Bár a szakemberek és a jövőkutatók már több éve ígérik a papírmentes irodát, a mai irodai berendezések java része azért még papírral dolgozik. A dokumentumkezelés feladatait megoldani hivatott eszközök például a faxok, a nyomtatók és a fénymásolók.
A külvilággal való kapcsolattartás egyik nagyon fontos eleme még most is a fax, amely a telefonvonalon keresztül továbbít ábrákat, képeket, szöveget. Bár újabban az e-mail kezdi kiszorítani, pár évig még biztosan velünk marad, hiszen használata nem igényel sem számítógépet, sem különösebb szaktudást.
Kis és otthoni irodák számára, ha nincs komolyabb forgalmuk és már rendelkeznek számítógéppel, jó és olcsó megoldás az úgynevezett faxmodem. Komputerre csatlakoztatható, ami így komplett és nagy tudású üzenetrögzítős faxkészülékké változhat. Az ilyen eszközök ára általában bruttó 10-15 ezer forint között mozog. A számítógép "tudásával" kiegészítve a készülékek még a legdrágább, sok százezer forintos, különálló faxok funkciót is képesek kiváltani. Természetesen főként a használt programoktól – tehát nem a modem típusától – függ, hogy milyen szolgáltatásokat kapunk.
Általánosnak mondható az automatikus vételi funkció, az időzített faxolási lehetőség és természetesen a sok száz számot tároló memória. A faxmodem nem tud nyomtatni, így a számítógéphez csatlakoztatott nyomtatóval készíthetünk papírmásolatot a beérkezett dokumentumról. Megfelelő karakterfelismerő (OCR) programmal azonnal szövegszerkesztőnkbe ültethetjük át a fax szövegét.
Másodlagos funkcióként a legtöbb ilyen berendezés üzenetrögzítőként is működhet, ráadásul képes több hangpostaláda kezelésére.
Hagyományos faxok
Az "igazi" faxkészülékeket a legtöbb gyártó két alapvető kategóriába osztja: hőpapíros és normál papíros eszközökre. A régebbi, termopapíros technológiával működő készülékek rendszerint olcsóbbak, ám sok olyan hátrányuk van, ami csak a hosszabb használat során jelentkezik. Ilyen például a nyomtatási technológia miatt jelentkező "barnulás", a kinyomtatott dokumentum idővel olvashatatlanná válhat. Átlagos felhasználói ára nettó 60 ezer forint körül mozog, és több, a mindennapi munkát megkönnyítő kényelmi szolgáltatásra képes, például gyorshívás, üzenetrögzítés és a faxok lehívása más faxkészülékről.
Nagyobb irodák vagy komolyabb igények esetén jobb választás lehet a normál papírral működő egység kiválasztása. Az ilyen berendezések lézer- vagy tintasugaras technológia segítségével nyomtatnak, így hagyományos papírra dolgoznak. Áruk 100 ezer forinttól indul. Természetesen ezért az összegért több szolgáltatást is nyújtanak. Ilyen extra funkció lehet például a számítógép-csatlakoztatási lehetőség, a szkennerként és nyomtatóként való felhasználás.
Belső hálózattal (intranet) rendelkező nagyobb vállalatnak érdemes élnie a Network Fax nevű új technológia nyújtotta előnyökkel. Egy új megoldás – az RFC-2305 Internet fax szabvány – lehetővé teszi, hogy a faxok forgalmát a viszonylag lassú hagyományos telefonhálózatról a lényegesen gyorsabb internetalapú hálózatra vigyék át. (Az interneten is alkalmazott adatátviteli protokollokat használja, és segítségükkel TIFF-formátumban közvetíti a képeket, kihasználva az e-mail és egyéb átviteli formátumok nyújtotta lehetőségeket.) Így a dokumentumok azonnal a címzett elektronikus postaládájába jutnak, s máris egy lépéssel közelebb vagyunk a "digitális" irodához, ami különösen akkor előnyös, ha ugyanazt a dokumentumot több címzettnek szeretnénk eljuttatni.
Multifunkciós gépek
A nyomtatókból régebben a tűs (mátrix), jelenleg a lézernyomtatók a legelterjedtebbek. A tintasugaras nyomtatókat inkább a kis- és az otthoni felhasználók kedvelik. A mátrixnyomtatók immáron végleg kiszorultak, egyetlen előnyük az, hogy képesek indigós papíron keresztül másolatot nyomtatni.
Az otthoni és a kisebb irodák számára, vagy ahol színes nyomtatásra is szükség van, kis mennyiség esetén a legjobb megoldás a színes tintasugaras nyomtató. Az ilyen típusok – melyek alkalmasak irodai munkára is – ára 30 ezer forintnál kezdődik. Nagyobb tétel nyomtatnivaló esetén már kifizetődőbb lehet a lézernyomtató használata. Fontos tényező, hogy – miközben az ilyen printerek ára magasabb a tintasugaras változatokénál – az egy nyomtatott oldalra jutó költség a lézeres technológia esetén a legalacsonyabb. További előnye a lézernyomtatónak a nagy nyomtatási sebesség. Ha inkább fekete-fehér dokumentumok nyomtatására van igény, de néha kell színes ábrát, esetleg fotót is készíteni, kifizetődő lehet egy fekete-fehér lézer és egy színes tintasugaras printer beszerzése – a két berendezés együttes ára gyakran alacsonyabb, mint egyetlen színes lézernyomtatóé.
Közepes és nagyobb méretű, több számítógéppel és hálózattal is rendelkező irodák számára kedvezőek a nagyobb teljesítményű, esetleg hálózatba is köthető lézernyomtatók, amelyek leggyakrabban már nem asztali kivitelűek, hanem a földön állnak. Ennek megfelelően lényegesen nagyobb papírkapacitással (gyakran több ezer lap) működnek. Miután saját hálózati csatlakozójuk van, nem szükséges kiszolgáló számítógép a működésükhöz. Természetesen színes változatban is léteznek.
Nyomtatóválasztáskor figyelembe kell venni a terhelhetőségi mutatót is. (Azaz egy hónap alatt hány oldallal képes az adott eszköz megbirkózni.) Ennek ismeretében elkerülhető, hogy a ki nem használt kapacitású berendezésért feleslegesen sokat kelljen fizetni.
Mint látható, a legtöbb irodában a lézerfax és a lézernyomtató az ideális választás. Mivel mindezen berendezések ugyanazt a technológiát használják, a fejlesztések a multifunkciós készülékek irányába mutatnak, amelyek egyesítik magukban a fax, a nyomtató, a lapolvasó és a fénymásoló berendezés tudását. Áruk és helyigényük természetesen alacsonyabb, mint az említett irodai gépeké együttesen volna. Hátrányuk az, hogy hiba esetén az összes funkció leáll, és természetesen az ilyen berendezéseknek nincs akkora kapacitásuk, mint különálló társaiknak összességében. Ezért főként a kis- és az otthoni felhasználók piacán jöhetnek szóba, ahol a szerény helyigény és az egyszerű kezelhetőség elsődleges szempont.