Állam általi elismerés
Az elektronikus aláírásról szóló törvény alapelvként rögzíti, hogy az elektronikus aláírás, illetve az elektronikus irat vagy dokumentum elfogadását – beleértve a bizonyítási eszközként történő alkalmazást – megtagadni, jognyilatkozat tételére, illetve joghatás kiváltására való alkalmasságát kétségbe vonni nem lehet kizárólag amiatt, hogy az aláírás, illetve az irat vagy dokumentum elektronikus formában létezik.
A papíralapú és az elektronikus formában megjelenő dokumentumok közötti egyenlőség, egyenértékűség megteremtése jogharmonizációs kötelezettség volt, az Európai Parlament és a Tanács már az 1999/93/EK irányelvében mindezt általános érvénnyel kimondta. Az egyenértékűség követelménye az elektronikus aláírások valamennyi fajtájára, így az úgynevezett egyszerű elektronikus aláírásra is egyaránt vonatkozik, annak ellenére, hogy az egyszerű elektronikus aláírás biztonsága több szempontból is megkérdőjelezhető.
A joghatály elismerésére és a bizonyítási eszközként történő elfogadásra vonatkozó rendelkezés minden elektronikus aláírás és dokumentum tekintetében alkalmazandó, mindez nem jelenti azonban, hogy egyéb körülmények ne eredményezhetnék az elfogadás elutasítását (pl. az írásbeliség követelményének kizárólag a fokozott biztonságú elektronikus aláírás felel meg, az egyszerű elektronikus aláírással ellátott dokumentum nem tekinthető írásba foglalt dokumentumnak). Az elektronikus formák elutasítására vonatkozó általános tilalom tehát csak arra az esetre vonatkozik, ha az elutasítás, illetve mellőzés az elektronikus formával függ össze. Az elektronikus alkalmazás ténye nem lehet a felhasználást kizáró ok, az így létrejött dokumentum tartalma, benyújtójának személye vagy egyéb körülmények azonban megalapozhatják a dokumentum elutasítását.
Az egyenjogúságot kimondó alapelvi szintű rendelkezést az elektronikus aláírásról szóló törvény 2001. szeptember 1-jei hatálybalépését megelőzően keletkezett elektronikus aláírásokra és elektronikus dokumentumokra is alkalmazni kell, ezek elfogadását, bizonyítékként való felhasználását sem lehet kizárólag a digitalizált forma alkalmazása miatt elutasítani.
Digitális dokumentumok, aláírások használata
Az elektronikus formák egyenrangúságának, törvény előtti egyenlőségének az elvéből következően a bizonyítási eszközként való felhasználásán túl általánosságban is lehetőség van a bírósági peres és nemperes eljárásokban az egyéb eljárási cselekmények elektronikus úton történő teljesítésére. A papírra írt dokumentumok mellőzésére, a digitális formák kizárólagos alkalmazására azonban csak akkor kerülhet sor, ha mindezt az adott eljárásban a külön jogszabály kifejezetten lehetővé teszi. A bírósági eljárásban az elektronikus ügyintézés akkor lesz és lehet kizárólagos, ha ezt az adott eljárástípusra vonatkozó jogszabály előírja. Ennek hiányában valamennyi eljárási cselekményt – különös tekintettel az iratok beadását – az elektronikus forma alkalmazása mellett hagyományosan, papírra írt okirat csatolásával is teljesíteni kell.
Elektronikus ügyintézés
A digitális dokumentumok kizárólagosságának jövőbeli megteremtése nem jelenti azonban, hogy az elektronikus ügyintézés egyúttal kötelező is lesz. A törvényalkotók tervei szerint a bíróságok számára kötelezővé fogják tenni az elektronikus úton tett, hálózaton keresztül továbbított beadványok elfogadását azzal, hogy ezekhez a papíralapú beadványokhoz fűződő jogkövetkezmények alkalmazását rendelik el. Az elektronikus forma az ügyfelek szempontjából azonban törvényi előírással sem tehető kötelezővé.
Bizonyos jogviszonyok, így az öröklési és a családi jogi jogviszonyok tekintetében a hatályos jogi szabályozás korlátokat állít fel az elektronikus lehetőségek használata előtt. Ennek indoka abban rejlik, hogy az elektronikus aláírásról szóló törvény elsősorban a forgalmi élet és a polgárok közigazgatással kapcsolatos viszonyai tekintetében kívánja lehetővé tenni a digitális formák használatát, amelyek közös jellemzője, hogy dinamikus jellegűek, így általában rövidebb távon bírnak jelentőséggel. A jogalkotó álláspontja szerint – a technika folyamatos fejlődésére tekintettel – az elektronikus forma a dinamikus, gyorsan lezáruló életviszonyokban keletkezett jogviszonyok dokumentálására alkalmas. Az öröklési jogi, családi jogi jogviszonyok ezzel ellentétben hosszú időhorizontúak, statikus jellegűek, ezért a jogbiztonság sérülésének veszélyére tekintettel ezekben az esetekben nincs lehetőség az elektronikus formák kizárólagos használatára. Azért a törvény nem teszi lehetővé a digitális formák kizárólagosságát, de a hagyományos, papíralapú dokumentumok mellett azok használatát nem is tiltja meg. A papíron létező dokumentumok mellett nincs tehát akadálya a modern kor adta lehetőségek kihasználásának.
Igazgatási aktusok
Az egyes ágazatokhoz tartozó hatóságok által lefolytatott államigazgatási eljárásokban – a bizonyítási eszközkénti felhasználáson túlmenően – az eljárási cselekményeket akkor lehet az elektronikus formán kívüli dokumentumokat mellőzve, csak elektronikus irat, dokumentum, illetve elektronikus aláírás használatával foganatosítani, ha ezt az államigazgatási ügy intézése tekintetében az eljárástípusra, illetve az ágazatra vonatkozó jogszabály kifejezetten lehetővé teszi. Az elektronikus ügyintézés az ügyfelek szempontjából ekkor sem kötelező, csak alternatív lehetőség, a hatóságok szempontjából azonban jogszabályi kötelezettség.
Önkormányzati államigazgatási, illetve hatósági ügy intézése során a digitalizált formák kizárólagosságának további feltétele, hogy az adott önkormányzat az illetékességi területére nézve az elektronikus ügyintézést rendeletben lehetővé tegye. Ez azt jelenti, hogy ha magasabb szintű jogszabály az adott ügytípus tekintetében az elektronikus ügyintézést lehetővé teszi, az önkormányzat a saját illetékességi területén rendeletével saját hatáskörben dönthet az elektronikus forma használatának a megengedéséről a helyi viszonyok és a technikai felkészültség figyelembevételével.
A kormány a központi közigazgatási szervek és a helyi önkormányzati közigazgatási szervek által készített elektronikus dokumentumok, valamint az ezekhez felhasznált elektronikus aláírások és a hozzájuk tartozó tanúsítványok, illetve az azokat hitelesítő szolgáltatók tekintetében rendeletben külön követelményeket írhat elő. Jogszabály – az adókötelezettség teljesítése kivételével – nem teheti az ügyfél részére kötelezővé az elektronikus aláírás felhasználását.
Az írásbeliség követelménye
A fentiekkel összefüggésben kifejezett törvényi előírás rögzíti, hogy írásos formának, az írásbeliség követelményének az elektronikus irat is megfelel. Ennek következtében az egyéb jogszabályok módosítása nélkül az azokban használatos "írásban" szó alatt az elektronikus formát is érteni kell. A később ismertetendő minősített tanúsítványt bármely bírósági vagy államigazgatási eljárásban el kell fogadni, így nem állhat elő olyan helyzet, hogy az ügyfélnek különböző hatóságoknál különböző elektronikus aláírásokat kell használnia.
Ha jogszabály – a bíróság és a hatósági eljárások kivételével – valamely jogviszonyban (magánszférában, az üzleti életben, szerződéses kapcsolatokban) írásba foglalást ír elő, e követelménynek eleget tesz az elektronikus iratba foglalás is, ha az elektronikus iratot fokozott biztonságú elektronikus aláírással írják alá.
Szerződéses kapcsolatok
Az egymással szerződéses viszonyban álló felek az elektronikus dokumentumok szervezetek és személyek korlátozott és zártkörű elfogadásának feltételeit a törvényi rendelkezésektől eltérően állapíthatják meg, így a fokozott biztonságú aláírásnál kevésbé biztonságos technikák alkalmazását is lehetővé tehetik azzal a megszorítással, hogy:
– az elektronikus formák egyenjogúságára vonatkozó alapelvi szintű rendelkezést (elfogadás, bizonyítási eszközként való felhasználás) ilyenkor is alkalmazni kell, és
– az öröklési és családjogi jogviszonyok tekintetében ekkor sincs lehetőség a hagyományos, papíralapú okiratok mellőzésére és kizárólag elektronikus formák használatára.