ZÁRJUK AZ ÉVET!

Évzárás a számvitelben

A beszámolókkal kapcsolatos általános követelmény, hogy azoknak összehasonlíthatóaknak kell lenniük, továbbá általánosan alkalmazandó módszerek alapján kell készülniük. A beszámoló előírt tartalma és formája ugyanakkor meghatározza a könyvvezetés során követendő elveket és módszereket is. A könyvek zárásának folyamatában kiemelten érvényesülnek a szintetizáló mérce (számviteli elvek) egyedit összehasonlíthatóvá formáló módszerei. A könyvviteli zárlat lényegében felkészülést jelent a beszámoló elkészítéséhez. Felmérni, rendezni, értékelni kell egy adott időpontra vonatkozóan.

A könyvek zárásának célja az információszolgáltatás a piac szereplői részére. Az információt rendezett és rendszerezett formában kell nyújtani. Ennek érdekében működik a számviteli rendszer. A számviteli rendszerbe kerülő adatokkal (gazdasági események) az alrendszerekben műveleteket végeznek, vagyis feldolgozzák azokat. A zárlat mindegyik alrendszert érinti, a műveletek zöme azonban a könyvelési rendszerben történik. A zárlat feladatait éppen ezért a számviteli alrendszerek ismertetésén át követjük végig.

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szvt.) egységes elveket határoz meg a beszámoló készítéséhez. A törvény hatálya kiterjed a gazdaság minden olyan szereplőjére, amelynek működéséről a vállalkozások információt igényelnek (kivétel ez alól az egyéni vállalkozó, a cégbíróságon bejegyzett egyéni cég, a polgári jogi társaság, az építőközösség, a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi kereskedelmi képviselete).

Könyvviteli zárlat

Az Szvt. 164. §-a rendelkezik a könyvviteli zárlatról. E szerint a könyvviteli zárlathoz az üzleti év végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása tartozik. Az Szvt. a kettős könyvvitelt vezető gazdálkodók számára a fentieken túl többletkötelezettséget is előír, amikor kimondja, hogy az említett vállalkozók a könyvviteli számlákból az általuk választott időszakonként, de legalább a beszámoló elkészítését, valamint a más jogszabályban előírt, a számviteli adatokon alapuló adatszolgáltatás teljesítését megelőzően, annak alátámasztására főkönyvi kivonatot kötelesek készíteni.

A nyilvántartások lezárása

A zárlat során a beszámoló fordulónapjára le kell zárni a nyilvántartásokat. A fordulónap és a beszámolókészítés utolsó napja nem esik egybe. A fordulónapot követően – a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzet megállapítása érdekében – a nyilvántartásokba zárt eseményeket a mérleg készítéséig felmerült információkkal korrigálni, "piaci értéken" (összehasonlítható, piaci szereplők részére szóló értéken) értékelni kell.

A könyvelés ellenőrzése

A nyilvántartások lezárása mellett időszakonként meg kell állapítani a folyamatos könyvelés helyességét; összesítéseket, egyeztetéseket, kiegészítéseket kell a könyvelésben végrehajtani.

Zárlati teendők

Az éves könyvviteli zárlati teendők a következők:

– a havi és negyedéves zárlati tételek egyeztetése és ellenőrzése;

– az analitikus nyilvántartások egyeztetése a főkönyvvel (tárgyi eszköz, vevő-szállító állomány);

– az éves értékcsökkenés elszámolása, terven felüli értékcsökkenés és visszaírás elszámolása;

– a befektetett eszközök leltározása alapján a kivezetések, az értékvesztések, a visszaírások, a hiányok, a többletek rendezése;

– a hosszú lejáratra adott kölcsönökből a rövid lejáratú rész elkülönítése;

– a saját termelésű készletek értékének meghatározása, a normakontroll, normahelyesbítés elvégzése;

– a saját termelésű készletek értékvesztésének és a visszaírásoknak az elszámolása;

– a félkész és befejezetlen termelés készletre vétele;

– az év végi készletleltár alapján elvégzett nyilvántartások korrigálása, a leltározott érték alapján a költségek-ráfordítások elszámolása;

– a leltáreltérések elszámolása, az áthárítható hiányok könyvelése;

– a számlázott, de be nem érkezett szállítások egyeztetése a leltárral, a fordulónapot követő beérkezéssel;

– a beérkezett, nem számlázott szállítások értékelése, a bekerülési érték módosítása, a leltárértékelés pontosítása;

– a vásárolt készletek értékvesztéseinek elszámolása, visszaírása;

– a vevő folyószámla-egyeztetése, az el nem ismert követelések kivezetése, az átértékelések, az értékvesztések és a visszaírások elszámolása;

– a behajthatatlan, az elévült követelések minősítése, a hitelezési veszteség elszámolása;

– az időbeli elhatárolások könyvelése;

– az értékpapírok és a tartós lekötésű bankbetétek fordulónapi értékelése, az összevont árfolyam-különbözet elszámolása, a rövid és hosszú lejáratú állomány elkülönítése;

– az átvezetési számlák egyeztetése;

– a saját tőke elemeinek egyeztetése a cégbírósági információkkal, illetve az analitikus nyilvántartás adataival;

– a céltartalékképzés elszámolása;

– a kötelezettségek, szállítói folyószámlák analitikus és főkönyvi nyilvántartásának egyeztetése;

– a kötelezettségek fordulónapi értékelése;

– az adó- és járulék-folyószámlák egyeztetése a könyveléssel, ellenőrzések könyvelése;

– önellenőrzés, jelentős tételek esetén a "középső oszlopos" mérleghez az eredménytartalék elszámolása;

– a passzív időbeli elhatárolások könyvelése (költségek, fizetendő kamatok stb.);

– a tárgyév után járó jutalmak, prémiumok, járulékaik elszámolása;

– a tárgyévre jutó iparűzési adó, kommunális adó, szakképzési hozzájárulás, kulturális járulék elszámolása;

– a könyvvizsgálat által feltárt eltérések könyvelése;

– az adózás előtti eredmény meghatározása;

– a társaságiadó-befizetési kötelezettség meghatározása;

– előzetes információk alapján az osztalék könyvelése, a mérlegelfogadó köz(tag)gyűlés határozata alapján az elfogadott összeg könyvelése;

– a költségszámlák összevezetése, lezárása, átvezetés a ráfordítások közé, végül

– az eszköz- és forrásszámlák zárása.

A záró könyvelési tételek megszerkesztését az évzáró adatok könyvelését követően, vagy legtöbbször a könyvelési adatok helyességének ellenőrzésével egyidejűleg végezzük el. Az ellenőrzés során meg kell győződnünk arról, hogy minden, a tárgyévet érintő gazdasági eseményt, illetve ezekről készített bizonylatot rögzítettünk a könyvekben, majd ezt követően a főkönyvi számlák záró egyenlegének tételeit kell leltárral alátámasztani. Az egyeztetések eredményeként az eltéréseket újabb könyvelési tételekkel rendezzük. Minden eszköz- és forrásszámla egyenlegét leltárszerűen be kell mutatnunk. Az analitikus nyilvántartások helyettesíthetik a leltárt, ha azokat a vállalkozások folyamatosan, emellett mennyiségben és értékben is vezetik.

Áttérés a kettős könyvvitelre Az egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó saját elhatározása alapján január 1-jével áttérhet a kettős könyvvitelre. Az egyszeres könyvvitel pénzforgalmi szemlélete eltér a kettős könyvvitel szempontjaitól, ezért az áttéréskor adódó (adó)különbözeteket rendezni kell. A vállalkozások közül 2003. december 31-éig egyszeres könyvvitelt vezethetnek azok, akik 2000-ben is egyszeres könyvvitelt vezettek. Ezek közül is csak azoknak van erre lehetőségük, akik megfelelnek a jogszabályban meghatározott feltételeknek (azaz két egymást követő évben nem haladja meg a nettó árbevételük az 50 millió forintot). * Számviteli kötelezettség az áttéréskor * Az áttéréskor – az egyszerűsített mérleg alapján – el kell készíteni az éves beszámoló vagy az egyszerűsített beszámoló mérlegét (nyitómérleget). Az egyszerűsített mérlegben kimutatott eredménytartalék és tartalék együttes összegét a nyitómérleg eredménytartalék sorába be kell állítani. Az egyszerűsített mérleg pénzmozgásból származó követeléseit, valamint a pénzmozgáshoz nem kapcsolódó követelések halmozott összegét a kettős könyvvitel szerinti nyitómérleg követelések sorában kell feltüntetni. A pénzbevételből származó kötelezettségeket és a pénzmozgáshoz nem kapcsolódó kötelezettségek adatait a kötelezettségek sorában kell feltüntetni. A mérleg főösszege megegyezik a kétfajta szemléletű mérlegben. A nyitómérleg alapján meg kell nyitni az új főkönyvi számlákat. A nyitás után az ún. rendező tételeket is kell könyvelni. * Elszámolási szabályok * Az egyszeres könyvvitel pénzforgalmi szemlélete alapján a pénzügyileg nem teljesített vevőállományt bevételként nem számolják el, ezért az nem szerepel az eredménytartalékban sem. Ezért a kettős könyvelésre áttéréssel a vevőállománnyal azonos (általános forgalmi adót nem tartalmazó) összegű árbevételt kell elszámolni az eredménytartalékkal szemben. A szállítók állományából (általános forgalmi adót nem tartalmazó összeg) a nyitómérleg vásárolt készletei között nem szereplő tételek (szolgáltatások, előző üzleti évben felhasznált, értékesített, vásárolt készletek) értékét költségként kell elszámolni az eredménytartalékkal szemben. A saját termelésű készletek nyitómérleg szerinti értékét rendkívüli bevételként kell elszámolni az eredménytartalékkal szemben. A céltartalékok nyitómérleg szerinti összegét rendkívüli ráfordításként kell elszámolni az eredménytartalékkal szemben. A vállalkozásnak az egyszerűsített mérleg tartalékokban figyelembe vett kötelezettségei közül – amelyeket költségként, illetve ráfordításként még nem lehetett figyelembe venni – rendkívüli ráfordításként kell elszámolni például a (taggyűlés, közgyűlés által) jóváhagyott osztalékot, a költségvetéssel, az önkormányzatokkal az üzleti évre elszámolt, azonban pénzügyileg a fordulónapig nem rendezett adókötelezettségeket, a decemberi munkabért, társadalombiztosítási járulékot stb.

Főkönyvi kivonat

A könyvviteli zárlat után kell a kettős könyvvitelt vezetőknél elkészíteni a főkönyvi kivonatot. A főkönyvi kivonat szolgál a könyvelés számszaki helyességének ellenőrzésére. Számítógépes könyvelési program alkalmazása esetén a programnak kell biztosítania a számszaki adatok megbízható rögzítését.

A főkönyvi kivonat a gazdálkodó megnevezését, a könyvelési időszak megjelölését, a főkönyvi számlák számát, annak megnevezését, halmozott forgalmi adatait és egyenlegét mutatja. A halmozott tartozik és követel forgalomnak meg kell egyeznie, ugyanígy a halmozott tartozik és követel egyenlegeknek is. Ez az azonosság mutatja a könyvelés számszaki egyezőségét.

Leltározás

Az éves beszámoló mérlegtételeit leltárakkal kell alátámasztani. A leltárnak tartalmaznia kell a vállalkozás valamennyi eszközét és forrását. Az éves beszámolóhoz készített leltár olyan kimutatás, amely december 31-i fordulónapra mennyiségben és értékben is tartalmazza az eszközök és források valóságban, ellenőrizhető módon meglévő állományának tételeit. A folyamatosan vezetett mennyiségi nyilvántartás helyettesítheti a leltárt.

A könyvek év végi zárásához olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A leltárkészítés a könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához szükséges.

A leltározás a zárlati munkák egyik legfontosabb eleme, mert a leltárak alapján ellenőrizhető az elszámolások helyessége, továbbá a leltárból azt is megállapíthatjuk, hogy a nyilvántartásokban szereplő eszközök a valóságban is fellelhetők. A leltározás emellett biztosítja a valódiság számviteli elvének érvényesülését. A gazdálkodó tulajdonában lévő eszközök, valamint a vagyon védelmét a leltár is biztosítja. A leltározás során a csökkent értékű, az elfekvő készleteket is számba veszi a vállalkozás, emellett a leltározás a mérlegérték (értékvesztés, visszaírás) helyes megállapításához is szükséges.

Leltár minden olyan kimutatás, amely az eszközök és források valóságban meglévő állományának mennyiségét és értékét a fordulónapra vonatkoztatva tartalmazza, mennyiségi felvétellel vagy analitikával történő egyeztetés útján készült, s a mérlegben szereplő eszközök és források alátámasztását szolgálja.

Fordulónap

Az évzáró leltár fordulónapja megegyezik a mérleg fordulónapjával. A leltárfelvétel napja ettől eltérhet, de készletmozgások esetében a fordulónap előtti, avagy utáni mozgások számbavételével a fordulónapi állományt kell kimutatni.

A mérleg fordulónapján kell leltározni

– a befejezetlen, félkész és késztermelést,

– az árukészletet, a közvetített szolgáltatások értékét,

– az úton lévő árut, a beérkezett, nem számlázott szolgáltatások értékét,

– az idegen tulajdonban lévő készleteket – azokról tárolási nyilatkozatot kell adni,

– a házipénztári pénzkészletet,

– a pénzintézetekkel, az adósokkal és hitelezőkkel kapcsolatos követeléseket,

– a befektetett pénzügyi eszközöket,

– a forgóeszközök között kimutatott értékpapírokat,

– az adóhivatalokkal, alapokkal, a Vám- és Pénzügyőrség Országos Parancsnokságával kapcsolatos elszámolásokat,

– a források leltározása során elengedhetetlen a jegyzett tőke, tőketartalék, eredménytartalék, mérleg szerinti eredmény, a céltartalékképzés, a kötelezettségek és a passzív időbeli elhatárolások leltárának elkészítése.

A leltározás előkészítése

A leltározás előkészítése során ki kell jelölni a leltározási egységeket. Figyelembe kell venni a területi elhelyezkedést, a szervezeti felépítést. Meg kell határozni az eszközök leltározásra előkészítésének módját. Rögzíteni kell a tárgyi eszközök és készletek előkészítése során a tárolási, raktározási rendet. Az eszközök mennyiségi és egyéb azonosítói alapján a tárolás rendjét elő kell írni. Az azonos fajtájú, méretű, és egyéb azonosítói alapján csoportosítható eszközöknek az elkülönítési rendjét elő kell írni. A felvett készletek jelölési módját meg kell határozni, mellőzendő a többszörös felvétel. El kell különíteni a használhatatlan, a csökkent értékű, az idegen, az idegen helyen tárolt, valamint az érték nélküli eszközöket. Az előkészítés során gondoskodni kell a felesleges, selejtezett, használaton kívüli eszközök elkülönítését és felvételét követő feladatok elvégzéséről is.

A leltározás bizonylatai

A leltározás bizonylatai:

– a leltárfelvételi ívek, jegyek,

– a szigorú számadású bizonylatok átvételének nyilvántartása, valamint

– a leltári nyitó és lezáró jegyzőkönyvek.

A leltározás bizonylatainak meg kell felelniük a számviteli bizonylattal szemben támasztott valamennyi követelménynek. A bizonylatokat ennek megfelelően szigorú számadás alá kell vonni, a leltározás befejezésével a feldolgozás teljeskörűségét "tombolázással" kell ellenőrizni, azaz a kiadott bizonylatokat sorszámmal kell ellátni, a rontott és felhasznált bizonylatok teljes körét feldolgozás alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség alá vont leltározási nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasznált mennyiség sorszám szerint, valamint a felhasználás időpontja is megállapítható a felhasználó leltározási csoport feltüntetése mellett.

Minden bizonylatra fel kell vezetni az előkészítés során a bizonylat, valamint a leltárkörzet számát, megnevezését, a leltári számot, a mennyiségi egységet és a leltározandó/leltározott tárgy cikkszámát. A leltározás során feljegyzett adatokon túl a jegyzőkönyveken szerepelnie kell a leltár fordulónapjának, a leltárfelvétel napjának, a leltározók, a leltárellenőrök aláírásának, valamint a példányszámnak is.

A leltározás módjai

Leltározni lehet mennyiségi felvétellel, valamint egyeztetéssel. A mennyiségi felvétel tényleges megszámlálást, mérést jelent, amelynek során a vállalkozás az eszközök tényleges mennyiségét természetes mértékegységben állapítja meg, és annak alapján veszi fel azokat a leltárba. Az éves zárlathoz készített leltárt a mennyiségi adatot is tartalmazó nyilvántartásoktól függetlenül kell elvégezni. Az adategyeztetést utólag kell elvégezni. A mennyiségi felvétel során az elkülönített, csoportosított készleteket lehet megállapítani.

Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, illetve az egyéb bizonylatokkal, dokumentumokkal (folyószámla-kivonatok, egyeztető levelek, számlák, számítások stb.) történő összehasonlítását jelenti. Az anyagokat, eszközöket a mennyiségi felvétel alkalmával lehet egyeztetni. Ennek módja a nyilvántartásokkal való összehasonlítás. Egyeztetéssel a követeléseket és tartozásokat, valamint a mennyiségi felvétellel nem leltározható eszközöket és forrásokat, az úton lévő árukat, a kölcsönadott pénzeszközöket, a bérmunkára átadott eszközöket, valamint a személyi használatra kiadott eszközöket lehet leltározni.

Leltárellenőrök

Ellenőrnek az jelölhető ki, akinek munkaköre nem kötődik a leltárfelvételi helyhez. A leltárellenőrök szúrópróbával ellenőrzik a már felleltározott készletek nyilvántartásba történő felvezetését.

Leltárkiértékelés

A leltárértékeléshez a felleltározott eszközöknek és forrásoknak a számviteli politika, az értékelési szabályzat szerinti értékének meghatározása tartozik. A mennyiségi adatok és az egységárak, valamint a felleltározott eszközfajták minőségi jellemzői által történik az értékelés.

Beszámolók

A beszámoló lehet éves beszámoló, egyszerűsített éves beszámoló, összevont (konszolidált) éves beszámoló, valamint egyszerűsített beszámoló. Az évzáró beszámolót az üzleti évről kell elkészíteni. Az üzleti év általában a 12 naptári hónap eseményeit foglalja magában.

Éves beszámoló, egyszerűsített éves beszámoló

A kettős könyvvitelt vezető vállalkozó éves beszámolót köteles készíteni. Lehetősége van azonban egyszerűsített beszámoló készítésére is, amennyiben a megelőző két, egymást követő évben a következő három mutatóérték közül kettő nem haladja meg a határértéket, azaz

– a mérlegfőösszeg a 150 millió forintot,

– az éves nettó árbevétel a 300 millió forintot,

– a tárgyévben átlagosan foglalkoztatottak száma az 50 főt.

A részvénytársaságnál, ott, ahol az üzleti év eltér a naptári évtől, a konszolidált éves beszámolót készítő vállalkozónál, valamint a konszolidálásba bevont vállalkozásoknál a mutatókat nem kell vizsgálni, mert kizárólag éves beszámolót készíthetnek.

Az éves és az egyszerűsített beszámoló részei: a mérleg, az eredménykimutatás és a kiegészítő melléklet. Az üzleti jelentés már nem része a beszámolónak.

A mérleget "A" és "B" változatban lehet elkészíteni. Amennyiben egyik évről a másikra változik, biztosítani kell az egymást követő évek összehasonlíthatóságát. Az áttérés indokát a kiegészítő mellékletben kell bemutatni.

Az egyszerűsített éves beszámoló mérlege és eredménykimutatása a következőkben részletezett éves beszámoló változatának a római számokkal jelölt tételeit tartalmazza.

A naptári évtől eltérő üzleti év Eltérés a vállalkozás választása alapján * A naptári évtől eltérő üzleti év választása lehetséges * a külföldi székhelyű vállalkozási magyarországi fióktelepénél abban az esetben, ha a külföldi székhelyű vállalkozásnál az üzleti év eltér a napi évtől, illetve * ha a magyarországi leányvállalatot és leányvállalatait a külföldi anyavállalat konszolidációjába bevonták. Lényeges azonban, hogy itt is csak akkor lehetséges az eltérés, ha a külföldi anyavállalatnál sem december 31. az üzleti év vége, illetve az összevont beszámoló fordulónapja sem december 31. napja. * Eltérések jogszabályi rendelkezés alapján * Nem 12 hónap az üzleti év * az előtársasági időszakról készített beszámoló esetében. Ilyenkor a társaság megalapításától a bejegyzés napjáig számítható az üzleti év. Ha december 31. beleesik az előtársasági időszakba, akkor sem kell külön mérleget készíteni; * az előtársasági időszakot követő első év esetén a bejegyzéstől az első fordulónapig (december 31., vagy ha a fent leírt külföldi érdekeltség esete forog fenn) terjedő időszak az üzleti év; * átalakuló társaságok esetében a jogelődnél az átalakulást megelőző üzleti év kevesebb lehet, mint 12 hónap, valamint a jogutódnál, ahol az átalakulást követő üzleti év rövidebb 12 hónapnál; * végelszámolás esetén az üzleti év a végelszámolást megelőző időszak; * a végelszámolás kezdetétől a befejezésig tartó időszak az üzleti év; * a felszámolási eljárás időszaka is egy üzleti évnek számít, végül * mérlegfordulónap-váltás esetén, illetve a devizanemek közötti áttérés esetén is az áttérés előtti és utáni időszak minősül önálló üzleti évnek