A külföldi utazással kapcsolatos adózási szabályokat alapvetően az határozza meg, hogy mi a célja a kinttartózkodásnak: munkavégzés, vagy esetleg üdülés, pihenés. Természetesen ez utóbbi esetben nem merül fel adózási kérdés, ha az üdülni, pihenni vágyó magánszemély ezt a már megadózott jövedelméből finanszírozza. Adózási konzekvenciákkal akkor kell számolni, ha a személyes szükségletet célzó kiadásokat – ilyen a magánszemély üdültetése – a cég veszi figyelembe, a költségei között. Ezzel szemben a hivatali utazás elismert költség, adófizetési kötelezettséget nem keletkeztet.
Kiküldetés
A kiküldetés nem más, mint munkaszerződéses, munkahelyen kívüli munkavégzés, ami történhet külföldön vagy belföldön egyaránt. Főszabály, hogy a munkáltatónak meg kell térítenie a munkavállaló ezzel összefüggésben felmerült többletköltségeit. A tartósan külföldön foglalkoztatott munkavállalóknak az előírt külföldi pénznemben jár a valutarész, illetve az ellátmány. Munkaügyi jogvita esetén a valutarész, illetve az ellátmány, valamint a külföldi pénznemben fennálló egyéb tartozás hátralékos összegét az előírt külföldi pénznemben kell megítélni (Legfelsőbb Bíróság Munkaügyi Kollégiumának MK 143. számú állásfoglalása). A cégeknek érdemes a kiküldetés – akár belföldi, akár külföldi – eljárási rendjét belső szabályzatban meghatározni. Ebben a munkáltató megjelölheti, milyen költségek számolhatók el a kiküldetés során, ezeket milyen számlákkal, egyéb bizonylatokkal kell igazolnia a munkavállalónak stb...
Az adótörvények azt a külföldi utazást ismerik el az adóalapnál, amely a kiküldött személy jövedelmének megszerzésért, a kiküldő tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében merül fel. Külföldi kiküldetésről akkor beszélünk, ha a belföldi magánszemély a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása során a Magyar Köztársaság területén kívül tartózkodik. Ezen belül külszolgálat alatt a munkáltató által elrendelt külföldi munkavégzést kell érteni.
A kiküldetés időtartama
A kiküldetés (a külszolgálat) tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy a kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a törtnapokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó törtrész – amennyiben az legalább 8 óra – egész napnak számít. Amennyiben a kiküldetésben töltött idő 24 óránál rövidebb, de a 8 órát eléri, az egy egész napnak számít.
Költségelszámolás
Az említett fogalommeghatározásokból látható, hogy különösen fontos annak igazolása, miszerint a külföldi tartózkodásra valóban a kiküldő tevékenysége érdekében van szükség. Ezt pedig annak kell bizonyítania, akinek a szabály alkalmazhatósága, illetőleg érvényesíthetősége az érdekében áll.
Az igazolás formáját az adótörvények nem írják elő, ezért ilyenkor is az általános szabályok a mérvadók. Minden egyes kiküldetés előtt dokumentumokkal alá kell támasztani, hogy az utazásra a cég üzleti érdekei miatt kerül sor. Ezek a bizonylatok lehetnek belső bizonylatok, vagy a szervezésre, a reklámra, a programra vonatkozó iratok, amelyek igazolják, hogy külföldön tárgyalásra, üzleti megbeszélésre, piackutatásra, konferenciára stb. kerül sor. Ha a külföldi utazáson nem a társaság munkavállalója, személyesen közreműködő tagja, választott tisztségviselője vesz részt, hanem más magánszemély, akkor a vele kötött megbízási szerződésben kell rögzíteni az elvégzendő feladatokat.
A hivatali utazás költségelszámolásának nem feltétele, hogy az út kézzelfogható gazdasági eredményt hozzon. Attól, hogy a külföldi tárgyalás nem jár eredménnyel, nem sikerül új szerződést kötni, új piacra betörni, a dokumentumokkal alátámasztott külföldi kiküldetés még elismert költségnek számít.
A hivatali utazás jellegzetes költségei közé egyébként az utazási költségek, a szállásköltségek és az egyéb költségek számítanak.
Utazási és szállásköltségek
Az utaztatás – ha erre a cég gazdasági tevékenysége érdekében kerül sor – a társaság költsége, így a kiküldöttnél – főszabályként – nem tekinthető bevételnek, még akkor sem, ha a cég a magánszemély bevonásával finanszírozza azt. A repülővel, vonattal, busszal történő utazás számviteli elszámolása a társaság nevére szóló számla alapján történik. Ha a kiküldött a cég autójával utazik, akkor a külföldön felmerülő üzemanyagköltséget benzinszámlával kell igazolni.
Más a költségelszámolás szabálya abban az esetben, ha a magánszemély a saját gépjárműjét használja az utazáshoz. Ilyenkor költségtérítésről van szó, amelyet kaphat a kiküldött kifejezetten a külföldi utazáshoz, de amely része lehet az egyébként havi átalányjelleggel adott térítésnek is. Azt, hogy a magánszemélynek kell-e, lehet-e külföldi benzinszámlát kérnie a költségek igazolásához, az dönti el, hogy a költségtérítéssel szemben egyébként milyen elszámolási módszert választott. Ha a külföldi kiküldetéshez kapja a gépjármű-költségtérítést, akkor választhat, hogy az APEH-árral vagy a benzinszámlában feltüntetett árral számol. Fontos, hogy a döntés egy egész negyedévre szól, tehát az ezt követően kapott költségtérítésnél is a választott módszert kell alkalmaznia. Abban az esetben, ha a külföldi utazás költségtérítése egyébként része az itthon kapott térítésnek, az üzemanyag-felhasználást a külföldi útszakaszra is ugyanúgy kell elszámolni, mint a belföldire.
A szálloda, lakásbérlet költsége a társaság elismert kiadása, ha a külföldi utazás üzleti célú. A felmerült kiadásokról a cég nevére szóló számlával kell rendelkezni, így a magánszemélynél nem keletkezik bevétel.
Egyéb költségek
A külföldön felmerült, de szorosan a társaság gazdasági tevékenységével összefüggő egyéb kiadások elszámolására ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mintha azok belföldön merültek volna fel. Az ilyen kiadások (reprezentáció, telefonköltség, gépkocsibérlés stb.) fedezetére adott összeggel a kiküldöttnek el kell számolnia, a költségekről a cég nevére szóló számlát kell kérnie, így a "dologi kiadás" a magánszemélynél nem tekinthető bevételnek.
Napidíj
A külföldi kiküldetés címén adott összeg – a régi szóhasználat szerinti napidíj – a magánszemély adóköteles bevétele, amelyből levonható 30 százalék, legfeljebb azonban a kiküldetés időtartamára számítva a 168/1995. (XII. 27.) Korm. rendeletben meghatározott, igazolás nélkül naponta elszámolható költség (10 USD/nap). Ez az összeg az együtt utazó hozzátartozók után naponta 3 USA-dollárnak megfelelő forintösszeggel növelhető, ha 90 napon túli egybefüggő kintlétről van szó. Hangsúlyozni kell, hogy a törvény itt kettős korlátot állít, tehát az adott napidíjnak mindenképpen van adóköteles része.
Ettől eltérően, a 30 százalékos korlát figyelmen kívül hagyásával, 25 USD a naponta igazolás nélkül elismert költség a nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemélynél. Az elszámolási módszer alkalmazási feltétele, hogy a kiküldött kizárólag a gépjármű külföldön történő üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó és számlával, más bizonylattal igazolt költségek elszámolására legyen jogosult.
Egyéb jövedelem
A külföldi kiküldetés címén adott összeg elszámolását az határozza meg, hogy a kiküldött milyen jogcímen szerzi meg a jövedelmet. Nem számít önálló tevékenységnek, ha az alkalmazott munkáltatója rendeli el a külföldi kiküldetést. A külszolgálat jövedelme bérjövedelem. Amennyiben a kiküldetésre nem a munkaviszonnyal összefüggésben kerül sor (például a társaság tagja tartózkodik külföldön), a jövedelem egyéb jövedelemnek tekintendő. Ugyancsak egyéb jövedelem, ha az önálló tevékenységet végző magánszemély (például megbízási szerződés alapján) külföldön is végzi a bevételszerző tevékenységét. Átmeneti szabály 2002-ig, hogy a költségvetési és önkormányzati forrásból származó kiküldetési bevétel 50 százaléka után kell adózni.
A külföldi pénznemben keletkezett jövedelmet forintosítani kell, mégpedig a juttatást megelőző hónap 15. napján érvényes, az MNB által közzétett devizaárfolyam figyelembevételével.
Nem kizárólag üzleti célú utak
Az eddig említett adózási szabályok természetesen csak arra az esetre vonatkoznak, amikor a külföldi utazás bizonyíthatóan hivatali, üzleti célú. A társaságiadó-törvény a költségek és ráfordítások elszámolhatóságának egyes szabályai között 2001-től nem említ üzleti, hivatali utazással összefüggően különös szabályokat. Ebből azonban nem következik, hogy minden külföldi utazás költsége elszámolható lenne, ugyanis továbbra is főszabály, hogy növeli az adózás előtti eredményt az a költségként, ráfordításként elszámolt összeg, amely nincs összefüggésben a vállalkozási, a bevételszerző tevékenységgel.
Ha a külföldi utazás nem – vagy nem kizárólag – a társaság érdekében végzett munkával függ össze, akkor az utazás, szállás, a szabadidős programok társaság által fizetett költségei – a jövedelemadó-törvény szabályai szerint – adóköteles természetbeni juttatásnak számítanak. A 44 százalékos adó alapja az az összeg, amelyet az utazással összefüggésben a magánszemély nem térít meg a kifizetőnek. A természetbeni juttatás és annak megfizetett közterhei azonban csak abban az esetben elismert költségek, ha a juttatásban az alkalmazott, a vezető tisztségviselő, a személyesen közreműködő tag, a korábban munkaviszonyban álló, saját jogú nyugdíjas, valamint az említett magánszemélyek közeli hozzátartozói részesülnek. (Közeli hozzátartozó a Ptk. szerint a házastárs, az egyenes ágbeli rokon, az örökbe fogadott, a mostoha- és nevelt gyermek, az örökbe fogadó, a mostoha- és a nevelőszülő, valamint a testvér.) Az említett körön kívüli magánszemélyeknek adott természetbeni juttatás költségével és a megfizetett közterhekkel az adózás előtti eredményt meg kell növelni.
Mindezekből látható, hogy a külföldi utazás hivatali célját az adózónak kell és érdemes igazolnia. A dokumentumokat és az utazás körülményeinek bizonylatait az elévülési időn belül a társaságnak meg kell őriznie.
Kellemest a hasznossal
A cégvezetők gyakran álcázzák nyaralásukat üzleti vagy szakmai útnak, így csökkentve a költségeiket. Az APEH azonban egyre több bizonylatot, elszámolást követel az ilyen utakról, igyekezve ezzel bezárni a kiskapukat.
A szakmai utakat a munkáltató vagy a munkáltató üzleti partnere szervezi. A szakmai utakon a munkavállaló dolgozik (üzleteket bonyolít le, tárgyal, szerződéseket köt, gyárakat, üzemeket látogat stb.), amit megfelelően dokumentálni kell. A szakmai utak másik fő jellemzője, hogy a hozzátartozók általában nem vesznek rajta részt.
Incentive turizmus
Az incentive turizmus csak az utóbbi 5-10 éve terjedt el hazánkban. Az ilyen jellegű utazást másképpen jutalomútnak is szokás nevezni. A munkáltató ilyenkor kitesz magáért: a legjobb munkavállalóit vagy üzleti partnereit – jutalomból vagy üzleti érdekből – a legjobb szállodákban, bőséges programkínálattal, teljes ellátással nyaraltatja.
Meeting
A meeting 2-3 napig tartó speciális továbbképzést jelent. Érdemes a munkáltatónak kibérelnie egy – luxuskategóriájú – szállodát vagy panziót, ahol a munkahelyi kollektíva a tanulás mellett a szabadidejében is együtt van. A meeting apropója lehet egy új termék bevezetése, átszervezés, új piac felé nyitás, intenzív nyelvtanulás is.
Túlélőtáborok
Ma már a fiatal emberekből álló kollektíváknak, illetve az olyan csapatmunkásoknak, akik a munkavégzésük során egymásra utalva, összeszokottan dolgoznak, úgynevezett túlélési tábort is szerveznek. Ez fizikai-lelki igénybevétellel jár, és arra készteti a résztvevőket, hogy összeszokjanak, és javítsák a problémamegoldó képességeiket. Az ilyen túrákon kipróbálhatják a résztvevők, hogy melyik munkatársukban lehet feltétlenül megbízni, ki hozza a leggyorsabban a legjobb döntéseket, kié az irányító és kié a végrehajtó szerep inkább. A munkáltató később ezekre a tapasztalatokra a munkahelyi kollektíva kiépítésében, irányításában is építhet.