Az ideális iroda jellemzőit – a munkavégzés sajátosságától függően – hosszasan lehetne sorolni. Van azonban egy olyan általános érvényű kritérium, amely tevékenységi körtől függetlenül is igaz, nevezetesen: a jó iroda nemcsak funkcióját látja el, de az embert is szolgálja.
A munkavégzés tárgyi mikrokörnyezete nemcsak az ott dolgozó kedélyállapotát, de teljesítményét is befolyásolja – állítja Pósán Viktória lakberendező. Az iroda a dolgozó második otthona, az emberi kommunikáció és csoportmunka színtere, ilyenképpen a kényelem szempontjai is előtérbe kerülnek. Ez annál is inkább igaz, mert a munkavégzés manapság tapasztalható átalakulásának következtében mindinkább elmosódnak az otthon és az iroda közötti éles határvonalak: egyfelől terjednek az otthoni kisirodák, másfelől a munkahelyeknek is meg kell felelniük a kötetlenebb és személyesebb üzleti találkozók és megbeszélések színhelyeivel szemben támasztott követelményeknek is.
Szolid, barátságos környezet
A jó iroda tehát sokat "tud": kellő életteret, mozgáslehetőséget teremt a "lakójának", térbeli kialakítása lehetőséget teremt a dolgozók és az ügyfelek közti kommunikációra, pihenőterei pedig alkalmat nyújtanak a regenerálódásra. Nem mellőzhető ugyanakkor az egészségvédelmi és a munkabiztonsági előírások figyelembevétele sem, mint ahogy az irodának a cég arculatát is tükröznie kell. A vállalatok ma már határozottan igénylik, hogy az irodáik megbízhatóságot, határozottságot és szolid eleganciát sugározzanak, olyan erőt, amely üzleti partnereikben bizalmat kelt velük szemben. Természetesen a zárt és a nyitott, a mobil vagy az állandónak tekinthető munkahelyek be- és elrendezésének más és más a szabálya, azonban valamennyivel szemben fontos kívánalom az átláthatóság, a barátságos, közvetlen környezet, és lehetőség szerint a hely- s egyben költségtakarékos elrendezés.
Az irodabútorok kiválasztásakor a célszerűség, az egyöntetűség és a visszafogott elegancia szempontjai vezetik a cégeket. Pósán Viktória szerint ma domináns divatirányzat az úgynevezett minimal art, amelyre a szerkezetek megmutatása, a letisztult felületek és formák, a természetes anyagok használata, az egyszerű, szögletes vonalvezetés és a rendezett formavilág a jellemző. Számos, több funkcióra is használható elemes bútor kapható, amely megfelel e stílusnak, ráadásul a darabok esztétikusak: látványukat különösen emeli, ha fémet vagy üveget is tartalmaz a bútor.
Manapság elsősorban a világos fafajták – a juhar, a nyír, a natúr bükkfa, illetve a laminált kemény felületek – a jellemzőek, s miközben a bőrkárpit eltűnőben van, előretörtek a különböző szövetek: ez utóbbiak elsősorban geometriai mintákkal. Az irodabútorok domináns színe a szürke, amelynek hatását viszont kellemesen megtörik a kiegészítők – függönyök, kárpitok, irattartók – élénk színkombinációi.
Egyedi megoldások
Tapasztalatok szerint irodáik berendezése során a cégek nem szeretnek utánozni, azaz megpróbálnak egyedi megoldásokat keresni. Természetesen a dizájn jelentősége, szerepe az anyagi lehetőségektől is függ, egyes vállalatok többet, mások kevesebbet áldozhatnak irodáik berendezésére. Számos olyan cég működik, ahol az egyetlen szempont a helykihasználás, illetve a költségtakarékosság, ez azonban nem egyenlő az igénytelenséggel – hangsúlyozza a lakberendező. Kevesebb pénzből is lehet célszerűen és esztétikusan berendezkedni, hiszen ma már igen nagy a kínálat a praktikus és a többfunkciós, viszonylag olcsóbb irodabútorokból. Ugyanakkor az extra és az exkluzív igények is kielégíthetők.
A vállalatok egy része – elsősorban a vezetőknek – kifejezetten reprezentatív irodát kíván berendezni, amely tág teret enged az egyedi és egyéni ízlésnek. Az exkluzív bútorok esetében már megjelenhetnek a nemesebb anyagok – cseresznyefafurnér – és a drága szövetek is, amelyek eleganciát sugároznak, és a státust hivatottak jelezni. Pósán Viktória szerint bár az ízlés nem mindig párosul az anyagi lehetőségekkel, az viszont mindenképpen a fejlődés jele, hogy a praktikus szempontokra egyre többen odafigyelnek az irodák berendezésekor. A cégek többsége tudja: az "emberközpontú" irodának az üzleti eredményekben is mérhető a haszna.