A jövő irodája... Nem, így már nem is beszélhetünk az iroda világáról: mindaz, amit bemutatunk a továbbiakban, nagyon is a jelen. Más kérdés persze, hogy a munkahelyek mekkora hányadában terjedt el már a XXI. századi irodatechnikai kultúra. A varázsszó, amellyel megragadhatjuk a változás lényegét, s egyben megérthetjük azt is, mi zajlik éppen a háttérben: a hálózat.
Digitális lélek
A modern iroda, lépést tartva a korszak technikai fejlődésével, éppen átváltozáson megy át. A munkahelyek egy jól felépített rendszer segítségével hatékonyan működő hálózatba vannak integrálva, s minden technikai eszköz ehhez igazodik. Ez az az irodaszisztéma, amelyben az ember feladatai pontosan meghatározottak – mármint az iroda működtetése során.
Mindezt a korszerű digitális technika teszi lehetővé, egy lélekben is más technika. Ebben a hálózatban már elektronikus úton, digitalizálva keringenek az információk. Immár nem válik széjjel az irodai technika és a számítástechnika, hanem a kettő összeolvadásával létrejött készülékekből épül fel a rendszer. Ennek felépítését – hogy hol, milyen eszközöknek, mit kell tudniuk és milyen felkészültséggel, hol legyen a helyük az irodában, s hogyan szolgálják ki a dolgozókat – egy új szolgáltatási ág: a rendszerszervezés és rendszerintegráció végzi el.
– Az új iroda középpontjában az a multifunkcionális eszköz áll, amely egyszerre nyomtató, fénymásoló, szkenner és fax is – állítja Török F. László, a Canon Hungária marketingkommunikációs vezetője. Valamennyi természetesen digitális. (A digitalizálásról mint fogalomról talán elég csak annyit tudni, hogy ezekben nem torzul és nem vész el az információt hordozó jel.) Tehát ma egy készülékben van az a tudás, amelyhez korábban több is kellett, s amitől nehezebben áttekinthető volt maga az iroda is. Volt az irodaszervezésnek egy időszaka a nyolcvanas-kilencvenes években, amikor komolyan rettegtek attól, hogy a technika, eluralkodván az irodában, tönkreteszi az embert, a személyiséget. Most kijelenthetjük: az iroda- és számítástechnika a háttérbe vonul, és ismét átadja a terepet a dolgozó embernek.
Az a kiszolgálóegység, amely a munkaszervezés központi eleme, az egykori fénymásoló berendezésekből alakult ki. A digitalizálás tette lehetővé, hogy a funkcióját másképpen lássa el, és ha már egyszer az információ, mondjuk egy sokoldalas irat digitális jellé alakul a gépben, természetes, hogy ezt a jelet több funkcióban is használni lehet. Így a szkennerrel a papíron lévő szöveget digitális jelként továbbítjuk a számítógépbe, s így az megjelenik a képernyőnkön, fárasztó beírogatás nélkül. Ugyanezt a digitális jelet, az iménti iratot, a multifunkcionális berendezés fax üzemmódban a telefonvonalon keresztül egy távoli irodába is eljuttathatja, megspórolva a postázást vagy az irat más módon való kézbesítését. A legújabb ilyen központi multifunkcionális egységek on-line kapcsolatban lehetnek az internettel is, amellyel már teljes egészében elektronizálttá vált a rendszer, s földrészek között is lehet digitális jelekkel kommunikálni, információt cserélni. Sőt, az egyik irodából a világ másik részében lévő irodába telepíthetjük a feladatokat. A Budapestről elküldött iratot az interneten keresztül Londonba juttatva például módunkban áll az ottani multifunkcionális berendezésen sokszorosítani úgy, hogy akár a kötészeti funkció is parancsba adható. Mindezzel mondjuk egy hatvanoldalas szerződéstervezet elkészítése és körözése az érdekelt felek között roppant módon leegyszerűsödik, miközben a partnerek akár a világ négy táján tartózkodhatnak.
| TELEFONÁLÁST ELLENŐRZŐ RENDSZEREK A szakemberek szerint a felhasználó már nem tud olyat kérni, amit a különböző telefonalközpontok ne tudnának teljesíteni. 600-800-féle funkcióra alkalmasak, amibe beletartoznak a számítógéppel közös funkciók is. Mint a kimenő hívások számrögzítése, a hívás időtartamának kijelzése, bejelzés, ha beszélgetés közben hívják a számot, telefonszámok rögzítése és kijelzése, ha a hívó neve és száma szerepel az elektronikus "telefonkönyvünkben", kimenő vidéki és külföldi hívások korlátozása, mellékek korlátozása és még számos hasznos dolog. A választék óriási, hiszen egyre több cég foglalkozik távközlési kommunikációval. Mint a szakemberek állítják, csak ritkán kerülnek kapcsolatba a cégek menedzsereivel, az ő partnereik a számítástechnikusok, a rendszergazdák, a kommunikációs szakemberek. Velük "fél szavakból" is értik egymást, megmondják a paramétereket, és már "szerelik is" az alközpontot. A menedzser pedig aláírhatja a számlát, ami egymilliótól több millió forintig terjedhet, attól függően, hogy hány mellékállomásra, milyen tudású szolgáltatást, illetve ahhoz kapcsolódó szoftvert kértek. A szoftverek ára többnyire megáll az egymillió forintnál. S ha már ennyi pénzt áldoztak a telekommunikációra, természetes igényük, hogy ellenőrizni tudják, mire fizetnek havonta számlát. A telefonforgalom ellenőrzésére többféle lehetőség kínálkozik. A legegyszerűbb a mellékek kimenő hívásának korlátozása, amit egyszerű programozással lehet elérni. Így csökkenthető a cég szempontjából felesleges, de magánügyben igen fontos külföldi hívások száma csakúgy, mint a belföldi távolsági hívásoké. Ha valaki mégsem ezt a drasztikus módszert választja, ugyancsak programozással ellenőrizheti az egyes mellékekről kezdeményezett kimenő hívásokat, azok számát rögzíti a központ. Számos munkahelyen, ha a főnökség túlzottnak tartja a külföldi hívások összegét, benyújtja a számlát a mellék tulajdonosának. Ugyancsak a menedzsment döntése, hogy a dolgozók tudomására hozza, telefonálni csak ellenőrzött rendszeren keresztül tudnak, vagyis mindenki kap egy saját kódszámot, és csak ennek beütése után jut távolsági vonalhoz, amelynek használatát a központ rögzíti. Másik variáció a kártyás rendszer, aminek a lényege ugyanez, csak nem kódszámot kell beírni, hanem a személyre szabott mágneskártyát lehúzni az erre alkalmas készüléken. |
Hol tartunk mi?
Magyarországon ma már a fénymásoló gépek 10 százaléka digitális az 1999-es adatok tanúsága szerint. Az új eladások 90 százalékát viszont digitális berendezések teszik ki, s a gyárak lassan leállnak az analóg berendezések gyártásával. Körülbelül itt tart hazánk a digitalizálásban, s ettől egy további lépéssel távolabb a rendszerszervezésben. Az a szolgáltatás, amely új rendbe szervezi az iroda működését, s végre nem rendeli alá a szisztémát a technikának, ma még nem tekinthető elterjedtnek nálunk. És akkor igen finoman fogalmaztunk.
A rendszerintegrátorok most kezdenek kibújni a számítástechnikai piac különböző szegleteiből. Gyurós Tibor, az egykor hálózatépítésre szakosodott Synergon elnöke például állítja: új üzletáguk, a rendszerintegráció immár a cég központi szolgáltatásává vált. Vagyis a hálózatépítés mellé ma már el akarnak adni irodai és számítástechnikai eszközöket, a rendszert működtető szoftvereket, és végül rendszerszervezési elveket is, amiből látható, mennyivel nagyobb itt a biznisz.
Ugyanerről beszélt Török F. László is. Cége ma már nem egyszerűen multifunkcionális berendezéseket kíván értékesíteni, nem elégszik meg azzal, hogy valakire "rásózzon" egy nyomtatót vagy egy fénymásoló berendezést, hanem az eszközhöz értékesíteni kívánja azt a szervezési szisztémát, amellyel a technika a leghatékonyabban használható. Persze vannak a rendszerben olyan berendezések, amelyeket nem a Canon gyárt és/vagy forgalmaz, de ez nem probléma, hiszen milliónyi gyártó és forgalmazó van a piacon, a kedves megrendelő sajátos igényei gond nélkül kielégíthetők. S ha már a dolgot innen vesszük szemügyre, pontosan láthatjuk, hogy valójában a világ egy hatalmas, jól kifundált marketingszisztéma kísérleti terepe, amely – mint évezredek óta mindig – arról szól: hogyan lehet többet, jobban eladni. A hálózat és a rendszer, amely a XXI. század irodáját jelenti, egyben az új évezred eladási technikájának is az alapja.
Hazánk ebben a piaci nyüzsgésben még kiaknázatlan területnek számít. A multinacionális vállalatok, amelyek megtelepedtek a modern irodaházakban, kitűnő felvevőként jönnek szóba. Az új irodaszervezési modell valamelyest azt is magyarázza, miért is van létjogosultsága annyi új irodacenternek.
A rendszerintegrációs szisztéma ugyanis megkíván bizonyos irodastruktúrát, amelynek az új tervezésű irodaházak eleve megfelelnek. Olyan technológiával építik őket, amellyel az épület maga is bármikor átszervezhető. Gondoljunk csak a mozgatható falakra: gyakran a vállalat egy üres emeletet vesz meg, majd rendszerintegrátorával és irodaszervezőjével kitalálja, mi hol legyen, személyesen rájuk szabva.
Mindez nem jelenti azt, hogy a hagyományos irodákban elhelyezkedő hazai vállalatok nem juthatnak modern szervezési rendszerekhez, nem tehetik hatékonyabbá működésüket. Ez bármilyen infrastruktúrába integrálható, csak a digitális technikai háttért kell tudni elhelyezni benne. Persze több a kompromisszum, és néha költségesebb a megvalósítás. Az eredmény azonban épp olyan hibátlan, mint bármelyik üvegfalú centerben. De ha már a költségeknél tartunk, nem kerülhetjük meg ennek mérlegelését sem.
A pénz útja
Csak legyen elég pénz hozzá, mondják minden fejlesztés előtt a cégvezetők. Ne is azt nézzük – amit persze a főnöknek először néznie illik -, hogy mennyibe kerülnek ezek a modern digitalizáló berendezések. Két ok is van arra, hogy ne ezt helyezzük gondolkodásunk középpontjába.
Először is biztosak lehetünk abban, hogy egy ilyen, mondjuk iR6000-es multifunkcionális berendezésért egy kalap pénzt fizethetünk. Ezt a gyártó egyébként így jellemzi: "A digitális tökély új korszaka" – kitűnő minőséget, nagy sebességet ad, 5,1 GB-os képmemóriája van, nyomtat, másol, szkennel és faxol, ráadásul mindezen funkciókat képes egy időben is végezni. Tehát miközben sokszorosít és a tűzést is elvégzi, faxolhat és az interneten is kommunikálhat. Amennyiben egymásba ütköző funkciókra kap parancsot a berendezés, természetesen sorba rendezi őket, és nagy sebességénél fogva aligha kell rá fél napot várni. Sőt! Az első másolatot 3,8 másodperc alatt állítja elő, majd ezután 60 lapot nyomtat percenként. Közben 2400 x 600-as felbontásra képes, amelynek eredményeként éles szöveget és fotóhű fekete-fehér képeket kapunk. Ugyanezt a sebességet megőrzi fénymásoláskor is, akkor is, ha kétoldalas másolatot kell készítenie. Amikor dokumentumokat olvas be, képes annak digitalizált tárolására a saját merevlemezén úgy, hogy azokat személyes postafiókokban helyezi el. A készülékben 100, személyes, jelszóval védett postafiók jelölhető ki. Egy ilyen berendezés drága, de biztosan nem kerül annyiba, mintha külön-külön vennénk egy faxot, egy fénymásolót, egy szkennert és egy nyomtatót.
Az ártól azért sem kell félni, mert a rendszerintegrátor cégek kitalálták az úgynevezett outsourcing módszert: kihelyeznek komplett rendszert, berendezésekkel együtt, vagyis befektetnek például azzal a kikötéssel, hogy a vállalat éves nyereségnövekedésének bizonyos százalékát átengedi az integrátornak. Biztosak lehetünk benne, hogy befektetőnk nem fog rosszul járni s valószínűleg a cég sem!
A pénz tehát lényegesen jobb helyen van egy ilyen multifunkciós szerkezetben, mintha hagyományos eszközöket vásárolnánk. Különösen akkor, ha egy hatalmas irodát szerelünk fel ezekkel. A flottakedvezményekre jogosultaknak egyedi árakat kalkulálnak, de többféle kedvezményekre számíthatnak azok is, akik a legmodernebb technológiára szavaznak.
Az internetezéssel is lehet spórolni. Török F. László szerint amíg egy hagyományos lézerprinterrel egy nyomtatott lap előállítása 5-10 forintba kerül, addig egy digitális eszközzel való nyomtatás már csak 2-3 forint/lap kiadással jár. És amennyiben egy készülék multifunkcionális, még nagyobb lehet a megtakarítás a párhuzamos munkavégzés következtében. Sőt, létezik egy úgynevezett tandem üzemmód – igazán ekkor használható ki a hálózat előnye! -, amelyben ha egy ilyen gép sok azonos típusú feladatot kap, akkor képes azt más, a rendszerbe integrált hasonló berendezéssel megosztani. Ezek a készülékek ugyanis egymással is kommunikálnak. Így lesz optimális a teljes hálózat használata, ezen lehet a legtöbbet megtakarítani.
Mégis sokan állítják, s egyes felmérések is rámutatnak, hogy a korszerű berendezések nem mindenben teljesítik a kivánalmakat. Így például sokan remélték a digitalizálódó irodától, hogy a papír végre eltűnik, vagy legalábbis lényegesen csökken a szerepe. A piackutató cégek megállapításai szerint azonban ennek ellenkezője megy végbe: nő a papírfelhasználás.
Az ellentmondás azonban csak látszólagos – állítják a digitális eszközök gyártói és forgalmazói. A technika korszerű, az adattovábbítás felgyorsult és egyszerűbbé vált, de eközben megsokszorozódott az egy emberhez eljutó információk mennyisége, amit ma még nem elégséges elektronikus úton tárolni. A Gutenberg-galaxis embere még ragaszkodik ahhoz, hogy az információt papíron, kinyomtatva is lássa, kézben tartsa. Íratlan szabály például, hogy egy szerződés akkor szerződés, ha papíron van, és ezen nem segít majd a digitális aláírás sem. A technikai fejlődés által felgyorsulhatnak a döntések, de egy aktus lezárása csak az irat kézhezvételével, iktatásával válik majd teljessé. És ez valószínűleg még néhány évszázadon át így is marad.
| MENNYIBE KERÜL EGY MUNKAHELY A címben feltett kérdésre általánosan érvényes válasz nem adható, hiszen minden egyes irodai munkahely rezsijének kiszámításához számtalan információt kell figyelembe venni. Ezek az adatok, ismeretek pedig tevékenységi körönként, régiónként, a fővárosban pedig kerületenként másképp alakulnak. Vegyünk például egy telemarketingcéget, ahol egy helyiségben négyen-öten, vagy jóval többen is dolgozhatnak. Az irodabútor igényük viszonylag szerény, de ugyanez nem mondható el a telefonszámlájukról, a munkájukhoz szükséges számítógépekről, a hozzájuk tartozó szoftverekről. Ezek a költségek egy brókercégnél a többszörösére is felugorhatnak, hiszen hely- és eszközigényük hasonló, a telefonszámlájuk viszont jóval magasabb lehet, mert külfölddel állnak szinte állandóan kapcsolatban. Egy nagykereskedelmet lebonyolító kis kft. helyigénye kisebb, telefonszámlája alacsonyabb, és elfér egy lakásban, alig van ügyfélforgalma, hiszen itt csak a papírmunkát intézik, az áru a raktárakban, vagy úton van. Ami viszont bármilyen irodai tevékenységnél könnyen kalkulálható: az a bérleti díj, az üzemeltetési költség, az energiaköltség – fűtés-világítás, víz- és csatornadíj -, a telefon és az internet díja, a takarítás költsége – takarítószemélyzet, tisztítószerek -, biztonsági rendszer üzemeltetése, parkolási díj és az amortizáció. Az A kategóriás irodaházak légkondicionáltak. Tulajdonosaik szavatolják, hogy biztonsági őr vigyázzon a kapuban, kamerás rendszerrel figyelik a parkolót, negyedévente tisztítják az ablakokat, naponta takarítják a közös használatú helyiségeket, a nyitott parkolót télen megtisztítják a hótól. Az átlagosnak tekinthető havi 22-45 márkás négyzetméterenkénti bérleti díj mellé ezekért a szolgáltatásokért ugyancsak havonta 5,5, illetve 7 márkát számítanak fel. Ez az összeg magában foglalja a víz és a csatornahasználat díját is. A nem légkondicionált, kevesebb szolgáltatást nyújtó B kategóriás irodaházaknál jóval kevesebb üzemeltetési költséget kell fizetni, mindössze havi 3 márkát. Aki pedig saját irodaházat tart fenn, akár egy rózsadombi villát alakított át, akár a belvárosban egy régi épületet, annak a kertésszel, a szemétszállítási díjjal, az önkormányzatnak fizetendő kommunális adóval is számolnia kell. Ezeket, és a már említett energiaköltségeket kell elosztania a munkahelyek számával, s hozzáadnia a biztonságra fizetett összegeket is. Nem szólva a munkabérekről és azok járulékvonzatairól. Az egy munkahelyre vetített rezsiköltséget tehát mindenki maga tudja csak kiszámítani, attól függően, hogy hol van a székhelye, hány embert foglalkoztat és milyen munkakörben. A vállalkozás eredménye alapján pedig el tudják dönteni, megéri-e nagyobb rezsijű és több komfortot, kellemesebb munkakörülményeket garantáló irodát fenntartani, vagy a szerényebb, nem olyan kényelmes, de olcsóbb megoldás mellett maradnak. |