A piaci verseny és a vállalatirányítási rendszerek

Az elektronikus levelezéshez nem kell titkárnő

A piaci versenyben az azonos műszaki felkészültségű, azonos értékű humántőkét birtokló, azonos erejű kapcsolati rendszert működtető és azonos pénzügyi erőt felvonultató cégek közül az kerül fölénybe, amelyik nagyobb ütemben képes a hatékonyságát javítani. Ez meglehetősen egyszerűen hangzik, de a kivitelezése korántsem könnyű. Az igazán versenyképes cégek már ismerik az összes szóba jöhető trükköt, eljárást, stratégiát és példát. Ha pedig eljutottak a bonyolultságnak és (vagy) szervezettségnek arra a fokára, hogy puszta kreativitással, a napi üzletmenet állandó javításával és belső erőkre támaszkodva már nem képesek jelentősebb előrehaladást elérni, kénytelenek külső megoldások után nézni.

E vizsgálódásnak – az iparágtól függetlenül – ma már egyre többször az a vége, hogy a társaságok előre kidolgozott, de testreszabható integrált vállalatirányítási rendszereket vásárolnak és vezetnek, vezettetnek be. (E rendszerek felépítését a mellékelt ábra mutatja be.) Annál fontosabb megjegyezni azonban, hogy e rendszerek ma már kivétel nélkül igen erős informatikai háttértámogatással dolgoznak. E nélkül hatékony rendszer ma már elképzelhetetlen. Rábe Ágnes, az aPLUS Consulting kereskedelmi és marketingigazgatója szerint az ok nagyon prózai: "Már egy viszonylag kisebb méretű cég is olyan bonyolult, annyi belső összefüggés szövi át, hogy az adatáramlást rendszerező, az adatfolyamból a szükséges információkat kinyerő és feldolgozó, s a beavatkozást, döntést lehetővé tévő rendszer csakis informatikai háttérrel képzelhető el. No persze csak akkor, ha a cégvezetés versenyképes vállalati működés felépítésében és fejlesztésében érdekelt."

Feltéve, hogy a cégek nagy többségének ez a célja, nincs is más hátra, mint kiválasztani a megfelelő rendszert. Csakhogy a különféle márkanevek alatt forgalmazott, különféle méretű, bonyolultságú és költségű, különféle informatikai platformokat igénybe vevő és különböző felkészültséget igénylő rendszerekből ma már igen bőséges a választék. Hogyan lehet hát ezek között megtalálni a megfelelőt?

Az integrált vállalatirányítási rendszer

Mint manapság annyi más esetben: tanácsadót kell fogadni. Előtte azonban a cégeknek tisztázniuk kell céljaikat, a fejlesztési irányokat, a beruházási lehetőségeket, a vállalat fejlődésének, növekedésének várható ütemét. Tehát mindazokat a tényezőket, amelyek a vállalkozás életét egy belátható perióduson belül jelentősen befolyásolják. Azaz a mit és a miért mellett a hogyan kérdését is fel kell tenniük. Ezért a stratégiai tervezés mellett a koncepcionális tervezésnek is meg kell jelennie, pozicionálni kell a vállalatot. E nélkül nem lehet megtalálni a megfelelő vállalatirányítási rendszert.

Persze az alapkérdések tisztázása után is jobb az ilyen rendszerek megalapozásában, kiválasztásában és bevezetésében jártas tanácsadóhoz fordulni. Sőt a legtöbb esetben ez megkerülhetetlen, mert a rendszer árában benne van a bevezetéshez szükséges tanácsadás is.

A bevezetés nagyjából a következő lépésekkel halad:

– A stratégiai célok meghatározása a vállalatvezetés által.

– Vezetési tanácsadó cég megbízása a vállalati szervezet felmérése, ha szükséges átalakítása és az alkalmazandó rendszer kiválasztása céljából.

– A rendszer kiválasztása és megrendelése.

– A bevezetési folyamat levezénylése, a vállalat szervezetének a rendszer követelményeinek megfelelő átalakítása, illetve a rendszer testreszabása, betanítás.

– A rendszer üzembe állítása és a hibák kiküszöbölése.

– Folyamatos üzemeltetés és fejlesztés.

Természetesen felvetődik a kérdés, hogy mégis, miféle tanácsadókhoz kell fordulni? S azok vajon a legjobb tanácsot adják-e? Nos, fontos, hogy egy hatékonyságának, növekedési ütemének javításában érdekelt cégnél legyenek olyan szakemberek, akik képesek megítélni, hogy mi kell és mi nem az adott vállalkozásnak. Ugyanis a tanácsadók még a legnagyobb jóindulat mellett sem képesek teljes mértékben azonosulni a cég elképzeléseivel, hosszú távú terveivel, vagy a cégkultúrából fakadó követelményekkel. Másfelől a tanácsadók igyekeznek minden esetben függetlennek feltüntetni magukat, de igazság szerint a legtöbben elkötelezettek egyik vagy másik rendszer iránt, így akkor is azt ajánlják, ha esetleg egy másik, de a tanácsadó által kevésbé vagy csak a szakirodalomból ismert jobban megfelelne az ügyfelüknek. Azaz jobb résen lenni.

De miféle rendszerekről is beszélünk? Rábe Ágnes szerint az integrált vállalatirányítási rendszereknek legalább három különböző szintjét érdemes megkülönböztetni a bonyolultságtól, a különféle funkciók számától, mélységétől, a szolgáltatások rugalmasságától függően. A legfelső szinten egész bizonyosan az SAP rendszere helyezkedik el. Ez az igen bonyolult, végtelen számú funkciót és szolgáltatást kínáló rendszer képes lehatolni a vállalati folyamatok legmélyebb rétegeiig, s aprólékos adatok özönével ellátni a vállalati szervezet különböző szintjein tevékenykedő különböző rendű és rangú munkatársakat, közép-, felső és legfelső vezetőket. Az SAP hátránya ugyanaz, ami az előnye: rendkívül bonyolult és drága. Vannak vállalatok, amelyeknek éppen erre az igen kiterjedt funkcionalitásra van szükségük. A nagyvállalatok, különösen a nemzetközi cégek előszeretettel használják, miután messzemenőkig képes figyelembe venni a különféle helyszíneken működő részlegek eltérő körülményeit, s a vállalat különféle szintjein ennek ellenére hihetetlen sebességgel és precizitással adatokat szolgáltatni a vállalat folyamatairól.

A második szinten hasonlóan moduláris felépítésű rendszereket találunk, amelyek talán nem olyan kifinomultak, mint az SAP, de ugyanúgy képesek kiszolgálni bármekkora vállalati szervezet igényeit. Idetartoznak a Movex, a BPCS, a Baan, a J. D. Edwards és sok más rendszer. (Ezek működését a Movex példáján keresztül mutatjuk be keretes írásunkban.)

A harmadik szinten kevésbé bonyolult, ám a közepes vagy a kevésbé differenciált szervezetű vállalatok igényeit tökéletesen kiszolgáló rendszerek helyezkednek el. Ilyen például az Infosys, a Scala vagy az Exact.

Az informatikai rendszer

Ha sikerült kiválasztani a megfelelő vállalatirányítási metódust, akkor még mindig ott a nagy kérdés, hogy milyen informatikai rendszer illik ehhez? (Mellékelt cikkünkben erről külön is bőségesen szólunk.) Először is el kell dönteni, milyen legyen az alkalmazott informatikai platform? Ez viszonylag könnyű kérdés – gondolhatnánk –, hiszen a legtöbb vállalatnak akkor is vannak számítógépei, ha azok nem egy integrált vállalatirányítási rendszerbe kötve dolgoznak.

Az informatikai beruházások sokba kerülnek, így a meglévő eszközöket kár volna kidobni. Vagy megtartani volna kár őket? Nos, az attól függ... Mint az imént már szóba került, a vállalatoknak el kell dönteniük, hogy milyen irányban és milyen sebességgel kívánnak fejlődni. Az alkalmazott informatikai rendszer ennek a stratégiai döntésnek a függvénye. Ma alapvetően három lehetőség közül kell a beruházások megindításakor választani. Az asztali gépek esetében a legelterjedtebb számítógépes platform a Windows. Ezért sok cég szerverplatformnak a Windows NT-t választja. Kétségtelenül ez a legolcsóbb és legegyszerűbben bevezethető megoldás. Hátránya, hogy ugyan elvileg bármennyi gép futtatható a segítségével, a tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy ötven-, legfeljebb százgépes rendszerek működnek hatékonyan ebben a formációban anélkül, hogy a hálózat lelassulna vagy leállások zavarnák meg a működést. Előnye, hogy a vállalati rendszergazdák képesek kézben tartani a működését, egyszerűen, külső segítség nélkül elintézhetik a szoftverfrissítést, számos Windows-alapon futó vállalatirányítási szoftver van a piacon, s széles a hozzáértő (és ezért kevésbé költséges) szakemberek köre.

A következő szinten a középgépes rendszerek állnak. Ezek például Unix platformot, vagy mint az IBM, AS 400 saját operációs rendszert használnak. E platformokra a korábban felsorolt vállalatirányítási szisztémák mindegyike telepíthető. Olyan cégeknek érdemes ilyen drágább rendszereket vásárolniuk, amelyek számára fontos a működés biztonsága. Például nem engedhetik meg maguknak, hogy egy kamiont ne tudjanak útnak indítani, mert a rendszer leállása miatt nem lehet a fuvarlevelet kinyomtatni. Az AS 400-as esetében történetesen jelentős előnynek számít, hogy a gép mellett az operációs rendszer, az adatbázis-kezelő, a tranzakció-kezelő, a hálózatkezelő és még sok más is az értékesített csomag részét képezi. Azaz ez már önmagában is integrált rendszer. Míg más esetben ezeket az alapszoftvereket is külön gyártóktól kell megvásárolni, amelyeket aztán a vállalati informatikusoknak kell rendszerbe illeszteniük, vagy külső (rendszerintegrátor) céget kell megbízni a feladattal, ám ennek munkája szintén pénzbe kerül.

A legfelső szinten a nagygépes, az úgynevezett mainframe-es rendszerek állnak. Ezeket olyan nagyvállalatok használják, ahol nemcsak a puszta funkcionalitás, hanem a nagy mennyiségű számítási feladat is meghatározza a választást.

Az informatikai modell kiválasztásánál azonban további szempontok is szerepet játszanak. "A most felállított rendszernek a jövőben is bírnia kell a terhelést, különben a bővítésére, cseréjére lehet szükség. Másfelől a felhasználó szervezet bonyolultsága is befolyásolja, hogy milyen rendszer szükséges. A cégméret nem feltétlenül meghatározó ebben, hiszen az AS 400-as rendszerek akár már tíz felhasználós kiépítettségtől is működhetnek, s több száz munkaállomást magukban foglaló Windows NT-s rendszerek is üzemelnek. Például egy kereskedő cégnél, ahol többnyire a beszerzés, a készletezés és az értékesítés folyamatai ismétlődnek állandóan, s csak kevés egyéb, hosszú távon is elég lehet az egyszerűbb rendszer, míg egy több telephelyes ipari termelő cégnél bizonyosan megbízhatóbb és összetettebb megoldásra van szükség, amelynek a hátterében stabil és skálázható informatikai eszközök állnak – fejtette ki Rábe Ágnes.

A siker zálogai

Tegyük fel, hogy mind az informatikai rendszer, mind a vállalatirányítási szisztéma kiválasztása megtörtént, s a bevezetés megkezdődött. Vajon vannak-e olyan tényezők e munka során, amelyek jelentősen befolyásolják, hogy a projekt sikerrel vagy sikertelenül ér véget? A bevezetés sikerének mértékére feltétlenül hatással van, hogy a menedzsment milyen mértékben támogatja az átszervezést és a modell bevezetését.

Ezenkívül rendkívül fontos, hogy az alkalmazottakat is sikerüljön megnyerni a változtatások végrehajtásához. A felülről kényszerrel bevezetett rendszerek közutálatnak fognak örvendeni, és talán sohasem érik el azt a hatékonyságot, mint ott, ahol a dolgozók hasznos munkaeszközt látnak benne és igyekeznek kihasználni minden vonását.

Gyakori hiba, hogy a menedzsment a bevezetés terheit a napi teendők ellátása mellett pluszfeladatként rakja a munkatársak vállára azzal a felkiáltással, hogy: "A jövő érdekében ennek bele kell férnie!" Ezt az érvelést azonban a legritkább esetben érti meg az, akinek az alapfeladatai mellett a konzultáns által kiosztott munkát is el kell végeznie ugyanannyi bérért, de sokkal nagyobb erőfeszítéssel. A bevezetés általában ott sikeres, ahol a pluszmunkát prémiummal, munkaidő-kedvezménnyel, bizonyos feladatok alól való átmeneti mentesítéssel ismerik el vagy könnyítik meg.

Az integrált vállalatirányítási rendszerek bevezetéséhez szemléletváltásra van szükség. Azok a vállalati vezetők, akik arra büszkék, hogy még bekapcsolni sem tudják a számítógépet, aligha lesznek képesek korszerű eszközök alkalmazásával irányítani a cégüket, vagy csak akkor, ha kivételesen rátermett és megbízható munkatársaik vannak. A felső vezetéstől ugyanis meggyőződéses támogatásra van szükség, ami feltételezi, hogy értik a szisztéma egészének elvi alapjait.

Mitől integrált?

A részletekbe menő áttekintés persze csak pár kulcsfelhasználó számára fontos, aki valóban tudja, hogy a rendszer egy-egy pontján a paraméterek megváltoztatása hogyan hat a rendszer egészére és egyes részleteire. Mindenki másnak csak a saját dolgához kell érteni. Ez annyit tesz, hogy a vállalati hierarchia egészen alsó szintjein is megjelenik a rendszer, de azokat az elemeket az ott dolgozók tökéletesen tudják értelmezni és kezelni. Például egy raktárosnak ismernie kell azt a néhány képernyőt, amelyik a készlet bevételezését, nyilvántartását és kiadását szolgálja. Ennek a pénzügyi, szállítási, feldolgozási vagy beszerzési vonatkozásaihoz semmi köze sincs, azokkal mások foglalkoznak, akik tökéletesen értik a rájuk bízott feladatot. Természetesen egy magasabb szinten az egyes területekről, vagy még feljebb az egész részlegről vagy az egész vállalatról pontos képet lehet alkotni.

Az integráltság abban mutatkozik meg, hogy bármely paraméter megváltozása végiggörög a rendszeren, s több ponton is kimutatható változásokat indukál. Például, ha az előbb említett raktáros kiad egy alkatrészt, s az bekerül a gyártásba, akkor ez a raktárkészlet csökkenésében, a félkész termékek értékének növekedésében és az előrejelzésekben az árbevételek várható növekedésében is megjelenik. A paraméter megváltozása a lecsökkent raktárkészlet miatt például elindíthatja a beszerzési folyamatokat vagy a hamarosan felszabaduló gyártási kapacitások ismételt lekötését stb. E szisztéma hatalmas előnye, hogy adattárház, és adatbányászati módszerekkel a vezetés számára számos friss információt juttat el, s az egyes vállalati részlegeket megkíméli az aprólékos adminisztrációtól. Ezzel felgyorsul a cég külső és belső kommunikációja, ami fokozza a piaci alkalmazkodóképességet és költségcsökkenést eredményez.

Nyugat-Európában a közepes és nagyvállalatok háromnegyedénél működnek ilyen rendszerek. Nálunk az egymilliárd forintnál nagyobb árbevételű cégeknek alig több mint a negyedénél. Márpedig ha a magyar vállalatok az EU-ba történő belépés után is meg kívánják őrizni versenyképességüket, ha megfelelő sebességgel kívánnak kommunikálni leendő partnereikkel, mindinkább a korszerű szervezési és információtechnológiával jellemezhető új szemlélettel kell dolgozniuk.

A Movex A Movex – amelyet a svéd Intentia szoftverház fejlesztett ki – a világ egyik vezető integrált vállalatirányítási rendszere, s mint versenytársai többsége, moduláris felépítésű. Magában foglalja az értékesítés, az anyaggazdálkodás, a gyártás, a pénzügy, a számvitel, a humánmenedzsment és a vezetői információs rendszer területeit. Összesen 26 elkülönülő funkcionális egysége közel 60 modulra osztható. Az egymásra épülő modulok külön-külön is működnek, lehetővé téve a folyamatos bevezetést, implementációt. * A program alkalmas a nemzetközi keretek között működő, több országban jelen lévő multinacionális vállalatok igényeinek kielégítésére is. Képes az országonként változó adók, értékcsökkenés, fizetési módok és valuták kezelésére. Támogatja az olyan újonnan megjelent eljárásokat, mint az Activity Based Costing, Supply Chain Management, Just-in-Time, Quick Response, Total Quality Management, Customer Relationship Management. A Movexben lehetőség van az elektronikus adatcsere (EDI) használatára is. * A fejlett vállalatirányítási rendszerek piacán természetesnek veszik, hogy a modulok lépcsőzetesen egymásra épülnek, a felhasználóbarát kezelőfelület, a hatályos jogszabályoknak való megfelelés, a főbb adatok automatikus átvétele és az adatok biztonságos tárolása. Ugyanakkor minden modellnek megvannak a maga specialitásai, erősségei. Az SAP például minden apróságra, részletre kiterjedhet, s elterjedtsége folytán számos más vállalattal is megkönnyíti az együttműködést, az azonos gondolkodási menet kialakulását vagy az adatcserét. A Movex két legfontosabb előnye, hogy egyedi bevezetési eljárása révén pontosan előre tervezhetők a költségek s a rendszer átadásának időpontja. De legalább ennyire fontos, hogy különféle iparágakra kifejlesztett változatai is vannak, ami azt jelenti, hogy a másutt szerzett tapasztalatokat eleve beépítik a rendszerbe, s így a használatbavétel gördülékenyebb és egyszerűbb lesz. Hasonlóan jelentős vonásai között van, hogy megadja a fokozatos bevezetés lehetőségét, rövid válaszidőkkel dolgozik, s (bár ezt a legtöbb rendszer tudja) támogatja az elektronikus kommunikáció minden formáját (Lotus Notes, EDI, webalkalmazások). Emellett windowsos és karakteres felülete is van, sőt egyik modulján keresztül alkalmas más szoftverekkel való kommunikációra is. * A Movex vállalati folyamatmodellje szerint a szervezeten belül hét elsődleges, közvetlenül értéket termelő folyamat zajlik: – termékfejlesztés, – értékesítés, – rendeléskezelés, – anyagellátás, – gyártás és szolgáltatás, – disztribúció, -vevőszolgálat. * Az ezekhez kapcsolódó segédfolyamatok az értékképző tevékenységet támogatják. A vállalat teljesítményének növelése nem más, mint a fő nyereségtermelő folyamatok hatékonyságának javítása. * A Movex rendszerében lehetőség van a vállalati folyamatok modellezésére is. Az úgynevezett Enterpise Process Manager (EPM) szoftver az implementáció során a vállalati folyamatok feltérképezésére és az újratervezett folyamatok ábrázolására szolgál. A legnagyobb előnye abban rejlik, hogy képes az információkat a paraméterezés és konfigurálás során automatikusan átvinni a Movexbe, így az átfogóan megtervezett folyamatok nagyságrenddel csökkentik a konfiguráció munkaigényét.

Az információs modellek és a menedzserek versenye

Szeptember 11-e, a New York és Washington elleni terrortámadás óta a kommunikációs rendszerekre még a korábbinál is nagyobb figyelem összpontosul. Az események azt üzenik, hogy nem feltétlenül fontos egy-egy megbeszélés miatt személyesen elutazni, jobb és biztonságosabb a korszerű kommunikációs lehetőségeket alkalmazni. Ma már a hang- és képtovábbítás (így például a videokonferenciák megszervezése) nem okozhat gondot. Míg a világvállalatok esetében a személyes biztonság is nagy súllyal esik a latba, addig nálunk inkább "csak" a költségmegtakarítási és a hatékonyságnövelési megfontolások vezetnek el a korszerű hang-, kép- és adatkommunikáció alkalmazásához.

"A korszerű vállalati információs szisztémák alapját a megfelelő színvonalú telefonközpont, s a modern adathálózat jelenti, amely kifelé az internethez vagy közvetlenül néhány fontos ügyfélhez kapcsolódhat. E rendszereken futhatnak a vállalatirányítási, vagy a levelezőrendszerek" – szögezte le Bedő Erik, a Matávcom vezérigazgatója. Szerinte a vállalati információs modellek szerepének végiggondolását még mindig ezen az alapszinten kell kezdeni, mert a magyar vállalatok igen jelentős részénél még mindig írásos feljegyzésekkel kommunikálnak.

"Egy vállalat hatékonyságáról sokat elmond, hogy az első számú vezető használ-e számítógépet vagy sem. Aki manapság nélkülözi az elektronikus levelezést, az nem képes elég hatékonyan kommunikálni. A tapasztalatok szerint az e-mailek 80-90 százaléka a cégen belülről érkezik. Ez az én esetemben is így van. Ráadásul az e-mail igen gyors eszköz, nem érdemes a leveleket titkárnővel rendeztetni, intéztetni, hiszen ott van az azonnali válasz lehetősége, amelynek tartalmát ráadásul minden érintett kollégával meg lehet osztani. Véleményem szerint öt, de legfeljebb tíz év múlva az e-mailezés olyan elterjedt lesz, s olyan alapvetővé válik, mint a telefonálás" – vélekedik a vezérigazgató.

Hét jó tanács a vállalati információs rendszereket építőknek 1. Nézzék meg, hogy a fejlettebb versenytársak milyen informatikai megoldásokat használnak eredményesen. 2. Viszonylag közeli céget érdemes megbízni a megvalósítással. 3. Olyan céget keressenek, amelyik öt-tíz év múlva is biztosan a piacon lesz. 4. Standard rendszert válasszanak, s nem szabad egyéni fejlesztéseket használni. 5. Olyan rendszer mellett döntsenek, amelyiknek van jövője, s nem fog kikopni a piacról. 6. Érdemes nemzetközi vagy nemzetközi kötődésű céget megbízni a feladattal. 7. Ha lehet, gondolkodjanak ASP-megoldásokban is.

Bedő Erik szerint a felső vezetők körében is végleg szakítani kell azzal a szemlélettel, hogy a számítógép valami olyan eszköz, amit a titkárnő kezel. Ez nemcsak a vállalatoknak rossz, hanem a szóban forgó vezetőnek is, aki lemarad a piaci versenyben, mert nem tud hatékonyan érintkezni a munkatársaival. Ott, ahol nincs korszerű információs rendszer, sokkal erőteljesebben érvényesül a hierarchia, amelyben az információ mindig jelentősen torzul azáltal, hogy nem folyamatosan és közvetlenül, hanem lépésről lépésre, embertől emberig halad. Az elektronikus posta előnye, hogy "lapos" szervezeti struktúrát hoz létre, mindenki mindenkivel közvetlenül tud kapcsolatot teremteni. Ott, ahol erre nincs mód, a kommunikáció és a működés lelassul, ami viszont a versenyben való lemaradáshoz vezet. A felkészületlen vezetőre egy ilyen rendszer bevezetése persze veszélyes lehet, hiszen kiderül, hogy nem eléggé kompetens. Egy erős hierarchiában el lehet bújni, kívülállóként is lehet viselkedni. A korszerű metódusban erre nincs mód, a problémák elérik a felső vezetőket, s be kell avatkozniuk, megoldást kell találniuk. Ez alkalmasint oda vezethet, hogy kiderül: a császáron nincs ruha. A tulajdonosok számára mindenesetre figyelmeztető jel, ha egy menedzser ódzkodik a korszerű információs szisztéma bevezetésétől vagy használatától.

A hazai piac fejletlensége még ott is megmutatkozik, ahol elég sokat költenek az informatikára. Ma még elsősorban műszaki eszközöket adunk el, s nem különböző vállalati problémákra kidolgozott megoldásokat, pedig fel vagyunk erre is készülve. Ez önmagában nem baj, hiszen a ma épített hálózatok már 10 vagy akár 20 évig is üzemben maradhatnak, ha az aktív eszközök kapacitását az adatforgalom növekedésének megfelelően bővítik. Azok a cégek viszont, amelyek ma visszafogják az informatikai beruházásaikat, mint ahogy erre sok példa akadt az idén, hatalmas öngólt rúgnak. A vállalati információs rendszerek ugyanis egyértelműen költségeket takarítanak meg, továbbá növelik a hatékonyságot. A vezetők szempontjából ez úgy néz ki, hogy ma már egyre több párhuzamos feladat ellátását várják el tőlük, amire az információtechnológia támogatása nélkül képtelenek lennének, hiszen a megfelelően gyors visszajelzések, a piaci és vállalati folyamatok gyors elemzése nélkül nem hozhatnak helyes döntéseket. Egy régi típusú, hierarchikusan felépített szervezetben nem képes egy korszerű vállalati információs rendszer működni. Vagy ha úgy tetszik, a feudalizmust nem lehet eredményesen kombinálni a high tech vállalatirányítási rendszerekkel – véli Bedő Erik.

Csőből a vizet Teljesen természetes, hogy a vizet csőhálózaton keresztül kapjuk, és nem a kútból húzzuk fel vödörrel. Az információtechnológiában is mindinkább ez a helyzet áll elő. Nem érdemes saját "kutakat ásni" és fenntartani, azaz nem kellenek számítóközpontok vagy informatikai osztályok, hiszen ezeket az erőforrásokat bérelni is lehet. Ez vonatkozik mind a számítási erőforrásokra, mind a szoftverekre s másfajta informatikai alkalmazásokra. * Pár évvel ezelőtt az ilyen kezdeményezések – elsősorban a drága bérelt vonalak miatt elhaltak. * A helyzet mára megváltozott, így az informatikai közművek (BSU – Business Service Utility) is terjedőben vannak. Szintúgy azok a bérelhető informatikai szolgáltatások, amelyeknek a megvásárlása hatalmas terhet róna a vállalatokra. Az úgynevezett ASP (Application Service Provision) megoldások lehetővé teszik például, hogy egész vállalatirányítási rendszert (SAP-t, Movexet stb.) is bérelhessenek a vállalatok, s így a költségek az évek során megoszlanak.

Az ideális információs rendszer kialakítása

Az alábbiakban azokat a gyakorlati kérdéseket vesszük sorra, amelyek elvezethetnek a működőképes rendszer létrejöttéhez. Méghozzá az informatikusok nézőpontjából tekintjük át a munka fázisait.

Vállalatunk informatikai rendszerének megtervezését a cég üzleti és tevékenységi struktúrájának alapos felmérésével kezdjük. A tervezésnek óriási szerepe van egy új informatikai modell bevezetésekor, és ez a jövőbeli sikeres működés egyik záloga. Nem szabad tehát alábecsülni a körültekintő tervezésbe fektetendő energiát. A gyakorlat azt mutatja, hogy az integrált szolgáltatásokat nyújtó informatikai rendszerek általában hatást gyakorolnak a cég egészére. Emiatt elengedhetetlenül fontos, hogy létrejöjjön egy dedikált csoport, amely felelős a tervezéstől kezdődően a megvalósítás valamennyi részletéig.

A tervezés fázisai

A teljes cégre kiterjedő informatikai modell megvalósításához számos adatgyűjtési és tervezési feladata lesz:

1. Mindenekelőtt engedélyt kell szerezni a felső vezetéstől a cég egész tevékenységének felmérésére és az igények dokumentálására. Elengedhetetlenül fontos a vezetés teljes körű támogatása, mert ez garantálja a szükséges ismérvek gyors és pontos összegyűjtését.
2. Teljes mélységében elemezni és dokumentálni kell az egészé cég felépítését és üzletmenetét. Nagyon fontos rávilágítani a szervezeti függőségekre, kapcsolódási pontokra és esetleges átfedésekre.
3. Ugyancsak teljes szélességében kell elemezni és specifikálni a vállalat technikai felépítését. Meg kell vizsgálni a felhasználók kezelésének és felügyeletének jelenlegi gyakorlatát, az általuk elérhető információk, lokális és hálózati erőforrások kezelésének módját, valamint az ehhez kapcsolódó biztonsági és felelősségi kérdéseket.
4. Azonosítani kell minden olyan személyt, aki adminisztratív feladatokért bármilyen szinten felelős.
5. Elemezni és specifikálni kell a cég teljes hálózati infrastruktúráját és a hardverösszetevőket.
6. Végül hozzávetőlegesen meg kell jósolni a vállalatot érintő jövőbeli változásokat, amelyek hatással lehetnek az információs rendszer egészére. Egy apróságnak tűnő szerkezeti változás könnyen elavulttá teheti a rendszert, és ezzel az egész használhatatlanságát okozhatja.

Séra László, a Netfórum Kft. Stratégiai IT-fejlesztésekért felelős igazgatója ehhez hozzáteszi, hogy "A megfelelő információk összegyűjtéséhez elengedhetetlen láttatni az érintett személyekkel. Hogy a vállalat szempontjából miért fontos és szükséges a tevékenységek komplex felmérése. E nélkül nehéz bármilyen közös nyelvet találni (megérteni és megértetni), pedig ez mindkét fél számára nélkülözhetetlen a hatékony kommunikációhoz."

A cég modellezése

Az összegyűjtött információk alapján lehetővé válik egy teljes informatikai szisztéma kivitelezése. Akkor jó és hatékony egy informatikai rendszer, ha mind struktúrájában, mind az információkezelés mechanizmusában lefedi a cég szervezeti modelljét. A modellezés nem mindig egyszerű feladat, különösképpen egy több telephelyes, még inkább egy multinacionális vállalat vagy szervezet esetében. A siker érdekében a lehető legtöbb tényadatot kell begyűjteni a kompetens személyektől. Ilyenek:

• a cég szervezeti strukturáltsága és esetleges földrajzi tagolódása,
• a biztonsággal kapcsolatos elvárások és koncepciók,
• a cég hálózati infrastruktúrája és külső kapcsolódási pontjai

A mennyiben információs rendszerünk a cég üzleti tevékenységét is lefedi, alaposan fel kell deríteni az üzletvitel legapróbb részleteit is, továbbá vizsgálat tárgyát kell képeznie a globális célok és igények kielégítettségének. Amennyiben az alábbi kérdéseket megválaszoljuk, biztosak lehetünk leendő (vagy már működő) informatikai szisztémánk létjogosultságában és hatékonyságában:

• Felméréseink alapján a jelenlegi informatikai képességek megfelelnek-e a cég elvárásainak, és kielégítik-e a cégen belül felmerülő igényeket?
• Létezik-e a vállalatnak közép- és hosszú távú terve az IT-menedzsmenttel kapcsolatosan?
• Van-e az üzleti és az informatikai fejlesztési célok elérésére részletesen kidolgozott terv?
• Használja-e a cég az információtechnológia nyújtotta új lehetőségeket a versenyképesség növelése érdekében?
• Kellőképpen segíti-e az IT a vállalatot a partnerekkel, vásárlókkal és a beszállítókkal történő kapcsolattartásban?
• Van-e a cégnek terve az elavult rendszerek lecserélésre?
• Tőkésíti-e a vállalat az informatikai területen elért eredményeket?

Sok esetben az a legfőbb probléma, hogy az IT-részleget egyszerűen költséghelynek tekintik. Ahhoz, hogy egy bevezetendő információs rendszerrel kapcsolatos megalapozott üzleti döntés születhessen, az IT szerves része kell legyen a felső vezetésnek, így ugyanis minden szükséges információ megjelenhet a döntéseknél. Természetesen, ha már az információtechnológia a vállalat vérkeringésének egyik meghatározó és szabályzó eleme, fontos az is, hogy a cég egészében mind nagyobb hatékonysággal és rugalmassággal tudja a felmerülő igényeket kiszolgálni – fogalmazott Séra László.

Keretrendszer a bővíthetőségért

Minden informatikus álma az olyan keretrendszer, amely lehetővé teszi a cég növekedésének hatékony informatikai követését. Ez a keretrendszer olyan logikai és fizikai elemeket tartalmaz, amelyekkel új részleg, osztály vagy piaci érdekeltség, tevékenység könnyedén és logikusan illeszthető bele a már meglévőbe. Ideális esetben egy kiválóan megtervezett modell nemcsak segíti a cég mindennapi üzletmenetét, de elősegíti az új stratégiai és potenciális üzleti lehetőségek kiaknázását és az ezekre alapozott növekedést is. Természetesen gondoskodni kell arról is, hogy a vállalat növekedése legyen a fejlesztések kiváltója és nem pedig fordítva.

A teljes vállalatot lefedő informatikai rendszer tervezésekor elkövetett hibák között a leggyakoribb, hogy a cég túlságosan nagyot próbál előrelépni, vagyis túlságosan távoli célokra koncentrál, és csak azokat veszi figyelembe. Hogy ezt elkerüljük, gondoskodnunk kell az informatikai fejlesztések és bővítések fokozatosságáról. Abban az esetben, ha már létezik cégünknél működő informatikai rendszer, érdemes összevetni a követelményekkel, és azt követően dönteni az esetleges cseréről vagy továbbfejlesztésről. Új szisztéma bevezetésekor minden esetben komoly segítséget nyújthat, ha tisztázzuk, hogy milyen szolgáltatásokat fognak igényben venni a felhasználók, illetve az alkalmazás révén milyen célokat és sikereket remélünk.

Vállalati változások menedzselése

Valahányszor egy vállalat növekszik, egyesül egy másikkal, leépítéseket hajt végre, új piacokra hatol be, vagy valamilyen más változáson esik át, ennek azonnal tükröződni kell az általa alkalmazott informatikai rendszerben is.

Mint Séra László mondja: "Egy vállalati architektúra soha nem statikus, hanem egy élő szervezethez hasonlóan az alkotóelemeknek saját életciklusuk van (születés, fejlődés, érettség, hanyatlás, halál). Egy jól megtervezett információs rendszer esetében sokkal könnyebben meghatározhatóak azok az elemek, amelyeket változás esetén cserélni, illetve fejleszteni kell. Ebből következik, hogy minél kisebb elemekből építettük fel rendszerünket, annál fájdalommentesebb a változások menedzselése."

A cég információs szisztémáját fel kell készíteni a változások sikeres menedzselésére. Ha fennáll a növekedés vagy átszervezés lehetősége, a következőket érdemes megfontolni:

• Különböző fejlesztési tervek fognak-e érvényesülni a vállalat különböző területein?
• Lesznek-e olyan osztályok, üzleti egységek vagy helyek a vállalaton belül, amelyek mérete a jövőben várhatóan csökkeni/növekedni fog?
• Ha az átszervezés bekövetkezik, a régi osztályok egyszerűen csak új nevet kapnak, vagy személyek mozgatására is számítani lehet?
• A várható átszervezés érinti-e alapvetően a vállalati modellt, vagy az eddig alkalmazott információs struktúrát?
• Ha egyesülés vagy egy másik vállalat felvásárlása várható, hogyan fog végbemenni a két rész fúziója? Az új egység teljes egészében beleolvad a régibe, vagy önálló alegységként kapcsolódik hozzá?
• Az új beszállítók, vásárlók és egyéb partnerek igényeinek kielégítése végett szükség lesz-e az informatikai részlegek szorosabb egyesítésére, illetve együttműködésére?

Sajnos akármilyen jól alkotjuk is meg az informatikai rendszert ma, az új technológiák megjelenésének következtében egyáltalán nem biztos, hogy ugyanez a megoldás öt év múlva is a legjobbnak bizonyul majd. Hasonlóképpen egy, a múltban kidolgozott és alkalmazott modell mára esetleg elavulhatott.

Egy cég informatikai rendszerét azonban nem lehet egyszerűen csak úgy lecserélni, valahányszor kiderül, hogy már létezik helyette jobb. A siker kulcsa így az, hogy a tervezőcsoportnak mekkora a fantáziája és mennyire kreatív. Mennyire tudják megjósolni, hogy a vállalatnak milyen igényei lesznek három, öt vagy akár tíz év múlva. A legkisebb prognosztizálható elmozdulással is számolni kell, mert később esetleg óriási változásokat is kiválthatnak.

A hálózati infrastruktúra kialakítása

Ha jövőbeni informatikai rendszerünket tervezzük, elengedhetetlenül fontos magának a fizikai hálózatnak és az infrastrukturális környezetnek az ismerete. (természetesen ez abban az esetben nem igaz, ha képesek vagyunk egyetlen hétvége alatt kidobni a teljes gépparkot, felszerelni, és üzembe állítani helyette egy olyan hálózatot, amelynek elemei garantáltan képesek egymással minden tekintetben együttműködni.) Bár a "múltat végképp eltörölni" megoldás számos esetben igen hasznos, és informatikai szempontból egyszerűbb lenne, azonban a cégek zöme több, különböző tényező (gazdasági, műszaki, stratégiai megfontolások) miatt a mai napig is ragaszkodik a régi, esetleg elavult megoldásokhoz. Az ok néha nagyon egyszerű: miért bontanánk meg egy évek óta jól működő és bizonyított modellt? Persze ebből adódhatnak olyan közvetett problémák is (integrációs nehézségek, technológiai és platformkülönbözőségek), amelyek orvoslása többe kerül, mint az új bevezetése.

Az IT-rendszer üzembe helyezésekor már teljes mértékben tisztában kell lennünk a hálózati adottságokkal, illetve a rendelkezésre álló infrastruktúrával. E területen a legfontosabb felderítendő tényezők a különböző hálózati kapcsolatok és azok sebességjellemzői, a hálózatok napszakos terheltsége, a tervezett felhasználói végpontok száma, a felhasználói közösség hálózathasználati szokásai, profilja, a különböző alrendszerek együttműködési képessége, valamint a külső (WAN) és belső (LAN) hálózatokkal történő összekapcsolódás lehetőségei. Mindezek alapos felmérésére azért van szükség, mert végső soron e műszaki tanulmány eredményétől függ, hogy a meglévő infrastruktúra képes lesz-e kielégíteni az új információs rendszer által támasztott igényeket.

Sávszélesség

Pontosan fel kell mérnünk a hálózat egyes vonalainak kapacitását (sávszélességét) és jelenlegi terheltségét. Ez a vizsgálat életbevágóan fontos a jövőbeli használhatóságot és tervezhetőséget illetően. Általánosságban igaz, hogy egy idő után minden sávszélesség kevésnek bizonyul. Ésszerű határok között azonban tervezhetővé válik a sávszélességigény növekedése, ha tisztában vagyunk cégünk tényszerű hálózathasználati szokásaival. Minden hálózatban a szűk keresztmetszet a bővítés lehetősége. A rendszer megvalósításánál gyakran annak eldöntésére is szükség lesz, hogy a hálózatot mely pontokon és vonalakon lehet kibővíteni. Meg kell találnunk az optimális útvonalválasztási topológiát, valamint a kiszolgálók és egyéb hálózati eszközök legjobb helyét.

A legtöbb cégénél nagy sebességű LAN-hálózat kapcsolja össze egymással a felhasználók munkaállomásait. Ennek óriási előnye, hogy fajlagosan olcsón lehet kialakítani nagy sebességű és rugalmasan bővíthető/módosítható infrastruktúrát. Nem árt azonban előre megtervezni hálózatunk belső topológiáját, figyelembe véve a lehetséges bővítési pontokat.

Minden cég valamilyen formában, kapcsolatban áll az internettel, vagy sok esetben több földrajzi telephelyen helyezkedik el. Emiatt a nagy távolságokat áthidaló WAN-hálózatok jelenléte indokolt. WAN-kapcsolat lehet többek között egy bérelt vonal, egy modemes telefonos, vagy mikrohullámú összeköttetés. A belső LAN-megvalósításoktól eltérően relatíve drága a jó sávszélesség biztosítása két telephely vagy a cég és az internet között. A külső kapcsolatok lassúsági tényezőjével mindig számolni kell, ha információs rendszerünk több, földrajzilag különálló telephelyen kooperálva működik.

Akkor vagyunk tisztában hálózati kapcsolatrendszerünk modelljével, és ismerjük az egyes vonalak kapacitását, illetve terheltségét, ha a következő kérdésekre pontosan tudunk válaszolni:

• Milyen sebességgel működnek az egyes helyek közötti, illetve a vállalat egyes részegységein belüli vonalak (LAN hálózati szegmensek, WAN-kapcsolatok)?
• Milyen hálózati technológiát, topológiát használnak az egyes kapcsolatok?
• Normál körülmények között mekkora terhelés mérhető az egyes vonalakon? Mekkora a csúcsterhelés?
• Mekkora növekedés várható a hálózati forgalomban, illetve a vonalak sebességében? Milyen mértékben bővíthetők a vonalak kapacitása, illetve a kapcsolódási pontok száma?

Séra László szerint az internet megjelenése a vállalatoknál általában nem hozza magával használatának kultúráját, elengedhetetlen tehát ennek bemutatása, fejlesztése, illetve szabályozása. Különböző eszközökkel direkt vagy indirekt módon tudjuk szabályozni használatának határait. Ilyen lehet például, hogy korlátozzuk a vállalat dolgozói által elérhető szervereket, de személyenként meghatározható – akár napszaktól, betöltött funkciótól függően is – a rendelkezésre álló sávszélesség.

Felhasználói forgalmi eszközök

A hálózati infrastruktúra elemzésével párhuzamosan természetesen meg kell vizsgálni az egyes telephelyeken dolgozó felhasználói kört is. Mivel az emberi tényezők sok esetben nagyon nehezen fejezhetők ki mérőszámokkal, gyakran becsülni kell az egyes érétkeket. A várható felhasználói forgalmi elemzésnek a következőket kell megválaszolnia:

• Hány felhasználó található a vállalat egyes különálló helyein?
• Mekkora növekedés, illetve csökkenés várható a felhasználók számában?
• Valószínűsíthetők-e jövőbeni jelentős változások a felhasználók funkcióját, illetve igényeit illetően?
• Hány felhasználónak van szüksége távelérésre?
• Milyen módon lehet rendszert teremteni a különböző felhasználók között (részleg szerinti csoportosítás, üzleti egységek, termékvonal, projektek vagy egyéb szempont szerinti rendezés)?
• Van-e a felhasználók részéről valamilyen együttműködés más cégekkel? Ha igen, hány felhasználót érint?
• Vannak-e több nyelven beszélő felhasználók? Ha igen, milyen az egyes nyelvek között arány?
• Próbáljuk megbecsülni, mennyire terhelik az infrastruktúrát az egyes felhasználói csoportok.

Integrációs kérdések

A nagyobb vállalatoknál általában több operációs rendszert és még különböző platformra készült alkalmazást használnak egyszerre. Többnyire a legmodernebb desktop szisztémák párosulnak a különböző hálózati operációs és erőforrás-kezelő rendszerekkel. Sok helyen még a mai napig is alkalmaznak nagygépes (mainframe) megoldásokat, mert az évek során már bizonyították működőképességüket.

A többplatformú informatikai rendszerek kialakulása számos tényezővel indokolható. Néhány előny, illetve hátrány ebből fakadóan:

• A kevert technológiai megoldások sokkal nagyobb hozzáértést és több szakember felügyeletét igénylik. Ez megnöveli a rendszer tulajdonlási költségeit a teljes élettartam alatt (TCO).
• Ha modellünket multiplatformos környezetben építjük fel, jelentős energiát kell fektetni a platformok között kommunikáció, szinkronizációs és egyéb működési problémák megoldására.
• Gondot okozhat a verziókövetésből adódó inkompatibilitás. Egyedüli platform/technológia alkalmazása esetében egyszerűbbé válik egy új verziójú termék bevezetésére.
• Minden egyes platformot a legjobb képességeire lehet használni, ezzel maximálisan növelhető a teljes rendszer megbízhatósága és teljesítménye.
• Sok cégnél üzletpolitikai vagy stratégiai döntés egy-egy platform vagy technológia alkalmazása.

"A nagy hardver- és szoftvergyártók esetében megfigyelhető az a tendencia, amellyel a kiszolgált platformoktól való függetlenségre törekednek. A gyakorlat nyelvére lefordítva: egy adott platformon futó alkalmazás egy globálisan egységes kommunikációs mód és forma segítségével szolgáltat adatokat a másik alkalmazás számára, amely a saját igényeinek megfelelően használja azt. Ennek elterjedése pedig értelemszerűen magával hozza majd az ASP (Application Service Provision) szolgáltatások minél szélesebb alkalmazását" – vélekedik Séra László.

Rendszerünk együttműködési képességének felméréséhez a következőket kell kiderítenünk:

• Milyen operációs rendszerek vannak használatban jelenleg?
• Létezik-e leltár a szoftverekről?
• Mekkora az egyes operációs rendszerek jövőbeli fejlődésének valószínűsége? Vajon szükség lesz-e egy vagy több platform felszámolására és más operációs rendszerre való áttérésre?

Az operációs rendszerekkel kapcsolatos frissítési stratégiának tartalmaznia kell mind a szükséges frissítéseket, mind a felszámolások és más rendszerre való áttérések menetét.

• Próbáljuk felmérni az egyes szoftvercsomagok jövőbeni fejlődését.
• Különböző platformok biztonsági rendszereinek együtt kell majd működniük egymással. Persze ez igaz a különböző gyártóktól származó szoftverekre is.
• Támogatják-e a szoftverelemek a széles körben alkalmazott nyílt szabványokat és protokollokat?

Ha e számos kérdésre sikerült válaszolni a vállalati szakembereknek, akkor már bizonyosan felkészülten fognak belevágni cégük információs rendszerének felépítésébe vagy korszerűsítésébe. Persze, akkor még mindig ott vannak a részletek, és köztudottan ezekben lakik az ördög. Így aztán a legutolsó megfogalmazható szabály, hogy egy informatikai projekt előkészítésénél az elég jó sohasem elég jó.

Egy felmérés tanulságai A Microsoft felmérést végzett kiemelkedő informatikai tevékenységet folytató vállalatok körében. A felmérés szerint a siker kulcsa elsősorban nem a legfejlettebb, modern technológia alkalmazása, hanem az, hogy ezeken a helyeken az informatikai tevékenységet ugyanúgy kezelik, mint az üzletvitel bármely más stratégiai fontosságú folyamatát. A tanulmány hat olyan jellemzőt emel ki, amely sikeresebbé teheti bármely cég informatikai infrastruktúráját: * Az IT vezérlőelve az üzletmenet támogatása legyen, ne a technológia fejlesztése. A felmérésben megkérdezett szakemberek szerint a legtöbb vállalat informatikai részlegének teljesítménye azért marad el a várakozásoktól, mert nem tudnak kellően közvetlen kapcsolatot kialakítani az üzletvezetéssel, és ebből adódóan nincsenek olyan mechanizmusok, amelyek napról napra segítenék ezt a tevékenységet. * Az IT finanszírozásának alapja a költséghatékonyság és egyéb stratégiai megfontolások legyenek. Az informatikai beruházásokig ugyanazon az úton kell eljutni, amelyiken a vállalat valamennyi egyéb fejlesztéséhez. Ugyanolyan üzleti elvek alapján kell egy új informatikai eszközt beszerezni, mint például az üzembe egy gépet. Az ezzel kapcsolatos döntéseket szigorúan a költségmegtérülési elemzések és a vállalat hosszú távú tervei alapján kell meghozni. * Törekedni kell a műszaki környezet egyszerűségére és rugalmasságára. A legsikeresebb vállalatok szigorú belső szabványokat alkalmaznak az informatikai menedzsmentet illetően is, amelyektől csak körültekintő vizsgálat után engedélyeznek eltérést. Ezek a cégek szilárdan hisznek abban, hogy az alkalmazott technológiák és a különböző platformok számának leszorítása növeli a hatékonyságot, a tervezésnél pedig a legnagyobb rugalmasságra és a könnyű megvalósíthatóságra kell törekedni. * Fejlesztésekkel kapcsolatban legyen cél a rövid távú megtérülés. Az üzleti életben szinte senkinek nem kell olyan gyors fordulatokra felkészülnie, mint az informatikusoknak. Éppen ezért az egyedi megoldásokkal szemben előnyben részesítik a dobozos, nagy tömegben gyártott szoftvert, ahol ez lehetséges. Ha pedig mindenképpen egyedi változatot kell alkalmaznunk, koncentráljunk arra a 20 százalékra, mely általában a használati érték 80 százalékát adja. * Törekedjünk a termelékenység növelésére. Folyamatosan ellenőrizzük a rendszer teljesítményét belső és külső szabványok alapján egyaránt, továbbá törekedjünk a folyamatos fejlődésre. Míg a beruházásokat pénzügyi döntésekként, a műveleteket és folyamatokat azok költség/teljesítmény mutatója alapján ítéljük meg. * Építsünk ki hatékony kapcsolatot az üzletvitel és az IT-menedzsment között. A vállalat informatikai és üzleti részlegeit a lehető legteljesebb mértékben integrálni kell. A két félnek azonos nyelvet kell beszélnie ahhoz, hogy képes legyen érdemben kommunikálni és egymás szempontjait maradéktalanul megérteni