Nem túlzás azt állítani, hogy napjaink informatikára épülő világában a kellő gondossággal kiválasztott vállalatirányítási rendszer fél siker. A követelményeknek megfelelő ügyviteli programok alkalmazása ugyanis növeli a termelékenységet, szinkronba hozza a vállalati működés mozzanatait, segíti a belső és külső szervezeti, valamint üzleti folyamatokat. Magyarán hatékonyabbá teszi a működést.
A mai globális piacon csak akkor lehetnek sikeresek a vállalatok, ha üzleti működésük szinte minden fázisát felülvizsgálják és újragondolják. Az egyre élesebbé váló versenyben a cégek rákényszerülnek a hagyományos keretek átlépésére. A technológiai fejlődés új lehetőségeket, piacokat teremt, ezért elengedhetetlen a folyamatos kínálatbővítés, vele egyidejűleg pedig egyre nagyobb jelentősége lesz a termékek minél gyorsabb piacra jutásának is. Figyelembe kell venni, hogy az internethasználat robbanásszerű terjedése új perspektívákat nyitott az értékesítés, a termékek terjesztése és az ügyfélszolgálat előtt, ugyanakkor fokozta a versenyt, ily módon viszont új üzleti veszélyeket is rejt magában. Az ügyfelek egyre jobb minőségű termékeket és szolgáltatásokat igényelnek, persze versenyképes árért. Mindezek arra késztetik a vállalatokat, hogy kisebb vagy nagyobb mértékben, de átalakítsák az eddig alkalmazott irányítási rendszerüket.
Ügyviteli programokat világszerte számos cég fejleszt. Az alkalmazásokat tekintve a nagyvállalatok körében a SAP és az Oracle szoftverei a legelterjedtebbek. A többi vállalatirányítási programfejlesztő termékeit elsősorban a közép- és kisvállalatok keresik. Ez utóbbi szoftverek közé sorolhatók többek között a JD Edward's, az MFG Pro, a Movex, az IFS, a Scala, valamint a magyar fejlesztésű Infosys, illetve Libra. Az előzőekben példaként említett ügyviteli programok közös vonása, hogy fejlesztőik egyaránt általános, más szóval teljes vállalatirányítási rendszert (vállalatirányítási alkalmazások, vállalati döntés-előkészítés, ügyfélkapcsolat-kezelés) szállítanak. A piac nem kevésbé fontos szereplői azok, amelyek speciális termékeket, alkalmazásokat kínálnak.
Komplex és speciális irányítási rendszerek
A gyakorlati tapasztalatok szerint számukra alapvetően két fejlődési irány adott. Az egyik lehetséges út: a specializálódott cégből az idő múlásával teljes körű szállító válik, míg a másik lehetőség: az adott szoftverfejlesztő hosszú távon is vállalja a specializációt, és választott szakterületén belül az egyre szigorúbb kritériumoknak megfelelő termékek fejlesztésére koncentrál. A vállalatirányítási programrészek (modulok) fejlesztésére szakosodott többek között a Baan (termelésirányítási rendszer), valamint a SAS (döntéstámogatási rendszer).
A vállalatirányítási rendszerek jövőjéről szólva elmondható, hogy e területen is egyre nagyobb szerepe lesz az internetnek. Mindemellett továbbra is az adatbázis-technológia marad a vállalati rendszerek alapja, az alkalmazási területet tekintve viszont olyan új témakörök tömeges megjelenése várható, mint az adattárház és az üzleti intelligencia. A változás magyarázata egyszerű: mind több vállalatvezető szeretne a döntéseihez igazán hasznos adatokhoz jutni, hiszen ezekre az élesedő piaci versenyben vitathatatlanul nagy szükség van. A vállalatok és az intézmények fokozzák erőfeszítéseiket a jövedelmezőség és a megtakarítások növelésére.
– A belső folyamatok menedzselése mellett az ügyfélkapcsolatok kezelése is egyre hangsúlyosabb szerephez jut – hívta fel a figyelmet Szemán István, az Oracle Hungary munkatársa, a vállalatirányítási rendszerek vezető szakértője. Az újabb fejlesztésű szoftvermodulok nemcsak az értékesítést, hanem az azt megelőző marketingmunkát és az üzletkötés utáni ügyfélszolgálati feladatokat is segítik, ilyen például a szerviztevékenységet támogató modul.
Elektronikus piacterek
A hagyományosan használt ERP- (Enterprise Resource Planning) rendszerek általában csupán a vállalat belső folyamatait támogatják, ezeket viszont egységesen, integrált módon kezelik. A szoftvervállalatok eddig elsősorban a felhasználó cégek belső ügyviteli, pénzügyi, termelésirányítási, logisztikai, személyzeti, bérszámfejtési feladatait kezelő, illetve végző, valamint a vállalat hatékonyságát növelő számítógépes rendszereket kínáltak a piacon. Mindezek mellett most azonban újfajta alkalmazási területre, a CRM (Customer Relationship Management) ügyfélkapcsolati modulokra irányul a figyelem. Ezen alkalmazások a vásárlók egyedi igényeire koncentrálnak, minél közvetlenebb, testreszabottabb kiszolgálásukat segítik elő. A modern CRM-, illetve az IP- (Internet Procurement) rendszerek a vállalat külső kapcsolatait, valamint az ezekhez kapcsolódó folyamatokat egyaránt támogatják. A különbség a gyakorlatban egyszerűen modellezhető: vegyünk alapul például egy megrendelési folyamatot. Az ERP-rendszer megoldja az üzleti tranzakció vállalaton belüli részét – mire van szükség, mennyit kell rendelni stb. A folyamat végén az elkészült dokumentumot azonban jellemzően faxon továbbítja az adott cég a szállítóhoz. Napjainkban Magyarországon egyelőre ez az általános rendeléstovábbítás. Érdemes viszont megjegyezni, hogy ez egy rendszeren kívüli folyamat, hiszen az érintett vállalatok számítógépei – a fax használata révén – csupán közvetve kommunikálnak. Az IP ezzel szemben az internetet használja közvetítőközegként. Ily módon viszont a partner beleépül a folyamatba, azaz tulajdonképpen belép a másik vállalat irányítási rendszerébe. A szállítók – az új kommunikációs csatornának köszönhetően – saját belső nyilvántartásukat terjesztik ki a vásárlók informatikai rendszerének képernyőjére is. Tulajdonképpen bizonyos mértékig bevonják a megrendelőt saját vállalati működésükbe, az információ pedig (kizárólag) elektronikus úton cserél gazdát. Ez a megoldás a külső kapcsolat menedzsment automatizálását jelenti, ami lehetővé teszi a papírmunka kiiktatását, a gyorsabb, pontosabb, igazán aktuális információk áramlását, végső soron pedig javítja a hatékonyságot. Elmondható tehát, hogy az a világszerte tapasztalható tendencia, amely a kész alkalmazások tekintetében megfigyelhető, újabb mérföldkő a vállalatok üzleti eredményessége szempontjából.
Az ügyviteli rendszerek jövőjéről szólva a szakemberek ma már az e-business térhódításáról beszélnek. Az elektronikus kereskedelem elterjedését nemzetközi szabványok létrejötte is segíti, melyek révén a vállalati számítógépek között egységesen szabályozott adatkommunikáció valósulhat meg. Az e-business világméretű piacokat nyit meg a felhasználók előtt. Ez azonban korántsem veszélytelen, hiszen a nagy választék számos potenciális versenytársat (is) jelenthet.
Az Egyesült Államokból eredő elektronikus kereskedelemnek több megjelenési formája létezik. Beszélhetünk egyszerűen a világhálón elhelyezett marketinganyagról, vagy a neten keresztül történő vásárlásról, illetve akár az internet segítségével kiépített beszállítói kapcsolatokról is. Az új világban már működnek ezek a nyílt elektronikus piacterek, amelyeken hétköznapi eseménynek számít egy-egy vállalatok között zajló üzleti tranzakció lebonyolítása. Magyarországon erre a szakemberek szerint három-négy évet még várni kell.
Egyedi programok vagy szoftvercsomag
Utaltunk már arra, hogy mennyire fontos a megfelelő programválasztás. Alapvető szempont annak megvizsgálása és pontos feltérképezése milyen folyamatokat kíván automatizálni a vállalkozás, ugyanis elengedhetetlen, hogy a cég tevékenységét támogató rendszermodulok benne legyenek a megvásárolt szoftverben. Érdemes odafigyelni továbbá arra is, hogy a kért rendszeregységeket tekintve létezik-e csomagmegoldás, ennek ugyanis számos előnye van. A csomagokat például folyamatosan továbbfejlesztik a szoftvergyártók, és az újításokhoz az érintett vállalatok könnyen hozzájuthatnak. Ez sokkal egyszerűbben kivitelezhető, mint az egyedi döntést igénylő egyedi rendszerek fejlesztése, amelyek ráadásul jellemzően egy-egy szoftverfejlesztő munkájához kötődnek. Abban az esetben viszont, ha nem fejlesztik az egyszer üzembe állított rendszert, az azon futó programok viszonylag rövid időn belül elavulnak, szélsőséges esetben még az is előfordulhat, hogy le kell cserélni az egész addig alkalmazott rendszert – ami viszont rendkívül gazdaságtalan. A szoftverhibák kiküszöbölése a csomagmegoldás esetén könnyebb, gyorsabb, és alapvetően kisebb a meghibásodás esélye is. A magyarázat egyszerű, hiszen a potenciálisan nagyobb felhasználói körből több hibaüzenet, javaslat érkezhet, s így folyamatosan fejleszthető az eredeti megoldás – amely egyébként is több fejlesztő munkája révén jön létre. Mindemellett figyelembe kell venni azt is: nemzetközi csomagmegoldás esetén a jelentős ügyviteli know-how is adott, így bizonyos területeken nincsen szükség külön fejlesztésekre sem.
A programválasztás szempontjai közé sorolható mindemellett annak felderítése is, hogy az újonnan telepítendő modulok adaptálhatók-e a cégen belüli rendszerhez, valamint érdemes odafigyelni a szoftverszállító által kínált, illetve biztosított szolgáltatásokra (konzultáció, technikai támogatás, oktatás, partner programok stb.) is. A vállalatirányítási rendszer kiválasztását illetően a felelősségteljes, jó döntés meghozatalához azonban mind a vállalati folyamatokat, mind pedig a szoftver adta lehetőségeket ismerni kell. A feladat bonyolultsága miatt a döntés előkészítését gyakran szakértő cégekre bízzák a vállalatok. Ezek a külső társaságok ilyen esetben a módszertant dolgozzák ki – tehát nem hoznak döntést –, azaz megmondják: hogyan fogalmazza meg az adott vállalat az igényét, milyen szükségletei vannak, illetve felügyelik az ajánlatok értékelését, részt vesznek ebben a folyamatban.
Az értékelés során a szoftvervállalatok tapasztalatai szerint nagy a bizalom jelentősége. Számos esetben a referenciahelyekkel való kapcsolatfelvétel előzi meg a kiválasztást. Természetesen elengedhetetlen mérlegelési szempont a rendszer működési megbízhatósága, a szolgáltatást nyújtó szervezethez kapcsolódó szakértelem, valamint a projektmenedzsment is.
Az ügyviteli rendszer tervezéséhez feltétlenül szükséges az informatikai stratégia kidolgozása. Egy-egy vállalatirányítási rendszer üzembe állítása nagyberuházásnak minősül, jellemzően az adott cég árbevételének 1-3 százalékát teszi ki. Érdemes tehát meggondolni, hogy mire adja ki a vállalat ezt az összeget, annál is inkább, mivel ezeket a rendszereket átlagosan öt évig lehet komolyabb ráfordítást igénylő fejlesztések nélkül használni.
| Modulokból építkezve Pénzügyi rendszer: Napjaink sokrétű gazdasági környezete megkívánja, hogy legyen egy globális pénzügyi rendszer, amely ésszerűsített üzleti műveletekkel és a vállalkozás egészére kiterjedő adathozzáféréssel rendelkezik. Idesorolható modulok: eszközgazdálkodás, pénzügyi tervezés, pénzügyi elemzés, pénzügyi konszolidáció, költséggazdálkodás, számlázás és készpénzbeszedés, készpénzgazdálkodás. Ellátásilánc-rendszer: Az ellátási lánc gazdálkodási moduljai kellő időben létrejövő kapcsolattartást és a mai igényeknek megfelelő működést biztosítanak a növekvő vállalkozás számára. Idesorolható modulok: ellátásgazdálkodás, anyaggazdálkodás, rendelésgazdálkodás, értékesítés utáni vevőszolgálat, minőségirányítás, ellátási lánc tervezése. Termelésirányítási rendszer: A gyors termelés kulcsfontosságú a költségek csökkentése, a ciklusidő lerövidítése és a folyamatos fejlesztés biztosítása szempontjából. Idesorolható modulok: tervezés és modellezés, ellátásgazdálkodás, termelés, költséggazdálkodás, minőségirányítás, új termék tervezése. Projektrendszer: A projektrendszerek időben nyújtanak pontos költség- és árbevételadatokat, amelyek a projektirányítás és az általános számvitel összekapcsolásához szükségesek. Idesorolható modulok: projekt nyomon követése, költségbeszedés, személyes idő és költség, a projekt költségének tőkésítése, árbevétel-könyvelés és számlázás, keresztprojekt-elemzés. Emberi erőforrások rendszer: E megoldás a lehető legnagyobb munkaerő-teljesítő képesség mellett segíti az emberi erőforrásokra fordított költségek csökkentését. Idesorolható modulok: munkába állítás és alkalmazásbavétel, képzés és munkaerő-megtartás, fizetés és kedvezmények, bérlista, szervezeti felépítés tervezése. Ügyfélszolgálati alkalmazások: A sikeres piaci irányításhoz hatékony értékesítési és marketingszemélyzet alkalmazása kívánatos. Az átfogó információkhoz időben hozzá kell jutni, és az új piacokat is időben fel kell térképezni. Idesorolható modulok: az értékesítési személyzet automatizálása, marketingirányítás, piacelemzés, hívásközpont, működési támogatás. |