemzetközi gazdasági, pénzügyi, biztosítási üzletágak konferenciaigénye is növekvő.

Az idén Magyarország két nagy eseménynek is helyszínt adott: májusban a Nemzetközi World Wide Web Konferenciát rendezték meg, melyre 53 országból érkeztek a vendégek. A nyár közepén a Jehova tanúi tartották meg találkozójukat és közös istentiszteletüket a Sportarénában. A több mint 40 ezer résztvevő nagyban hozzájárult a szállodák foglaltsági szintjének javításához.

Budapest az élbolyban

A konferenciák és kongresszusok szervezésében Európa a világelső. Évente mintegy négymillióan vesznek részt négyezer ülésen, aminek 80 százaléka az 50 főnél kisebb hazai konferencia. A kiállítások és vásárok világát is Európa határozza meg, itt tartják azok 70-80 százalékát. Ma már szinte nincs konferencia egy-egy kísérő kiállítás, trade show nélkül, és ugyanez fordítva is igaz.

A Kongresszus- és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetségét (ICCA – International Convention and Congress Association) 1963-ban alapították, jelenleg több mint 80 ország 640 cége a tagja. E szervezet meghatározása szerint csak az évente rendszeresen, mindig más országban megrendezett, 50 fő feletti események tartoznak a kongresszusi turizmus kategóriájába. 2002-ben Budapesten 48 ilyen rendezvényt tartottak, ez a hatodik helyre volt elég, míg az első Barcelona lett, 79 eseménnyel. Budapest olyan jelentős világvárosokat előz meg a rangsorban, mint Szingapúr, Szöul, Helsinki és Prága. Az országok sorrendjében már nem állunk ilyen jól: az 59 kongresszussal csak a 19.-ek vagyunk.

A Nemzetközi Szervezetek Szövetsége (UIA – Union of International Associations) is évente készít – az ICCA-tól eltérő kritériumok alapján – toplistát. Az élen évek óta nem történt változás: a legtöbb ülést az USA-ban rendezik (az egész piac 7-8 százalékát birtokolja), a második helyen Franciaország áll, majd Nagy-Britannia, Németország és Olaszország következik.

Budapest a különböző módon összeállított listák mindegyikében az első húsz között szerepel, Párizs, Brüsszel, Bécs és London után. Fővárosunk népszerűségét számos tényező befolyásolja: szakértők szerint a szolgáltatások jó színvonalúak, s ezért értékarányos árat kérnek; Budapestnek központi szerepe van nemcsak Magyarországon, hanem a régióban is; hazánknak kiváló a tudományos háttere. Emellett fontos még, hogy – szemben a vidéki településekkel – a fővárosnak van repülőtere, azaz jól megközelíthető; működnek ötcsillagos szállodák, éttermek; itt található a legtöbb, konferencia megrendezésére alkalmas helyiség; bőséges a programkínálat.

A kelet-közép-európai térségben csak Ausztria előzi meg hazánkat; utánunk következik Csehország, Lengyelország, Szlovénia, Horvátország, Szlovákia és Románia. A városok rangsorában csak Bécs áll előttünk (58 konferenciával). Előnyünk a mögöttünk állókkal szemben tetemes, hiszen a harmadik helyezett Prágában mindössze 26 tanácskozást rendeztek tavaly. Érdekes ugyanakkor, hogy a horvát főváros, Zágráb nincsen a legjobbak között, ellenben Dubrovnikot kedvelik a rendezvényszervezők. Ez is jó példa arra, hogy ott tartanak szívesen konferenciákat, ahol a városnak vonzereje, kulturális miliője van.

Az 50-250 fős rendezvények száma több mint a kétszeresére emelkedett az utóbbi években, míg az 1000 és 2000 vendéget meghívó eseményeké a felére csökkent. Magyarországon a kongresszusok 82 százalékában a résztvevők száma nem haladja meg 250-et. Egy-egy rendezvényen külföldön átlagosan 580-an, nálunk 299-en vesznek részt. Zsugorodott a konferenciák átlagos időtartama is: tavaly a határon kívüli rendezvények átlagosan 4,4, az itthoniak 3,6 napig tartottak. Ezzel párhuzamosan csökkent a részvételi díj is. A prognózisok szerint a rendezvények száma az elkövetkező években növekedni fog, de az időtartamuk rövidül, és a költségvetésük is kisebbedik. Egyre gyakoribb jelenség tehát, hogy a delegátus csak a számára legfontosabb üléseken vesz részt, lerövidíti tartózkodását. Ez az új trend azoknak a szállodáknak lehet kedvező, amelyek kis és közepes kongresszusokra rendezkedtek be.

Kevés a nagy csarnok

Noha Magyarország, s különösen Budapest előkelő helyet foglal el a kongresszusokat rendező országok, városok rangsorában, még bőven van min javítani. A szakma legfőbb gondja, hogy a hazai létesítmények zöme nem alkalmas több ezer fős vendégsereg kiszolgálására. A fővárosban is csak a Budapest Kongresszusi Központban fér el – a nemzetközi előírásoknak megfelelően – 1750 küldött. (A központ neve az ACCOR Pannonia "Novotel Budapest Congress"-re változott.) A másik nagyobb helyszín az ELTE Kongresszusi Központ. Emellett még a különböző intézmények, egyetemek rendelkeznek egy-két nagyméretű teremmel, de nem felelnek meg a nemzetközi előírásoknak. Jelentős létszám elhelyezésére alkalmas még a Hungexpo területe, a Budapest Aréna, valamint a SYMA Csarnok. A Hungexpo azonban leginkább kiállítási célokra jó (konferenciaterme mindössze 250 fős), a másik kettő pedig leginkább sporteseményekre megfelelő.

Jelentős a "konferenciaforgalmuk" egyes fővárosi szállodáknak: az Inter-Continental pár éve ezer küldött fogadására alkalmas termet alakított ki. A felújított Grand Hotel Royalban 2600 négyzetméteres konferencia-központot rendeztek be, ahol több mint ezer vendéget fogadhatnak.

Vidéken – az egyetemi városok kivételével – a konferencia-helyszínnek is alkalmas, nagyobb befogadóképességű termek kizárólag szállodákban találhatók. Sopron és Keszthely kivételével ma még más településen nincs kongresszusi központ, így a nagyobb létszámú rendezvényekre legfeljebb az egyetemek auláiban, közintézmények termeiben, sportcsarnokokban és szállodákban kerülhet sor.

A férőhely iránti igényeket a kormányzat is felismerte, ennek jegyében elkészült egy 8 ezer fős komplex kongresszusi központ tanulmányterve – a Duna-parti Millennium City Center megépítésére azonban még várni kell. Több vidéki – főként egyetemi – városban is terveznek nagyobb központokat.