Mivel az állam, az önkormányzatok és a költségvetési szervek magánjogi szempontból jogi személyként funkcionálnak, és mint olyanok az ember képességeivel nem rendelkeznek, saját maguk nem tudnak magánjogi jognyilatkozatokat tenni, szükség van olyan természetes személyekre, akik helyettük és nevükben, azaz képviselőikként eljárva vállalnak magánjogi kötelezettségeket és szereznek ilyen jogokat. A szerződő félnek tisztában kell lennie tehát azzal, hogy mely személyek nyilatkozatai eredményeznek jogszerűen jogokat és kötelezettségeket az érintett szervnél.
Az állam képviselete
A Ptk. 28. §-ának (1) bekezdése szerint az államot a polgári jogi jogviszonyokban, ha jogszabály eltérően nem rendelkezik, a pénzügyminiszter képviseli. A pénzügyminiszter azonban e jogkörét más állami szerv útján is gyakorolhatja, vagy más állami szervre át is ruházhatja.
Kezességvállalás
Az állam viszonylag ritkán lép közvetlenül magánjogi jogviszonyokba. Ezen ritka esetek közül az egyik központi költségvetés terhére történő kezességvállalás, amely a kormány határozataival történik, és a kormány nevében az erre vonatkozó szerződéseket a pénzügyminiszter írja alá.
Öröklés
Az öröklési jogviszonyokban (végrendeleti és törvényes örökösök hiányában ugyanis szükségképpen a magyar állam a végső örökös) a pénzügyminiszter képviseli az államot.
Kártérítés
A büntetőeljárásban, a hatósági és bírósági jogkörben okozott károk megtérítésére irányuló eljárásokban a magyar államot az igazságügy-miniszter képviseli.
Kincstári vagyon
A kincstári vagyon körébe tartoznak a kizárólag állami tulajdonnak minősülő vagyontárgyak (pl. a föld méhének kincsei, a felszín alatti vizek, országos közutak, vasutak, ország területe feletti légtér), egyéb állami tulajdonban lévő vagyon (pl. társasági részesedések). A kincstári vagyon feletti rendelkezési jog gyakorlása során az ezzel kapcsolatosan keletkező polgári jogi jogviszonyokban a magyar államot a Kincstári Vagyoni Igazgatóság (amely maga is központi költségvetési szerv) képviseli.
Az önkormányzat képviselete
Az önkormányzatok mint jogi személyek esetében ugyan az önkormányzati képviselő-testületet (közgyűlést) illetik az önkormányzati feladat- és hatáskörök, de a képviselő-testületet (közgyűlést) és ennek útján magát az önkormányzatot a (fő)polgármester vagy alpolgármester(ek)] képviseli(k) a magánjogi jogviszonyokban. Az önkormányzati hivatal (polgármesteri hivatal, közgyűlés hivatala) mint költségvetési szerv képviseletére annak vezetője, a jegyző jogosult [Ptk. 36. § (2) bek., Ötv. 36. § (2) bek.].
A költségvetési szerv képviselete
A Ptk. 36. §-ának (2) bekezdése szerint a költségvetési szervek mindegyikét azok vezetői képviselik. A vezető kiléte a költségvetési szervet alapító aktusból (jogszabály, határozat, alapító okirat) állapítható meg. A vezető azonban e jogkörét esetenként vagy az ügyek meghatározott csoportjára nézve a szerv dolgozójára ruházhatja át.
Szabályzat, ügyrend
Ha nem a vezető képviseli a költségvetési szervet, akkor a szerződő félnek célszerű ellenőriznie a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatát, a gazdasági szervezetének ügyrendjét, amelyek a szervezet és a dolgozók feladat- és hatásköreit rögzítik, és főképpen a képviselőként eljáró dolgozó esetleges külön felhatalmazását az adott ügycsoportba tartozó ügyletek megkötésére. Az ellenőrzés elmulasztása esetlegesen arra vezethet, hogy a képviseleti jog hiánya vagy túllépése (álképviselet) miatt a költségvetési szerv megkérdőjelezi a vállalt kötelezettséget.
Ellenjegyzés
A költségvetési szerv vezetője vagy felhatalmazott dolgozója általi kötelezettségvállaláshoz a költségvetési szerv gazdasági vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek az ellenjegyzése is szükséges.