Az utóbbi időben nagymértékben megnőtt az üzleti tervek szerepe és jelentősége. Először is gyakrabban kell a vállalkozásoknak üzleti tervet átadniuk különböző ügyleteik lebonyolításához. A pályázatokhoz, igénylésekhez szinte minden esetben csatolni kell üzleti tervet is. Azok a szervezetek, amelyek üzleti terv benyújtását kérik, alaposan megvizsgálják az anyagot abból a szempontból, hogy az milyen mértékben megalapozott, illetve nem tartalmaz-e ellentmondásokat az egyéb dokumentációkhoz képest.
Mi az üzleti terv?
Az üzleti terv fogalmának meghatározása meglehetősen nehéz. Ennek alapvető oka, hogy az üzleti terv nem olyan egyértelmű közgazdasági kategória, amelynek alapján minden esetben ugyanolyan formátumú, illetve tartalmú összeállítás készülhetne.
Az is tény, hogy jogszabály sem ad egyértelmű eligazítást a fogalommal kapcsolatban. Inkább az a helyzet, hogy több mint 100, különböző szintű jogszabály (törvény, kormányrendelet és főleg miniszteri rendeletek) tartalmaz az üzleti tervre vonatkozó valamiféle rendelkezést, ezek azonban kizárólag tartalmi vonatkozású előírások. Valamennyire jellemző azonban, hogy semmiképpen sem tekinthetők teljes körűnek, és kizárólag arra alkalmasak, hogy meghatározott típusú ügyekben konkrét kötelezettségeket írjanak elő. Az üzleti terv fogalmát tehát a szakirodalom és a gyakorlati tapasztalatok alapján lehet "összeállítani".
Gyakorlati megközelítésben az üzleti terv olyan dokumentum, amely szöveges megfogalmazásban és számszerű adatokkal kiegészítve összefoglalja egy vállalkozásnak a jövőre vonatkozó (gazdasági) elképzeléseit.
Az üzleti terv nem formalizált, tehát nincsen olyan "szabványosított" üzletiterv-nyomtatvány, mint például a mérleg vagy az adóbevallás esetében. Az üzleti terv kidolgozója maga dönti el, hogy milyen formát alkalmaz, milyen arányban illeszt a tervbe szöveges magyarázatot, illetve számításokat.
Tartalmi vonatkozásban az üzleti terv alapvetően az összeállítójának megfontolásaitól függ. Ez a megállapítás azonban csak azzal a megszorítással érvényes, hogy az üzleti terv készítésének célja nagymértékben befolyásolja a tartalmat.
Az üzleti terv lényegét éppen az adja, hogy az üzleti tervet összeállító vállalkozás mit kíván bemutatni ebben a dokumentumban. Mindez nem jelenti, hogy ne alakultak volna ki olyan szabályok, amelyek keretként meghatározzák az üzleti terv tartalmát. (Minderre részletesen a tartalom ismertetése körében térünk ki.)
Miért készül üzleti terv?
A kérdésre úgy lehet gyakorlati megközelítésben a legegyszerűbben válaszolni, hogy elkülönítünk kétféle szintet. Az általánosság szintjén érvényes az a megfogalmazás, hogy az üzleti terv összeállításának célja a vállalkozás rövidebb vagy hosszabb távú elképzeléseinek bemutatása.
Sokkal konkrétabb és gyakorlati szempontból inkább használható viszont az a megközelítés, amely abból indul ki, hogy mihez akarja felhasználni a vállalkozás az üzleti tervet. Nem mindegy ugyanis, hogy a tulajdonos számára kell-e összefoglalást adni, vagy valamely pályázathoz kell mellékletként csatolni. Részleteiben mást fog tartalmazni az az üzleti terv, amely hitel felvételéhez készül, és ezen belül is eltérő lesz a beruházási hitel igényléséhez készült üzleti terv, illetve az egyéb célú hitel felvételéhez összeállított dokumentum.
Jelentősen különbözhet a felsoroltaktól az olyan üzleti terv, amelyet jogszabály alapján kell kidolgozni (pl. valamely vállalkozás alapításakor a működési engedély megszerzésének feltételeként), illetve amelyet azért kérnek benyújtani, hogy valamely gazdasági döntés előkészítése során képet kapjanak a jövőbeli elvárásokról.
A "miért" kérdésre végső soron mindig a konkrét helyzetből kiindulva, a pontos cél ismeretében lehet válaszolni. Ehhez azt kell szem előtt tartani, hogy mire kívánják felhasználni a kidolgozott üzleti tervet, hiszen a cél az, hogy a vállalkozás "meggyőzze" az üzleti terv olvasóját arról, hogy elképzelései reálisak, minden szempontból megalapozottak, a gazdasági számítások pedig alátámasztják, hogy a terv megvalósítható.
Az üzleti terv típusai
Annak alapján, hogy az üzleti terv összeállítása milyen sokféle konkrét célt szolgálhat, az üzleti terv is sokféle lehet. Főbb típusai a következők:
Az üzleti terv által felölelt időszakot tekintve megkülönböztethetünk éves, középtávú és hosszú távra szóló üzleti tervet. E szempont figyelembevétele természetesen jelentősen hat az üzleti terv tartalmára, hiszen a tárgyévre szóló terv nyilvánvalóan sokkal részletesebb, és meglehetősen pontos számítást tartalmaz. Minél hosszabb távra szól viszont, annál kevésbé részletes, és annál inkább kalkulált adatokat tartalmaz.
A tartalma alapján az üzleti terv nagyon sokféle lehet:
– koncentrálhat csak egy meghatározott beruházásra (pl. beruházási hitel igényléséhez csatolva),
– készülhet arra, hogy megfeleljen valamely konkrét pályázat előírásainak,
– összeállítható valamely tevékenység folytatásának engedélyezéséhez (pl. egészségügyi szakellátást nyújtó új szolgáltatók esetében),
– megírható a vállalkozás tulajdonosai számára a működéssel kapcsolatos döntések meghozatalához,
– elkészíthető bank számára forgóeszközhitel vagy egyéb banki kapcsolat (pl. bankgarancia nyújtására vonatkozó keretszerződés) létesítéséhez.
Az üzleti terv szerepe, jelentőségeAz üzleti terv szerepe, hogy olvasóját "győzze meg" arról, hogy az üzleti tervet benyújtó vállalkozás jövőbeni elképzelései jók, megvalósíthatók, és "támogatásra" érdemesek. A "támogatás" ebben a vonatkozásban nagyon tág értelmű, hiszen magában foglalja a sikeres pályázást, a tevékenység folytatásához szükséges engedély megszerzését, a kedvező hitelbírálatot, a tulajdonosok egyetértésének megszerzését. * Kézenfekvő, hogy ha bármilyen szempontból nem ítélik megfelelőnek az üzleti tervet, akkor nem töltheti be a szerepét, tehát a vállalkozást hátrány éri, illetve elképzeléseit nem valósíthatja meg. * Több pályázat tartalmaz olyan kikötést, amelynek értelmében, ha a pályázatot elnyerő vállalkozás nem teljesíti az üzleti tervben leírtakat, a pályázat alapján hitelt nyújtó bank jogosulttá válik a hitelszerződés felbontására. * Hátrány lehet a nem megalapozott üzleti terv a Versenytanács előtti eljárásban is, hiszen több olyan határozat ismert, amelynek meghozatala során a Versenytanács vizsgálta az érintett vállalkozás üzleti tervét. |
Az üzleti terv tartalma
Az adott esetben a számunkra éppen szükséges üzleti terv tartalmát az határozza meg, hogy milyen célból állítjuk össze. Természetesen nem arról van szó, hogy nincsenek olyan tartalmi részek, amelyeket ne kellene minden üzleti tervbe beilleszteni, hiszen valamennyi üzleti terv lényege, hogy a vállalkozás jövőbeni – gazdasági – elképzeléseit foglalja össze. Ebből következően mindazt az adatot, számítást és elemzést tartalmaznia kell, amely alkalmas és szükséges a jövőbeni elképzelések konkretizálásához, illetve megalapozottságuk megítéléséhez.
Az üzleti terv általában az alábbi főbb részekből áll:
Cím
Az üzleti terv címéből ki kell derülnie, hogy mely vállalkozás üzleti tervéről van szó, s az melyik üzleti időszakra vonatkozik.
Azonosító adatok
A vállalkozás megnevezéséhez attól függően célszerű azonosító adatot is illeszteni, hogy kinek készül az üzleti terv. Ha nem "belső használatra", tehát nem a vállalkozás tulajdonosai számára íródik, célszerű néhány azonosító adatot (székhely, cégjegyzék helye és száma) feltüntetni, hiszen nem kizárt, hogy az üzleti tervet tanulmányozó a hozzá benyújtott anyagokat részeire bontja, és megfelelő azonosítók hiányában utóbb nehezen tudja a többi dokumentumhoz csatolni. Gondoljunk például arra, hogy pályázat benyújtása, vagy éppen hiteligénylés esetén mekkora számú vállalkozással foglalkozik az üzleti tervet tanulmányozó szervezet.
Üzleti időszak
Az időszak megjelölése ugyancsak gyakorlati szempontból lényeges, hiszen eleve támpontot nyújt arra, hogy mit ne hiányoljon az üzleti terv olvasója, illetve pályázat esetében pontosan jelzi, hogy formailag megfelel-e a kiírásban foglaltaknak. Ez utóbbi alatt azt értjük, hogy a pályázati kiírás minden esetben pontosan rögzíti, hogy az üzleti tervnek hány éves időszakra kell szólnia – tapasztalatok szerint általában 3 éves áttekintést kérnek. Hasonló megfontolások érvényesülnek azokban az esetekben is, amikor valamely tevékenység engedélyezéséhez szükséges üzleti terv benyújtása.
Az üzleti terv céljának összefoglalása
Rövid szöveges részben érdemes összefoglalni az üzleti terv összeállításának célját. A cél rögzítése ebben a vonatkozásban nem azt jelenti, hogy pl. ismételjük meg: pályázat feltételeinek teljesítésére készül. Azt kell itt kiemelni, hogy milyen beruházás megvalósításához, a vállalkozás további működését érintő döntések meghozatalához stb. készült a terv.
Összefoglalás a projektről
A következő – ugyancsak szöveges – rész tartalma és terjedelme attól függ, hogy az összeállítás célja mit rögzít. Ha például beruházás megvalósítása érdekében készült üzleti tervről van szó, akkor a beruházásról kell áttekintést adnia, tehát összegezni kell, hogy mit, mikor, hol kívánnak létrehozni, fejleszteni, mennyi idő alatt, milyen várható összköltséggel.
A terv kivitelezhetőségének alapjai
Önálló bekezdésben célszerű kitérni arra, hogy milyen feltételek meglétére, illetve bekövetkezésére alapítja a vállalkozás az üzleti tervet. A feltételek körében alapvetően a jelenlegi és várható külső hatásokat kell összegezni, ha ezek a vállalkozás számára ismertek. Nyilván a kisvállalkozások nem illesztik be üzleti tervükbe a világgazdasági folyamatok elemzését, legfeljebb annyiban, hogy a kalkulációjuk közel változatlan feltételeken alapul. Ennek természetesen az ellenkezője is lehetséges, tehát azt rögzítik az üzleti tervben, hogy milyen irányú módosulásra számítanak (pl. az export várható bővülése, piacok megnyílása stb.).
Összefoglalás a várható eredményről
Külön szöveges rész foglalja össze, hogy a vállalkozás mit vár a beruházás, fejlesztés megvalósításától, milyen eredményekre számít. Az eredmények mint megfogalmazott elvárások sok vonatkozásban jelennek, jelenhetnek meg, és ezek mindegyikével, de legalább a fontosabbnak minősülőkkel foglalkozni kell.
A vállalkozás pozíciójának várható változása
Vizsgálni kell tehát a megvalósuló elképzelések hatását a termelőkapacitás vagy szolgáltatási kapacitás bővülése, a termék-, illetve szolgáltatásválaszték bővülése, korszerűsödése, egyéb típusú változása szempontjából.
Elemezni kell a vállalkozás piaci pozíciójának azt a várható változását, amit a beruházás, fejlesztés stb. biztosít.
Be kell mutatni – ha ilyen van – a munkaerőhelyzet módosulását a vállalkozás keretében.
Ki kell térni természetesen arra, hogy a terv megvalósulása hogyan hat a vállalkozás nyereségességére. Ez utóbbi körben – attól függően, hogy milyen célból készült a pályázat – elemezni kell a kiadások változását, tehát a kiadásokat csökkentő és növelő tételeket, valamint a bevételek alakulását, kitérve azok összetevőire (árbevétel, kamatnyereség, egyéb bevételek).
Gazdasági előnyök, anyagi fejlődés
Nagyon lényeges a várható (gazdasági) eredmény bemutatása, amely magában foglalja:
– egyrészt a materiális fejlődést,
– másrészt a pénzügyi előnyöket,
– valamint a piaci helyzettel összefüggő változásokat.
Az anyagi jellegű fejlődés körébe sorolható többek között a korszerűbb, nagyobb teljesítményű gépek üzembe állítása, az ügyfelek kulturáltabb kiszolgálását biztosító feltételek (új épület vagy helyiség) kialakítása, régi épület korszerűsítése, a szervizhálózat fejlesztése, az értékesítési hálózat bővülése (más városban, vagy a város más helyszínein üzletek nyitása), komplexebb szolgáltatás nyújtásának lehetősége (ipari park keretében) stb.
Az anyagi jellegű fejlődés alapján, illetve azzal összefüggésben keletkeznek a vállalkozás számára a pénzügyi előnyök. Idetartozhat az alapanyagköltség csökkenése, ha a korszerűbb gép jobb anyagkihasználást tesz lehetővé, vagy éppen új fajta és fajlagosan olcsóbb alapanyag használatát biztosítja. Költségcsökkentő tényező lehet a munkaerő-ráfordítás körében elérhető megtakarítás, az energiarendszer korszerűsítésének következményeként realizálható megtakarítás, illetve bármilyen egyéb megtakarítás a vállalkozás költségeiben. Ebbe a körbe sorolható természetesen az adminisztrációs rendszer korszerűsítése, a számítógépes nyilvántartások bevezetése, vagy éppen új szoftverek alkalmazása is.
A költségcsökkenés mellett vagy annak hiányában is pénzügyi előnynek tekinthető az árbevétel növekedése, amely pl. a korszerűbb, de esetleg nem olcsóbb termék értékesítéséből keletkezik, vagy a bevezetett új szolgáltatás "termeli ki".
Mindezek alapján növekedhet a vállalkozás eredménye, ideértve mind az adózás előtti eredményt, mind pedig a nyereséget.
Az előnyök körében kell ismertetni a piaci helyzettel összefüggő változásokat, ha ilyenek várhatók. Idesorolható többek között a kedvezőbb piaci pozíció elérése, nagyobb piaci részesedés megszerzése, új piacokra (pl. exportáló vállalkozások esetén újabb országokba) bejutás, illetve importáló cégek esetében új források bevonása.
Számítási anyag
A szövegesen vázolt elképzeléseket, illetve célkitűzéseket számszerű adatokkal kell alátámasztani. Az adatokat általában összehasonlító táblázatba foglalva célszerű megadni. Az összehasonlítás alapjául a kiindulási állapot, azaz az üzleti terv összeállításának időpontjában ismert adatok szolgálnak. Ez a megoldás alapvetően megegyezik a mérlegnyomtatványon alkalmazott megoldással, néhány nagyon lényeges kiegészítéssel. A legfontosabb kiegészítés abból adódik, hogy az adatsorokat általában több évre kell megadni. Az üzleti tervek – ha nem egyetlen évre készülnek – mindig éves bontásban tartalmaznak minden adatot. Az elképzelések értékeléséhez segítséget nyújt, ha a változásokat nem csupán abszolút értékben rögzítik (pl. hány forinttal csökken az alapanyagköltség), hanem a változás százalékát is tartalmazza a táblázat.
Minden esetben a konkrét üzleti terv tartalma befolyásolja, hogy milyen részletességgel adják meg az adatokat, illetve az adathalmazzal milyen számításokat (kalkulációkat) végeznek el. Nyilvánvalóan nincs értelme részletezni az anyagköltséget, annak összetevőit és az egyes összetevők változását, ha a fejlesztés szolgáltatásra vonatkozik. Fordított esetben viszont éppen az anyagköltségek változásának bemutatása segít hozzá ahhoz, hogy érzékeltesse a fejlesztés irányát.
Hasonló a helyzet a számításokkal. Önmagukban az adatsorok általában nem elegendőek a tervek értékeléséhez. Ennek az a fő oka, hogy a terv olvasójától nem várható el, hogy számológépével maga végezzen el különböző matematikai műveleteket. Ezt az üzleti terv összeállítójának kell megtennie.
A kiinduló állapot adatai
Általában célszerű belefoglalni az üzleti tervbe a kiinduló állapot következő adatait: mérleg szerinti eredmény, az 1 fő teljes munkaidős létszámra vetített eredmény, az üzem nettó árbevétele, a teljes munkaidős létszám.
A fejlesztés eredményének adatai
A fejlesztés eredményét bemutatandó a következő adatok üzleti tervbe foglalása javasolható:
– a fejlesztés eredményeként várható árbevétel, külön kimutatva a fejlesztés eredményeként várható árbevételt,
– a várható mérleg szerinti eredmény, és ebből a fejlesztés eredményeként megvalósuló eredmény,
– a teljes munkaidős alkalmazotti létszám, és ebből a fejlesztésből adódó létszámbővülés (kiemelve, ha új munkahely teremtése is cél),
– költségek tervezése, költségnemenként bontva,
– amortizáció,
– vásárolt alapanyagok beszerzési értéke,
– tárgyi eszköz értéke,
– eladott áruk értéke,
– alvállalkozók teljesítményértéke,
– szolgáltatások teljesítményértéke,
– fennálló hitelek összege, törlesztési ütemezés, kamatfizetési kötelezettségek,
– egyéb fizetési kötelezettségek,
– jövedelmezőségi elvárások.
Kiinduló állapot
Az üzleti terv jövőre vonatkozó jellegéből következik, hogy tartalmának lényeges részét képezi az "összehasonlítás a kiinduló állapottal". A tartalommal kapcsolatban részletezett felsorolásból is következően a kiinduló állapot rögzítése többféle módon történhet. A szöveges bemutatás általában csak utal rá, a számítási anyag pedig tartalmazza a részletes adatokat. Lehetséges azonban, hogy konkrét esetben ennél részletesebb bemutatás is szükséges, ami általában azt jelenti, hogy a szöveges értékelés pontosabban, több szempontból is képet ad a vállalkozás aktuális helyzetéről.
Szemléltetés, látványelemek
Fontos, hogy az üzleti terv tartalmazzon egyszerű ábrákat, grafikonokat, amelyek "látványosan" szemléltetik a változásokat, azok hatását.
Igazodás a kívánalmakhoz
Az üzleti terv összeállításának megkezdésekor és végrehajtásakor mindig azt kell szem előtt tartani, hogy milyen célból készül az üzleti terv, és fel kell tárni, hogy vannak-e olyan adatok, amelyeket kötelezően meg kell adni. Ez utóbbi körben gyakori, hogy a pályázat kiírója tételesen felsorolja, mit kell tartalmaznia az üzleti tervnek. Abban az esetben pedig, ha tevékenység folytatásának engedélyezéséhez kell üzleti tervet csatolni, jogszabály tartalmazza az üzleti terv kötelező kellékeit.
Elhatárolások, összhang más dokumentumokkal
Az üzleti terv tartalmával kapcsolatban lényeges követelmény az üzleti terv elhatárolása az egyéb, gazdasági jellegű adatokat, szöveges elemzéseket tartalmazó dokumentumoktól. A megkülönböztetés gyakorlati jelentősége az, hogy sokszor előfordul: az üzleti tervvel együtt megvalósíthatósági tanulmányt (feasibility study), cash flow-t, mérlegeket, szakmai fejlesztési terveket, a működési jellemzők összefoglalását tartalmazó dokumentumot stb. is be kell nyújtani. Ebből következően biztosítani kell mind az ellentmondás-mentességet, mind pedig az összhangot a különböző dokumentumok között.
Kézenfekvő, hogy a számszerű adatok minden dokumentumban ugyanazok legyenek, ha az olvasó fellapozza pl. a mérleget, ne forduljon elő, hogy annak számai nem azonosak az üzleti tervben foglaltakkal.
Ugyancsak alapvető követelmény, hogy sem a számszerű adatok, sem pedig a szöveges részek egymással ne legyenek ellentétesek.
Az ellentmondás-mentességen kívül az üzleti tervnek összhangban kell lennie a mérleggel, cash flow-val, fejlesztéssel, mind azok számszerű adatai, mind pedig azok szöveges részei vonatkozásában.
Az üzleti terv összeállításának egyik nehézsége éppen abban áll, hogy nem lehet benne felesleges ismétlés a többi csatolt dokumentummal összehasonlítva, ugyanakkor adjon teljes képet a vállalkozás elképzeléseiről.
Az üzleti terv összeállítása
Az üzleti terv összeállítása rövidebb-hosszabb folyamat eredménye. Az időigény több tényezőtől függ, befolyásolja mindenekelőtt a kidolgozás célja, valamint a vállalkozás mérete.
A célok meghatározása
Az üzleti terv kidolgozásának első fázisa – természetesen azt követően, hogy döntés született arról, hogy össze kell állítani – a célok pontos meghatározása.
A struktúra kialakítása
Ezt követi az üzleti terv struktúrájának kialakítása, tehát annak rögzítése, hogy milyen főbb részekre tagolódik. A struktúra egyes részeit lehet tovább bontani, amikor is meghatározza az üzleti terv összeállítója, hogy pontosan mely adatok kerüljenek bele a dokumentumba.
Adatgyűjtés
A folyamat eredményeként kialakul a konkrét adatokat nem tartalmazó üzleti terv, tehát megnyílik a lehetőség arra, hogy összegyűjtsék a szükséges adatokat, információkat, elvégezzék a számításokat, megrajzolják az ábrákat, grafikonokat.
Számítások
A következő lépés a konkrét adatok, információk összegyűjtése, a számítások elvégzése, beillesztése az üzleti terv vázába.
Összehasonlítás
Ebben a szakaszban kell elvégezni az összehasonlítást az egyéb dokumentumok adataival, hiszen ekkor lehet biztonsággal kiszűrni az ellentmondásokat, illetve megteremteni az összhangot közöttük.
Alternatívák kidolgozása
Ha a határidő megengedi, érdemes az üzleti terv több változatát kidolgozni, így az üzleti terv végső változatának jóváhagyói reálisabban tudnak dönteni arról, hogy az összeállított anyag ténylegesen a megfelelő és teljesíthető elképzeléseiket tartalmazza-e.
Modellezés
Hasznos segítség lehet az üzleti terv kidolgozásában a számítógépes modellezés, ha ezt az elképzelések értékelése szükségessé teszi. Egyszerű beruházási hitel felvételéhez csatolandó üzleti tervet általában nem szükséges számítógépes modell segítségével összeállítani, bár a számításokhoz természetesen előnyös lehet különböző számítógépes programok igénybevétele.
A végleges szöveg formába öntése
A változatok összevetése alapján lehet dönteni az üzleti terv végleges szövegéről. Az elfogadott szöveget a konkrét esetben szükséges formába kell önteni – ha van bármiféle előírás erre vonatkozóan (pl. példányszám stb.) –, majd pedig alá kell írnia az arra jogosultaknak.
A dokumentáció összeállítása
Az utolsó lépés az üzleti terv beillesztése azon dokumentumok közé, amelyeket az üzleti tervvel együtt kell benyújtani.
Mire ügyeljünk az üzleti terv összeállításakor?Az üzleti terv összeállításánál mindenekelőtt arra kell figyelni, hogy az üzleti terv tartalmazza mindazon adatokat, információkat, amelyeket az üzleti tervet kérő (a pályázat kiírója, az engedélyező hatóság, a hitelt nyújtó bank stb.) meghatározott. * Hasonlóan lényeges, hogy az üzleti terv szerkezete feleljen meg az elvárásoknak. * Alapvető követelmény, hogy az üzleti terv a vállalkozás tényleges elképzeléseit tartalmazza, és ezek az elképzelések reálisak legyenek. Nem érdemes abból kiindulni, hogy a vállalkozás "elengedi a fantáziáját", a jövő úgysem prognosztizálható, és nagyravágyó, nyilvánvalóan nem teljesíthető elvárásokat fogalmaz meg. * Ehhez kapcsolódik az a követelmény, hogy az üzleti terv minden szempontból legyen megalapozott. A megalapozottság vonatkozik a műszaki, piaci, pénzügyi, sokszor a környezetvédelmi és egyéb követelmények betartására. * Az üzleti tervet manapság nagyon komolyan veszik, ha nem valósul meg, az a vállalkozás számára kellemetlen következményekkel járhat. |