Otthonosan a munkahelyen

Az irodista már jó ideje nem könyökvédős, tintás ujjú tisztviselő, hanem a mind bonyolultabbá váló munkafolyamatok technikailag is jól felkészített, nélkülözhetetlen szereplője, aki résztvevője a tervezésnek, a döntés-előkészítésnek, a vállalaton belüli és kívüli folyamatirányításnak, az ellenőrzésnek, az értékesítésnek. Vagyis a korábbi évtizedekhez képest megnőtt és felértékelődött az irodában végzett munka a gazdaság minden területén. Ahhoz, hogy a mind bonyolultabbá váló feladatokat viszonylag gyorsan és áttekinthetően, a lehető legkisebb hibaszázalékkal lehessen elvégezni, a munkavégzők technikai kiszolgálását is meg kellett erősíteni.

Az irodaépület térszerkezete, az egyes irodákban elhelyezett bútorok formája jó esetben az ott munkát végző emberhez méretezett. Az alkalmazottaknak, vezetőknek szükségük van temperált levegőre, fényre, vizesblokkra. Az átlagos testméret alapján a bútortervezők meg tudják adni a székek, asztalok, szekrények optimális méretét, vagyis az iroda akár mint valamiféle falanszter is felépülhetne. S némely esetben így is van. De az sem új keletű felismerés, hogy az irodában dolgozó is szereti jól érezni magát a bőrében, s ez esetben a munkája is hatékonyabb. Vagyis a munkahely (benne az irodai munkahely) kialakításakor sem elegendő csupán jól funkcionáló környezetet teremteni, szükség van az élhető, esztétikus mikrovilág megteremtésére is.

Ergonómia a tervezésben

Kereskedelmi korlát már nem lehet akadálya annak, hogy egy irodát vagy egy irodaházat az ergonómiai szempontok érvényesítésével rendezzenek be, hiszen megvásárolhatók a legjobb bútorok, a legpraktikusabb kiegészítők, és alkalmazható a munka fényigénye szerint szabályozott világítástechnika. A lakberendezőknek, belsőépítészeknek azonban még sincs könnyű dolguk. A tervezés előtt célszerű az iroda berendezésére szolgáló pénzügyi keret nagyságát tisztázni. Kívánatos minden részletben megállapodni, például hogy van-e igény külön tárgyalók berendezésére, teakonyhák, étkezők, dohányzók kialakítására.

Győrbíró Csaba, a Desidea Stúdió tervezője úgy véli, a magánvállalkozói megbízók körében az ergonómiai szempontok általában érvényesíthetők az irodák kialakításánál, ezzel szemben az állami szférában továbbra is alapvetően az anyagi megfontolások alapján döntenek egy-egy bútorcsalád, világítástechnikai rendszer vagy egyáltalán egy-egy új irodai munkahely létrehozásakor. Győrbíró szerint az irodának otthonosnak kell lennie, mert az ott dolgozók életük nagy részét ott töltik, s nem baj, ha jól érzik magukat. Ugyanakkor az is szempont, hogy az alkalmazott figyelmét testi bajok ne vonják el a munkától: ne fájduljon meg a háta, ne kelljen állandóan felállnia, mert például rossz helyen van az a görgős konténer, amibe az iratokat elhelyezi.

Arra persze nincs recept, hogy milyen a jó vagy az ideális iroda, de vannak alapvető építészeti, épületgépészeti értékek, amelyekkel a lakberendezési tervek készítésekor mindenképp számolni kell. A dolgozó ember sajátos igényeihez már a bútorgyártók is igyekeznek alkalmazkodni. Ez a szemlélet különösen a külföldi gyártókra igaz, akik (amelyek) között szép számmal akadnak irodaiszék-specialisták. Ôk maximálisan figyelembe veszik az emberi test adottságait, az általuk készített darabok mindenféle irányban hajlanak és gurulnak, felveszik a test formáját, kiegyenlítik a mozgásokat. A legjobb székek értelemszerűen drágábbak is. Pontos árakat nehéz meghatározni, de szakmai körökben elfogadottnak tűnik, hogy egy minőségben és szolgáltatásaiban, komfortjában is kielégítő, általános munkahelyre való szék ára 40-50 ezer forintnál kezdődik. Az átlagos vezetői székért pedig legalább 100 ezer forintot kérnek, innen a felső határ a csillagos ég. Ellentmondásnak tűnhet, hogy éppen a főnöki ülőalkalmatosság a drágább, jóllehet rendszerint abban ülnek a legkevesebbet. De a főnöki karosszéknek nemcsak az a funkciója, hogy kényelmes legyen, hanem az is, hogy jelezze, használója az úr a házban.

Az otthonosságérzet megteremtését segítik az irodában is a textíliák és a képek. De a megrendelők épp ezeket az elemeket igyekeznek megspórolni. Arról viszonylag gyorsan egyezség születik, hogy milyen árú, minőségű bútor kerüljön az irodába, de a függönyök, a képek, a virágok beszerzésében nehezebb dűlőre jutni, hiszen ezek nem elengedhetetlen kellékei a munkának.

Bútorgyártók versenye

A modern, ergonómiai szempontok figyelembevételével készült bútorok egyébként nagyobb helyet foglalnak, mint a hagyományos, politúros íróasztal a hozzá való székkel, szekrénnyel. Korábban ezzel nemigen foglalkoztak, ha egy irodába befért három asztal, akkor azt berakták. Persze a bútor határozza meg: egy-egy alkalmazottnak mekkora lesz a territóriuma. Az íróasztaloknál az elfogadott szélességméret 140 centiméter, ezt lehet jól kihasználni, de például a tervezői asztal szélesebb.

A megrendelők a textíliákhoz, képekhez hasonlóan ugyancsak nagy előszeretettel spórolnak világítástechnikán is. Pedig minél többféle fényforrás van az irodában, annál könnyebben szabályozható a fény, annál jobb a rendszer.

A magyar bútoripar szereplői szerint a hazai gyártók legfeljebb csak követni képesek az ágazat nemzetközi trendjét. Ez persze nem zárná ki, hogy a honi társaságok is alkalmazzanak, és valóban foglalkoztassanak is főállású ipari formatervezőket. A hazai bútorgyárak többsége azonban elsősorban meglevő termékeit és kapacitásait igyekszik eladni, s azokat a területeket keresi, ahol adott teljesítményével is érvényesülni tud. Nem véletlenül lobbiznak rendkívül keményen azért, hogy a magyar gyártók az állami közbeszerzési pályázatokon élvezzenek előnyt, elvégre – érvelnek – hazai munkahelyekről, hazai adóbevételről és a hazai adófizetők pénzéről van szó. A Bútorvállalkozók Országos Szakmai Szövetségének adatai szerint az elmúlt két év alatt az ágazat termelése mintegy 20 milliárd forinttal nőtt, a gyártók 1998-ban 57,8 milliárd forint értékű bútort állítottak elő. Ennek egyharmada volt irodabútor (beleértve a szállodák és iskolák berendezését is). A kereskedők mintegy 150 millió dollárért importáltak bútort, aminek valamivel több mint fele volt irodai berendezés. Mivel a magyarországi irodabútor-piac még felfutóban van, s a bútorok átlag 10 évenként cserére szorulnak, általános a vélekedés, hogy a magyar piacon mind több bútorkereskedő próbál megélni. Ez azonban a hazai gyártóknak nem könnyíti meg a piacra jutást. Ugyanis a kereskedők szívesebben árulnak importárut.

Hosszú távon csak az a magyar cég lesz életképes, amelyik saját fejlesztőbázist tart fenn, hiszen az állami megbízások végesek, a közbeszerzéseken pedig előbb-utóbb nem lesz mód a hazai gyártók pozitív megkülönböztetésére. A szabad piac viszont csak friss és versenyképes termékeket fogad el.

Először a kisebb hazai bútorgyárak vették fel a harcot a külföldi konkurenciával. Az Ipoly Bútorgyár Rt. lehet az első olyan, részben irodabútor-gyártó társaság, amelyik sikerrel küzdhet a nyugati cégekkel. Csonka Attila vezérigazgató elmondta: anyagaiban, vonalvezetésében, stílusában korszerű bútorcsaládot terveznek, amely várhatóan ősszel jelenik meg a piacon, az olasz és a német gyártók termékeinek versenytársaként. Akárhogyan is, a magyar bútoripar csak rendkívül lassan mozdul, s ezért nem csoda, hogy irodaberendezéskor a belsőépítészek, lakberendezők zömmel külföldi katalógusokból válogatnak. Az ellenérdekelt felek szerint azért, mert mégiscsak jobban hangzik egy-egy belsőépítészeti tervben néhány külföldi név, mint a magyar gyártóké. A lakberendezők viszont azt mondják, a külföldi termékek jobban variálhatók, könnyebb a különböző felhasználói igényeket kielégíteni velük, s ráadásul minőségben is sokszor felülmúlják a magyar bútorokat. Szakmai körökben is gyakran szóvá teszik: ha ugyanazok az első osztályú alapanyagok, alkatrészek, vasalatok hozzáférhetők a magyar gyártók számára is, vajon mitől jobbak mégis a külföldi bútorok?! Az Ipoly Bútorgyár Rt. vezérigazgatója szerint egyrészt a nevük eleve garancia arra, hogy az a bútor tényleg jó. Másrészt a külföldi versenytársak előnyben vannak a műszaki fejlesztésben.

Mások hozzáteszik, hogy a minőséget nem vagy legalábbis nem elsősorban a beépített anyagok döntik el, hanem a szakmai igényesség. A bútorgyárak többsége ma olyan felszereltségű, hogy majd' mindent képes előállítani. Jó minőségű alkatrészeket vásárolnak, s elvileg teljes körű információjuk van arról, hogy mi történik a világban. Ugyanakkor viszont komoly lemaradásban vannak marketingtevékenységben.

Tender Öttagú magyar konzorcium nyerte a Belügyminisztérium Országos Közbeszerzési Főigazgatósága által irodabútorok 1999 és 2000 első félévében esedékes szállítására kiírt, összesen 1,2 milliárd forint értékű tendert. A nyertesek: a Garzon Bútor Rt., a Falco-Sopron Irodabútor Kft., a Mezőkövesdi Bútoripari Kft., a Balaton Bútor Rt., valamint a Hajdúthonet Hajlított Bútor és Kereskedelmi Rt. A közbeszerzési pályázat nyerteseitől a minisztériumhoz tartozó 950 intézmény és nyolcvan önkormányzat vásárolhat irodabútorokat 2000 júniusáig.

A piaci struktúra

A hazai irodabútor-piac felosztása egyébként már megtörtént, legalábbis úgy tűnik, jó ideig nem változik a jelenlegi piaci helyzet. Eszerint a magyar gyártók elsősorban a közületi és az állami megrendelésekre számíthatnak, az üzleti szféra jellemzően a külföldi portékát részesíti előnyben. A külföldi tulajdonban levő vállalkozások esetében ez érthető is, számosan közülük eleve hozzák magukkal az otthoni partnert és bútorait, és ők persze eleve külföldi tervezőket alkalmaznak.

A hazai gyárak elsősorban az úgynevezett operatív munkahelyekre koncentrálnak, jóllehet néhányan olykor szállítanak úgynevezett vezetői bútorokat is. Ez természetesen visszahat a gyártásra is. Az Ipoly Bútorgyár Rt. vezérigazgatója például azt mondja, nem azért nem készülnek furnérozott bútoraik, mert nem volnának képesek megfelelő minőségben ilyeneket előállítani, hanem mert vevőik körében erre nincs megfelelő igény. (Ezek ugyanis drágábbak.) Az árakban amúgy nagy a szórás. Ugyanabban a kategóriában akár százezer forintos eltérések is lehetnek pusztán attól függően, hogy a termék hazai vagy külföldi. A különbségek elsősorban a minőségi eltéréstől, illetve az adott márkanevek presztízsétől függnek. Az alapanyag, az energiaköltség nagyjából ugyanakkora Magyarországon és külföldön is. A bérköltség s az árban alkalmazott fedezeti mutatók viszont nálunk lényegesen alacsonyabbak. Emiatt az adminisztratív és középvezetői munkahelyek bútorcsoportjában a nyugatiak nemigen tudnak labdába rúgni. Ôk inkább jobb minőséget, neves tervezőket, komolyabb katalógust és szervizt adnak, s ezért többet kérnek.

Az áraknál maradva: az úgynevezett garázsműhelyekből akár már 80 ezer forintos áron is lehet irodabútort vásárolni, ezek azonban rendszerint igen kétes minőségű termékek. Az operatív munkahelyekre magyar gyárakban készülő áru esetében munkahelyenként átlagosan 200-350 ezer forint lehet a berendezés költsége. Ebbe benne van egy asztal, "L" alakú elrendezésben, egy fiókos és valamilyen más tárolórendszer, egy szekrény, vagy egy kisebb tárgyalóelem, esetleg paraván. Az ehhez hasonló összeállítás ára import, furnérozott termékekből 400-500 ezer forinttól több millió forintig terjedhet. A magyar gyártóknál az operatív és a középvezetői munkahelyekre szolgáló berendezések között árban 20-30 százalékos eltérés lehet. A külföldi termékeknél nem is lehet átlagot mondani, hiszen némely vezetői iroda bebútorozása akár több tízmillió forintba is kerülhet.

A kisebb cégeknél általában a tulajdonos, az ügyvezető dönt a bútorvásárlásról, a nagyobbaknál már klasszikus döntés-előkészítés folyik, de általában ott is a tulajdonos vagy a legfelső vezetők mondják ki a végső szót. A gyártók úgy látják, belsőépítészeket elvétve foglalkoztatnak a megrendelők, vagy ha mégis, akkor legfeljebb csak tanácsadóként, igyekeznek 100-200 ezer forinttal megúszni a bútorozásnak ezt a részét.

Irodaszerek piaca

Az irodaszerek piaca rendkívül sok szereplős világ. Az utóbbi években jelentős átrendeződés történt a papír- és írószer-kereskedelemben. Szakemberek szerint a bevásárlóközpontok, azon belül is az Office Depot megjelenése volt a fordulópont ebben a folyamatban. A cég piacra lépése jelzi, hogy más nyugati vagy netán tengerentúli konkurensek is megtelepedhetnek nálunk. A nagy versenytárs felbukkanása ugyanakkor rákényszerítette az irodaszerpiac többi szereplőjét, hogy határozott stratégiát készítsenek.

Pontos értékesítési adatok az irodaszer-kereskedelem nagyságát illetően nem ismertek, már csak azért sem, mert nehezen definiálható, mely árucsoportok tartoznak ebbe a körbe. Másként fogalmazva: a papírtörülköző vagy a papír zsebkendő lakossági vagy irodai terméknek számít-e? A becslések szerint évente 40-45 milliárd forint fordul meg a szorosan vett irodaszerpiacon, ennek a forgalomnak legfeljebb 30 százalékát mondhatják magukénak a piacvezetők. Pontos számok híján nehéz meghatározni, ki diktál a többieknek. Egyes szakemberek úgy vélik, azok a társaságok sorolhatók a felső kategóriába, amelyek forgalma évi 3-5 milliárd forint körül alakul.

Az egyik ilyen a Buda Piért Rt., amely 1998-ban 3,2 milliárd forint árbevételt könyvelhetett el, s gyakorlatilag egyetlen a volt állami Piért utódai közül, amelyik megmaradt. Szabó Zsolt, a társaság értékesítési igazgatója szerint a korábban jellemző regionalitásnak, jelesül hogy ki-ki a maga városában, városrészében vásárol, ma már nyoma sincs. Vagyis nem alapvető szempont, hogy az irodaszer-beszerzési bázis közel legyen a céghez. Ezt a bevásárlóközpontok, köztük például az Office Depot által kínált többletszolgáltatások képesek ellensúlyozni. Az utóbbi időben különösen a Budapesten, illetve a nagyvárosokban működő szakkereskedők körében volt erőteljes a fluktuáció. Ugyanakkor a Buda Piért Rt. értékesítési igazgatója szerint nemcsak az Office Depot által kínált többletszolgáltatások hozhatnak versenyelőnyt, hanem a specializálódás is. Ha például egy kiskereskedés kifejezetten írószerek forgalmazására áll rá. Vagyis a piac nemcsak forgalom, illetve célcsoportok, de áruk szerint is felosztható. Ez utóbbi megoldás azért is tűnik egyszerűbbnek, vagy a magyar piaci szereplők számára könnyebben kivihetőnek, mert viszonylag kisebb tőke kell hozzá.

Az átrendeződés egyelőre a kisebb szakkereskedések körében volt komolyabban érezhető, a 200-300 milliós forgalom feletti társaságok csoportjában kevésbé. Szabó Zsolt úgy véli, hogy a vásárlók számára jelenleg kétségtelenül előnyös a kiélezett verseny, hiszen leszorítja az árakat. Hosszabb távon azonban megfizethetik ennek az árát, hiszen amint elvérzik a konkurencia, az árak erőteljesen emelkedhetnek. A kisebb tőkeerejű, magyar tulajdonban levő szakkereskedő cégek számára, a Buda Piért Rt. igazgatója szerint, a Nyugaton bevált beszerzési, értékesítési szövetségek létrehozása adna esélyt a megmaradásra. Jelenleg azonban alig van ilyen kezdeményezés.

Az egyik óriás szakkereskedő, az amerikai Office Depot tavalyi első teljes évében 2,4 milliárd forintos forgalmat könyvelhetett el, ebben az évben viszont már 6 milliárd fölötti árbevétellel számol három meglevő és két leendő áruházában. Az igazsághoz tartozik, hogy az Office Depotnak három másik üzletága is van az irodaszer mellett: az irodatechnika, a számítástechnika és az irodabútor. A cégen belül az irodaszerek és a számítástechnikai termékek forgalma 30-30 százalékot ér el. Szabó Zoltán, az áruház értékesítési igazgatója szerint az irodaszer-forgalmuk nagyobb része az áruházon kívül, vagyis a telemarketing-szolgálatukon, illetve üzletkötőiken keresztül zajlik le. Ezzel szemben számítástechnikai eszközöket zömmel az áruházakban adnak el.

Az értékesítési igazgató komoly fegyvertényként könyveli el, hogy az áruházon kívüli értékesítési formákat már az első évben jelentős sikerrel tudták bevezetni a piacon, holott ezeknek a megoldásoknak Magyarországon korábban nem volt hagyományuk. Az Office Depot vezetői szerint komplexitásában nemigen akad versenytársuk, és befektetőként sem számítanak arra, hogy bármely hasonló üzletfilozófiával dolgozó óriás megjelenik hazánkban.

A kis papírboltoknak, számítástechnikai üzleteknek, bútoráruházaknak külön-külön megvan a maguk célpiaca. Teljesen nyilvánvaló, hogy a kizárólag papírtermékekkel foglalkozó, akár az áruházi méreteket is megközelítő üzletek alapvetően a lakossági forgalomra koncentrálnak. A papíráruban vezető kereskedőházak a nagyvállalatokat cserkészik be, és tendereken indulnak. Ebből a szempontból a piac immár felosztatott, ámbár nagy a tülekedés minden egyes százalékért. A célcsoportoknál maradva: az Office Depot a kis-, illetve közepes vállalkozásokra koncentrál. Ennek a vásárlói körnek horizontálisan és vertikálisan is széles választékot kínál – állítja az értékesítési igazgató. Vagyis minden megtalálható, amire szükség van az irodában a gemkapocstól a fogason át az üdítőitalig, s a beszerezhető márkák és árak szempontjából is széles a választék. Aki ezt a választékot máshol akarja megtalálni, körülbelül 25 kilométernyi utcát végig kell járnia, s vagy hatvan boltba be kell térnie.

Az Office Depot egyébként 13 éve alakult az Egyesült Államokban azzal a koncepcióval, hogy a 60-70 százalékos árréssel dolgozó kiskereskedésekkel szemben a termelői árakhoz közelebbi szinten dolgozó, új kereskedelmi modellt teremtsen. Mára a cég a világ legnagyobb szakkereskedőjévé nőtte ki magát, az Egyesült Államokban több mint 700 nagy áruháza van, és számos más országban alapított vegyes vállalatot vagy kötött franchise-megállapodást.

A társaság 1998-ban megvette a Viking nevű, ugyancsak amerikai céget, amely a világ talán legnagyobb, katalóguson keresztül értékesítő, irodaellátó vállalata. Az egyesüléssel 9 milliárd dolláros forgalmú mamut jött létre, amelyből az Office Depot 7,2, a Viking 1,8 milliárddal részesedik. Magyarországon 1997-től működik a társaság, franchise-megállapodás keretében. Egy amerikai pénzügyi befektetési cég kapta meg a jogot Kelet-Európára, ennek birtokában nyitott áruházat 1995-ben Lengyelországban és 1997-ben Magyarországon, s tervezik, hogy év végén Csehországban is üzletet nyitnak. Hazánkban tavaly két új áruházat építettek fel Kecskeméten, illetve Győrött, ebben az évben pedig további kettőt hoznak tető alá. Középtávon Magyarországon kilenc áruház és egy raktárbázis megnyitása a cél. A forgalom 54-58 százaléka származik az áruházból, a maradék 42-46 a nem áruházi értékesítésből, a telemarketing-szolgálatból, az üzletkötők által szerzett megrendelésekből jön össze.