Manapság a legtöbb információ digitálisan "születik". Emiatt átalakultak a hagyományos munkahelyek, és már szinte minden tevékenységet számítógépes képernyőről irányítanak. A dolgozók nagymértékben függenek a digitális formában megtalálható információktól. Az asztali számítógép esetében, amelynél az alkalmazások, eszközök és adatok helyben elérhetők, ez a függőség nem okoz gondot, de amint a dolgozó elhagyja az irodát, megszűnik a közvetlen elérés lehetősége.
Miközben az analóg információ lassanként behódolt a digitális korszaknak, a globalizálódó piac, a felgyorsult technikai innováció, az internet, valamint a mind mobilabbá váló munkaerő alapjaiban formálta át az üzleti környezetet. A digitális munkahely, illetve az üzleti információk idő- és térbeli korlátok nélküli, gyors, egyszerű, biztonságos és megbízható elérhetősége alapvető fontosságúvá lett napjaink üzleti vállalkozásai számára.
"Az iroda ott van, ahol te" – hangzik a legújabb szlogen. Lehet az a megszokott asztali számítógép, egy rádiótelefonos kapcsolattal működő kommunikátor, zsebszámítógép vagy laptop képernyője, a lényeg, hogy a felhasználók bármikor, bárhol hozzáférhessenek a céges adatbázishoz, üzleti partnereik faxaihoz, leveleihez, a velük kötött korábbi megállapodásokat rögzítő iratokhoz, feljegyzésekhez.
Kulcsszerephez jutnak tehát azok a fogadó központok, amelyekből telefon-, fax-, multimédiás üzeneteit, e-mailjeit egyaránt lehívhatja a címzett, illetve azok a vállalati portálok, amelyek egyetlen, konzisztens felületen gyűjtik össze, csoportosítják és személyre szabják az üzleti információkat. Ez utóbbiaknál a szokásos böngésző segítségével érhetők el a központi számítógépen futó, megszokott irodai szoftveralkalmazások és szolgáltatások – éppúgy, mintha a felhasználó az íróasztalánál ülne. A portálon keresztül elérhető szolgáltatások esetében a felhasználóknak nem kell aggódniuk a kommunikáció megszakadása miatt sem, hiszen az adatok minden kapcsolatfelvételkor automatikusan szinkronizálódnak.
Speciális hálózatok
Hogyan történik mindez? Erre találtak ki egyszerű megoldást a Novell fejlesztői. Egyre gyakoribb, hogy a munkatársak nem csupán egy-két, hanem akár négy-öt eszközt is használnak az információ elérésére: otthon és az irodában asztali gépet, útközben laptopot, kézi számítógépet, olykor pedig reptéri kioszkból vagy éppen az ügyfél telephelyén kell elérniük az internetet, illetve ugyanazon adatállományokhoz kell hozzáférniük.
Vegyünk egy egyszerű esetet! Egyik értékesítési képviselőnk új előadást készített ügyfeleinknek a benti, asztali gépen. Mielőtt hazament volna, mentette a fájlt. Otthon a noteszgépén, közönséges behívásos kapcsolaton keresztül még néhány apró változtatást végzett az előadáson. Másnap, az ügyfél telephelyén kiderült, hogy a noteszgép a taxiban maradt. Nincs mit tenni, az egyik helyi, internetre kapcsolódó munkaállomásról bejelentkezik a Novell Netware rendszerben található elektronikus mappájába, és letölti az előadást.
A személyes mappák – iFolderek – ugyanis automatikusan, észrevétlenül elvégzik az adatállományok szinkronizációját, így valahányszor a felhasználó bejelentkezik, és valamit módosít a dokumentumokon, prezentációkon, mindig a legfrissebb változatot tárolja a rendszer. Természetesen a program gondoskodik a mappa titkosításáról is, így hiába másolja le bárki azokat, a tartalmukat nem képes visszafejteni.
Az ilyen megoldások gyártói – például a Citrix vagy a Novell – szerint az üzleti információk helytől független elérésének, cseréjének lehetősége komoly versenyelőnyt rejt magában: elősegíti a gyorsabb döntéshozatalt, a pontosabb kommunikációt és a hatékonyabb együttműködést, ráadásul a központosított felügyelet az adminisztráció és a képzés költségeinek visszaszorításával jár.