Szakértők már vagy négy évvel ezelőtt megállapították, hogy robbanásszerű fejlődés várható az Internet használatában, s így is lett: 1998-ra a nagy ipari csoportok több mint 50 százaléka már nem egyszerű helyi hálózattal rendelkezett, hanem üzletileg érzékeny intranettel, amelyen az "enterprise-wide web" segítségével lehet "kalandozni".
A vállalati intraneteken gyakorlatilag a nyilvános Interneten használatos szabványos szoftverek: nyitott protokollok, web-böngészők adnak módot az információkhoz, vállalati adatbázisokhoz való hozzáférésre. A programok révén az emberek könnyen megtalálhatják a nekik szükséges adatokat, illetve együtt dolgozhatnak és megoszthatják egymással munkájuk eredményét. Egyidejűleg a társaság alkalmazottai szabadon kikukkanthatnak az Internetre is, anélkül hogy kívülállók bepillantást nyerhetnének a cég ügyeibe.
Belső kommunikáció
Miután kitanulták a különféle szolgáltatásokat nyújtó nyilvános web-helyek minden csínját-bínját, a vállalatok kapva kaptak a web-eszközökön és -szoftvereken, amelyek segítségével rövid úton áramvonalasíthatják szervezetüket, és javíthatják belső kommunikációs rendszerüket. A jelenség terjedésére jellemző, hogy a web-szerverekre írt programok többségét a cégek már nem külső, hanem belső használatra vásárolják. Ami pedig a hardvert illeti, a gyártók szervereiket eleve web-szoftverrel ellátva hozzák forgalomba.
A privát intraneteket alapvetően azért kedvelték meg a cégek, mert azonnali pozitív hatást lehet kimutatni a házon belüli hatékony információáramlásban, együttes munkában és eredménymegosztásban. Mindez pedig nagyban hozzájárul a termelékenység növeléséhez, a költségek csökkentéséhez és a versenyképesség erősítéséhez. A belső hálózat mérsékli a papírigényt – a Visa nemzetközi bankkártyatársaság például naponta 2 millióval kevesebb papírdokumentumot állít elő, továbbá egy világcégnek a szélrózsa minden irányába szétszórt alkalmazottai olcsón juthatnak hozzá vállalati információkhoz. Minthogy a web-böngészők minden típusú számítógépen futnak, minden egyes dolgozó hozzáférhet ugyanahhoz az adathoz, legyen az belső telefonkönyv, költségvetési előrejelzés, elektronikus szakképzési kézikönyv, termékleírás vagy éppen árurendelési nyomtatvány. További előny az intranet-alkalmazók körében, hogy viszonylag alacsony szinten tudják tartani a fenntartási, illetve üzemeltetési költségeket, és – miután minden komputeren ugyanazzal a metódussal jeleníti meg az információt – képes arra, hogy egyetlen, összefüggő rendszerbe integrálja az egymással eladdig inkompatíbilis rendszereket.
Az intranet gyors térhódítása alapján logikus a kérdés: ha az intranet azonnali előnyöket eredményez a belső kommunikációban, kiterjeszthető-e a módszer a külső üzleti partnerekkel történő érintkezésre is úgy, hogy megmarad a rendszer integritása és biztonsága? A válasz egyértelmű igen. A vállalati intranetek fő jellemzője, hogy a védett alkalmazások, adatok láthatatlanok az átlagos Internet-használók számára, noha ezeket az adatokat éppen a világháló globális kapuján keresztül lehet elérni. Hasonlóképpen, az extraneteket is védik az Interneten kutakodó kíváncsi szemektől, mivel két vagy több vállalat összekapcsolt hálózatába éppen úgy tűzfalakon és azonosítórendszereken keresztül lehet belépni, mint bármely egyedi hálózatba. Az extranet – tekintet nélkül a vállalat méretére – többszörös üzleti funkciókat tesz lehetővé, mint például adatmenedzsment és adatraktározás, illetve adatmegosztás, szoftver- és rendszerfrissítések központi elvégzése, rendelések feladása és fogadása, megbeszélések és kommunikáció folytatása, továbbá a dealeri és viszonteladói hálózat támogatása a szükséges adatbázisok és eszközök egyidejű rendelkezésre bocsátásával. Az arra jogosultak 24 órás on-line kapcsolatban állnak egymással, ami lényegesen lerövidíti a rendelések átfutási idejét, továbbá lehetővé válik a raktárkészletek felhalmozását feleslegessé tevő just-in-time termelési rendszer bevezetése.
Elektronikus kereskedelem
Elektronikus kereskedelem immár húsz éve folyik valamilyen formában, e tevékenység éves növekedése az elmúlt évtizedben 30 és 40 százalék között mozgott. A GartnerGroup előrejelzése szerint a lakossági és az üzleti elektronikus kereskedelem értéke 2000-re eléri a 67 milliárd dollárt. Az elektronikus kereskedelem jelenleg egyénileg kiépített EDI-hálózatokon zajlik; az extranetek belépése révén azonban sokkal könnyebb és olcsóbb módon lehet megoldani a vállalati alkalmazások kibővítését. Az EDI (electronic data exchange = elektronikus adatcsere) ugyan kipróbált, biztonságos technológia, de drága, s hiányzik belőle az extranet rugalmassága, így várható, hogy a közeljövőben a vállalatok tömegesen térnek át EDI-ről extranetre. Felmérések szerint 1999 végére az európai nagy szervezetek több mint 40 százaléka terjeszti ki intranetjét üzleti partnereire.
Extranetek létrehozásakor fontos szempont a biztonság, ugyanis ügyelni kell rá, hogy a partnerek egymás bizalmas adataihoz ne férhessenek hozzá, nem beszélve az illetéktelen behatolókról. Mielőtt egy vállalat a külvilághoz kapcsolná intranetjét, fontos tisztában lennie saját sebezhetőségével; erről a legjobban egy harmadik, lehetőleg független cég vagy bizottság által elvégzett informatikai audittal lehet meggyőződni. A vizsgálatot azonban nem elég egyszer elvégezni, rendszeres és részletes felügyeletre van szükség. A biztonság alapvető kritériuma a megfelelő titkosító és partnerazonosító szoftverek alkalmazása.
Tudomásul kell venni mindazonáltal, hogy az informatikai rendszerek soha nem működhetnek százszázalékos biztonsággal. A berendezések többszörözésével, különféle önellenőrző rendszerek használatával meg lehet közelíteni a tökéletes biztonságot, de elérni elméletileg sem lehet. A számítógépes informatikai rendszerek nagyon hasonlítanak az élő szervezetekre. Ahogy egy élő szervezet életben tartásának megvannak a feltételei, az informatikai rendszerek biztonságos üzemeltetésének is megvannak a szabályai. Érdemes megszívlelni tehát az alábbi tanácsokat.
A cég alkalmazottai közül senki ne hozzon otthonról semmiféle programot kipróbálásra vagy megmutatni. Az otthoni gépre ugyanis a családtagok bizonytalan forrásból beszerzett programjai révén könnyen kerülhetnek vírusok. A legbiztonságosabb, ha a vállalati munkaállomásokban nincs is hajlékonylemezes meghajtó. Sajnos, a sok kulcslemezes program ezt nem mindig teszi lehetővé. Bármilyen külső program futtatása kizárólag a rendszergazda engedélyével történhet. A rendszergazda legalább hetente ellenőrizze az összes gépet, hogy tettek-e föl illegálisan programot. Vásároljunk jogtiszta víruskeresőt, és minél gyakrabban frissítsük. Még jobb, ha egyszerre többfajta vírusirtóval keressük a vírusokat. Dokumentumok mozgatásakor, Interneten küldésekor használjuk a text formátumot akár Excel-táblázatoknál is, mert így az újabban nagyon terjedő makrovírusok nem épülnek bele a dokumentumba.
Védelmi stratégiák
Nagyon pontos hozzáférési rendszert kell kialakítani. Nem öncélúan, hanem mindenki férjen hozzá ahhoz az információhoz, ami a munkájához fontos, de semmi máshoz. Be kell állítani, ki mit olvashat, és mit változtathat meg. A jelszót megszabott időnként (lehetőleg minél kisebb időközönként) mindenkinek változtatnia kell. Magasabb hozzáférési joggal rendelkező személy cégtől való távozásakor minden jelszót meg kell változtatni. Ne engedjünk faxmodemet használni a hálózatba kötött gépekben. E faxmodemek olyan pontok, ahol kívülről behatolhatnak a rendszerünkbe. Ha nem kerülhetjük el az ilyen gépek használatát, ellenőrizzük szúrópróbaszerűen, hogy ezekről hova és mit faxolnak. Az Internet eléréséhez használjunk tűzfalat. Ez olyan program, amely nagy valószínűséggel megvédi a rendszerünket az Interneten keresztüli behatolásokkal szemben.
Gondoskodjunk adataink rendszeres, akár napi mentéséről! Bár ez időrabló elfoglaltságnak tűnik, de ma már beszerezhetők, sőt majdnem mindegyik hálózati szoftver rendelkezik olyan automatikus backup programmal, amely a mentést képes emberi beavatkozás nélkül végrehajtani megadott időközönként. Legalább félévente végezzünk "nagytakarítást" a számítógépekben! Ilyenkor a karbantartó cégtől kérjünk részletes leltárt az összes gép összes egységéről is a gyári szám alapján!