Bárki lehet titkárnő, ha elég csinos és fiatal – mondták egy évtizede. Ez a két kritérium ma is alapvető fontosságú, de közel sem elég egy jó állás elnyeréséhez. Számítógép-ismeret és nyelvtudás nélkül ugyanis jobb, ha nem is próbálkozik senki.
Informatika, digitális adminisztráció, számítógépes nyilvántartás, szkennelés, digitális adat- és hangrögzítés" – sorolja a legmagasabb fokon gépesített irodákban nélkülözhetetlen titkárnők legfontosabb tennivalóit Sójáné Dux Ágnes, a Magyar Titkárnők Országos Egyesületének (MTOE) elnöke, aki a Szent István Egyetem Vezetőképző Intézetében a titkár, titkárságvezető szakképzést irányítja.
Már nem csak női szakma
Hazánkban jelenleg három szinten képeznek titkárnőket. Az alapfokú oktatást az általános iskolákból kikerültekre szabták. A munkaügyi központok által támogatott tanfolyamokon, valamint az egy-két éves középiskolai titkárnőképzőkben a fiatalok alapfokú német-, illetve angolnyelvtudásra tehetnek szert, elsajátíthatják a számítógép-kezelést, a szövegszerkesztést, jártasságot szerezhetnek a levelezés gyakorlatában. A középfokú oktatás a közgazdasági, pénzügyi szakközépiskolákban folyik. Az innen kikerülő úgynevezett ügyintéző titkárnőknek – az előbbiek mellett – jogi és közgazdasági tárgyakat, valamint titkársági ismereteket is oktatnak. A felsőfokú iskolák menedzserasszisztensi és irodavezetői munkakör betöltésére is alkalmas titkárnőket bocsátanak ki. Itt követelmény egy közép- és egy alapfokú nyelvvizsga, amire építve aztán elsajátítható az adott szakág üzleti nyelve. (Egy nagyobb vállalkozásnál a titkárnő feladata kikeresni az éppen szükséges jogszabályi hivatkozásokat, vagy elkészíteni – a főnöki útmutatásoknak megfelelően – a szerződés- és költségvetés-tervezeteket.) Alapkövetelmény az információmenedzselés is. Ma egy titkárnő akkor sem jöhet zavarba, ha tőle várják a képek, diagramok, fotók számítógépes kezelését is, méghozzá minél látványosabb, divatosabb megoldásokkal. Sójáné szerint napjainkra a miniatürizálás, a kompakt eszközök, a nyomtatás, a másolás, az adatbevitel egyszerűsödése, a telekommunikáció és az informatika összeolvadása a jellemző; az irodai környezet átalakul, s ehhez alkalmazkodniuk kell a jövő titkárnőinek, illetve titkárainak is. Igen, a titkároknak is, hiszen mind gyakrabban találkozni velük az irodákban. Az elnök asszony szerint ma már nem tipikusan női szakmáról van szó; a tanfolyamokon olykor több a fiú, mint a lány. Napjainkban a sikeresség kevésbé függ az illető nemétől, fontosabb a kommunikációs készség.
Évente körülbelül kétezer titkárnő végez. A szakképzettséget nyújtó fizetős tanfolyamok meglehetősen drágák: az ügyintéző titkárnői képzésre 250 ezer forint körüli áron lehet beiratkozni, a menedzserasszisztensi végzettséghez viszont már 300 ezer forintba kerülő tanfolyam kell. Az egy vagy két tanévnyi képzéshez a munkaügyi központok támogatást nyújthatnak – ennek mértéke 90, de akár 100 százalék is lehet -, de a tapasztalatok azt mutatják, hogy az állam egyre kevesebb pénzt ad. Ennek magyarázata, hogy a végzettség megszerzéséhez állami nyelvvizsga szükséges, a központok viszont attól tartanak, hogy a képzés ideje alatt a támogatott nem tudja a nyelvvizsgát letenni.
Sójáné szerint a drága tanfolyamoknak nincs jövőjük, hiszen a szükséges ismeret a közoktatási rendszeren belül is megszerezhető. Elsősorban a közgazdasági szakközépiskolákban folyik ilyen irányú képzés – csak Budapesten tíz iskolában -, ezekben az ötödik-hatodik évfolyamon, azaz az érettségi után folyik a (tovább)képzés. Ezekben az intézményekben összesen mintegy 1400-an, a fizetős tanfolyamokon körülbelül 600-an tanulnak.
A Szent István Egyetemen tavaly ősszel nappali és levelező szakon 65 hallgatóval megkezdődött a titkárságvezető-képzés. A kétéves tanulmányi idő befejeztével a diákok akár egy nagy cég, hivatal titkárságának önálló irányítására is képesek lesznek. Sójáné reméli, hogy ez a szak népszerű lesz a fiatalok körében, s évekig válogathatnak majd a jelentkezők között. Ez a végzettség karrierlehetőség a ma titkárnőként dolgozók számára, ugyanakkor e képzettség birtokában egyes egyetemi és főiskolai szakok egy-két évvel rövidebb idő alatt végezhetők el.
Egyelőre nagyobb a titkárnők iránti kereslet, mint amennyien végeznek. Leginkább a felsőfokú menedzserasszisztensek kapósak, ők a végzettek nem egészen felét teszik ki. Kezdő fizetésük vállalattól függően havi bruttó 80-100 ezer forint lehet, de kiemelten jó cégnél akár 200 ezerig is felmehet. Persze ez a pénz nem nyolcórás munkaidőt honorál, gyakran kell késő estig, vagy akár a hétvégén is dolgozni. (Ma már titkárnő-közvetítéssel is foglalkoznak a fejvadászcégek.)
Reprezentációs fék
A cégek mindennapi működésében nélkülözhetetlen titkárnő persze azt is tudja, hogy a vállalati rendezvények, vagy egy-egy üzleti ebéd megszervezésével kit kell megbízni. Ezek a vállalkozások két nagy csoportra oszthatók. Az egyiket kizárólag a rendezvényszervezésből élő szervezetek alkotják – bár ez a csoport sem határozható meg könnyen, hiszen az összes utazási iroda vállalja konferencia, kiállítás és egyéb események megszervezését. Mellettük valamennyi party-service cég, étterem és szálloda is vállal rendezvényszervezést. A másik nagyobb csoportba azok a multinacionális cégek tartoznak, ahol – a marketingosztályon belül – rendezvényszervezéssel is foglalkoznak.
Ha Magyarországon valaki egy kisebb házibulit sikeresen levezényel, másnap már rendezvényszervezőnek hiszi magát, s szemrebbenés nélkül elvállal egy több száz fős vállalati eseményt is" – mutat rá a szakterületén alkalmanként érzékelhető dilettantizmus hátterére Köves Tamás, az ötven szakmai céget összefogó Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetségének elnöke.
Az utóbbi években a kis és közepes cégek is ráéreztek a szakmai rendezvények fontosságára. Itt ugyanis új üzletek, szakmai kapcsolatok születhetnek. Megfontolt vállalkozó ma már nem kezd egy árubemutató, egy kiállítás megszervezésébe anélkül, hogy ne kérné ki szakember véleményét. Egyre többen ismerik fel, hogy egy profi sokat segíthet: minden ellenkező híresztelés ellenére általa olcsóbb a rendezvény. A hivatásos rendezvényszervezőnek ugyanis vannak kialakult kapcsolatai, ismeri a valódi árakat, a bejáratott útvonalakon nem akarják becsapni, sőt, kedvezményt adnak neki. Köves Tamás szerint a rendezvényszervezők általában tízszázalékos jutalékért dolgoznak – s mindegy, hogy ezt a pénzt a szolgáltatótól vagy a megrendelőtől kapják.
A rendezvények elmaradhatatlan szereplői a hoszteszek. Velük szemben az elsődleges kritérium az esztétikus megjelenés és a nyelvismeret. Mosolygós, kedves, közvetlen fiatalokat várnak ebbe a munkakörbe; ők elsősorban háziasszonyi szerepet vállalnak, segítenek a regisztrálásban, kalauzolják a vendégeket.
Köves Tamás szerint a rendezvényszervezői szakma fellendülőben van, hiszen a nemzetgazdasággal együtt erősödő cégek növekvő számú eseményei egyre több feladatot adnak. Zavart okozott, okoz viszont a Pénzügyminisztérium (PM) reprezentációs rendelete, mely szerint 2001-től adóköteles az efféle vendéglátás. A kormányzati döntés legalább 55 százalékkal megemeli egy-egy rendezvény költségét, ami – vélhetően – a rendezvényszám csökkenéséhez vezet majd. Az elnök érthetetlennek tartja ezt a lépést, hiszen eddig sem a cégek reprezentációs keretéből kellett fedezni a kiállításokat, a konferenciákat, az oktatást.
A szezonalitás ebben a szakmában különösen erős. A konferenciáknak a május, a szeptember és az október a csúcsidőszaka, a vállalati partiké a november és a december, a báloké a február és a március, a kiállításoké az április, a május, a szeptember és az október. A nyár viszont meglehetősen eseménytelen időszak.
Tűzijáték humoristákkal
A rendezvényszervezők számára a december a legzsúfoltabb. A multik hozták divatba az év végi vállalati partikat. A cégek elsősorban üzleti partnereiknek, de legújabban már saját dolgozóiknak is rendeznek karácsonyi bulit. Decemberben a szállodák, múzeumok és más illusztris épületek rendezvénytermei mind foglaltak. Budea Ildikó, a Danubius Szállodaüzemeltető és Szolgáltató Rt. értékesítési igazgatójának nyilatkozata szerint a biztosítók, bankok, gyógyszergyárak, ügyvédi irodák és informatikai cégek rendezvényei töltik meg ebben a hónapban a cég 12 fővárosi és 12 vidéki szállodájának különtermeit. Az egy személyre jutó költség 3000 és 15 ezer forint között mozog, attól függően, hogy három-, négy- vagy ötcsillagos hotelben kívánja a cég megrendezni a vacsorát és némi italt is magában foglaló estélyt. A Pannonia-Accor sem marad el vetélytársa mögött, a cég tavaly decemberben negyven vállalati rendezvénynek adott otthont. A főváros legnagyobb befogadóképességű helyszíne, a Budapest Kongresszusi Központ is folyamatosan foglalt. A Pátria Teremben például akár 1200 személyes megapartit is tarthatnak.
Szilveszterkor azonban a legtöbb nagy rendezvényszervező cég nem dolgozik; ennek magyarázata egyszerű: ilyenkor szinte lehetetlen elfogadható áron személyzetet és helyiséget bérelni. Egy képzett felszolgáló akár 25-30 ezer forintot is elkér egy szilveszteri műszakért, a sofőrök pedig az átlagos tarifa 5-10-szeresét is. Ez azt jelenti, hogy a máskor egymillió forintos költségű rendezvényt ezen a napon 3-4 millióból lehet csak kihozni. A magas árak miatt az évzáró bankettek, partik időpontja egyre korábbi. Az évbúcsúztató szezon már november végén megkezdődik.
Az árakat a résztvevők száma és a rendezvény jellege szabja meg. Egy húsz-harminc fős állófogadás – nem túl előkelő helyen – kihozható fejenként 2-4 ezer forintból, egy nagyobb, egész estét betöltő programért fejenként 4-8 ezer forintot is elkérnek a szervezők. Bizonyos gálarendezvények elképzelhetetlenek húzóemberek" nélkül. A manapság különösen kedvelt Ungár-zenekar 200-400 ezer forintért játszik egy este, a Bergendy-együttes ennél drágább. (A jobb zenekarok egy este több helyszínen is fellépnek.) A nevesebb humoristákat – Fábry Sándor, Hofi Géza – is bérbe" lehet venni. A néhány poénból álló rövidebb műsorszám megúszható százezerből, az egész estés" fellépésért azonban a sztárok már elkérnek félmillió forintot is.
A rendezvények mind gyakoribb kelléke a tűzijáték – átlagosan minden tizedik megrendelő igényli ezt a látványosságot. Az árak nyolcvanezer forintról indulnak, de felső határ szinte nincs.