A vállalatok döntő többsége nagyjából hasonló utat tett meg informatikai rendszerei fejlesztésében. A típustörténet, némileg leegyszerűsítve, néhány PC beszerzésével kezdődött, majd következett az a korszak, amikor a PC-ket hálózatba kötötték. Ekkor terjedt el a Novell hálózati operációs rendszer. Erre a hálózatra kezdték el azután ráültetni azokat az alkalmazásokat, amelyek többé-kevésbé átfogták a vállalati adminisztráció teljes területét.
Erre a fejlődési szakaszra a szigetmegoldások voltak jellemzők, és sok helyütt még ma is ezeknek a különálló rendszereknek az integrálásán fáradoznak, ahelyett, hogy megpróbálnának bevezetni valamilyen korszerűbb, úgynevezett integrált megoldást.
Kapcsolatteremtés
Az említett szigetmegoldások legfőbb hátránya az, hogy ezek nem egymással együttműködő rendszerek. Más cég szállította a cég főkönyvi rendszerét, más a raktárkezelést és megint más az egyéb rendszereket. Ez még önmagában nem lenne baj, ám amikor a sokféle rendszer adatbázisait kell(ene) szinkronizálni, mindjárt kiderül, hogy ez szinte megoldhatatlan feladat. A sokféle adatbázissal járó redundanciák ugyanakkor számos hibalehetőséget is magukban hordoznak, hiszen mindenik részterületen újból és újból be kell gépelni az adatokat, gondoskodni kell az adatállomány frissítéséről, naprakészségéről stb. Az adatbázisok között nem lévén kapcsolat, gyakran előfordul, hogy ugyanaz az adat másképpen szerepel az egyik adatbázisban, mint a másikban, és ebből viták, konfliktusok keletkeznek.
Nem kétséges, hogy sürgősen tovább kell lépni ezen a szinten. Erre többféle lehetőség kínálkozik. Ha az elszigetelten működő szoftverek szállítóit még egyáltalán utol lehet érni valahol (vagy nem lépett még ki a vállalattól az szoftveres, aki egyedül ismeri a rendszer működését), meg lehet kísérelni összekapcsolni ezeket a rendszereket, és az adatokat közös, strukturált adatbázisba összegyűjteni, ahonnan minden alkalmazás eléri a számára lényeges információkat. Számos vállalat ezt a megoldást választotta, és feltehetően nem is tett rossz lóra, hiszen ez lényegesen olcsóbb, mintha minden részrendszert kidobtak volna az ablakon. Más kérdés, hogy vajon meddig maradhat életképes a toldozott-foltozott rendszer.
A közös adatbázisok kialakítására szerencsére vannak már jó megoldások. Az általánosan elfogadott technológia manapság a strukturált (SQL) adatbázisok alkalmazása, amely lehetőséget ad különféle szempontok szerinti lekérdezésekre, bármely vállalati alkalmazási környezetben. Az egymással konkuráló SQL adatbázis-megoldások közül kettő-három terjedt el széles körben. Erőteljesen reklámozzák például a Microsoft SQL adatbázisszoftverét, és meghatározó szerepet játszik a piacon az Oracle is. Vannak ugyanakkor olyanok, akik például az Informixot részesítik előnyben (mondjuk az internetes szolgáltatók stb.).
Az SQL technológia bevezetése azonban önmagában még nem oldja meg a vállalati rendszer egészében megmutatkozó egyenetlenségeket, kapcsolati zavarokat. Említettük már, hogy a hosszú távú megoldás csakis globális rendszer bevezetése lehet, noha az drágább. Nem szabad azonban megfeledkezni azokról a költségekről sem, amelyek az elavult rendszer hibás működésének a következményei, s ebből a szemszögből már korántsem tűnik luxusnak az integrált rendszer bevezetése.
Az integráltság számos előnnyel jár. A rendszer jól áttekinthető, egymással együttműködő alrendszerek-ből áll. Legtöbbször moduláris felépítésű, minden funkciót külön modul lát el. Mint az előbbiekből is kiderült, ezek a modulok közös adatbázist használnak, így nem fordulhat elő, hogy az egyik program máshonnan veszi az adatokat, mint a másik.
A modularitás másik előnye a bővíthetőség. Nem kell mindjárt megvenni valamennyi modult. A növésben, fejlődésben levő vállalatnak elég, ha első lépésben megvesz négy-öt modult, a későbbiekben pedig továbbiakat, aszerint, hogy miként alakul a cég tevékenysége, profilja. Integrált rendszer működtetésével a vállalat együtt nőhet számítógépes rendszerével anélkül, hogy bármit is le kellene cserélni.
Egy-egy komolyabb rendszer – teljes kiépítés esetén – akár ötven-száz modulból is állhat. Ha a vállalat elért már bizonyos kritikus nagyságot, akár azt is megengedheti magának, hogy a rendszerhez megvegye például a vezetői információs alrendszert, amely – mint nevéből is kitűnik – a vállalatvezetés felső szintjét látja el naprakész információval a vállalat működésével, pénzügyi helyzetével stb. kapcsolatban.
A piac kínálata
Ami a kínálatot illeti, nincs ok panaszra. Mindennél fontosabb szempont azonban a szállító megbízhatósága, piaci súlya, hiszen hosszú távú partnerséget várnak el tőle. A magasra állított mércével függ össze, hogy a nagy ügyfelek többnyire két cég közül szokták kiválasztani vállalatirányítási rendszerük szállítóját. Az egyik cég a német SAP, amelynek R/3-as rendszerét Magyarországon is számos helyen installálták már, a másik pedig a már említett Oracle, amely Oracle Financials nevű rendszerét ajánlja komplett megoldásként vállalatok, sőt államigazgatási intézmények számára. Kevés komolyabb tender akad, amelyen e kettő ne venne részt.
Szolgáltatók és árak
Ezek a nagy rendszerek nem dobozos termékek, ezért áruk sem adható meg "kéttizedes" pontossággal. A rendszer ára függ a modulok számától, az implementációval kapcsolatos egyéb feladatoktól és talán még az időjárástól is. Megvan a lehetősége, ám a költsége is az úgynevezett testre szabásnak is. S ha már a testre szabásnál tartunk: mind az SAP, mind az Oracle messzemenően az ügyfél igényeihez igazítja ezeket a rendszereket, amit nem minden más szoftverszállító garantál.
A fejlett integrált vállalatirányítási rendszerek általában úgynevezett platformfüggetlen környezetben működnek. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy futnak bármilyen hardveren, illetve szoftveren, legyen szó akár PC-s szerverről vagy UNIX rendszerről, akár más (Digital Alpha, IBM stb.) platformról. Ideális esetben még az is megoldható, hogy a vállalatnál meglevő korábbi számítógépparkot is a rendszerbe integrálják (ami csökkentheti az összköltséget), esetleg egyik-másik bevált szoftvert is a rendszerhez illesszék.
Korábban egyértelmű volt a UNIX rendszerek dominanciája a hasonló méretű rendszerek piacán. A UNIX számos előnyt (gyorsaság, megbízhatóság stb.) vonultatott fel a DOS-os, illetve windowsos környezettel szemben, és nem is volt divatos mást választani vállalatirányítási rendszerhez. A UNIX azonban nem volt kényelmes abból a szempontból, hogy a vállalaton belül használt többi asztali alkalmazást bizony nehezen lehetett közös nevezőre hozni a UNIX-os rendszerrel.
Az idők azonban változnak: megjelent a Windows NT operációs rendszer, amely a Windowsban megszokott környezetet kínálja a felhasználónak, ám ez alatt a felszín alatt valódi többfeladatos-többfelhasználós hálózati környezetet valósít meg. A Windows NT megbízhatóságával kapcsolatos ellenérvek egyre gyengültek, mígnem a 4-es verzió már a kritikus alkalmazások szempontjából is kifogástalan terméknek bizonyult. Mi sem természetesebb, minthogy mind az SAP, mind az Oracle is rendelkezésre áll NT platformon.
Bonyolultabb rendszerekről lévén szó, a telepítést, működést, szervizt stb. szakcégek végzik. Ezek előszeretettel nevezik magukat rendszerintegrátoroknak, sőt az a tendencia is megfigyelhető a számítástechnikai vállalatok körében, hogy az egyszerű szoftver-hardver forgalmazó cégek egy idő után a szolgáltatások felé fordulnak, majd igyekeznek megpályázni a rendszerintegrátori címet. Rendszert integrálni – némileg leegyszerűsítve – annyit jelent, hogy a termék mellé szolgáltatást is kell adni. Ha a szolgáltatás kerül túlsúlyba, rendszerintegrálásról beszélhetünk.
A rendszerintegrálási piac mostanában van fellendülőben – éppen az integrált rendszerek elterjedésének köszönhetően. A nagy rendszerintegrátorok sorában említhető például az IBM, a Digital, az ICL, a KFKI számítástechnikai csoportja, míg a középmezőnyt a Montana, a Synergon Rt., a Systrend, a DynaSoft és mások foglalják el. Arra is van példa, hogy a fejlődés logikus lépéseként vágnak bele az újfajta tevékenységbe. Ilyen például a Mikropo, amely már elég erősnek érzi magát ahhoz, hogy ezen a piacon is megjelenjen.
A rendszer biztonsága
A rendszerintegráláshoz közeli terület az outsourcing. Ennek a lényege: a vállalat külső cégre bízza informatikai rendszerének a működtetését, ami komoly megtakarítást hozhat hosszabb-rövidebb távon, ám nyilvánvalóan némi kiszolgáltatottsággal jár együtt. Lehet-e vajon garantálni, hogy nem kerülnek illetéktelen kezekbe a vállalat adatai?
A kiszolgáltatottság persze akkor is megvan, ha a vállalat saját rendszert működtet, hiszen itt is megtörténhet, hogy valaki a vállalattól indiszkréciót követ el, sőt a saját rendszer olykor még sebezhetőbb, mint a professzionális megoldás az outsourcingot nyújtó cégnél.
A vállalatirányítási rendszer persze nemcsak a belső információáramlásra kínál megoldást. A külső kapcsolatok legalább ugyanennyire lényegesek: a kijárás az Internetre vagy másmilyen kapcsolat a külvilággal, az ügyfelekkel. Sokat emlegetik manapság az elektronikus kereskedelmet mint az internetes alkalmazások non plus ultráját. Való igaz: a hálózat olcsó és kényelmes utat kínál az adatok közzétételéhez, ám olykor joggal vetik fel vele kapcsolatban a megbízhatóság kérdését. Különösen kényes terület az Internet Banking, ahol az ügyfél azonosítása a legkényesebb feladat.
Ha a nagyközönséggel szemben nem is kínálkozik más megoldás, a beszállítókkal kialakított kapcsolatokban (vagy egy cég cég több telephelyével) biztonságosabb (és drágább) kommunikáció is megvalósítható, például az EDI segítségével. Az Electronic Data Interchange technológia a dokumentumok biztonságos továbbításának eszköze, egyúttal új szabvány a kommunikációban. Magyarországon nem sok EDI-megoldás létezik, de van, aki bizakodik, így például a Synergon, amely nemrég kötött viszontforgalmazói megállapodást a Harbinger nevű amerikai céggel, az EDI vezető szállítójával.