A ügyviteli rendszerek magyarországi piacáról nem készülnek egységes statisztikák, és a cégek sem ismerik eléggé ahhoz a versenytársak helyzetét, hogy meg tudnák becsülni saját piaci részesedésüket. Abban azonban teljes az egyetértés, hogy fejlődő piacról van szó.
A vevők száma nem nő, viszont ahogy a számítástechnika, az információtechnológia is állandóan megújul. A vállalatirányítási rendszerek 4-5 évente alapos változáson mennek át, gyakorlatilag újjászületnek – mondja Kalmár Béla, a Montana Rt. üzletág-igazgatója. Példaként az internetet említi. Mára az ügyviteli rendszerek is felkészültek arra, hogy a világhálón keresztül tudjanak cégek és magánszemélyek kereskedni. Ilyen jellegű megújulások mintegy kétévente következnek, s aki időben fejleszt, piaci előnyre tehet szert. Aki viszont későn ébred, az jelentősen, akár végzetesen is lemaradhat a versenyben.
A piac méretére vonatkozóan nincsenek még csak becslések sem, illetve ha vannak, nem igazán mérvadóak, a szakma sem igazán bízik ezekben a számításokban – mondja az üzletág-igazgató, elismerve, hogy ez hiányosság az informatikában, szemben például az autóiparral, ahol az autógyárak jószerével mindent tudnak a konkurencia működéséről. Kalmár Béla szerint amiként nincsenek a piac nagyságára vonatkozó számok, úgy igazán nagy titkok sincsenek ezen a szakterületen. Vagy ha vannak is, azokat a multik őrzik, de előbb-utóbb termékként látnak napvilágot.
A piaci szereplők tapasztalatai szerint, ahogy az irodabútorok, úgy az ügyviteli szoftverek vételénél is meghatározó, hogy a felhasználó magyar vagy külföldi cég, s milyen jól áll anyagilag. A külföldi érdekeltségű cégek vagy az anyavállalat házi szállítójától vásárolnak, vagy az anyaországban ismert cégek termékei közül választanak. A magyar rendszerfejlesztők, rendszerintegrátorok ezért – érthetően – elsősorban a magyar közepes és nagyvállalatokra specializálódtak. A Montanánál úgy vélik, mindig lesznek olyan cégek, amelyek inkább a hazai, vagy a regionális piacon élnek meg, az ő igényeiket egy magyar fejlesztésű rendszer is kielégíti. Másrészt a hazai rendszer rugalmasabb is, hiszen itthon van a fejlesztőbázisa, s ha sajátos, cégre szabott kívánságai vannak a megrendelőnek, azt egy hazai szoftverfejlesztő a külföldi programmal szemben sokkal rugalmasabban tudja teljesíteni. Az úgynevezett multinacionális rendszereknél az a cél, hogy a világ minden országában eladható legyen. Ezért általános igényeket elégít ki, a helyi szokásokhoz nem tudnak maradéktalanul alkalmazkodni. Ugyanakkor volt rá példa, hogy külföldi tulajdonban lévő cégnél azt kérték: az importált rendszerhez fejlesszenek speciális modult.
De egyéb különbség is van a szoftverhasználók között. A termelőcégeknek másfajta programokra van szükségük, mint a közigazgatási intézményeknek, de még a vállalati szférán belül is megkülönböztethetők termelő-, kereskedelmi, szolgáltatócégek, s ennek megfelelően vannak rendszerfejlesztő specialisták. A Montana például a közigazgatásban, a termelő- és a kereskedővállalatoknál rendelkezik erősebb pozíciókkal.
A hardver- és a szoftverfejlesztés az ügyviteli rendszerek esetében is együtt halad. A Montanánál a világpiacon forgalmazott termékekből építenek rendszereket. Van magyar termékcsaládja is a vállalatnak, de az is Nyugaton jól ismert programnyelvet használ, ezért nyitott, és más rendszerekkel is kommunikációképes. Egyelőre ugyan a hardverértékesítés, illetve a rendszerintegrációs tevékenység adja a cég forgalmának nagyobb részét, de kiemelt helye van a társaság tevékenységében a fejlesztésnek, hiszen abban lényegesen nagyobb a hozzáadott érték és a profit.
Cégre szabott fejlesztések
Szakemberek szerint nem kizárólag a vállalat méretétől függ az ügyviteli rendszer bevezetésének nehézsége. Számtalan példa van rá, hogy valamely nagy, több száz fős cégnél sablonos működést kell rendszerbe foglalni, míg némely manufakturális vállalkozásnál komoly szellemi munkát igénylő, rendszerszervezési feladatok adódhatnak. Ugyanakkor vannak olyan ügyviteli rendszerek, például a SAP, amelyek megkövetelik a vállalati rendszer átalakítását is.
A magára valamit adó rendszerfejlesztő a megrendelő cég működésének átvilágításával kezdi munkáját, és ha szükséges, ezután igyekszik rábírni az általa helyesnek tartott változtatásokra a tulajdonosokat, vezetőket. Kölcsönös együttgondolkodás után jutnak el a szerződéskötésig. Kalmár Béla úgy véli: a kis cégekben is nő az igény a számítógépes ügyvitelre. Régebben a kicsiknek nem érte meg ez a befektetés, ma viszont már egy gépen is lehet működtetni ügyviteli csomagot.
Az ügyviteli rendszereknek természetesen ugyanazokat a számviteli és pénzügyi szabályokat kell követniük, de az egyes termékek között mégis vannak különbségek, hangsúlyeltolódások. Az egyik inkább a pénzügyi számvitelben profi, a termelésirányításban kevésbé; a másik éppen fordítva. A rendszerek telepítésénél ez fontos döntési szempont lehet. A tapasztalatok szerint a számítógép-vásárlásokkal ellentétben az ügyviteli rendszerek vételekor nem az ár a meghatározó, sokkal fontosabbak a szakmai szempontok.
1996-ban két fiatal informatikus megalapította azt a társaságot, amely hamarosan arról lett híres, hogy azonos hozzáértéssel "szab méretre" szoftvereket kis- és középvállalatok, mint a nagy vagy akár a multinacionális társaságok számára.
A True Colours Lab alapfilozófiájának tekinti, hogy a vállalati informatika nem a tíz legnagyobb cég előjoga. Varga Zoltán, a TCL Rt. elnök-vezérigazgatója szerint ugyanis ügyviteli rendszerre nemcsak a nagyvállalatoknak, hanem az egyéni vállalkozásoknak is szükségük van, illetve az egyéni vállalkozások körében is alkalmazható olyan, akár egyetlen gépen futó rendszer, amely a vállalkozás ügyvitelének rendszerezésével a vállalkozás számára önmagában is extraprofitot eredményez. Ezért érdemes egy cég pénzügyi folyamatait a bankok pénzügyi folyamataihoz hasonló módon kezelni.
Az utóbbi években a gazdaság élénkülésének, illetve az egyes társaságok megerősödésének következtében a magyar vállalatok körében keresletélénkülés tapasztalható az ügyviteli rendszerek iránt. A TCL Rt. ezt kihasználva a vállalati szektornak olyan szolgáltatáscsomagot dolgozott ki, amelynek feladata a vállalat költségeinek és nyereségének optimalizálása, illetve a vállalati befektetések abszolút megtérülése. Mivel a tapasztalat azt mutatja, hogy csak a jól megtervezett üzletviteli folyamat, a megfelelő kontroll és a logikus irányítás együtt képesek maximális nyereséget hozni, ezért a TCL Rt. ügyviteli rendszerében központi szerepet kap a tervezés és az elemzés. Az így kínált csomag teljes vállalatinformatikai rendszert tartalmaz, amely a termeléstől, a rendelések kezelésétől a pénzügy-számvitelen, raktár- és készletgazdálkodáson át a vezetői információs rendszerig átfogja a vállalat működését.
Érdemes megemlíteni a TCL Rt. máig fontos referenciájaként számon tartott ügyfelét, a Pharmavit Rt.-t, amelynek napi négyszázezer forint extraprofitot hozott az ügyviteli rendszer alkalmazása.
Ahogyan nem létezik két egyforma felhasználó, természetesen nincs két olyan vállalat sem, amely minden gond nélkül képes lenne ugyanazt a rendszert használni, mert ügyviteli szokásaik különbözők. Alapjában véve azonban az egyéni vállalkozások, a kis- és középvállalatok, de még a multinacionális társaságok üzletviteli politikájában is nagyon hasonló folyamat játszódik le, hiszen a bővülés, a terjeszkedés, a növekedés alapvető velejárója egy sikeres cég működésének. Ez a folyamat kapcsolja össze és teszi hasonlóvá a különféle tulajdonságú vállalatokat.
A folyamat eredményeként az egyre növekvő elemszámú felhasználói halmazok előbb-utóbb kénytelenek átstrukturálni, hierarchiába vagy hálózatba rendezni eszközeiket, illetve az "információérzékeny" társaságok számára létszükségletté válik a rendszerbe integrált eszközök használata. Így olyan rendszerek alakulnak ki, amelyek alkalmasak lesznek a tömeges használatra.
Napjainkban az "informatikai stratégia" egyet jelent a kampányszerű ágazati számítógépesítési és távközlés-fejlesztési programokkal.
A tömeges használat során a rendszerek legkülönfélébb felhasználói területekre történő alkalmazása, az adott felhasználói kör információháztartásának modellezése, telepítése és működtetése viszont már egészen más eljárásokat követel meg, mint a rendszert alkotó eszközök ismeretét. A középpontban ugyanis ekkor már nem az eszköz, hanem az azon közlekedő információ különböző feldolgozottságú fokozatai állnak. Ebben az esetben pedig az információ-háztartás tervezése olyan megoldásokat tesz szükségessé, amelyek a megfelelő információ megfelelő helyen és módon történő felhasználásához nyújtanak módszereket.
Az információtechnológiai és a vállalatszervezési szintek egymásra épülése egyre gyorsuló mozgásban tartja a rendszer bővülési folyamatát. Ez oda vezet, hogy a puszta mérnöki tudás mellé felsorakoznak a rendszerszervezői, az alkalmazásfejlesztői, az adatbázisépítői, a tartalomszolgáltatói, illetve a legfrissebb tudásmérnöki és az alkalmazástechnikai technológiák. Így távolodunk mindinkább a műszaki szempontoktól, és közeledünk a társadalmiakhoz.
A tömeges használat egyfajta kényszerhelyzet eredményeként jön létre, a gazdasági élet egyes szektorainak a technológiai fejlődéshez való automatikus alkalmazkodása következtében. Mivel az alkalmazások sikeressége az alkalmazást megvalósító, illetve a rendszerrel dolgozó emberekben megtestesülő tudások összességén is múlik, informatikai problémaként kerül előtérbe a tömeges "tudástermelés".
A TCL Rt. elnök-vezérigazgatója szerint minden társaságnak meg kell teremtenie az üzleti struktúráit működtető "digitális idegrendszerét". Az e köré szervezett osztályaik, embereik – működésének hatékonysága, megbízhatósága alapvetően a kommunikációtól függ. Azzal, hogy megfelelő informatikai rendszert vezetnek be, mindenki számára átlátható lesz a társaság működése. A munkatársak elemzőképességüket, kreativitásukat a korábbi feltételeknél jobban használhatják, és az egyéni intelligenciákat csoportos, vállalati intelligenciává fejleszthetik. Egy társaság ilyen összehangolt működése olyan lehetőség, amelyben az alkalmazott informatika ténylegesen növeli jövedelemtermelő képességeiket.
| Stratégiai szövetség információtechnológiai szempontból a nagyvállalatokon kívül immáron a kormányok is vállalatként viselkednek, azaz a közigazgatás, közszolgáltatás folyamatait segítendő tervezési és menedzsmentmódszereket "importálnak" és használnak, másrészt az oktatás- és a technológiapolitika is mind több szálon kapcsolódik a vállalati szférához. Mivel a legsikeresebb, legdinamikusabb társaságok az informatikai óriáscégek közül kerültek ki, így az információstratégia és -kultúra könnyűszerrel terjedt és "behálózott" jószerével minden társadalmi és gazdasági folyamatot – fejtette ki Kaderják Péter, a Gazdasági Minisztérium kabinetfőnöke egy közelmúltban tartott informatikai bemutatón. A kabinetfőnök úgy véli, hogy a hasonló szövetségek, mint amilyen a TCL és az Oracle, valamint a Hewlett Packard között létrejött, olyan alkalmazásokat tesznek lehetővé, amelyek megváltoztathatják egy-egy ágazat üzleti struktúráját. A Gazdasági Minisztérium örömmel fogadja azokat a kezdeményezéseket, amelyek hosszabb távon az ország, a pénzintézetek és közvetve a vállalkozások információstratégiájára, pénzügyi helyzetére gyakorolnak versenyképesség-növelő hatást. A szóban forgó rendezvényen Bácskai Tamás közgazdászprofesszor kifejtette: a könyörtelen piaci versenyben állandó alkalmazkodásra kényszerített (multinacionális) nagyvállalatok – főleg bankok, pénzintézetek – kezdetektől az információtechnológia felhasználói voltak. A nagygépes adatfeldolgozás időszakában is az alkalmazók között találtuk őket, s a mikroszámítógépek elterjedésével egyre több vállalati alrendszer, rendszer került át gépi nyilvántartásra, illetve a vállalati szféra bekapcsolódása hozta magával az értéknövelt szolgáltatások kialakulását és magát az egyre gyorsabban bővülő internethasználatot is. Az információtechnológia használata nemcsak kiváló megoldás a vállalati stratégia analízisére, illetve a jobb működés megszervezésére, hanem a termékpolitika és "cégfilozófia" szempontjából is üzleti stratégiai célokat testesíthet meg. Minden más feltétel azonossága mellett a megfelelően felépített és karbantartott információrendszerek eldönthetik az üzleti versenyt. A már korábban is működő, tudományos alapokon nyugvó tervezés, "stratégiai menedzsment" módszerei feldúsultak a korszerű információtechnológia használatával. A vállalat adatvagyon-gazdálkodása megkövetelte a vállalat információ-háztartásának és információs alakzatainak, "üzleti mintázatának" tervezésével foglalkozó információmenedzsment létrejöttét is. Az újonnan létrejött pozíció, a chief information officer nem számítástechnikai főnök, hanem egy igazi tudásipari menedzser, aki a vállalat információgazdálkodásáért felel, s az alkalmazott stratégiai rendszer és célok letéteményeseként a teljes rendszer működési kritériumait egy jövőbeli állapot elérésének lehetséges következményeiből vezeti le, illetve mindezeknek megfelelően építi, alakítja az információtechnológiai megoldásokat és alkalmazott "üzleti mintázatokat". |