Az éves beszámoló részei – mint azt a korábbiakban már meghatároztuk – a mérleg, az eredménykimutatás, a kiegészítő melléklet, valamint az üzleti jelentés.
A beszámolókészítés alapelvei
A kerekítés szabálya
Az általános szabály szerint az éves beszámolót – magyar nyelven az értékadatokat – ezer forintra kerekítve kell elkészíteni.
A megállapítások elkülönített bemutatása
Az ellenőrzés, önellenőrzés előző évek beszámolóit érintő jelentős megállapításait a tárgyévi adatoktól elkülönítetten kell bemutatni (háromoszlopos mérleg, eredménykimutatás).
Könyvelt adatok
Csak a mérlegkészítésig ismertté vált, elismert, jogerőre emelkedett, jelentős megállapításokat kell könyvelni, mert amennyiben a tárgyév adatai között szerepelnének a korábbi éveket érintő jelentős tételek, akkor a tárgyidőszak vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetét ez erősen torzítaná. Ezért – bár a tárgyidőszaki könyvelésben kell szerepelnie a megállapításoknak – a középső oszlopban a megfelelő tételnél kell azokat a tárgyidőszaki adatoktól elkülönítve bemutatni. Az adóhatóság másodfokú határozatát azonban minden esetben könyvelni kell, ugyanis az – függetlenül a határozat hatályon kívül helyezése, megváltoztatása iránt indított és folyamatban lévő bírósági eljárástól – jogerős.
Az éves beszámoló fordulónapja
Az éves beszámoló készítése a december 31-ei fordulónappal lezárt kettős könyvvitel nyilvántartásai alapján történik.
A SZÁMVITELI RENDSZER, SZABÁLYZATOK
A kettős könyvvitel vezetése és a beszámoló készítése során a számviteli törvény bizonylatolási, értékelési előírásai, valamint számviteli alapelvek érvényesülése biztosítja a megbízható és valós kép kialakítását. A számviteli törvény elvei nem elegendőek az egyes társaság konkrét számviteli rendszerének működtetéséhez. A számviteli rendszert ki kell alakítani. Működhet a rendszer a számviteli szakemberek tapasztalatai, elképzelése alapján is. A számviteli szabályozás kialakításával a rendszer jó működésének lehetősége adatik meg. A vállalkozás működési sajátosságainak figyelembevételével, a bizonylatolás, a feldolgozási munka folyamatosságának, teljeskörűségének előírásával elkészített szabályzatok megadják a konkrét munka ellenőrzéséhez is a viszonyítási pontokat. A naprakész szabályozás megadja a lehetőségét a megbízható és valós beszámoló összeállításához. A zárlat teljeskörűségét is a szabályzatok biztosítják.
A számviteli politika
Az Szvt. előírásai alapján a vállalkozásoknál írásos formában kell elkészíteni a számviteli politikát, ezen belül
- az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát,
- az eszközök és források értékelési szabályzatát, valamint
- a pénzkezelési szabályzatot.
A számviteli politika tartalma
A számviteli politika a legátfogóbb, a számviteli rendszer számára legfontosabb eljárásokat rögzíti. A számviteli politika keretében kell összeállítani a fentiekben felsorolt szabályzatokat is.
A számviteli politikában kell rögzíteni a vállalkozás számlarendjét, a könyvvezetés módjának meghatározását (egyszeres vagy kettős könyvvitel), a beszámoló fordulónapját, a beszámoló elkészítésének időpontját, az éves beszámoló formáját, az eredménykimutatás választott formáját. Itt kell dönteni a kiegészítő melléklet tartalmáról és szerkezetéről. Meg kell jelölni a melléklet általános részének, a mérleg eszköz-, és forrásoldalának kiegészítő információit. Intézkedni kell a kiegészítő mellékletben szereplő elemző-, és mutatószámok típusairól, a tájékoztató adatokról.
A számviteli politikában részletesen be kell mutatni az eszközök és források értékelési módját, az értékelési eljárásokat, az elsődleges költségelszámolási eljárást, a céltartalékképzés módját. Intézkedni kell az üzleti jelentés tartalmáról, a lényeges, a jelentős hiba összegének megállapításáról is.
Értékelési eljárások megjelölése
Mindezeken túlmenően a számviteli politikának tartalmaznia kell az eszközök és források értékelési eljárásait, ezen belül elsősorban
- az eszközök beszerzési árának, előállítási költségének meghatározását, a beruházás, felújítás, fenntartás, karbantartás minősítési szempontjait;
- a befektetett eszközök, forgóeszközök minősítési szempontjait (használati idő, valamint a tárgyi eszköz csoportba sorolás feltételei);
- az alkalmazott amortizációs politika bemutatását, a terv szerinti és terven felüli amortizáció minősítését;
- kis értékű tárgyi eszközök értékcsökkenési leírási módjának rögzítését;
- az értékvesztés-elszámolás menetét;
- az értékpapírok értékelését;
- a kötelezettségek értékelési és besorolási eseteit;
- az időbeli elhatárolásokat;
- céltartalékképzés szabályait, jogcímeit, az összegek és mértékek (százalékok) meghatározásának a módját, valamint
- a szokásos és rendkívüli tételek elkülönítésének a feltételeit.
Témánk szempontjából lényeges tartalmi elem a számviteli politikában az évközi és év végi zárlatok időpontjának, feladatainak meghatározása.
AZ ÉVES ZÁRLAT
A zárlat végső eredménye a lezárt főkönyvi számlák alapján készített éves beszámoló. A főkönyvi számlák zárását megelőzően két, egymással összekapcsolódó feladatcsoport teendőit látjuk el.
Az első csoportba az évközi folyamatos könyvelés áttekintése, ellenőrzése, a hiányzó és év végi eseményeknek a nyilvántartásokban rögzítése szerepel, míg a második csoport feladatai közé a főkönyvi adatok analitikus nyilvántartásokkal, leltárakkal való egyeztetése tartozik.
Könyvelés és ellenőrzés
A társaságok eltérően határozzák meg az év közben könyvelendő tételek körét. A számviteli törvény kötelezően előírja a pénzmozgással járó gazdasági események folyamatos könyvelését. Az adótörvényeknek megfelelő bevallások elkészítése is megkívánja egy sor egyéb esemény évközi könyvelését (áfaidőszaki bevallások, havi bevallás stb.).
Folyamatos könyvelés
Azoknál a vállalkozóknál, akik döntéseiket a havi, illetve negyedéves eredményeik alapján akarják meghozni, a bevételek és költségek folyamatos könyvelése szükséges.
Ennek megfelelően időszakonként elszámolják az amortizációt, amelyhez a tárgyi eszközök állományváltozását is könyvelni kell.
Rögzítik a készletelszámolás módjától függően a készletbeszerzés, -termelés és -értékesítés adatait. A bérelszámolás, reprezentációs költségek havi rögzítése a havi adófizetés megállapítását segíti. A dolgozókkal, alapítókkal, tagokkal kapcsolatos elszámolások az aktuális állomány megállapítása miatt fontosak. Emellett a negyedéves elszámolású adók megállapításához szükséges tételeket is fel kell tüntetni a könyvelésben.
Év közben előfordulhatnak ellenőrzéssel, önellenőrzéssel kapcsolatos megállapítások is, amelyeket célszerű azok felmerülésekor a könyvekben feltüntetni.
A fentiekből látható, hogy az éves zárlat könyvelési teendői az év közben elszámolt tételek körétől függenek. Ha a vállalkozás év közben kevés folyamatosan felmerülő tételt könyvel (például amortizáció, éves áfaelszámolás miatt vevői, illetve szállítói számlák), akkor az év végi tételek között nem a különleges, hanem a szokásos gazdasági események rögzítése lesz túlsúlyban. Ahol folyamatosan könyvelik az évközi gazdasági eseményeket, a zárlat során a rendszeres havi tételek (bérelszámolás, vevő-szállító számlák stb.) könyvelését követően egy jól körülhatárolható eseménysort kell majd könyvelni.
Az éves zárlat jellegzetes tételei
A következőkben az éves zárlat gyakorlatban jellemzően előforduló tételeit soroljuk fel az elszámolás főbb szabályainak ismertetésével. Ezek:
- az immateriális javak, tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök értékhelyesbítése;
- amennyiben a szellemi termék (például szoftver) feleslegessé vált, akkor terven felüli értékcsökkenés elszámolása, azzal, hogy az immateriális javakra, így a szellemi termékekre sem alkalmazható a 30 000 forintos, egyösszegű elszámolási lehetőség;
- amennyiben az ISO-minősítés költségeinek elszámolásával kapcsolatban a társaság az aktiválásáról dönt, úgy az átszervezéssel járó kiadások kimutatása a mérlegben, azzal, hogy erről a számviteli politikában kell intézkedni (Aktiválás esetén az alapítás-átszervezés le nem írt állománya osztalékfizetési korlát, a leírási határidő maximum 5 év.);
- a tárgyi eszközök hiányával, többletével, selejtezésével kapcsolatos tételek elszámolása – a terven felüli értékcsökkenést a költségek között kell kimutatni, ha az eszköz állományban marad (például használati idő változik), és ráfordításként, ha az eszköz nem marad állományban;
- a pénzügyi lízing keretében átvett eszközöknek a lízingbevevő általi aktiválása [Ezzel kapcsolatban megjegyezzük, hogy a szerződésben kiköthető, miszerint a szerződés végén – maradványértéken – a lízingbevevő tulajdonába kerül a lízingelt eszköz, avagy maradványérték megfizetése nélkül, míg az operatív (üzleti) lízingnél a futamidő végén nem száll át a tulajdonjog a lízingbevevőre, ezért piaci áron a lízingtárgyat bárki megvásárolhatja.];
- a befektetett pénzügyi eszközök értékvesztésének elszámolása (A részesedések értékelése ilyenkor attól függ, hogy a vállalkozásnak a tőzsdén jegyzett, avagy nem jegyzett részesedése van-e. A tőzsdén jegyzett részesedést a mérlegkészítéskor ismert piaci értékre kell csökkentetni – amennyiben az árfolyamcsökkenés tartós. A tőzsdén nem jegyzett részesedéseknél két év beszámolójának adatai alapján meghatározott jegyzett tőke és a saját tőke alakulását kell vizsgálni. Ha a saját tőke a befektetés névértékével arányos része a befektetés könyv szerinti értéke alá csökken, akkor el kell számolni az értékvesztést. A befektetett eszközök között kimutatott hosszú lejáratú értékpapírokat a kamat nélküli beszerzési árukon kell értékelni, a kamatot pedig időbeli elhatárolással kell rendezni.);
- a vásárolt és saját előállítású készletek értékvesztésének elszámolása, ha a mérlegkészítéskor a várható piaci ár a nyilvántartási ár alá csökken, azzal, hogy a selejtezést is el kell számolni;
- a hosszú lejáratú követelések, amelyeket meg kell bontani egy éven belül esedékes és egy éven túl esedékes részre;
- a vevői követelések értéke, amelyet a vevő által elismert és számlázott mértékben lehet kimutatni, azonban lehetőség van a mérleg készítésének időpontjáig előterjesztett, esetleges vevői kifogással csökkentett összeg kimutatására is [A követelés elismerését igazolni kell (például átvételi bizonylatokkal, folyószámla-egyeztetéssel stb.), emellett behajthatatlan követelés nem szerepelhet a mérlegben. Behajthatatlan az elévült követelés, az elengedett követelés, a behajtás során meg nem térült követelés. A behajthatatlanságot igazolni kell, mert az adóhivatal csak az egyértelműen bizonyított eseteket fogadja el. Ellenkező esetben – megfelelő igazolás hiányában – a társasági adó alapja növekszik. A külföldi fizetőeszközben fennálló követelések árfolyamveszteségét is el kell számolni. Ha a külföldi fizetőeszközben fennálló követelést a mérlegfordulónapig rendezték, akkor a pénzügyi rendezés árfolyamának megfelelően el kell számolni az árfolyamveszteséget vagy az árfolyamnyereséget.];
- a felvett osztalékelőleg összege – ez a tétel az alapítókkal szembeni követelés [Először a 2000. évben kellett azt a szabályt alkalmazni, hogy az osztalékelőleg fizetését megelőzően közbenső mérleget kell készíteni. Ez a részvénytársaságokra és korlátolt felelősségű társaságokra vonatkozik, egyéb gazdasági társaság esetében nem kell évközi mérleget készíteni. A beszámoló elfogadását megelőzően ezeknél a társaságoknál akkor nyílik lehetőség osztalékelőleg fizetésére, ha a taggyűlés vagy a közgyűlés által elfogadott – könyvvizsgáló kötelező választása esetén -, a könyvvizsgáló által megvizsgált közbenső mérleg alapján valószínűsíthető, hogy az éves osztalék kifizetésének sem lesz akadálya. A tagoknak és részvényeseknek vissza kell fizetniük az osztalékelőleget, ha az éves zárlat alapján az osztalékfizetés nem lehetséges. A közbenső mérleg elkészítésénél a főkönyvi és analitikus nyilvántartásokat nem kell lezárni, de a fordulónapra készített nyilvántartások (így a leltárak is) alapján, az év végi értékelésre vonatkozó szabályok betartásával, számításokkal kell alátámasztani a kifizetendő osztalékelőleg fedezetét];
- az értékpapírok kimutatása (Az értékpapírokat a beszerzési értékükön kell kimutatni. Amennyiben a tőzsdén jegyzett értékpapírok beszerzési értékénél a mérlegkészítéskor ismert árfolyam – legalább egy éven keresztül – tartósan alacsonyabb, akkor az értékpapírt az év végi utolsó árfolyamon kell értékelni. A különböző időpontokban beszerzett, azonos fajtájú értékpapírokat átlagos súlyozott beszerzési áron is lehet értékelni, majd ehhez lehet viszonyítani az árfolyamcsökkenést. Fontos szabály, hogy az értékpapírok eladásából származó árfolyamnyereséget csak akkor lehet elszámolni, ha az ellenérték pénzügyi rendezése a mérlegkészítés időpontjáig megtörtént.);
- a valuta- és devizakészletek értékvesztése (Az értékvesztést akkor számoljuk el, ha az ügyletet lebonyolító hitelintézet által jegyzett év végi árfolyam alacsonyabb a könyvekben nyilvántartott érték árfolyamánál.);
- az aktív időbeli elhatárolások kimutatása, amely az összemérés számviteli elvének érvényesülését segíti [Aktív időbeli elhatárolásként kell kimutatni a mérleg fordulónapja előtt felmerült olyan kiadásokat, amelyek költségként csak a mérleg fordulónapját követő időszakra számolhatók el. Ilyenek például az előre fizetett bérleti díjak, előfizetési díjak. Ugyancsak aktív időbeli elhatárolásként számolhatók el az olyan bevételek, amelyek a mérleg fordulónapja után esedékesek, de a mérleggel lezárt időszakot illetik (például több évre kiszámlázott bevételek, tagsági díjak, a kölcsönadott pénzeszközök után járó kamatok, a kamatozó értékpapírok fordulónapig járó, de nem a tárgyévben esedékes összege stb.). A diszkontértékpapírok névértéke és a kibocsátáskori értéke közötti különbözetét időarányosan kell kamatként elszámolni. Ha a kötelezettség visszafizetendő összege nagyobb a kapott összegnél – ilyen például a váltó -, a többletkötelezettséget, az időarányos kamatot aktív időbeli elhatárolással szemben kell elszámolni.];
- a jegyzett tőkével kapcsolatos események (ezeket a cégbírósági bejegyzés napjával könyveljük, azzal, hogy tőkeemelésre csak a le nem kötött tőketartalék és eredménytartalék fordítható);
- a tulajdonosok által az alapításkor vagy a tőkeemeléskor, a jegyzett tőkén felül véglegesen átadott pénz- és egyéb eszközök értéke, amelyet a tőketartalék növekedéseként kell kimutatni (Fontos, hogy ezeket az eszközöket a tulajdonosok a cégbejegyzést megelőzően a társaság rendelkezésére bocsássák. Tőketartalékként is azonban csak a cégbírósági bejegyzéssel könyvelhetők, addig az alapítókkal szembeni kötelezettségként kell kimutatni a könyvekben az ilyen módon átadott eszközök értékét. Mivel a fenti esetben a fizetés közvetlenül a tőketartalék javára történik, tehát nem rendkívüli bevétel, az a társasági adó szempontjából nem minősül osztaléknak, és a befizetés a tulajdonosnál nem keletkeztet adófizetési kötelezettséget. Lényeges, hogy az ilyen módon befizethető tőketartalék összegének felső határa sincs meghatározva.);
- a tárgyévi mérleg szerinti eredmény átvezetése az adózott eredmény elszámolási számláról az éves zárást megelőzően;
- az értékelési tartalék az előző évi és a tárgyévi értékhelyesbítések különbsége, amely növeli az értékelési tartalékot akkor, ha a tárgyévben az előző évinél magasabb összegben számolt el a vállalkozás értékhelyesbítést (Ha ennél alacsonyabb összegben számolta el, az csökkenti az értékelési tartalék összegét. Az értékelést minden esetben könyvvizsgálóval kell felülvizsgáltatni – akkor is, ha a vállalkozásnál nem kötelező a könyvvizsgálat a társasági törvény és a számviteli törvény alapján.);
- a várható veszteségek fedezetére képzett céltartalék (A céltartalékot a vevők, az adósok minősítése alapján, a kölcsönként, előlegként adott, fordulónapon kimutatott összegekre, de nem csak a fizetési határidőn túli tételekre kell képezni. Azokra a kis összegű követelésekre, amelyek lejárata egy éven túli, százalékos mértékben is képezhető a céltartalék. Ha a mérlegkészítésig kiegyenlíti az adós a tartozását, akkor a céltartalékképzést módosítani kell. Képezhető céltartalék a jogszabályban meghatározott garanciális kötelezettségekre, korengedményes nyugdíj és a végkielégítés fedezetére is.);
- a hosszú lejáratú kötelezettségek megosztása egy éven belül esedékes és egy éven túl esedékes részre;
- a devizában fennálló kötelezettségek árfolyamveszteségének elszámolása (Abban az esetben, ha a mérlegkészítés napjáig a teljesítés megtörténik, akkor a kifizetett forintértéknek megfelelő összegben kell a kötelezettséget szerepeltetni a mérlegben, az árfolyamnyereséget és veszteséget pedig el kell számolni.);
- az éves elszámolású adók, járulékok kiszámítása és könyvelése (például a szakképzési hozzájárulás, rehabilitációs hozzájárulás, helyi iparűzési adó, kulturális járulék stb.);
- passzív időbeli elhatárolások [Passzív időbeli elhatárolásként kell kimutatni a tárgyévben befolyt, azonban a fordulónap utáni időszak árbevételét, bevételét képező tételeket, valamint a mérleg fordulónapja előtti időszakot terhelő költséget és ráfordítást, amely a mérleg fordulónapja utáni időszakban jelentkezik kiadásként (például a közüzemi díjak, telefonköltségek, könyvvizsgálói díj ki nem fizetett része stb.).];
- a mérlegfordulónap előtti időszakhoz kapcsolódó és a mérlegkészítésig ismertté vált kártérítés, bírósági költségek, kártérítési igények, a mérleggel lezárt évhez kapcsolódó, a mérlegkészítés időpontjáig megállapított prémium, jutalom és járulékai (Ezek a tételek a passzív időbeli elhatárolással szemben számolandók el.);
- a rendkívüli bevételként elszámolt fejlesztési célra kapott támogatások összege, amelyet a vállalkozás az elszámolt amortizációnak megfelelően szüntet meg – vezet ki a könyveléséből;
- a térítés nélkül átvett, többletként fellelt eszközök piaci értékének elhatárolása, amelyet a vállalkozás a beszerzési érték arányos részének elszámolásakor szüntet meg – vezet ki a könyveléséből;
- a helyi iparűzési adó alapjának meghatározása (Itt fontos szempont az alvállalkozói teljesítmények helyes elszámolásának ellenőrzése.);
- a költségszámlák egyenlegeinek összevezetése és lezárása;
- az adózás előtti eredmény elszámolását követően a társasági és osztalékadó megállapítása;
- az eredményszámlák egyenlegeinek átvezetése az évi eredményszámlára; végül
- az eszköz- és forrásszámlák lezárása.
A leltár
Az éves beszámoló mérlegtételeit leltárakkal kell alátámasztani. A leltárnak tartalmaznia kell a vállalkozás valamennyi eszközét és forrását. Az éves beszámolóhoz készített leltár december 31-ei fordulónapra mennyiségben és értékben is tartalmazza az eszközök és források valóságban meglévő állományának tételeit. A folyamatosan vezetett mennyiségi nyilvántartás helyettesítheti a leltárt.
A számviteli törvény 42. §-ának (1) bekezdése intézkedik a leltárkészítésről, eszerint a könyvek év végi zárásához olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.
A leltár jelentősége
A leltározás a zárlati munkák egyik legfontosabb eleme, mert
- a leltárak alapján ellenőrizzük az elszámolások helyességét, meggyőződünk arról, hogy a nyilvántartásban szereplő eszközök a valóságban is fellelhetők;
- a leltározás biztosítja a valódiság számviteli elvének érvényesülését;
- a társaság tulajdonában lévő eszközök, a vagyon védelme a leltár nélkül elképzelhetetlen, végül
- a leltározás során egyebek mellett a csökkent értékű, elfekvő készleteket is számba veszik, ezért a leltár a készletek hasznosításának is az eszköze.
Leltározási szabályzat
A leltárkészítési, leltározási előírásokat szabályzatban kell rögzíteni.
A szabályzatban meg kell határozni:
- a leltározás előkészítési feladatait,
- ki kell jelölni a leltározási egységeket,
- a leltározás bizonylati rendjét,
- a leltározás módját,
- a leltározási ütemtervet,
- a leltározási utasítás kiadásának a szabályait,
- a leltárkiértékelés menetét,
- a leltározók felkészítésének módját,
- a könyvviteli adatokkal az egyeztetési eljárásokat, és
- a leltáreltérések rendezési módját.
A leltározás előkészítése
A leltározás előkészítése során ki kell jelölni a leltározott egységeket. Meg kell határozni az eszközök leltározásra előkészítésének módját. Rögzíteni kell tárgyi eszközök és készletek előkészítése során a tárolási, raktározási rendet. Az eszközök mennyiségi és egyéb azonosítói alapján a tárolás rendjét elő kell írni. Az azonosfajta készleteket lehetőleg egy csoportba kell rendszerezni. A felvett készleteket jelölni kell, mellőzve a többszörös felvételt. El kell különíteni a használhatatlan, a csökkent értékű, az idegen, az idegen helyen tárolt, valamint az érték nélküli eszközöket. Az előkészítés során gondoskodni kell a felesleges, selejtezett, használaton kívüli eszközök elkülönítését követő feladatok elvégzéséről.
A leltározás bizonylatai
A leltározás bizonylatainak meg kell felelniük a számviteli bizonylattal szemben támasztott minden követelménynek. A bizonylatokat ennek megfelelően szigorú számadás alá kell vonni, a leltározás befejezésével a feldolgozás teljeskörűségét "tombolázással" kell ellenőrizni – azaz a kiadott bizonylatokat sorszámmal kell ellátni, a rontott és felhasznált bizonylatok teljes körét a feldolgozás alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség alá vont leltározási nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasznált mennyiség sorszám szerint, valamint a felhasználás időpontja is megállapítható a felhasználó leltározási csoport feltüntetése mellett.
A leltározás bizonylatai
- a leltárfelvételi ívek, jegyek, valamint
- a leltári nyitó és lezáró jegyzőkönyvek.
Minden bizonylatra fel kell vezetni az előkészítés során a bizonylat, valamint a leltárkörzet számát, megnevezését, a leltári számot, a mennyiségi egységet és a leltározandó tárgy cikkszámát. A leltározás során feljegyzett adatokon túl a jegyzőkönyveken szerepelnie kell a leltár fordulónapjának, a leltározók, a leltárellenőrök aláírásának, valamint a példányszámnak is.
Leltározási ütemterv
A leltározási szabályzatban kell rendelkezni – mint azt a korábbiakban már említettük – a leltározási ütemterv elkészítéséről, a leltározási utasítás kiadásáról, a leltározók felkészítéséről. A leltározási ütemtervben az éves leltározási munkaprogramot határozzuk meg. A munkaprogram tartalmazza a leltározás előkészítésének, a leltárfelvételnek, értékelésnek és az összes leltározási munka kezdésének és befejezésének az időpontját, valamint a leltározásért felelős személyeket. A leltározási körzetek kijelölését, a leltározók, leltárellenőrök és -értékelők név szerinti felsorolását az ütemterv tartalmazza, de külön leltározási utasítás részei is lehetnek.
Leltározási utasítás
A leltározási utasítás a leltározást végző csoportok részére készül. A leltározási utasításhoz kell mellékelni a leltározásnál használatos bizonylatokat, valamint a megbízóleveleket is.
Az évzáró leltár
Leltár minden olyan kimutatás, amely az eszközök és források valóságban meglévő állományának mennyiségét és értékét a fordulónapra vonatkoztatva tartalmazza.
A leltár fordulónapja
Az évzáró leltár fordulónapja megegyezik a mérleg fordulónapjával. A leltárfelvétel napja ettől eltérhet, de a készletmozgások esetében a fordulónap előtti, avagy utáni mozgások számbavételével a fordulónapi állományt kell kimutatni.
Leltározott tételek
A mérleg fordulónapján kell leltározni
- a befejezetlen termelést,
- az úton lévő árut,
- az idegen tulajdonban lévő készleteket – azokról tárolási nyilatkozatot kell adni,
- a házipénztári pénzkészletet,
- a pénzintézetekkel, az adósokkal és hitelezőkkel kapcsolatos követeléseket,
- a befektetett pénzügyi eszközöket,
- a forgóeszközök között kimutatott értékpapírokat,
- az adóhivatalokkal, alapokkal, a Vám- és Pénzügyőrség Országos Parancsnokságával kapcsolatos elszámolásokat.
Források leltározása
A források leltározása során a jegyzett tőkével, tőketartalékkal, eredménytartalékkal, mérleg szerinti eredménnyel, valamint a céltartalékkal kapcsolatos kötelezettségeket vesszük számba.
A leltározás módja
A leltározás módja lehet mennyiségi felvétel és egyeztetés.
Mennyiségi felvétel
A mennyiségi felvétel tényleges megszámlálást, mérést jelent. Az éves zárlathoz készített leltárt a mennyiségi adatot is tartalmazó nyilvántartásoktól függetlenül kell elvégezni. Az adategyeztetést utólag kell elvégezni. A mennyiségi felvétel során az elkülönített, csoportosított készleteket lehet megállapítani.
Egyeztetés
Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, illetve az egyéb bizonylatokkal (folyószámla-kivonatok, egyeztető levelek, számlák, számítások stb.) való összehasonlítását jelenti. Az anyagokat, eszközöket a mennyiségi felvétel alkalmával lehet egyeztetni. Ennek módja a nyilvántartásokkal való összehasonlítás.
Egyeztetéssel a követeléseket és tartozásokat, valamint a mennyiségi felvétellel nem leltározható eszközöket és forrásokat, az úton lévő árukat, a kölcsönadott pénzeszközöket, a bérmunkára átadott eszközöket, a személyi használatra kiadott eszközöket lehet leltározni.
Főkönyvi és analitikus nyilvántartások, egyeztetés
A záró könyvelési tételek megszerkesztését az évzáró adatok könyvelését követően, vagy legtöbbször a könyvelési adatok helyességének ellenőrzésével egyidejűleg végezzük el. Az ellenőrzés során meg kell győződnünk arról, hogy minden, a tárgyévet érintő gazdasági eseményt, illetve ezekről készített bizonylatot rögzítettünk a könyvekben, majd ezt követően a főkönyvi számlák záró egyenlegének tételeit kell leltárral alátámasztani. Az egyeztetések eredményeként az eltéréseket újabb könyvelési tételekkel rendezzük.
Minden eszköz és forrás számlaegyenlegét leltárszerűen be kell mutatnunk. Az analitikus nyilvántartások helyettesíthetik a leltárt, ha azokat a vállalkozások folyamatosan, mennyiségben és értékben is vezetik.
A befektetett eszközök nyilvántartása
A befektetett eszközökről analitikus nyilvántartást kell vezetni. Az állományba vétel, az egyedi azonosító adatok, az értékvesztések, az értékcsökkenés elszámolása, az állományváltozások követése az eszközök egyedi értékelésének elve, valamint a vagyon védelme indokolja a vállalkozás igényeinek leginkább megfelelő részletező nyilvántartás vezetését. Ezért célszerű, ha
- az analitikus nyilvántartást úgy alakítjuk ki, hogy a főkönyvi számlacsoportok állományával az egyeztetést könnyen el tudjuk végezni;
- a tárgyi eszközök fizikai leltárfelvétele során úgy célszerű megszervezni a leltározást, kiértékelést, hogy az analitikus és főkönyvi nyilvántartásokkal az egyezőségeket vagy az eltéréseket főkönyvi számlaszámonként mutassuk ki;
- az analitikus nyilvántartások egyeztetése során az eszközök amortizációs besorolását, a várható élettartam meghatározását indokolt mintavétellel ellenőrizni.
Ellenőriznünk kell azt is, hogy az eszközök beszerzési árának elemei megfelelnek-e a számviteli politikában rögzítettek feltételeknek.
Beruházási előlegek könyvelése
A beruházásokra adott előlegeket a "követelések" számlacsoportban könyveljük, és a mérlegkészítésnél is a követelések szabályai szerint értékeljük. Az előlegekre céltartalékot lehet képezni, a devizában nyújtott előleget pedig az év végén nem kell átértékelni, azt a pénzügyi teljesítéskori árfolyamon szerepeltetjük a mérlegben.
A kísérleti fejlesztés értéke
A kísérleti fejlesztés aktivált értékét az analitikus nyilvántartásában meg kell osztani a befejezetlen és a befejezett fejlesztés aktivált értéke szerint.
Részesedések valós állománya
A mérlegben kimutatott részesedések valós állományát a cégbírósági végzéssel, ahol a cégbírósági bejegyzési kötelezettség nincs, a társasági szerződés, alapszabály stb. alapján tudjuk bizonyítani.
Értékhelyesbítés
Az értékhelyesbítések megállapításához felhasznált bizonylatok és a könyvvizsgálói felülvizsgálatról készített jelentés lesz a mérlegsor analitikus kimutatásának az alapja.
Készletérték-megállapítás
Amennyiben a vállalkozás év közben nem vezet a készletekről folyamatos, legalább mennyiségi nyilvántartást, az év végi leltározással kell megállapítania az év végi készletértéket. Ilyenkor el kell számolni a leltári többletet és hiányt, valamint az értékvesztést is. Az értékvesztés elszámolását a selejtezési, leértékelési jegyzőkönyvvel kell bizonylatolni. Számolni kell ezen túlmenően az idegen helyen tárolt készletek értékével és az úton lévő készletekkel. Amennyiben a vállalkozás elszámolóáras nyilvántartást vezet, az elszámolóárat folyamatosan karban kell tartani.
Vevőszámlák vizsgálata
A partnereknek küldött folyószámla-kiértesítésekre adott válaszok bizonyítják a követelés jogosságát. A devizakövetelések átértékelésének számítását meg kell őrizni. A vevőszámlákat esedékesség szerint meg kell bontatni, elsősorban azért, mert a céltartalékképzésnek, illetve ehhez kapcsolódóan a követelés behajthatatlanná minősítésének ez az egyik, egyben alapvető bizonylata. A vevői folyószámla "követel" egyenlegeit tételesen meg kell vizsgálni. Figyelni kell a kétszeres fizetés lehetőségére, a téves átutalás és a göngyölegvisszaküldés helyes elszámolására. Az alátámasztott "követel" egyenleget a mérlegben az egyéb kötelezettségek között kell kimutatni.
Behajthatatlan követelések alátámasztása
A behajthatatlan követeléseket részletes analitikával kell alátámasztani. Minden írásos anyagot meg kell őrizni erről a minősítésről.
Egyéb követelések egyeztetése
Az egyéb követelések között kimutatott adótúlfizetéseket a megküldött adófolyószámlákkal kell egyeztetni, és az eltéréseket rendezni kell.
A munkabérelőlegek, továbbá az el nem számolt előlegek mindegyikét egyeztetni kell az analitikával.
Pénztárállomány egyeztetése
A pénztárállományt a mérlegfordulónapon felvett pénztárjelentéssel kell egyeztetni.
Betétszámlakamatok elszámolása
A betétszámlák egyenlegeinek a banki folyószámla-kivonat az analitikája. A betétszámlák után járó kamatok és a banki jutalékok elszámolásánál abban az esetben, ha csak a tárgyévet követő január hónapban jelennek meg a kivonaton, az időbeli elhatárolásokat kell alkalmazni.
Az időbeli elhatárolások minden tételéről részletes nyilvántartás készül, amelyet számlákkal, szerződésekkel, számításokkal kell alátámasztani.
A jegyzett tőke egyenlegének egyeztetése
A jegyzett tőke kimutatott egyenlegét a cégbírósági bejegyzéssel kell egyeztetni. A jegyzett tőke változásait folyamatosan követő nyilvántartást kell vezetni.
A tőke- és eredménytartalék változása
A tőketartalék és az eredménytartalék változásáról szintén nyilvántartást kell vezetni.
A céltartalékképzés alátámasztása
A céltartalékképzést a követelések egyedi minősítésének bizonylataival és számításával kell alátámasztani.
A kötelezettségek egyeztetése
A kötelezettségek egyeztetését a folyószámla analitikus egyenlegeivel kell elvégezni. A tartozik egyenleget minden esetben ki kell vizsgálni, és ha az jogos, a követelések között kell a mérlegben kimutatni.
Az eredménykimutatás fontosabb tételei
Alvállalkozói teljesítmények
Az iparűzési adó alapjának számításakor fontos tétel az alvállalkozói teljesítmények köre. A számviteli szabályok nem kellően részletezik az alvállalkozói teljesítmények fogalmát, a társaságok pedig meglehetősen változatos gyakorlatot folytatnak. Így ebbe a körbe sorolnak több nem anyagjellegű szolgáltatást is.
Az alvállalkozói teljesítmény lényegében – hasonlóan az ELÁBÉ-ban szereplő készletekhez – változatlan formában továbbszámlázott teljesítményt jelent. A fővállalkozó a megrendelőjével szembeni teljesítéshez egy harmadik féllel köt (al)vállalkozói szerződést, melyben a fővállalkozói szerződésben jól körülhatárolt feladat elvégzésével bízza meg. Az alvállalkozói teljesítmény csak kimenő, konkrét teljesítménnyel együtt értelmezhető, egyedi, a fővállalkozási teljesítésben is jól körülhatárolható tevékenységet jelent. Az alvállalkozói teljesítményt a készletek között kell kimutatni a mérlegben, amennyiben azt a fővállalkozó a saját teljesítményével együtt nem tudta továbbszámlázni a megrendelőnek. A számviteli politikában célszerű rögzíteni a vállalkozás tevékenységének ellátásához kapcsolható alvállalkozói teljesítmények körét, a minősítés kritériumait.
Egyéb bevételek és ráfordítások
Az egyéb bevételeket és egyéb ráfordításokat az egymással kapcsolatban lévő könyvelési tételek számbavételével ellenőrizzük. Ilyenek az immateriális javak és tárgyi eszközök eladásából származó bevételek és a kivezetett könyv szerinti érték, a kapott kártérítések és a káresemények veszteségének elszámolása. Egyéb bevétel az utólag kapott, konkrét áruhoz, termékhez közvetlenül nem kapcsolható, illetve az utólag adott, de nem számlázott, szerződés szerinti összeg. Ezeket a tételeket a pénzügyi teljesítéskor számoljuk el. A konkrét termékhez kapcsolódik az engedmény, azzal a beszerzési ár módosul.
Rendkívüli bevételek és ráfordítások
Rendkívüli bevételek és ráfordítások a vállalkozási tevékenységtől független, a szokásos vállalkozási tevékenységgel össze nem függő, illetve a szokásos mértéket meghaladó kártérítések, bírságok, késedelmi pótlékok, káreseményekkel, hitelezési veszteséggel kapcsolatos tételek.
Hibák helyesbítése
Az ellenőrzés során megállapított, a korábbi éveket érintő, nem jelentős hibák rendezését nem kell a tárgyévi eseményektől elkülönítetten könyvelni, de az adóalap módosításához a csökkentő és növelő tételek számbavételét biztosítani kell. A jelentősebb összegű hibák esetén háromoszlopos mérleget és eredménykimutatást kell készíteni. A beszámoló összeállításához, a megfelelő csoportosításhoz, a tartalmának megfelelő főkönyvi számlák között elkülönített számlán célszerű könyvelni ezeket a tételeket.
Összesítés
A könyvelési adatok rendezése, ellenőrzése után elvégezzük az összesítéseket. Az eddig felsorolt feladatok elvégzését követően olyan főkönyvi kivonatot kapunk, amely alapján elkészíthetjük az éves beszámoló mérlegét és eredménykimutatását.