Iratkezelés, adminisztráció

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2001. május 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 37. számában (2001. május 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás

 

A számviteli információk iratok (számviteli bizonylatok) formájában jutnak el az érdekeltekhez. Az irattal végzett adó- és számviteli munkafolyamatokat összefoglalóan adminisztrációnak nevezzük. Az adminisztráció során az egymással együttműködő egyének és szervezetek közötti irattovábbítás és -feldolgozás kizárólag szervezett tevékenység keretében lehet hatékony.

A számviteli munkafolyamat egésze számára nélkülözhetetlen az iratkezelés jól szervezett szabályozása. Biztosítani kell a számviteli törvény által előírt beszámolók megbízhatóságát és utólagos ellenőrizhetőségét is. Meg kell teremteni azokat a körülményeket, amelyek között a beszámolóban, a vállalkozás eszközeiben és forrásaiban történt valamennyi változás megbízható formában és tartalommal rögzíthető. Biztosítani kell továbbá az érdekeltek számára az utólagos ellenőrzést. Ezeket a követelményeket a számviteli törvény a bizonylatok keletkezésénél, a bizonylat tartalmi és formai követelményeinek meghatározásánál, illetve a bizonylatok megőrzésénél rögzíti.

Számlarend

A számlarend tartalmazza:

  • minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét és megnevezését,
  • a számla tartalmát, ha az a számla megnevezéséből egyértelműen nem következik, továbbá a számla értéke növekedésének, csökkenésének jogcímeit, a számlát érintő gazdasági eseményeket, azok más számlákkal való kapcsolatát,
  • a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát, valamint
  • a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet.

A számlarendben kell rögzíteni a bizonylati rendet is, amely a számviteli adatfeldolgozást teszi áttekinthetővé.

Ellenőrzés

Az Szvt. 161. §-ának (3) bekezdése szerint az analitikus nyilvántartásoknak szoros kapcsolatban kell lenniük a főkönyvi könyveléssel, és biztosítani kell az értékadatok számszerű egyeztetését is.

Bizonylati elv, bizonylati fegyelem

A vállalkozásban zajló gazdasági események mindegyike hatással van a vállalkozás által nyilvánosságra hozott beszámolóra. A kapcsolat a gazdasági eseményről készített bizonylaton, az ezt feldolgozó könyvelési eljáráson, a beszámoló elkészítésén és letétbe helyezésén át az iratmegőrzési határidő végéig megmarad. A kapcsolatot mindvégig a számviteli bizonylat hordozza. A bizonylatok, okmányok alapján történik a könyvelés, a beszámoló összeállítása, a leltározás és az ellenőrzés is.

Az Szvt. 165. §-ának (1) bekezdése szerint minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban kell rögzíteni. Ez az alapvető szabály biztosítja a valódiság számviteli elvének érvényesülését. A könyvvitelben, ezen keresztül pedig a nyilvánosságra hozott beszámolóban rögzített tételeknek a valóságban is fellelhetőknek, bizonyíthatóknak kell lenniük.

A bizonylatot akkor tekinthetjük szabályszerűen kiállítottnak, ha valóságos események valóságos adatait tartalmazza, valamint megfelel a vonatkozó jogszabályban meghatározott alaki és tartalmi követelményeknek, továbbá amelyet hiba esetén előírásszerűen javítottak. A szabályszerűen kiállított bizonylat az adatokat időtállóan tartalmazza, ezzel egyben biztosítja a megőrzési időn belüli olvashatóságot is.

A bizonylatok javítása

A bizonylattal szemben támasztott követelményeknek kizárólag a szabályszerűen javított adatmódosítást csak szabályszerűen tartalmazó bizonylat felel meg. A megfelelő adatmódosítás esetében az utólagos módosítás kimutatható, emellett felismerhető a módosított adat is.

A javítást áthúzással, a javított adat megőrzésével kell elvégezni. A helyes adatot a rontott (helytelen) adat fölé kell írni, a javítást végző pedig azt a javítás dátumával és aláírásával igazolja. Lényeges, hogy a helytelen adatot nem lehet festeni, leragasztani, azaz nem választható a javításra olyan megoldás, amelynek eredményeként az eredeti (rontott) adat nem olvasható. Ezért a radírozás szóba sem jöhet, ugyanis a ceruzával kiállított irat több szempontból sem felel meg a számviteli bizonylattal szembeni követelményeknek, mivel nem időtálló, a ceruzával írt adat néhány év után hiányos, illetve eltűnik, másrészt a ceruzával írt adatok illetéktelenül, szabálytalanul, ellenőrizhetetlenül módosíthatók.

A vállalkozás külső bizonylatot nem javíthat. A mágneses adathordozón szereplő adatok javításáról minden esetben célszerű jegyzőkönyvet felvenni, a felsorolt hibákat az eredeti és a javított állománnyal együtt meg kell őrizni.

Bizonylat és könyvelés

Az Szvt. 165. §-ának (4) bekezdése szerint logikailag zárt rendszerrel kell biztosítani a főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetést és az ellenőrzést, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától. Ez az előírás egyben támpontot ad a bizonylati rend elkészítéséhez is.

A bizonylati fegyelem a könyvelés pontosságát, megbízhatóságát, valamint úgynevezett késedelemmentességét jelenti. A pénzeszközök mozgásait tükröző bizonylatokat rögzíteni kell a könyvekben:

  • készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg,
  • bankszámlaforgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor,
  • egyéb pénzeszközök esetében legkésőbb a tárgyhónapot követő hó 15-ig.

Az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait legalább negyedévenként, de legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni.

A számvitel bizonylatai

A számviteli törvény 166. §-a szerint számviteli bizonylat minden olyan, a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy, avagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány, számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, továbbá minden egyéb, ilyennek minősíthető irat - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel.

A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hiteleseknek, megbízhatóknak és helytállóknak kell lenni. A bizonylatokat magyar nyelven kell kiállítani. A számviteli törvény azonban lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozás a magyar nyelven feltüntetett bizonylaton a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntesse az adatokat. A külföldre kiküldött számlát is magyar nyelven kell kiállítani, a külföldi megrendelő nyelvén feltüntetett adatok csak másodsorban szerepelhetnek a bizonylaton. A könyvviteli adatfeldolgozást megelőzően a külföldi szállító, szolgáltató számláján magyarul is fel kell tüntetni az adatokat.

Az átalakulás bizonylatai

Az Szvt. 166. §-ának (5) bekezdése szerint a társaság átalakulásának cégbírósági bejegyzése és az erről szóló határozat kézhezvétele közötti időszakban keletkezett, illetve a jogelőd nevére kiállított bizonylatok alapján a gazdasági eseményeket a jogutód (több jogutód esetén pedig az, amely a gazdasági eseménnyel érintett) rögzíti a könyvviteli nyilvántartásokban. Ezt az előírást akkor lehet alkalmazni, ha a jogelőd az éves beszámolója (egyszerűsített éves beszámolója) készítése során a fentiekben meghatározott bizonylatokat nem tudta figyelembe venni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat

A könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatnak a számviteli törvény előírásai szerint általános alaki és tartalmi kellékei vannak, ezek:

  • a bizonylat megnevezése, sorszáma, vagy egyéb azonosítója,
  • a bizonylatot kiállító (szervezeti egységet külön részletezve) megjelölése,
  • a gazdasági eseményt elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a gazdasági esemény végrehajtását igazoló személy és az ellenőr aláírása, a pénzkezelési bizonylatokon (pénztári bevételi, illetve kiadási bizonylaton) a befizető, illetve az átvevő aláírása,
  • a bizonylat kiállításának időpontja, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatai vonatkoznak,
  • külső partnertől érkezett bizonylat esetében a bizonylatot kiállító gazdasági egység neve és címe.

Az elsődleges bizonylat tartalmazza a gazdasági esemény mennyiségi és egyéb azonosító adatainak leírását, valamint attól függően, hogy a könyvviteli elszámolási rendben az analitikus és főkönyvi könyvelés viszonyát miként szabályozta a vállalkozás, az értékbeni adatokat is. Amennyiben az analitikus könyvelés a készletmozgásokat csak természetes mértékegységben tartalmazza, és az úgynevezett szintetikus feladatás keretében történik az értékbeni adatok rögzítése, akkor az analitikus könyvelésben a készletmozgás bizonylatain elég, ha csak természetes mértékegységben szerepelnek az adatok.

A bizonylatok összesítésével összeállított úgynevezett másodlagos bizonylatnak tartalmaznia kell az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körét és azt az időszakot, amelyre az összesítés vonatkozik.

A fentieken túl a bizonylaton szerepelnie kell:

  • a könyvelés módjára és az érintett főkönyvi számlákra hivatkozásnak (kontírozás),
  • a könyvelés időpontjának és a könyvelő igazolásának, továbbá
  • minden egyéb más, jogszabály által előírt adatnak.

A hitelesség igazolása

A számlát kiállító gazdálkodó képviselője, avagy az általa a bizonylat kiállítására feljogosított személy a bizonylat tartalmi hitelességét az azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. Ez utóbbi kapcsán kiemeljük, hogy 2001. január 1-jétől csak az aláírt számla fogadható be. A számla aláírása alól azonban mentesülnek azok a szolgáltatók, amelyek zárt rendszerben, a számítógépes rendszer által mért adatok alapján nagy tömegben és folyamatosan, emberi beavatkozás nélkül állítanak ki számlát az általuk nyújtott szolgáltatásról. Ilyen szolgáltatók például a telefontársaságok vagy a közművek.

Amennyiben a könyvviteli nyilvántartás a számviteli bizonylat, az ellenőrzés számára biztosítani kell a késedelem nélküli kiíratást és a kódjegyzéket.

Szigorú számadási kötelezettség

A készpénzkezeléshez és más, jogszabály alapján meghatározott gazdasági eseményhez (jellemzően a számlakibocsátáshoz) kapcsolódó bizonylatokat, valamint minden olyan nyomtatványt, amelyért az annak értékét meghaladó, vagy a rajta szereplő névértéket kell fizetni, vagy amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.

A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot kiállítót, azaz a kibocsátót terheli.

Nyilvántartás

A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok beszerzéséről, felhasználásáról, állományáról célszerű olyan nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza sorszám szerint az állományváltozás mennyiségét, valamint a felhasználás időpontját. Az átvett nyomtatványok felhasználását ugyancsak célszerű ellenőrizni, elkerülve ezzel az illetéktelen felhasználást.

A nyilvántartásból egy adott időpontban megállapítható kell hogy legyen:

  • fajtánként és sorszám szerint a mindenkori készlet,
  • a készletek beszerzési ideje,
  • a felhasználásra kiadott bizonylat (sorszám szerint és felhasználásra kiadott szervezeti egységenként),
  • a felhasználásra átvevő aláírása,
  • valamint a felhasználás időpontja.

A nyomtatványok ellenőrzése

A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat az átvételkor ellenőrizni kell, különösen abból a szempontból, hogy hiánytalanul megvannak-e, továbbá hogy sorszámozásuk és egyéb jelölőadataik megfelelőek-e.

Az iratok őrzése

A vállalkozásoknak gondoskodniuk kell a szigorú számadási kötelezettség alá tartozó iratok biztonságos őrzéséről, elsősorban azért, hogy ezzel megakadályozzák az illetéktelen felhasználást.

Szigorú számadású bizonylatok

A nyilvántartás formájára, valamint a szigorú számadásúként kezelendő bizonylatok körére konkrét előírást nem ad a törvény. A tartalmi jellemzők alapján a vállalkozásnak saját hatáskörben kell döntenie a szigorú számadás alá vonandó bizonylatok köréről.

A döntést elsősorban a vállalkozás tevékenysége, szervezettsége, tagoltsága befolyásolja.

Ugyancsak saját igényeinek megfelelően kell elkészítenie a vállalkozásnak a pénzkezelési szabályzatot, amelyben célszerű a készpénzmozgás bizonylati rendjét is meghatározni. Az itt megjelölt bizonylatok a szigorú számadás alá tartozó bizonylatok körébe tartoznak. Szintén belső intézkedéssel kell meghatározni a pénzt érő utalványok körét és a kezelésük rendjét is.

Bizonylatfajták

A bizonylatok - keletkezési helyüket tekintve - lehetnek belső és külső bizonylatok. A belső bizonylatok kiállítása a vállalkozásnál történik, a külső bizonylatot pedig a gazdasági eseménnyel közvetlenül érintett külső szerv állítja ki. A számviteli feldolgozás folyamatában elfoglalt helyüket tekintve a bizonylatok lehetnek elsődleges bizonylatok, másodlagos bizonylatok, valamint összesítő bizonylatok. A bizonylatok csoportosíthatók még eredeti bizonylat, valamint hiteles másolat meghatározás szerint is. A hiteles másolat szerepe a számlával kapcsolatos különféle megkötések kapcsán egyre növekszik. A hiteles másolatot az alapjául szolgáló bizonylat tartalmával megegyezően állítják ki, és a felhatalmazott - az eredeti bizonylatot kiállító - hitelesítő záradékával látják el.

Bizonylati szabályzat

Az úgynevezett bizonylati szabályzat a vállalkozás sajátosságainak megfelelően állapítja meg - a törvényi szabályozáson túl - a belső információs rendszer működéséhez szükséges bizonylati kört, valamint ismérveket. A szabályozás során figyelembe kell venni a szabványosítás követelményeit is. A bizonylati rendszer szabályozása során meg kell határozni az alkalmazni rendelt bizonylatokat, a kiállítás, rendezés, feldolgozás és megőrzés szabályait. A bizonylati fegyelem követelményeit a bizonylatok feldolgozásának szabályozása során kell rögzíteni.

A bizonylati szabályzatban egy konkrét bizonylattal kapcsolatban meg kell határozni:

  • a bizonylat megnevezését, célját, tartalmát és sorszámozását,
  • a kiállítás helyét, időpontját, példányszámát, a bizonylat kiállításánál alkalmazandó eljárást, valamint
  • a bizonylat útját a feldolgozás során, a továbbítás-feldolgozás határidejét és az egyes feldolgozások módját.

A bizonylatok feldolgozása

A bizonylatok feldolgozási útját rögzíteni kell a bizonylati szabályzatban. Ennek érdekében időrendben kell meghatározni a bizonylat átadás-átvételének módját, a munkafolyamatokat, az elvégzendő feladatot, a munkakörök, a felelősök, valamint a határidők megjelölésével.

A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell az aláírók aláírási jogosultságának meglétét, és ezen túlmenően a bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki helyességét is. Ellenőrizni kell továbbá, hogy a könyvelés részére minden bizonylatot átadtak-e. Ennek érdekében úgynevezett tombolázással - azaz sorszám szerinti elszámolással - kell biztosítani a bizonylatok teljeskörűségét. Az ellenőrzést követően el kell végezni az úgynevezett számlakijelölést (kódolást vagy más szóval kontírozást), amelyet a kontírozást végző az aláírásával igazol.

A könyvviteli nyilvántartásokban való rögzítést követően könyvelési sorszámmal, időpont-megjelöléssel, valamint "könyvelve" jelzéssel kell ellátni a bizonylatokat. A fentieken túlmenően a bizonylatot minden egyéb azonosító adattal el kell látni a gyors visszakereshetőség biztosítása érdekében.

A bizonylatokon rögzíteni kell az elvégzett ellenőrzések eredményét, valamint az ellenőr igazolását is. A bizonylatok ellenőrzését a nyilvántartásba rögzítés előtt minden esetben el kell végezni.

A bizonylatok kezelése

A számviteli bizonylatok keletkezése, feldolgozása és megőrzése körültekintő szervezést igényel. A bizonylatokat, a feldolgozás eredményeként keletkezett nyilvántartásokat, valamint a gazdálkodásról készített beszámolót az utólagos ellenőrzés és egyéb célból szükséges bizonyíték szolgáltatása érdekében meg kell őrizni.

A számviteli iratkezelést két nagy területen kell szabályozni, egyrészt

  • a bizonylati szabályzat és album, a bizonylati rend és az adatfeldolgozás folyamatának szervezésénél, másrészt pedig
  • az irattározás tervezésénél.

Bizonylati szabályzat, bizonylati rend, adatfeldolgozás

Ebben a körben a legfontosabb az információfeldolgozás szervezése.

Szervezési feladatok

Az információk feldolgozása során meg kell oldani a vállalatnál a vezetői tájékoztatást, a visszacsatolást, valamint az adatfeldolgozást végzők kölcsönös és folyamatos tájékoztatását. A vállalaton kívüli környezetből jövő és az oda eljuttatandó információs kapcsolatot össze kell hangolni a szervezeti struktúrával. Tudatos szervezés hiányában a hagyományok, az informális kapcsolatok töltik ki az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges információs csatornákat. Ez a módszer rossz hatékonyságú, a számvitel teljesség iránti igényét pedig biztosan nem tudja kielégíteni. A bizonylatok útjának megszervezése nélkül elmarad a gazdasági események dokumentálása, s nem oldható meg a számviteli kimutatás. Mindezek miatt a vezetés információi pontatlanok, a beszámoló adatai torzak lesznek.

A megfelelő szervezés hiányában az elszigetelt vállalkozási egységek megkísérlik a hagyományok, szokások alapján elvégezni az ügyviteli teendőket, de emiatt ez a tevékenység bonyolulttá, nyűggé válik, esetenként - a szervezetlenség miatt - párhuzamos nyilvántartások is készülhetnek. A szabályozatlan ügyvitel ellenőrzéséhez nem állnak rendelkezésre a teljeskörűséget és a megbízhatóságot biztosító technikák sem.

A visszakereshetőség biztosítása

A számviteli nyilvántartások megbízhatóságának dokumentálása, a bizonylatok visszakereshetőségének biztosítása a számviteli munkafolyamat rendszeres feladatai közé tartozik.

A számítógépes adatfeldolgozás a könyvviteli, adatfeldolgozási munkát is átalakította. A számítógép adta lehetőségeknek jelenleg még csak kis hányadát használjuk ki annak ellenére, hogy Magyarországon is működnek olyan számítógépes rendszerek, amelyek nagy mennyiségű dokumentum beolvasására, tárolására, hatékony és gyors visszakeresésére adnak lehetőséget. Ezekkel a rendszerekkel a dokumentumok gyors visszakeresése, irányítása, a munkafolyamatok szervezése is megoldható. A bizonylatnak nem kell fiókból fiókba vándorolnia, hiszen a feldolgozás a saját íróasztalon lévő számítógépen is megoldható. A bizonylatok igazolását elég elektronikus úton végrehajtani, mert az igazolás esetleges elmaradása a rendszerből azonnal kiolvasható. A számítógépes adatfeldolgozás előnye még a fentieken túlmenően az is, hogy nem tűnnek el az iratok, és meg lehet takarítani azt az időt, amelyet - az említett formában megvalósuló feldolgozás hiányában - az iratok megkeresésével töltene a vállalkozás.

Az adminisztráció jelentősége

Az adminisztrálás általában jól körülhatárolható munkafolyamatot jelent. A munkafolyamat egyes fázisait a szervezet meghatározott egységeiben végzik el. Minden bizonylatról munkalapot lehet kiállítani, amelyen a bizonylattal elvégzendő feladatok felsorolása szerepel a felelősök és a határidők megjelölésével. A kiszabott munka elvégzésekor a feladatot végrehajtó aláírásával igazolja a munkafázis befejezését. Ezt követően lekérdezhető az adott munkalap állapota, valamint az egyes munkafázisok elvégzésére sorban álló munkalap is.

Irattározás

Az irattári terv lényegében egy jegyzék, amely tartalmazza a rendszeren belül az egyes iratok helyét, valamint a sorszám alapján meghatározott iratok megőrzési idejét is.

A sorszámot, vagyis az irattári jelet úgy kell kialakítani, hogy az a könyvelési hivatkozások alapján visszakereshető legyen.

A tárolás módját kiválaszthatjuk a legjellemzőbb keresési szempontok szerint. Ilyen lehet:

  • az időrend,
  • a betűrend,
  • a bizonylatszám,
  • a bizonylatok tárgya,
  • a belső szervezeti egység,
  • a külső szervezet, valamint
  • ezek vegyes módozatai.
Az összeállítást készítette:
dr. Kovács Károlyné, Orehóczki József
A bizonylatok megőrzési ideje Beszámoló, leltár, értékelés, főkönyvi kivonat A beszámoló - mint a gazdálkodás egészéről szabályozott formában és tartalommal készített hiteles bizonylat -, valamint a beszámolót alátámasztó leltár és értékelés, továbbá a főkönyvi kivonat megőrzési ideje 10 év. Egyszerűsített beszámolót alátámasztó iratok Az egyszerűsített beszámolót alátámasztó leltár és részletező nyilvántartások megőrzési ideje ugyancsak 10 év. Számítógépes program Az adatok feldolgozásánál alkalmazott számítógépes programot úgyszintén 10 évig kell megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik. Főkönyvi számlák, analitikus nyilvántartások A főkönyvi számlákat, az analitikus nyilvántartásokat, a könyvelést alátámasztó bizonylatokat - a hivatkozás alapján visszakereshető módon - 8 évig kell megőrizni. Rontott példányok A szigorú számadású nyomtatványok rontott példányait 8 évig kell megőrizni. Lényeges, hogy a vállalkozáson belüli szervezeti változás nem hatálytalanítja az elévülési időt. Iratőrzés jogutód nélküli megszűnéskor A vállalkozás jogutód nélküli megszűnése esetén a megszűnt vállalkozás iratainak őrzése az általános (5 éves tartamú) elévülési időn belül kötelező. Adatok, bizonyítékok Az ellenőrzésekhez, vizsgálatokhoz az elévülési időn belül - azaz 5 évig - kell biztosítani az adatokat, bizonyítékokat.

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2001. május 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére