Az éves zárásra való felkészüléskor - a számviteli szabályzatok meglétének vizsgálatán túlmenően - a vállalkozásnak arról is meg kell győződnie, hogy az említett szabályzatok összességükben megfelelően biztosítják-e a beszámoló összeállítását és megalapozását.
Ennek keretében a felülvizsgálatnak elsősorban a következő főbb kérdésekre kell kiterjednie:
- az egyes szabályzatok előírásai összhangban állnak-e a számviteli törvény vonatkozó elveivel és tételes előírásaival, tartalmaznak-e a törvénytől való eltéréseket, ha igen, azok megfelelően indokoltak-e;
- az egyes szabályzatok előírásai önmagukban és egymással összevetve konzisztens rendszert alkotnak-e, azaz a különböző szabályzatok azonos területekre vonatkozó részszabályozásai azonos elveket és eljárásokat rögzítenek-e, nincs-e azok között belső ellentmondás;
- az egyes szabályzatok a törvények biztosította keretek között kellő mértékben igazodnak-e a vállalkozás sajátosságaihoz, azokat az egyes szabályzatok kialakításánál megfelelően figyelembe vették-e;
- az egyes szabályzatok minden olyan lényeges kérdésre kiterjednek-e, amelyek rendezése része az adott területnek, a szabályzatok teljeskörűek-e;
- az egyes szabályzatokban a vállalkozás figyelembe vette-e a szabályzat kidolgozása és elfogadása óta bekövetkezett törvényi változásokat, illetve a vállalkozás belső tevékenységi, működési, szervezeti, számviteli rendszerében bekövetkezett változásokat, azaz vizsgálta-e a szabályzatok aktualitását.
A következőkben - a fentiekben részletezett tartalmú vizsgálatok megkönnyítése érdekében - röviden áttekintjük, hogy az egyes számviteli szabályoknak melyek azok a főbb tartalmi elemei, amelyeknek minden esetben szerepelniük kell.
Számviteli politika
A vállalkozások írásos számviteli politikájának főbb tartalmi elemei a következők:
- a beszámolási kötelezettség módja (éves beszámoló, egyszerűsített éves beszámoló, egyszerűsített beszámoló),
- a vállalkozás részesedési kapcsolataiból adódó következmények rendezése (anyavállalatnak vagy leányvállalatnak minősül-e az adott vállalkozás, s ennek megfelelően kötelezett-e konszolidált éves beszámoló készítésére, illetve tagja-e valamely vállalatcsoportnak, és abba bevonják-e),
- a könyvvezetés módjának meghatározása (egyszeres könyvvitel vagy kettős könyvvitel),
- a beszámoló fordulónapjának meghatározása,
- a beszámoló mérlegkészítési időpontjának meghatározása (Mi az a tárgyévet követő időpont, ameddig még figyelembe veszik mindazokat az eseményeket, amelyek hatással bírnak a tárgyidőszaki beszámolóra? Ez az egyes mérlegtételek esetében eltérő időpont is lehet.),
- az egyszerűsített éves beszámoló és az éves beszámoló részét képező mérleg ("A" vagy "B" változat) és eredménykimutatás választott formájának rögzítése (összköltségeljárással, vagy forgalmiköltség-eljárással készíti-e a vállalkozás az eredménykimutatást, és azon belül annak "A" vagy "B" változatát választja-e),
- a kettős könyvvitel rendszerén belül a vezetői információs rendszer főbb elemeinek meghatározása (kizárólag költségnemelszámolást vagy költségnem- és költséghely-költségviselő elszámolást is végez-e a vállalkozás, ezen belül melyik az elsődleges elszámolási kör),
- a beszámoló részét képező mérleg (egyszerűsített mérleg) és eredménykimutatás (eredménylevezetés) esetében a számviteli törvény előírásain túlmenő további részletezések bemutatása, azok indokolása,
- az évközi és év végi könyvviteli zárlatok időpontjainak, céljának és főbb feladatainak meghatározása,
- az egyes eszközök minősítési szempontjainak meghatározása (időtartam szempontjából: befektetett eszköz vagy forgóeszköz, gazdálkodási cél szempontjából: a tevékenységet közvetlenül vagy közvetetten szolgáló eszköz),
- a lényeges, illetve jelentős összegek, illetve minősítések meghatározásai,
- az egyes eszköz- és forráscsoportok vállalkozás által választott és alkalmazott értékelési eljárásainak bemutatása,
- az eszközök esetében a beszerzési ár és az előállítási költség tartalmának meghatározása,
- az amortizációs politika bemutatása (a bruttó érték tartalma, az immateriális javak és eszközök várható élettartamának meghatározási szempontjai, csoportonként a hasznos élettartam bemutatása, a maradványérték meghatározásának módszere, a terv szerinti értékcsökkenés elszámolásának módja és időpontja, a kis értékű tárgyi eszközök amortizálásának választott eljárása, a terven felüli értékcsökkenés elszámolásának esetei, a terven felüli értékcsökkenés összegének meghatározási módja, a terven felüli értékcsökkenés visszaírási eseteinek és összegének meghatározási módja),
- az értékvesztések elszámolásának és visszaírásának esetei,
- az időbeli elhatárolások köre és azok dokumentálása,
- a céltartalékképzés szabályainak bemutatása (milyen jogcímeken és mely esetekben kíván a vállalkozás élni a céltartalékképzés rendszerével, figyelembe véve a számviteli törvény vonatkozó előírásait, az egyes esetekben a céltartalékok összegének meghatározási módja),
- az értékhelyesbítésbe bevont befektetett eszközök körének és az alkalmazott piaci értékelés módszerének bemutatása (abban az esetben, ha a vállalkozás élni kíván az értékhelyesbítés intézményével),
- az ellenőrzés, az önellenőrzés által feltárt, az előző évet vagy éveket érintő hibák minősítésének szempontjai, azok lényegessége (jelentősége) szempontjából,
- az egyszerűsített éves beszámoló és az éves beszámoló részét képező kiegészítő melléklet tartalmának és szerkezetének kialakítása,
- az éves beszámolóval összhangban összeállítandó üzleti jelentés tartalmának és szerkezetének kialakítása.
Leltárkészítési és leltározási szabályzat
A vállalkozások eszközökre és forrásokra vonatkozó leltárkészítési és leltározási szabályzatának főbb tartalmi elemei a következők:
- a leltározás előkészítésével kapcsolatos előírások - ezen belül a leltározási utasítás kidolgozása, leltározási ütemterv összeállítása, leltárfelelősök és leltározók kijelölése, leltározási körzetek kijelölése, írásos megbízások átadása, a leltározás lebonyolításához szükséges nyomtatványok, egyéb technikai feltételek biztosításának rendje és a leltározásban részt vevők oktatása;
- a leltározás lebonyolításával kapcsolatos előírások, ezen belül az egyes eszközök és források leltározási módjának meghatározása (mennyiségi felvétel az analitikus nyilvántartásoktól függetlenül, vagy azokkal egyeztetve, illetve nyilvántartások alapján készített leltár), a leltározási bizonylatok feldolgozása, leltárösszesítők elkészítése, valamint a leltári adatok egyeztetése (analitikus nyilvántartásokkal, illetve a főkönyvi könyvelés adataival);
- a leltárak értékelésével és a leltáreltérések rendezésével kapcsolatos előírások - ezen belül a leltártételek értékelése (részletes előírásait az értékelési szabályzat tartalmazza), a leltáreltérések meghatározása (normán belüli vagy normát meghaladó hiányok és többletek, kompenzálható leltáreltérések), továbbá a leltáreltérések könyvviteli rendezése;
- a leltározási munka lezárásával kapcsolatos előírások, ezen belül a leltározási jegyzőkönyvek feldolgozása, jelentés készítése a leltározásról (a leltárfelelősök részéről), a leltározási dokumentumok rendezése, megőrzésének rendje, a felhasználatlan nyomtatványok begyűjtése, lerakása, valamint a leltározás tapasztalatainak megbeszélése;
- a leltározás ellenőrzésével kapcsolatos előírások, ezen belül a leltárellenőrzés rendszerének meghatározása, a leltárellenőrök személyének kijelölése, a leltárellenőrök hatáskörének és feladatainak meghatározása, a könyvvizsgáló részvétele a leltárfelvételen, továbbá jelentés készítése a leltározásról (a leltárellenőrök részéről).
Értékelési szabályzat
A vállalkozások eszközökre és forrásokra vonatkozó értékelési szabályzatának főbb tartalmi elemei a következők:
- a számviteli törvényben meghatározott eszközökre vonatkozó és a vállalkozásnál alkalmazott sajátos értékelési eljárások, amelyek az egyedileg kis összegű követelésekkel, a készletekkel, a deviza- és valutaeszközökkel kapcsolatosak (egyedi értékelés elvének speciális érvényesülési esetei);
- az egyes eszköztételek értékeléséhez kapcsolódó beszerzési ár és előállítási költség meghatározása;
- az értékcsökkenés elszámolása alá tartozó eszközök terv szerinti értékcsökkenés-elszámolásának módszerei, a terven felüli értékcsökkenés és annak visszaírása megállapításának esetei;
- az értékelési tartalék képzésének és annak változásai megállapításának módszerei (amennyiben a vállalkozás alkalmazza az értékelési tartalék intézményét);
- a kötelező és nem kötelező céltartalékképzésbe bevont kötelezettségek és jövőbeni költségek köre, azok értékelési, megállapítási módszerei;
- a devizában fennálló hosszú lejáratú kötelezettségek nem realizált árfolyamveszteségeinek és az ehhez kapcsolódó elhatárolás és céltartalékképzés megállapítási módszere (amennyiben a vállalkozás alkalmazza ezt az eljárást);
- a részesedések és egyéb értékpapírok, valamint a készletek és követelések értékvesztésének és az értékvesztés visszaírásának megállapítási módszerei;
- a készletek esetében a fordulónapon érvényes piaci ár (beszerzési ár, várható eladási ár) megállapításának módszerei;
- a csökkent értékű, az immobil, inkurrens készletek értékelési eljárása;
- a hitelezési veszteségek elszámolásának feltételei;
- az eszközök selejtezésének szabályai;
- a devizában fennálló követelések és kötelezettségek évközi és fordulónapi értékelése, annak módszerei, továbbá
- minden itt fel nem sorolt, de a vállalkozás eszköz, vagy forrásállományát érintő lényeges értékelési eljárás.
Lényeges, hogy a vállalkozás értékelési szabályzatában rögzített értékelési eljárásoknak és előírásoknak összhangban kell állniuk a számviteli politikában lefektetett elvekkel.
Pénzkezelési szabályzat
A vállalkozások pénzkezelési szabályzatának főbb tartalmi elemei a következők:
- a pénztári bizonylatok nyilvántartásával és elszámoltatásával kapcsolatos feladatok;
- a pénztárbizonylatok feldolgozásának útja és menete;
- a pénztárhelyiség biztonsági követelményrendszere;
- a készpénz szállításának és postai feladásának biztonságos módja;
- a készpénzes bevételek és kiadások bizonylatai és az azokkal kapcsolatos követelmények;
- napi záró készpénzállomány meghatározása;
- a pénztáros, a pénztári utalványozók és az ellenőrök hatásköre, feladatai;
- a pénztár napi zárására vonatkozó feladatok meghatározása (pénztárjelentés zárása, a feldolgozásra történő továbbítás időpontja és módja);
- a pénztárellenőrzések (rovancsok) időszakainak, rendszerességének meghatározása;
- a pénztárban őrzött értékcikkek kezelésének szabályai;
- a valutapénztárak vezetésével kapcsolatos sajátos feladatok meghatározása, valamint
- a pénztárak évzáró leltárához kapcsolódó végrehajtási és értékelési feladatok, különös tekintettel a valuták és értékcikkek számbavételére és értékelésére.
Önköltség-számítási szabályzat
A vállalkozások önköltség-számítási szabályzatának főbb tartalmi elemei a következők:
- az önköltségszámítás (kalkuláció) tárgya (termék, sorozat, megrendelés, technológiai folyamat, javítási óra stb.);
- az önköltségszámítás módszere (normatív kalkuláció, vegyes kalkuláció stb.);
- az önköltségszámítás bizonylatainak köre (ideértve a munkaszámrendszer ismertetését is), a bizonylatok feldolgozásának útja és módja;
- az önköltségszámítás sémája, az egyes kalkulációs sorok tartalmának meghatározása;
- a kalkuláció zárásának időszaka;
- az önköltségszámítás adatainak egyeztetési módja az analitikus nyilvántartásokkal és a főkönyvi könyvelés adataival;
- az önköltségszámítás ellenőrzési rendszere;
- a befejezetlen termelés leltárértékelésének és a saját termelésű készletek nyilvántartási árának képzési elvei, módszerei;
- egyéb, a vállalkozás költséggazdálkodásával összefüggő előírások, mint például az alkalmazott gazdasági kalkulációk fajtái, azok összeállításának módszere, feladatai, határidői, felelősei, az előkalkulációval kapcsolatos előírások, az árképzéssel kapcsolatos módszerek, eljárások, a közvetett költségekkel történő gazdálkodás rendje, a költségek ellenőrzésének módszerei, eljárásai, rendszeressége, a költségek elemzésének menete, az azzal kapcsolatos feladatok.
Számlarend, számlatükör
A kettős könyvvitelt vezető vállalkozások számlarendjének főbb tartalmi elemei a következők:
- számlatükör (az alkalmazott könyvviteli számlák pontos megnevezése és decimális rendszerű számozása);
- az alkalmazott főkönyvi számlák tartalmának meghatározása (ha az a számla nevéből egyértelműen nem következik), a főkönyvi számla értéke növekedésének, csökkenésének jogcímei, a kapcsolódó gazdasági események felsorolása és könyvviteli elszámolásának ismertetése;
- a főkönyvi számlák kapcsolata az analitikus nyilvántartásokkal, illetve a beszámoló egyes elemeivel;
- az eszközök és források leltározásához és értékeléséhez kapcsolódó elszámolások;
- az évközi és év végi zárások időpontjainak és az azzal kapcsolatos feladatok meghatározása;
- a főkönyvi kivonat készítésének időszaka;
- a beszámoló fordulónapját követő események figyelembevételének módja, elszámolásuk menete;
- az ellenőrzés, önellenőrzés előző évekkel kapcsolatos megállapításainak minősítése és kezelése a könyvviteli elszámolások során, továbbá
- a könyvviteli elszámolásokkal kapcsolatos határidők, felelősök és hatáskörök meghatározása.