BIZONYLATOLÁS ÉS NYILVÁNTARTÁS

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2001. május 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 37. számában (2001. május 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás

 

A gazdasági élet valamennyi szereplője legalább egyszer már feltette magának a kérdést, miért kell ezt vagy azt a nyomtatványt kiállítani, miért kell nyilvántartásokat készíteni, nem fontosabb-e az "üzlettel" foglalkozni, mint a "papírgyártással". A kérdés elsősorban a jogszabályban előírt bizonylatokra, beszámolókra és nyilvántartásokra vonatkozik. A döntésekhez, irányításhoz szükséges saját információigény kielégítéséhez ugyanakkor mindenki természetesnek tekinti a különféle iratok elkészítését. Ha tetszik, ha nem, a papírmunka szükségszerű velejárója az üzleti életnek, a gazdaság működésének. Tematikus összeállításunkkal a jogszerű kötelezettségteljesítéshez és a szabályszerű bizonylatoláshoz kívánunk segítséget nyújtani.

 

A pénzügyi kötelezettségek teljesítésére szolgáló iratok - más iratokhoz hasonlóan - általában belső és külső információs igények kielégítésére készülnek. Az iratokat céljuknak megfelelően kell rendszerezni, értékelni-feldolgozni és megőrizni. Ennek elmulasztása a vállalkozás működése során bírságok, pótlékok stb. formájában jelentős többletterhet okozhat.

A vállalkozások a számviteli rendszer működése során állítják elő és dokumentálják a vállalati belső és külső rendszerkapcsolatokhoz szükséges legfontosabb információkat. A piacgazdaság működéséhez nélkülözhetetlen, hogy a piac szereplői hozzájussanak azokhoz az információkhoz, amelyek döntéseik megalapozásához szükségesek. A vagyoni, a pénzügyi, a jövedelmi helyzetre vonatkozó információkat egyebek mellett a számviteli nyilvántartások szolgáltatják.

A vállalkozások a számviteli rendszeren belül állítják elő az információk legjelentősebb részét. A legteljesebb és legpontosabb kép a vállalatvezetés birtokában van. A vállalatvezetésnek érdekei fűződhetnek azonban bizonyos információk visszatartásához, a vállalkozás működését bemutató információk manipulálásához. Ilyen eset lehet például, hogy a valóságosnál eredményesebb gazdálkodásról szeretnék meggyőzni a tulajdonosokat, mert a vezetők jutalmazása a vállalkozás jövedelmezőségétől függ. A legtöbb cégvezető szívesen látná el a piaci partnereket a vállalkozás megbízhatóságáról kialakított kedvező információkkal. Az állami költségvetésnek éppen csak annyi információt adna át, amivel az adófizetést minimalizálhatja.

Az adóztatáshoz szükséges információszolgáltatást törvény írja elő. Az információk megbízhatóságát az ellenőrző szervek felülvizsgáltathatják, s bírsággal kényszeríthetik a vállalkozásokat a tényleges helyzet bemutatására.

A tulajdonosok és a hitelezők védelmét szintén a számviteli szabályozás látja el. Az egységes információszolgáltatást a beszámolókészítés előírásai biztosítják. A szolgáltatott adatok helyességét, a megbízható, valós képet a könyvvizsgálat hivatott garantálni. A vállalkozás partnerei a beszámolón keresztül juthatnak hozzá azokhoz az információkhoz, amelyek alapján a vállalkozással kapcsolatos döntéseiket meghozhatják. Elsődleges számviteli kötelezettség ezért a beszámolókészítés.

Számvitel, könyvvitel

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szvt.) a korábbinál részletesebb szabályokat fogalmaz meg. Míg a korábbi számviteli törvénynek hangsúlyozottan keretjellege volt, a jelenlegi szabályozásnál mintha az ellentétes oldalra lengett volna ki a törvényalkotási inga. Az Szvt. olyan előírásokat is magában foglal, amelyek az Unióban nem törvényben, hanem "csak" számviteli standardokban szerepelnek. Megjósolható, hogy a törvényalkotói inga néhány éven belül újra kileng az alkalmazandó elvek megfogalmazásának irányába, és ennek megfelelően a részletesebb szabályozás talán megmarad a nemzeti számviteli standardoknak, illetve az adótörvényeknek.

Az Szvt. rendszere

Az Szvt. szabályozza a vállalkozás beszámolójának összeállítását, míg a könyvvezetést a korábbinál részletesebben ugyan, de közvetve határozza meg. Nem rögzíti például a kettős könyvvitel vezetésének részletes módszertanát, a mérleg és az eredménykimutatás tartalmának meghatározásával, az egységes számlakeret előírásával viszont a könyvvezetés módját, technikáját is lényegében kötelezően előírja.

A beszámolót - formájától függően - egyszeres vagy kettős könyvvitellel kell alátámasztani. Az Szvt. meghatározza a beszámoló (és részei) felépítését is.

Beszámoló

A beszámoló az információszolgáltatást hivatott ellátni, a számviteli iratok között kiemelt szerepe van, ezért a számviteli szabályozás középpontjában is a beszámolókészítés áll. A számviteli nyilvántartások a vállalkozás belső információigényén túl a beszámoló alátámasztását szolgálják.

A beszámoló formáját a nettó árbevétel nagysága, a mérleg főösszege és a foglalkoztatottak létszámának határértéke alapján kell megválasztani.

Az éves beszámoló része a mérleg, az eredménykimutatás, valamint a kiegészítő melléklet, ugyanakkor nem része az üzleti jelentés, de a beszámolóval együtt el kell azt is készíteni.

A kiegészítő melléklet tartalmazza a cash flow-kimutatást, amely a mérleg, valamint az eredménykimutatás adatain túl a számviteli analitikákból, könyvviteli nyilvántartásokból állítható össze. A cash flow-kimutatás táblázatos formában tartalmazza a pénzforrások képződésének és felhasználásának elemeit. Az érdekeltek a cash flow-kimutatásból képet kapnak arról, hogy bizonyos események milyen szerepet játszanak az adott időszak pénzállományában bekövetkezett változásokban.

Az egyszerűsített mérleg szerkezete
Eszközök (aktívák)
A. Befektetett eszközök
  I. Immateriális javak
  II. Tárgyi eszközök
III. Befektetett pénzügyi eszközök
B. Forgóeszközök
I. Készletek
  II. Követelések
  ebből: pénzkiadásból származó követelések pénzmozgáshoz nem kapcsolódó követelések
  III. Értékpapírok
  IV. Pénzeszközök
Források (passzívák)
C. Saját tőke
I. Jegyzett tőke
  II. Tőketartalék
  III. Eredménytartalék
  IV. Lekötött tartalék
  V. Egyszerűsített mérleg szerinti eredmény
D. Tartalék
E. Céltartalékok
F. Kötelezettségek
  I. Hosszú lejáratú kötelezettségek
  II. Rövid lejáratú kötelezettségek
  ebből: pénzbevételből származó kötelezettségek pénzmozgáshoz nem kapcsolódó kötelezettségek
Külön oszlopban szerepelnek a beszámolóval lezárt évekhez kapcsolódó jelentős összegű helyesbítések.

Számviteli politika

A számviteli törvényben foglalt számviteli alapelvek és értékelési előírások alapján kialakított számviteli politika alapozza meg a vállalkozás körülményeinek megfelelő számviteli rendszert. A számviteli politikának az a célja, hogy az általa kialakított számviteli rendszer alapján megbízható és valós képet mutató beszámoló készülhessen.

A számviteli politikában kell dönteni a beszámoló választott formájáról. A beszámoló mérlegének, eredménykimutatásának választott formáját, felépítését, részletezettségét, a vállalati számlarenddel kialakított kapcsolatát is a számviteli politika tartalmazza.

Az eszközök és források értékelési módjának megválasztásáról, a kiegészítő melléklet tartalmáról és felépítéséről, a közölni kívánt információkról, az éves beszámoló fordulónapjáról és a mérlegkészítés időpontjáról is a számviteli politikában kell dönteni. Itt kell meghozni a vezetői információs rendszerről, az eszközök és források értékeléséről szóló döntést is.

A számviteli politika a számvitel működésének, legfontosabb döntéseinek tára. A számviteli politika tartalmazza a vállalkozás számviteli működésének, eljárásainak, a vállalati információs rendszer felépítésének és működésének kereteit.

A számviteli politika a vállalkozások többségénél jelenleg még nem tölti be a jelentőségének megfelelő szerepet. Sok helyütt a hagyományok, a szokások helyettesítik a számviteli politikát. Megfelelő szervezés nélkül a számviteli politika üres kijelentések és csupán formai döntések tárháza marad.

A kötelező könyvvizsgálat az Szvt.-ben Az Szvt. 155. §-ának (2) bekezdése szerint a könyvvizsgálat minden kettős könyvvitelt vezető vállalkozónál kötelező, kivéve ha a vállalkozó éves, illetve éves szintre átszámított nettó árbevétele az üzleti évet megelőző két év átlagában nem haladta meg az 50 millió forintot. Nem élhet azonban ezzel a könnyítéssel: az a kettős könyvvitelt vezető vállalkozó, ahol a könyvvizsgálatot jogszabály írja elő, a takarékszövetkezet, a konszolidálásba bevont vállalkozás, a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe, továbbá az a vállalkozó, aki (amely) a könyvvizsgáló egyetértése és az azt tartalmazó nyilatkozata alapján - a megbízható és valós kép érdekében - eltér az Szvt. előírásaitól azért, mert az adott körülmények mellett az Szvt. valamely rendelkezésének alkalmazása nem biztosítja a megbízható és valós összképet. A fentiekben felsorolt vállalkozásoknál tehát a könyvvizsgálat akkor is kötelező, ha az előzőek szerint számított nettó árbevételük nem haladta meg az 50 millió forintot. Kötelező könyvvizsgálat a Gt. szabályai szerint A gazdasági társaságokról szóló 1997. évi CXLIV. törvény értelmében kötelező a könyvvizsgáló választása: a részvénytársaságoknál, azoknál a korlátolt felelősségű társaságoknál, amelyeknek törzstőkemértéke az 50 millió forintot meghaladja, valamint az egyszemélyes korlátolt felelősségű társaságoknál [41. § (1) bekezdésének a)-c) pontjai]. Könyvvizsgáló-választás A könyvvizsgálatra a Magyar Könyvvizsgálói Kamara tagját vagy a Magyar Könyvvizsgálói Kamaránál nyilvántartásba bejegyzett könyvvizsgálói társaságot lehet választani. Amennyiben a könyvvizsgálat kötelező, úgy a vállalkozó legfőbb szerve az üzleti évről készített éves beszámoló, egyszerűsített éves beszámoló felülvizsgálatára, az abban foglaltak valódiságának és jogszabályszerűségének ellenőrzésére köteles az előzőekben ismertetett feltételeknek megfelelő könyvvizsgálót, illetve könyvvizsgálói társaságot - az előző üzleti év éves beszámolójának, egyszerűsített éves beszámolójának elfogadásakor, jogelőd nélkül alapított vállalkozónál az üzleti év mérlegfordulónapja előtt - választani. Összevont (konszolidált) éves beszámoló Az összevont (konszolidált) éves beszámoló kötelező felülvizsgálatára az anyavállalat tulajdonosai választják a könyvvizsgálót (könyvvizsgálói társaságot). A könyvvizsgáló-választás időpontja azonos az előzőekben ismertetettekkel, azzal, hogy a könyvvizsgálót a konszolidálandó üzleti év mérlegfordulónapja előtt kell választani. Abban az esetben, ha az összevont (konszolidált) éves beszámoló felülvizsgálatára a vállalkozónál nem választottak könyvvizsgálót, könyvvizsgálói társaságot, akkor az anyavállalat könyvvizsgálójának, illetve könyvvizsgálói társaságának a feladata az összevont (konszolidált) éves beszámoló felülvizsgálata is. Erről azonban az anyavállalat könyvvizsgálójával, könyvvizsgálói társaságával meg kell állapodni, mégpedig a konszolidálandó üzleti év mérlegfordulónapját megelőzően.

Bizonylatolás

A gazdasági eseményről bizonylatot kell kiállítani. A bizonylatok a könyvelés zárt rendszerében, a bizonylatfeldolgozó tevékenység folyamatában összesítő és ellenőrző kimutatások formáját öltik.

A könyvvezetés mint módszer

A könyvvezetés az a munkafolyamat, módszer, amelyben a gazdasági esemény átalakul, és a beszámoló készítéséhez feldolgozható formát ölt. A számviteli törvény előírja a könyvvezetési kötelezettséget - egyszeres, vagy kettős könyvvitel formájában -, valamint keretjelleggel meghatározza a módszerrel szemben támasztott követelményeket, hogy a könyvvitel a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben mutassa az eszközökben és forrásokban bekövetkezett változásokat (kettős könyvvitel).

A könyvvezetés mint nyilvántartás

A könyvvezetés a fentieken túlmenően az a tevékenység, amelynek keretében a gazdálkodó folyamatos nyilvántartást vezet a működése során előforduló, a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetére kiható eseményekről. A nyilvántartást az üzleti év végével le kell zárni. Ez azt jelenti, hogy az üzleti év végéig mint fordulónapig megtörtént gazdasági eseményeket és azok kihatásait kell számba venni.

A könyvvezetés során készül a gazdálkodással kapcsolatos nyilvántartások döntő hányada. A könyvvezetés csak magyar nyelven történhet.

A főkönyvi kivonat

A főkönyvi számlák zárását követően készülnek el az összesítő-ellenőrző kimutatások, amelyek közül legfontosabb a főkönyvi kivonat. A főkönyvi kivonat a főkönyvi számlalapok összesítője. A számlalapok időszaki forgalmát növekedés és csökkenés, valamint egyenleg rovatok szerint tartalmazza. A főkönyvi kivonat szolgál alapul az éves beszámolóhoz. A főkönyvi kivonat adatait leltárral kell alátámasztani, a leltárral alátámasztott főkönyvi (kivonati) adatokat az egyedi értékelés elvét figyelembe véve kell rögzíteni a mérlegben.

Az egyszeres könyvvitel és nyilvántartásai

A vállalkozók úgynevezett egyszerűsített beszámoló alátámasztására szolgáló egyszeres könyvvitelt csak átmeneti ideig vezethetnek. Az újonnan alapított vállalkozások azonban már nem választhatják az egyszeres könyvvitelt, és nem térhetnek át arra az 50 millió forintos árbevételi korlátot el nem érő vállalkozások sem.

Áttérés a kettős könyvvitelre

Az egyszeres könyvvitelt vezető cég a saját döntése alapján bármelyik év január 1-jével áttérhet a kettős könyvvitelre. Kötelező viszont áttérni a kettős könyvvitelre, ha a vállalkozásból származó éves nettó árbevétel két egymást követő évben meghaladja az 50 millió forintot. A bevételt két egymást követő évben kell vizsgálni, és akkor kell az áttérésről dönteni, ha mindkét évben elérte az említett határt. Minthogy a beszámoló készítésének évében állapítható meg a bevételhatár elérése, csak a megállapítást követő év január 1-jével nyílik lehetőség a könyvvezetés formájának a megváltoztatására.

Az Szvt. hatálybalépésekor (2001. január 1-jén) kettős könyvvitelt vezető vállalkozó nem térhet át az egyszeres könyvvitel vezetésére.

Egyszeres könyvvitellel alátámasztott egyszerűsített beszámolót legutoljára a 2003. évről készíthetnek a vállalkozók. Legkésőbb 2004. január 1-jével kell áttérni az egyszeres könyvvitelről a kettős könyvvitel vezetésére.

A kettős könyvvitelre áttéréskor az egyszerűsített mérleg alapján kell elkészíteni az egyszerűsített beszámoló mérlegét. A kettős könyvvitel nyitómérlegének főösszege megegyezik az egyszerűsített mérleg főösszegével. Az egyszerűsített mérlegben kimutatott tartalékot pedig az eredménytartalékba kell áttenni.

Egyszeres könyvviteli kötelezettség

Az egyszeres könyvvitel csak akkor kötelező, ha a vállalkozás egyszerűsített beszámolót készít. Az egyszerűsített beszámolónak is megbízható és valós adatokat kell adnia a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről. A pénzforgalmi szemlélet miatt, valamint azért, mert az alapnyilvántartások (naplófőkönyv, pénztárkönyv) nem adnak elegendő adatot a beszámoló összeállításához, egyéb kiegészítő és analitikus nyilvántartások is szükségesek.

Naplófőkönyv

A pénzforgalmi nyilvántartások közül a naplófőkönyv a legelterjedtebb, ez adja a legtöbb és legmegbízhatóbb információkat a beszámoló összeállításához. A naplófőkönyv rovatai tartalmukban megfelelnek a kettős könyvvitelben alkalmazott számláknak, csak részletezettségükben maradnak el azoktól. Egyidejűleg két rovatba kell könyvelni.

A pénzforgalmi rovatok (bankszámla és pénztár) háromoszloposak, az állománynövekedések és -csökkenések rovatai mellett az adott időpontban fennálló pénzforgalmi egyenleget is mutatják.

A részletező rovatok közül a bevételi és kiadási rovatok egyoszloposak, a követelés és kötelezettség rovatok kétoszloposak.

A pénzforgalmi tételeknek hiánytalanul kell szerepelniük a naplófőkönyvben. A pénzforgalmi tételeket a számviteli törvényben leírt általános szabályok szerint kell könyvelni. A bizonylati fegyelem betartásával, a készpénzmozgással egyidejűleg, illetve a hitelintézeti értesítés megérkezésekor kell bejegyezni az adatokat a naplófőkönyvbe. Az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő 15-éig kell rögzíteni a naplófőkönyvben.

A naplófőkönyv vezetésénél is tekintettel kell lenni arra, hogy biztosítani kell a könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét. Ezért a könyvelésbe fel kell vezetni a tételsorszámot, az elszámolás dátumát, a bizonylat számát, a gazdasági esemény rövid leírását, a bevételt, illetve a kiadást, valamint az egyenleget.

A pénzforgalmi tételeken kívül - a zárlat során - a pénzforgalmat nem érintő tételeket is könyvelni kell. Ilyenek a beszámoló összeállításához szükséges tételek (például az árfolyamveszteség).

Kiegészítő nyilvántartások

A kiegészítő nyilvántartásokban kell rögzíteni azokat az adatokat, amelyeknek az alapját képező cselekmények a pénzforgalomtól eltérő időpontban történtek, tehát a nem pénzforgalmi tételeket. Az analitikus nyilvántartások továbbrészletezik a naplófőkönyvi rovatokat. A kiegészítő és analitikus nyilvántartások az egyszerűsített mérleg és az eredménylevezetés összeállításához, az adózás előtti eredmény megállapításához szükséges adatokat szolgáltatják.

A kiegészítő nyilvántartásoknál az adatok rögzítése nem zárt rendszerű, ezért a bizonylatokkal való egyeztetésre különös gondot kell fordítani, és az adatokat tételesen ellenőrizni kell.

A kiegészítő nyilvántartások tartalmuk szerint lehetnek:

  • a tárgyi eszközök, immateriális javak, részesedések, értékpapírok nyilvántartásai, amelyek az értékükben beállott, pénzforgalmat nem érintő változások kimutatására szolgálnak, és amelyek az adózási eredmény megállapításához szükségesek;
  • a jegyzett tőke és tőketartalék, valamint az eredménytartalék nyilvántartásai;
  • az egyéb követelések és kötelezettségek nyilvántartásai;
  • a szigorú számadású bizonylatok nyilvántartásai, valamint
  • egyéb, a vállalkozás döntésétől függő nyilvántartások - például a bizományi értékesítés nyilvántartása.

A jövőben pénzmozgással járó gazdasági események nyilvántartására szolgál a vevőkkel szembeni követelések nyilvántartása, a szállítókkal szembeni tartozások nyilvántartása, az adótartozások-követelések, továbbá a munkavállalókkal szembeni elszámolások nyilvántartása.

A készletekkel kapcsolatban nem szükséges folyamatos nyilvántartást vezetni, ugyanis a készletmozgások a pénzmozgástól általában eltérő időpontban történnek. Ezért a készletek értékét a leltározás során célszerű megállapítani.

Egyszerűsített beszámoló

Az egyszerűsített beszámoló készítésénél nem választható üzleti év, csak a naptári év fordulónapjával, december 31-ével lehet beszámolót készíteni. Az egyszerűsített mérleg szerkezete néhány eltéréssel megegyezik az éves beszámoló mérlegének "A" változatával, azaz az adatok összevontak és a tételek sorrendje is megegyezik.

Az egyszerűsített beszámoló mérlege

Az egyszerűsített beszámoló mérlege csupán néhány sajátos tételében tér el az általános beszámolótól, ennek megfelelően

  • az alapítás-átszervezés értéke, az értékhelyesbítés, értékelési tartalék, beruházási hitelek árfolyamveszteségéhez kapcsolódó céltartalékképzés nem szerepelhet a mérlegben;
  • az eredménytartalékot nem lehet közvetlenül az adózott eredmény kiegészítéséhez igénybe venni, és végül
  • nem alkalmazhatók a kiegészítő mellékletre vonatkozó előírások sem.

Az eredménylevezetés

Az eredménylevezetésben elkülönítetten szerepelnek a pénzbevételek és pénzkiadások eredményt érintő hatásai a pénzmozgással nem járó események, értékelési előírások hatásaitól.

Az eredménylevezetés előírt tagolása

A. Végleges pénzbevételek, elszámolt bevételek (III+IV)

1. Pénzügyileg rendezett nettó árbevétel
2. Pénzügyileg rendezett adóköteles egyéb bevételek
I. Adóköteles pénzbevételek (1+2)
3. Nem pénzben kiegyenlített értékesítés nettó árbevétele
4. Nem pénzben kiegyenlített egyéb bevételek
II. Pénzbevételt nem jelentő adóköteles bevételek (3+4)
III. Adóköteles bevételek (I+II)
5. Pénzbevételt is jelentő jövedelemadózás alá nem vont bevételek
6. Pénzbevételt nem jelentő jövedelemadózás alá nem vont bevételek
IV. Jövedelemadózás alá nem vont bevételek (5+6)
B. Végleges pénzkiadások, elszámolt ráfordítások (VIII+IX)
7. Anyag- és árubeszerzés költségei
8. Személyi jellegű ráfordítások
9. Egyéb termelési és kezelési költségek, ráfordítások
V. Ráfordításként érvényesíthető kiadások (7+8+9)
10. Nem pénzben kiegyenlített, nem beruházási célú beszerzések
11. Természetbeni juttatások munkavállalóknak, tagoknak
12. Nem pénzben kiegyenlített ráfordítások
VI. Ráfordítást jelentő eszközváltozások (10+11+12)
13. Értékcsökkenési leírás
14. Értékvesztés
15. Kifizetett vásárolt készletek állományváltozása ą
VII. Ráfordítást jelentő elszámolások (13+14+15)
VIII. Ráfordítások összesen (V+VI+VII)
16. Beruházási kiadások
17. Egyéb kiadások
IX. Jövedelemadózásban ráfordításként nem érvényesíthető kiadások (16+17)
C. Pénzügyi eredmény adóköteles tárgyévi változása
D. Pénzügyi eredmény jövedelemadózás alá nem vont tárgyévi változása
E. Pénzügyi eredmény tárgyévi változása (C+D)
F. Nem pénzben realizált eredmény (II+6-VI-VII)
G. Adózás előtti eredmény (C+F-6) = (III-VIII)
18. Fizetendő társasági adó
H. Adózott eredmény (G-18)
19. Jóváhagyott osztalék
I. Egyszerűsített mérleg szerinti eredmény (H-19)

A kettős könyvvitel és nyilvántartásai

A kettős könyvvitel lehet analitikus és szintetikus.

Analitikus könyvelés és nyilvántartás

Az analitikus könyvelés és nyilvántartás a gazdasági események részletes rögzítését foglalja magában. Nemcsak értékben, hanem mennyiségben, sőt csak mennyiségben is vezethető. Mennyiségi analitikus nyilvántartás például a raktári polcokon szereplő készletek fajtáiról és mennyiségéről vezetett nyilvántartás. Ezt a nyilvántartást lehet értékben és mennyiségben is vezetni. Az analitikus nyilvántartások szerepe, hogy a gazdasági események hatásait értékben biztosítsa a szintetikus (főkönyvi) könyvelés számára. Ez az úgynevezett feladás. A feladás meghatározott időközönként történik. Ennek során az analitikus könyvelés adatai a főkönyvi könyvelés információigényének megfelelően csoportosítva és összesítve kerülnek a főkönyvi nyilvántartásba. Fontos ellenőrzési szempont, hogy ezen időszak analitikus és szintetikus adatai megegyezzenek.

Az analitikus nyilvántartás ad részletes, nem csak értékben szintetizált információt a vállalati vezetés számára. Egy készletbeszerzésről lehetetlen értékadatok alapján dönteni. Ismerni kell a beszerzési szükségletet anyagi ismérvek szerint is, ezért az operatív döntésekhez az analitikus nyilvántartások adnak információt.

Az analitikus számlák könyvelése

Az analitikus számlákat a főkönyvi könyveléssel egy időben, az üzleti év elején kell megnyitni, és a beszámoló fordulónapjával kell lezárni. Míg a főkönyvben a nyitást és a zárást gazdasági eseményként könyvelik, az analitikus számlák nyitása és zárása nem az eszköz és forrás számlák szembeállításával, hanem önállóan történik.

A nyitó tételt ellenszámla nélkül vezetjük fel (például a raktári nyilvántartó karton), a zárlat pedig (kézi nyilvántartás esetén) egy vonallal történik, amivel elválasztjuk egymástól a két időszak forgalmi adatait.

Az analitikus könyvelés nem olyan szigorúan zárt rendszerű, mint a főkönyvi könyvelés. Az analitikus nyilvántartások egyeztetése a bizonylatokkal, illetve a főkönyvi könyvelés összevont adataival történik.

Nyilvántartás-vezetési módszerek

Az analitikus nyilvántartásnak csak az egyik módszere az analitikus könyvelés. A nyilvántartást többféle módszerrel vezethetjük. Ilyen módszer lehet például az adatokban bekövetkezett változások egyszerű felvezetése is.

A tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása

Analitikus nyilvántartás a tárgyi eszközök nyilvántartása is. A nyilvántartásból állapítható meg az elszámolt értékcsökkenés összege, az eszközök beszerzési ára, állományváltozása és nettó értéke is. A tárgyi eszközökről egyedileg vezetett kartonok adatainak összesítésével a főkönyvben kimutatott összes tárgyi eszköz bruttó (beszerzési) értékét, az elszámolt értékcsökkenést, valamint az eszközök nettó (elszámolt értékcsökkenéssel csökkentett) értékét egyeztethetjük.

A tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása biztosítja a főkönyvi adatok ellenőrzését. Azzal, hogy tájékoztatást ad a tárgyi eszközök fellelési helyéről, a tárgyi eszköz egyedi jellemzőiről (amelyeket a főkönyvi nyilvántartásból egyébként nem szerezhetnénk meg), segíti a valódiság, az egyedi értékelés számviteli elvének az érvényesülését.

A nyilvántartás alapja

A nyilvántartás értékadatait a számviteli bizonylatok alapján kell felvezetni, ez teszi lehetővé a főkönyvi adatokkal történő ellenőrzést, amellyel egyben az analitikus nyilvántartásokba felvezetett adatok teljeskörűségét is biztosíthatjuk.

Szintetikus könyvelés

A főkönyvi (szintetikus) könyvelés kizárólag értékadatokat tartalmaz. A főkönyvi könyvelés idő- és számlasorosan történik.

Idősoros könyvelés

Az idősoros könyvelés a gazdasági események adatainak rögzítésének sorrendjében történik. A gazdasági események egymást követően változtatják meg a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetét. Az idősoros könyvelés adataiból nehéz lenne megállapítani az eszközök és források adott pillanatban meglévő állományát, ezért az eszközök és források összetevőiben bekövetkezett változásokat az egyedi nyilvántartásukon, a főkönyvi számlalapon rögzíthetjük. A számlalap a beszámoló összeállításának és a belső információigényeknek megfelelően részletezett.

Számlasoros könyvelés

A számlasoros könyvelés eszköz, forrás, bevétel és ráfordítás jellegű, számlalapokra rögzíti a gazdasági eseményeket.

Egységes számlakeret

A beszámoló összeállítását az egységes számlakeret biztosítja, a vállalati számlarend a belső információs igényeket szolgálja.

A kettős könyvvitellel szembeni követelmények

Az Szvt. 159. §-a adja meg a kettős könyvvitellel szemben támasztott követelményeket.

Valóságosság, zárt rendszer és áttekinthetőség

A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó olyan könyvviteli nyilvántartást köteles vezetni a kezelésében, használatában, illetve tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről, amely a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben és áttekinthetően mutatja az eszközökben (aktívákban) és a forrásokban (passzívákban) bekövetkezett változásokat.

A számlaosztályok kötelező tartalma

A tételek vonatkozásában nincs kötelező előírás, az Szvt. jelenleg csak a számlaosztályok kötelező tartalmát határozza meg. A számlaosztályok bontása során a vállalkozás szabadon járhat el, amennyiben betartja az egységes számlakeret előírásait. Éppen ezért elkerülhetetlen a könyvvezetés szabályozása a vállalkozásnál (számlarend), mert éppen ezzel érvényesülhet a belső információigény kialakításának szabadsága.

A belső információrendszer kialakításának szabadsága

Az Szvt. szabadságot ad a vállalkozás részére a belső információrendszerének kialakításában. A tulajdonosok, a hitelezők és a költségvetés információigényét az egységes számviteli elvek alapján készített és hitelesített beszámoló elégíti ki.

A számviteli feladatok ellátásához kapcsolódó belső szabályzatokat írásba kell foglalni. A számviteli politika készítésénél a vállalkozás adottságait, körülményeit kell figyelembe venni. Rögzíteni kell az értékelés elveit és módszereit, a számviteli törvény által felajánlott lehetőségek közötti választást.

Szabályzatok

A számviteli törvény 14. §-ának (5) bekezdése rendelkezik a szabályzatok elkészítéséről. Eszerint a számviteli politika keretében el kell készíteni:

  • az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát,
  • az eszközök és a források értékelési szabályzatát,
  • az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot, valamint
  • a pénzkezelési szabályzatot.

A fentiekben felsorolt, kötelezően elkészítendő szabályzatokon túli nyilvántartások elkészítéséről a vállalkozás szabadon dönthet. Egy vállalkozás működése során fontos lehet a bizonylati és az iratkezelési-irattározási szabályzat elkészítése is.

Felmentés az önköltség-számítási szabályzat készítése alól

Az Szvt. 14. §-ának (6) bekezdése mentesíti az önköltség-számítási szabályzat elkészítése alól az egyszerűsített beszámolót és az egyszerűsített éves beszámolót készítő, valamint azt a vállalkozást, amelynek az eladott áruk beszerzési értékével, a közvetített szolgáltatások értékével csökkentett - értékesítésből származó - nettó árbevétele valamely üzleti évben nem éri el az egymilliárd forintot, vagy a költségnemek szerinti költségek együttes összege az ötszázmillió forintot.

Belső szabályzatok

A számviteli törvény keretjellege szükségessé teszi a belső szabályzatok elkészítését is. A számviteli kézikönyvek ebben az esetben nagy jelentőséggel bírnak, ugyanis javaslatokat, bevált módszereket, ajánlásokat adnak a vállalkozás számviteli rendszerének kidolgozásához. A vállalkozás szabadon dönthet a belső információs rendszerének kialakításában. A szabályzatok elkészítésénél el kell kerülni a párhuzamos szabályozást, egy kiválasztott eljárást egy szabályzatban kell rögzíteni. Meg kell határozni a szabályzatok közötti rangsort is.

A számviteli szabályzatok elkészítését nem elég számviteli szakemberre (szakemberekre) bízni. A műszaki munkatársak bevonása nélkülözhetetlen például az amortizációs eljárások kiválasztásánál, a várható hasznos élettartam megállapításánál. A leltározási, a selejtezési, az önköltség-számítási és az értékelési szabályok kialakításánál a műszaki és kereskedelmi szakemberek véleménye nélkülözhetetlen. A vezetői információs rendszer, a vállalkozás belső információs igényének kielégítéséhez az egyéb szakterületeken tevékenykedők véleményét is ki kell kérni.

Hatálybaléptetés

Az elkészült szabályzatokat a vállalkozás vezetője lépteti életbe. Természetesen a legfontosabb szabályzatokat (szervezeti és működési szabályzat, számviteli politika stb.) a tulajdonosokkal (taggyűlés, közgyűlés) kell elfogadtatni.

A tárgyieszköz-nyilvántartás tartalma A tárgyi eszközök nyilvántartása legalább az alábbi adatokat tartalmazza: a tárgyi eszköz megnevezését; a szállító megnevezését, a tárgyi eszköz gyártási évét, a gyártási azonosító adatokat; a használatbavétel időpontját; az állományból kivezetés időpontját; az eszköz beszerzési értékét; az értéket növelő felújítások összegét, időpontját; a tárgyi eszköz tartozékainak felsorolását, továbbá az értékcsökkenés választott formáját, a leírási kulcs besorolását és az időszakonként elszámolt értékcsökkenés összegét.

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2001. május 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére