Termékbemutató, konferencia, sajtótájékoztató, divatbemutató, születésnapi vagy koktélparti, szalonmegnyitó – gyűjtőnevükön rendezvények. Szervezésük szakma, amihez célszerű igénybe venni a szakemberek segítségét.
A piacon számtalan party service, catering- és rendezvényszervező cég kínálja szolgáltatásait. A catering angol szó. A nagyméretű, tömeges étkeztetést – legyen az szállodában, repülőtéren, bárhol – az angol nyelvterületeken cateringnek hívják. Ennek egyik speciális formája az úgynevezett kitelepüléssel járó vendéglátás, amikor különféle helyszínekre viszik az ételeket, ahol azok elfogyasztása valamilyen egyéb programmal párosul. A party service általában nem csupán étkezés, hanem étkezés különleges helyszíneken, különböző stílusoknak megfelelően. Egy templom, kastély, múzeum például lehetőséget ad arra, hogy a programhoz illően díszítsék fel a helyiséget, a programnak megfelelő ruhában szolgáljanak fel a pincérek, az alkalomhoz igazodó menüt állítsanak össze. Vissza lehet hozni a megidézni kívánt kor hangulatát, vagy igazodni lehet a cég imázsához. A party service kifejezés Németországban született meg, úgy tíz éve. Olyan kitelepüléssel járó, magas szintű vendéglátásra használták, amikor a helyszín, a dekoráció, a műsor, a hostessek, a biztonsági őrök, a fény- és hangtechnika, a parkolók biztosítása vagy éppen a tűzijáték mind a vendéglátást szolgálja.
Cégre szabott rendezvények
Party service-ként az elsők között, 1990 decemberében alakult a Fody Kft. Több ezer ember ellátására képes saját konyhával, eszközállománnyal rendelkezik. Igazi profilja a catering. 2000-2500 fős büfé vagy
3-4-5 fős ültetett vacsora lebonyolítására egyaránt kapnak felkérést, de mint Durugy Melinda értékesítési vezető mondja, az 50 és 500 fő közötti rendezvényekből van a legtöbb.
Katalógusukban előre megadott árakon különböző rendezvény-, illetve vendéglátási formák közül kínálnak partnereiknek választási lehetőséget. Ugyanabból a típusú rendezvényből négy-öt árkategória is létezik, de ha bárki, bármilyen speciális igénnyel jelentkezik, természetesen egyedi, testre szabott árajánlatot dolgoznak ki számára. A rendezvénytípusok közül partnerkörükben a legkelendőbbek a koktélpartik, a büfék, nyári szezonban a grillpartik. Az elmúlt nyár slágerének mindenképpen az úgynevezett családi napok számítottak, amikor az Ericsson, a DHL, a Westel és más hasonló nagyságú multinacionális cégek ügyfeleiket, dolgozóikat és azok hozzátartozóit látták vendégül. Ezek általában több ezer főt számláló rendezvények voltak.
Egy-egy nagyobb cég évente rendszerint öt-hat rendezvényt tart. Adódnak olyan rendezvények, amelyek étteremhez vagy szállodához kötöttek, ahová cateringcéget nem engednek be, a semleges helyszíneken lebonyolított rendezvényekhez azonban őket kérik föl.
A rendezvényekhez a Fody kül- és beltéri helyszíneket is tud szerezni. A jó helyszín önmagában is dekoratív. Ilyenek a múzeumok, a Tudományos Akadémia, a Vár vagy éppen a Zeneakadémia, ahol például kizárólagos joguk van catering lebonyolítására. Az ötleteknek, a szervezői fantáziának legtöbbször csak az szab határt, hogy a megrendelő mekkora összeget szán a rendezvényre.
A legtöbb cég nagy létszámú rendezvényeire több ajánlatot is begyűjt, versenyezteti a szolgáltatókat.
Kovács Gábor, az intézményi vendéglátással is foglalkozó Parteam Catering ügyvezető igazgatója szerint a rendezvények szervezésénél óriási probléma, hogy a fizetőképesség nem áll összhangban az igényekkel. Ráadásul az erős piaci verseny rettenetesen lenyomja az árakat. Ugyanakkor persze az is igaz, hogy a szolgáltatás minősége a szolgáltatók egy részénél elmarad az ígérttől. A megrendelők köre viszont folyamatosan bővül. Az erős vagy erősödő cégek reklám- és marketingköltségeik egy részét most már vendéglátásra fordítják. Sokszor hatékonyabb és nemegyszer olcsóbb a vendéglátással egybekötött, viszonylag jól behatárolható, célzott vevőkörnek szóló termékbemutató, üzletnyitás, mint egy televízió-, rádió- vagy újságreklám. Az üzletemberek többsége ugyanis szereti, ha szórakozva dolgozhat.
A hatesztendős Parteam tavaly ezernél több rendezvényt szervezett, volt közöttük kétfős kis üzleti gála és csaknem 6000 fős pártösszejövetel is. Rendezvényeik döntő többsége állófogadás. Ezek nemcsak a leggyakoribbak, de sokszor a legpraktikusabbak is, és lényegesen olcsóbbak is, mint a teljesen kötetlen, ültetett, büféasztalos fogadás, amelyen – legalábbis a Parteam gondozta rendezvényeken (mondják a cégnél) – az ételek-italok választéka a legszínesebb, és mindenből korlátlanul áll a vendégek rendelkezésére.
Más kérdés, hogy állófogadást rendezni az egyik legnehezebb feladat – amit a megrendelők ritkán hisznek el. Állófogadásokon elvileg csak olyan ételeket szabadna feltenni az asztalokra, amelyeket egy kézzel, kés nélkül el lehet fogyasztani.
A rendezvényszervezés szakma – hangsúlyozza Kovács Gábor –, nem mindegy, milyen rendezvényt, mikor és hol tartanak. A megrendelők nagyjából kétfélék. Van cég, amelyiknek a munkatársa csak egészen nagy vonalakban mondja meg, mit akar és mekkora kerete van rá, a többit a szervezőcégre bízza. Ez a profibb megoldás, ilyenkor születnek a sikeresebb rendezvények. A másik típus mindent a legapróbb részletekig meghatároz, és nemegyszer ragaszkodik olyan megoldásokhoz is, amelyekről tudható, hogy semmi jó nem sülhet ki belőlük.
Arra a kérdésre, hogy mi alapján választ a megrendelő szolgáltatót, Kovács Gábor a mai napig nem tud választ adni magának. A versenyeztetést ugyan jónak tartja, de szerinte képtelenség egy faxon adott árajánlatból dönteni. Hiszen az ajánlat mindig függ attól, hogy mekkora a megrendelő büdzséje. Aki olcsóbban szolgáltat, az nagy valószínűséggel kevesebbet is nyújt, mint drágább versenytársa.
Abban, hogy a Gála party service évről évre megduplázza a forgalmát, a piacbővülés is jelentős szerepet játszik – állítja Novák László, a Gála ügyvezető igazgatója. Megfigyeléseik szerint ma már szinte minden, 50 főnél nagyobb létszámú cég tart legalább egy dolgozói ünnepséget, kinevezésekkel kapcsolatos rendezvényt, karácsonyi partit, partnertalálkozót, iroda- vagy gyártelepavatót, születésnapi rendezvényt.
Szolgáltatói oldalról viszont a többi céghez hasonlóan a Gálánál is úgy vélik, hogy telített a piac. Különösen az egyszerű, igénytelen, fillérekért dolgozó party service-ekből van rengeteg. A középső szegmensben, ahol a Gála is található, ugyancsak telített a piac. A megrendelő itt is a neves szállodákhoz, éttermekhez hasonló színvonalú kiszolgálást kap, de az ottaniaknál kedvezőbb árakon. Ha az egyik legáltalánosabb rendezvénytípust, az állófogadást nézzük, az alsó kategóriás szolgáltatóknál személyenként 1500-3000 forintért megkapható egy kommersz hidegtál, előre meghatározott mennyiségű pohár itallal. A középső kategóriában egy menüsor 4 és 8 ezer forintba kerül, míg a felső kategóriában, a presztízsszolgáltatóknál általában 10 ezer fölötti árra kell számítani. Novák László egyébként átrendeződést vár a piacon. Szerinte hamarosan eljön az idő, amikor már csak a minőségi szolgáltatók találnak majd megrendelőt. A kisebbek lemorzsolódásához az is hozzájárul, hogy ez a szakma nagyon eszközigényes, rengeteget kell visszaforgatni a vállalkozásba, kivenni belőle pedig hosszú ideig nem szabad.
A középső szegmensben levők előnye a kicsikkel szemben, hogy biztonságos szolgáltatást nyújtanak. A hatodik születésnapját idén szeptemberben ünnepelt Gála jelenleg több mint 80 állandó munkatársat foglalkoztat, közöttük 10 szakácsot, 14 értékesítési szakembert. Mellettük alkalmilag hostessek, felszolgálók dolgoznak a cégnek. Konyhájuk 1600 vendég ellátására képes, hatalmas raktáruk, saját mosodájuk, három teher- és egy hűtőautójuk van. A cég kapacitása napi hat rendezvény.
Amit önerőből kínálnak: magas szintű vendéglátás, ízletes étel, kitelepülés teljes eszközparkkal. Alvállalkozók közreműködésével pedig teljes körű szolgáltatási csomagot is kínálnak. Helyszínt foglalnak, dekorációt, fényt, hangot, teljes technikát, műsort, hostesseket biztosítanak. Ez persze csak úgy lehetséges, hogy állandó alvállalkozókkal dolgoznak, akiket régóta és jól ismernek, így munkájukért – akárcsak a sajátjukért – garanciát mernek vállalni.
Teljes körű szolgáltatást természetesen csak azok a megrendelők kérnek, akiknek erre megvan az anyagi lehetőségük. Nem ritka, hogy a részletek intézését, mint például a dekorációt, a megrendelő magára vállalja, de tapasztalataik szerint ez nem jó megoldás, mert ilyenkor hiányzik az egész rendezvény egysége.
A lányok angyalok
Az előbbi három céghez képest egészen más alapokon áll a Multi Zone Kft. A cég 1994-ben kifejezetten promócióshostess-ügynökségként alakult, azaz bolti kóstoltatásokat végeztek. Ez ma is egyik alaptevékenységük, az évek során azonban felvették profiljukba a rendezvényszervezést és a klasszikus értelemben vett hostess-szolgáltatást is. Mint Bakos Ildikó ügyvezető mondja, ma már bármilyen rendezvényt meg tudnak szervezni, és egyre nagyobb igény van erre a tevékenységre. Rendszeresen szerveznek értékesítési konferenciákat, sajtótájékoztatókat, divatbemutatókat, konferenciáknál a meghívottak vendégeinek szabadidős programokat, szalon- és bevásárlóközpont-átadó ünnepségeket és belső céges rendezvényeket.
Egy-egy rendezvény előkészítése viszonylag hoszszú időt vesz igénybe, hiszen először mindig a megbízóval egyeztetnek, hogy milyen jellegű és volumenű rendezvényt szeretnének. Ezután bejárják a tervezett helyszínt, és elkészül a belső forgatókönyv, ami a szükséges részletességgel tartalmazza az öszszes olyan információt, amely az alvállalkozóknak szükséges a korrekt árajánlat elkészítéséhez. Az ajánlatot finomítgatják, majd átadják a megbízónak, és ha az elfogadja, akkor kezdődik a munka érdemi része. Attól függően, hogy mire szól a megbízásuk, elkészítik a regisztrációs listát, szétküldik a meghívókat, begyűjtik a visszajelentkezéseket, konferenciáknál szállodát és repülőjegyet foglalnak, fogadják a vendégeket, és az érkezéstől az elutazásig az összes program lebonyolításában, összeállításában, koordinálásában lehet feladatuk. De ha a megrendelő nem fizeti meg, csak a hostess-szolgáltatást, akkor is készek besegíteni, ha szükség van a tapasztalataikra.
Ami a hostess-szolgáltatást illeti, a Multi Zone-nál két típusú hostess van. Egyik, aki rendezvényeken dolgozik, nyelveket beszél – a cégnél a munkavállalás alapfeltétele legalább két nyelv középfokú ismerete vagy alapfokú vizsga, de akkor kötelező a folyamatos tanulás. Állami rendezvényre, vagy olyan helyekre, ahol külföldiek is megfordulnak, csak középfokú nyelvvizsgával mehetnek a lányok. A hostessek feladatkörébe tartozik, hogy sajtótájékoztatókon, konferenciákon, partikon, koktélpartikon, hajókirándulásokon kísérjék, regisztrálják a vendégeket, háziaszszonyi teendőket lássanak el. Az alapokat a cég saját hostessiskolájában sajátítják el. Itt dr. Vámos Lászlóné, a Magyar Protokoll Klub elnöke avatja be a lányokat a szakmába. A cég másik, promócióshostess-képző iskolájában két hónapon át, heti két napon négy-négy órában marketingvezető, illetve tréner tart tanfolyamot. Itt megtanulják, miként kell eladáscentrikusan dolgozni valamely kereskedelmi egységben. (A promóciós tevékenység során az is előfordul, hogy a lányok alkoholt, koktélokat kóstoltatnak éjszakai szórakozóhelyeken.) A hostessek ellenőrzéssel végzik munkájukat, mindig van velük egy fiú, aki vigyáz rájuk, autóval hozza-viszi őket, és ezzel a hostesstevékenység – legalábbis a Multi Zone-nál – be is fejeződik. Mert az tény, hogy az ügyfelek egyéb szolgáltatást is igényelnének, de az már nem tartozik a cég profiljába.