Vállalati utaztatók

A vállalati, üzleti utaztatási szakmában túlkínálat van, aminek az az oka, hogy még nem kezdődött meg a letisztulás. A néhány éve megtelepedett globális cégeken kívül több kisebb is megpróbálkozott ezzel a területtel, és bár számukra sokkal nagyobb erőfeszítésbe telik a piacon maradás, mint a multiknak, sokszor mégis erőn felül költenek, csakhogy szerződéshez jussanak a még mindig jól fizetőnek tartott nagyvállalatoknál.

Húzóágazat Az Amerikai Utazási Irodák Szövetségének (TIA) felmérése szerint az amerikai vállalatok 87 százalékának kialakult utaztatási politikája van. Az általában sok utazási szolgáltatást igénybe vevő cégek utaztatásiköltség-palettáján a második legjelentősebb tétel az üzleti célú utak csoportja. Az utazást és kikapcsolódódást – a hetvenes-nyolcvanas évekkel ellentétben – immár nem bújtatott kiadásként kezelik a cégen belül. Miután egyre gyakoribb, hogy jól képzett vezető irányítja a nagyvállalatok utazásvásárlásait szervező csapatot, tőle várják, hogy évente bizonyos százalékot (általában 5-10) megtakarítson. Az ő feladata az utazást helyettesítő videokonferenciák megszervezése, illetve a helyfoglalási rendszerek folyamatos tesztelése és ajánlataik összevetése is.

Behozhatatlan előnyök

A piacot tehát a világhálózattal bíró nagyok uralják. Évek óta az American Express, a Carlson Wagonlit, a BTI és a Getz mondhatja magáénak a legtöbb és legértékesebb ügyfelet. Itteni leányvállalataik helyzeti előnye behozhatatlannak tűnik, hiszen az elmúlt évtizedben Magyarországra települt külföldi óriáscégek – a saját belső előírásaikat és globális, úgynevezett világszerződéseiket követve – kötelesek a világ más tájain is igénybe vett utaztatókkal dolgozni. Emögött főleg anyagi megfontolás áll, a nagy tömegű repülőjegy, szálloda, illetve közlekedési szolgáltatások megvásárlásával olykor 30-40 százalékos kedvezményt is elérhetnek.

A Carlson Wagonlit Travel (CWT) magyarországi leányvállalata bizton számíthat az anyacég tőkehátterére, és élvezi a világhálózat összes előnyét. Az anyavállalat az Accor-csoporthoz tartozik, közvetve jó pozíciókat szerzett a szállodaiparban, a gépkocsibérlésben, a vendéglátásban és az utaztatásban.

– Mégsem ülünk ölbe tett kézzel, bármilyen hihetetlen, a multik megrendeléseiért nekünk is pályázaton kell megküzdenünk, s csak akkor választanak minket a világszerződésnek megfelelően, ha két teljesen azonos ajánlat között kell dönteni – fejtegette Gordon Mária ügyvezető. A cég összforgalmának egyébként csak 30-35 százaléka származik a multinacionális cégekkel kötött egyezményekből. Az ügyvezető azt sem hagyta ki beszámolójából, hogy a piaci versenytársakhoz hasonlóan a CWT is tapasztalja: a nagy megrendelők tudatában vannak nagyságuknak, s ennek megfelelően néha késve vagy elnyújtottan fizetnek. Az ilyesfajta késedelmet pedig csak a tőkeerős irodák képesek "lenyelni".

A CWT honi leányának elődjét még a század elején, 1907-ben jegyezték be Budapesten, így a szakmában a legrégebben Magyarországon működő külföldi cég. A társaság 1998-ban 31 500 repülőjegyet adott el, egyéb tevékenységeivel együtt hárommilliárd forintos forgalmat ért el, tavaly pedig 3,5 milliárd forintra számítottak.

A folyamatos bevételnövekedés arra sarkallta a céget, hogy önálló leányvállalatot hozzon létre. Az Airtip Hungary Közép-Európa első repülőjegybróker-cége. A CWT elég nagy ahhoz, hogy önálló részleget működtessen a kiemelt partnerek számára, és vannak olyan munkatársai is, akik felsőfokú szakképesítésük révén a csoportos és incentíve utakat, a kongresszusokat és a tanulmányutakat intézik. Az utazási piacon lévő más globális társaságokhoz hasonlóan ez a cég is készít kimutatásokat, elemzéseket a megrendelőknek az utazási költségekről, és folyamatosan tanácsot ad a még ésszerűbb költségmegosztásról.

Magyar Bernadett, az 1990-ben irodát nyitott Getz Nemzetközi Utazási Iroda Kft. értékesítési menedzsere szerint sem felhőtlen az ég az erős háttérrel rendelkező nagyok feje felett. Tapasztalata szerint öt-hat évvel ezelőtt az ide érkezett multik jellemzően a magasabb árkategóriájú repülőjegyeket és szállodákat rendelték meg utazó főnökeiknek. Többnyire nem voltak kötöttségek, akár egy közepes beosztású üzleti vezető is igénybe vehette a magasabb osztályokat.

Egészen a legutóbbi időkig nem is változott semmi, ám az utaztatók számának növekedése, illetve a multik átértékelt utaztatási gyakorlata miatt ma már más feltételek között zajlik a verseny. Több helyütt elfogadott, hogy Európán belül a businessnél alacsonyabb osztályra foglaltatnak helyet a repülőkön, a business- vagy az első osztály csak a távolabbi utakra, a legszűkebb vezetői kör számára engedélyezett. A szállodák esetében általános a négycsillagos hotel, sőt Európán belül a háromcsillagos.

A jegyrendeléseknél természetesen sok szempontot kell figyelembe venni. A tárgyalásra induló főnökök például nem nagyon szeretik a célállomáson tölteni a hétvégét, márpedig emiatt eleve nem lehet olcsóbb jegyet venni nekik. Előfordulhat, hogy egy fontos üzleti megbeszélésre a megadott időpontban kell megjelenni, és ha nincs közvetlen járat, vállalják az extra kiadást is az üzlet érdekében. A tarifákat az úgynevezett lerepülhető mérföldek alapján állapítják meg, így a nem közvetlen járatok esetében a kissé félreeső átszállási pont miatt a tarifa 5-25 százalékkal is magasabb lehet.

Az 1998-ban 1,2 milliárd forintos repülőjegy-értékesítést elért Getz képviselője úgy látja, hogy szűkült a játéktér Magyarországon. Az utazási piacon vevőként fellépő, új óriásvállalat már nem sok érkezik, a szolgáltatásokat eladó vagy közvetítő cégek pedig szinte mindannyian ugyanazokat a szolgáltatásokat nyújták: repülőjegyet, szállodát értékesítenek, házhoz viszik a jegyeket, vízumot intéznek, háttéradatokat gyűjtenek a célállomások üzleti, kulturális kínálatáról stb.

Hajtós helyfoglalók Az üzleti utazási irodák – más idegenforgalmi cégekhez hasonlóan – világszerte négy nagy helyfoglalási rendszert vesznek igénybe. A Galileo, az Amadeus, a Worldspan és a Savre rendszerek repülőjegyeket, szállást, autóbérletet és akár kulturális szolgáltatásokat is képesek egyszerre egymáshoz rendelni. A verseny közöttük igen éles. A megrendelő irodáknak az installálásért és a bérletért kell fizetni. Utóbbi mértéke azonban sokat csökkenhet, ha teljesítik a rendszergazdával kötött egyezményben vállalt forgalmat. Nem ritka, hogy a folyamatosan emelkedő forgalmú irodák mentesülnek a díj alól. Az először piacra lépőknek azonban nagyon alaposan kell felmérniük a későbbi lehetőségeket, mert ha túl sok terminált telepíttetnek, akkor nem tudják elérni az előírt minimális forgalmat.

Szorító helyzetben

Az irodák egyfajta satuban vannak. A nemzetközi tapasztalat szerint a légitársaságok csökkentik az irodáknak adott jutalékot, vagy szigorítják feltételeit. A megrendelő vállalatok pedig elvárják, hogy megkaphassák a megrendelés alapján kiszámított viszszatérítést, ami általában 5-8 százalék, de hallani 10-12 százalékról is. A szakértő szerint nem kizárt, hogy az utazást lebonyolító globális vállalatok megjelenéséhez hasonló, nagyobb arányú átrendeződés következik be ezen a piacon.

Ne feledjük, hogy a légitársaságok és a szállodaláncok esetében már jó ideje a szövetségek kialakulásának erősödése tapasztalható. Felvásárlásokról és egyesülésekről is mind gyakrabban adnak hírt. Az utazási irodák között is van erre példa, öt évvel ezelőtt a Wagonlit Travel és a Carslon Travel Network lépett házasságra. A legnehezebb az anyavállalat nélküli, kizárólag jegyeladással foglalkozó irodák helyzete, mert nem képesek lépést tartani a nagyban vásárló versenytársakkal, s tömegesen megszűnnek.

Az irodák teljesítményének összemérése rendkívül körülményes és valójában nem sokra vezet, legfeljebb az arányokat lehet megállapítani. A legfontosabb tevékenységnek számító repülőjegy-értékesítés adatait – néhány kivételtől eltekintve – hét pecsét alatt őrzik. Az IATA-központból is csak azt lehetett megtudni, hogy tavaly Magyarországon, a felhatalmazott irodák (ezek zöme nem üzleti utaztatásokra szakosodott) összesen 430 ezer repülőjegyet adtak el, s ebből 34,6 milliárd forintnyi bevétel származott. A nyilvánosság számára átadott információk általában az egyes irodák összforgalmára vonatkoznak. Ebből azonban nem derül ki, hogy az adott iroda hogyan dolgozik, megfelelő marketingeszközökkel igyekszik-e megtartani régi, jól fizető vállalati ügyfeleit, vagy ennél többre törekszik, például arra, hogy elhódítsa az ügyfeleket vetélytársaitól.

Az egyik legkevésbé titkolózó nyilatkozó Rónai András, a BTI (Business Travel International) Hungary Kuoni Utazási Iroda Kft. ügyvezető igazgatója. A kilenc éve működő budapesti iroda főnöke szerint az üzletemberek, illetve vállalati dolgozók utaztatása még most is jó üzlet, noha sokkal többet kell fáradni az ügyfelekért. Az anyavállalat, érzékelve a változásokat, az évtized elején létrehozta a Svájcra, Liechtensteinre, Ausztriára és Magyarországra kiterjedő, csakis üzleti utazásokra szakosodott egységét.

A piac erősen koncentrálódik, ám a fő arányok nem nagyon változnak. A repülőjegy-eladások döntően meghatározzák az irodák munkáját, a bevétel zöme is ebből van. Rónai András szerint az eladási toplista első 8-10 helyezettje kivételezett helyzetben van, s nagyon nehéz megszorítani őket. (A Kuonit a 12-13. helyre tette az 1999-es forgalom alapján.) A légitársaságok ugyanis extra kedvezményeket adnak ezeknek az irodáknak. Arról nem is beszélve, hogy a kilencvenes évek elején még csak 14-15 légitársaság működött itt, ma közel negyven.

A kedvezmények egyike az egész világon általános, úgynevezett normál IATA-jutalék, ami 8-9 százalék. Mellesleg az Egyesült Államokban és Németországban a belföldi járatok esetében ezt 4-6 százalékra csökkentették, mert túl soknak tartották az irodák így szerzett előnyét. A normál IATA-jutalékon felül úgynevezett extra jutalékot is adnak (ennek mértéke 1-7 százalék), a repült forgalomnak megfelelően. Ezt megvonják, ha az iroda az adott évben nem ér el növekvő bevételt a jegyvásárlásokból.

Mint a CWT vezetője elmondta, a légitársaságok a nyugat-európai és amerikai térségekkel ellentétben Magyarországon nem az alap IATA-jutalékot, hanem az extra jutalékot csökkentik, ami nagy feszültséget okoz például a Malév és az utazási irodák között. Ezzel ugyanis éppen nem a még nagyobb forgalom elérésére ösztönzik az irodákat. A normál jutalék csökkentése tisztább helyzetet teremt, az iroda ilyenkor könnyebben megmagyarázza a megrendelő vállalatnak, hogy miért alacsonyabb a visszatérítés.

Osztálymustra A First Class, vagyis az első osztály egyre ritkábban található meg a légitársaságoknál. Ahol van, ott különlegesen kényelmes, az alváshoz legtöbbször ággyá alakítható ülések vehetők igénybe, amihez igen magas színvonalú fedélzeti kiszolgálás társul. Természetesen a jegy ára akár 40-80 százalékkal is magasabb, mint a Business Classon. A Business Class esetében a tengerentúli járatokon – manapság főleg ezeket fizetik ki a főnököknek – az európai gyakorlattól eltérően jól elkülönítik a kabint, az ülések szélesek és kiemelkedően jó a kiszolgálás. A jegy ára szintén jóval magasabb, mint a teljes árú turistajegyé, és nem lehet igénybe venni kedvezményeket. Csupán néhány légifuvarozó ajánl speciális tarifát, ha az utazó vállal bizonyos kötöttségeket. u A helyfoglalás váratlan és gyors megváltoztatására többször is kényszerülő üzletembereknek az úgynevezett kirándulókedvezményt szokták ajánlani. A szombat éjszakát ugyan kötelező a célállomáson tölteni, de az útvonal módosítható, és lemondás esetén a teljes összeg visszajár.

Egyoldalú "szerelem"

A piachoz való idomulás, mint a fönnmaradás egyik legfőbb ismérve, a Kuoninál is kötelező lecke. A mostani ügyvezető 1996-ban erőteljes profiltisztítást kezdett. Leválasztották a saját utakat szervező részleget, azóta csaknem megkétszerezték a teljes forgalmat. Három éve 646 millió forintot értek el (ebből 480 millió forint volt a repülőjegy-értékesítés), tavalyelőtt 704 milliót, 1999-ben pedig 860 millió forint feletti bevételre (ebből 670 millió repülőjegyes forgalomra) számítottak. Rónai egyoldalú szerelmi viszonynak tartja az utazási iroda, a légitársaság, valamint a megrendelő vállalat kapcsolatát. Mint mondta, az irodákat nyomasztja a jegyeladási bevétel növelésének kényszere, másrészt az a tudat, hogy a megrendelő vállalat asztalán öt-hat iroda ajánlata is fekszik.

A foglalási rendszerek sajátossága, hogy egyszerre többen is beadhatják ugyan igényüket, de csak az első kap OK visszajelzést, a többi várólistára kerül. Ennek megfelelően a várólistás irodák nem tudnak igazi árajánlatot tenni a megrendelő vállalatnak. A szerencsés első irodának ugyanakkor – a helyfoglalás megtartása érdekében – vissza nem térítendő előleget kell fizetnie a légitársaságnak. Vagyis, bár a megrendelő nem kér helyfoglalást, csak árinformációt, az irodának le kell foglalnia a helyeket, mielőtt közölné az árat.

A megrendelőhöz beadott pályázatok értelemszerűen csak az általános szolgáltatásokat tartalmazzák, márpedig a vevő cég sokszor csak az utolsó pillanatban kialakult ár alapján dönt. A pályáztatás szabályai sem egyértelműek. Az állami vállalatok és a közintézmények, minisztériumok esetében sem világos, hogy minden egyes repülőjegycsomagra vagy csak az irodák kiválasztására kell kiírni a pályázatot.

Magasabb szinten

Több szakember is utalt rá, hogy manapság sokkal többről van szó, mint utazásközvetítésről vagy jegyértékesítésről. Az újabb szóhasználat szerint sokoldalú utazási tanácsadást kell végezni, s ennek megfelelően kell fölvenni vagy kiképezni a munkaerőt. Gordon Mária szerint a CWT akkor lehet továbbra is az élbolyban, ha még felkészültebben és sokoldalúbban szolgálják ki magán- és vállalati ügyfeleiket. Ennek megvalósításához rendszeresen kiküldik munkatársaikat a légitársaságokhoz, az anyavállalat központjába, és a magyarországi helyszíneken is oktatják őket. Az irodai alkalmazottnak – aki sokszor csak az utazó menedzser titkárnőjével van kapcsolatban (régen megszűntek ugyanis a vállalati utaztatási részlegek) – nagyon pontos repülőtéri, szállodai, egészségügyi és vízumpolitikai ismeretekkel is rendelkeznie kell.

Különösen a hosszabb, több állomást magában foglaló utaknál kell alaposan odafigyelni az előkészítésre és az összeállt információk időben történő eljuttatására, a folyamatos konzultációra, esetleg az utazó meggyőzésére. A Kuoninál például egy kisebb tapaszt tesznek a jegyre, amin pontosan megjelölik, milyen osztályú, nehogy ebből később félreértés legyen. Már csak azért is, mert a business megjelölés nem minden légitársaságnál jelenti ugyanazokat az elhelyezési, kiszolgálási feltételeket. Nagyon fontosnak tartják előre közölni és tudatosítani: az irodák csak közvetítik a szolgáltatásokat, s nem garantálhatják, hogy például a légitársaság időben elviszi az utast.

Az utazást megrendelő vállalatok úgynevezett cégáron (corporate rate) juthatnak a szállodai helyekhez, ez körülbelül 15-35 százalékos kedvezmény a publikált teljes árhoz képest. A bérautós cégek 10-20 százalékkal csökkentik az árakat, ha állandó szerződést kötnek velük. Létezik egy úgynevezett full-credit voucher is. Ennek értelmében az igénybe vett szolgáltatást – az utazási irodán keresztül – csak a tényleges teljesítés után 1-2 hónappal kell kifizetni.

Az utazási irodák gyakran folyamodnak az úgynevezett személyre szabott virtuális kartonokhoz. Ez azt jelenti, hogy rögzítik az adott vállalat gyakran utazó képviselőinek összes fontos adatát, speciális kéréseit, esetleg szokásait, így még gyorsabb és személyre szabottabb a kiszolgálás. Gondoljunk csak a vegetáriánusokra, a vallási előírásokra, vagy arra, hogy a vezetők szeretik, ha kipróbált szálloda, légitársaság vagy bérautós cég a partner.