Az adószám megállapítása
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) alapján az általános forgalmi adó alanyának az adóköteles tevékenysége megkezdésének bejelentésével egyidejűleg nyilatkoznia kell arról, hogy az Európai Közösség más tagállamában illetőséggel bíró adóalannyal kíván-e kereskedelmi kapcsolatot létesíteni. E nyilatkozat alapján állapítják meg a tevékenységét kezdő adóalany részére a közösségi adószámot.
Az Európai Közösség más tagállamában illetőséggel bíró adóalannyal történő kereskedelmi kapcsolat létesítését azonban nemcsak az adóköteles tevékenységét megkezdő adóalanynak, hanem a már működő, de közösségi adószámmal még nem rendelkező áfaalanynak is be kell jelentenie előzetesen az adóhatósághoz. Az adóhatóság ugyanis csak e bejelentés alapján tud számára közösségi adószámot megállapítani.
A közösségi adószám képzését az adózó székhelye szerint illetékes adóigazgatóságon kell kérni.
Közösségi adószámot igénylő kereskedelmi kapcsolatok
Az Art. ún. közösségi adószámot igénylő kereskedelmi kapcsolatnak minősíti a termékbeszerzést és -értékesítést, valamint az Áfa-tv. 15. §-ának (5) bekezdése és a 15/A §-a szerinti szolgáltatásnyújtást és -igénybevételt.
Az Áfa-tv. 15. §-ának (5) bekezdésében felsorolt szolgáltatások közé tartoznak például a reklám- és propagandaszolgáltatások, a tanácsadási, ügyvédi, számviteli, adóügyi, számítástechnikai, fordítói, tolmácsolási szolgáltatások, az elektronikusan teljesített szolgáltatások stb. E szolgáltatások közösségi adóalanytól történő igénybevételét, vagy közösségi adóalanyok részére történő nyújtását megelőzően tehát közösségi adószámot kell kérni.
Közösségi adószám megléte esetén vehetők igénybe közösségi adóalanytól, illetve nyújthatók részükre az Áfa-tv. 15/A §-a hatálya alá tartozó szolgáltatások is.
Közösségi adószám feltételekkel
Az áfaalanynak nem minősülő adófizetésre kötelezett jogi személy, a kizárólag adólevonásra nem jogosító tevékenységet (tárgyi adómentes) folytató adóalany, az alanyi adómentes adóalany, a különleges jogállású mezőgazdasági tevékenységet folytató adóalany, valamint az eva alanya közösségi termékbeszerzései megvalósításához csak akkor szükséges a közösségi adószám megléte, ha a közösségi termékbeszerzéseinek adó nélkül számított ellenértéke meghaladja a 10 000 eurót. Amennyiben ez az adózói kör nem éri el az említett értékhatárt, úgy nem köteles közösségi adószámot kérni, de választhatja azt, hogy közösségi termékbeszerzései után belföldön kívánja az adót megfizetni. E döntését az adóhatósághoz be kell jelentenie, s e bejelentése alapján állapítják meg részére a közösségi adószámot.
Jövedéki tevékenység folytatása
Az előzőekben meghatározott, speciális adózói kör – az evaalanyok kivételével – akkor is köteles közösségi adószámot kérni – függetlenül a 10 000 eurós értékhatártól -, ha jövedéki termék Közösségen belülről történő beszerzése miatt keletkezik belföldön adófizetési kötelezettsége.
A közösségi adószám használata
Az adózónak az adóhatóság által megállapított közösségi adószámot a közösségi kereskedelemmel összefüggő minden iratán fel kell tüntetnie.
Az adóhatóság az adózó kérelmére a bejelentés napjával adóév közben is törli az adózó közösségi adószámát, ha bejelenti, hogy az Európai Közösség tagállamában illetőséggel bíró adóalannyal kereskedelmi kapcsolatát megszüntette.
Amennyiben az adózónak az adóhatósági nyilvántartási adatok szerint egyáltalán nem, vagy az értékesítés időpontjában nem volt közösségi adószáma (az ellenkező bizonyítása az adózó feladata), akkor ez azt fogja eredményezni, hogy az ügylet nem minősíthető Közösségen belüli értékesítésnek.
Nevesített adóalanyok közösségi adószáma
Az egyszerűsített vállalkozói adó (eva) hatálya alá tartozó adóalanyok közösségi termékértékesítésüket megelőzően kötelesek az adóhatóságtól közösségi adószámot kérni. Az evaalanyok közösségi termékbeszerzéseiket az előzőekben említettek szerint közösségi adószám nélkül bonyolíthatják le, amennyiben e termékbeszerzések értéke nem éri el a 10 000 eurót. Azon termékbeszerzésüket megelőzően, amelynek ellenértékével túllépik e küszöbértéket, közösségi adószámot kötelesek kérni, de nincs akadálya annak sem, hogy a küszöbérték alatt úgy döntsenek, hogy közösségi adószámot igényelnek az adóhatóságtól. A közösségi adószám megállapításával az evaalanyiság megszűnik, és az evás adózók az áfatörvény alanyaivá válnak.
Közösségi adószámot kell kérniük az alanyi adómentes adóalanyoknak új közlekedési eszköz közösségi értékesítése esetén az értékesítés megtörténte előtt, valamint ha Közösségen belüli termékbeszerzéseiknek adó nélkül számított ellenértéke a 10 000 eurót meghaladja. Közösségen belüli termékbeszerzéseik tekintetében lehetőségük van arra, hogy a 10 000 eurós értékhatár alatt is igényeljenek közösségi adószámot.
A kizárólag tárgyi adómentes tevékenységet folytató adóalanyok csak közösségi adószám birtokában teljesíthetik a Közösség más tagállamban illetőséggel bíró adóalany részére történő azon termékértékesítéseiket, amelyek belföldön adókötelesek lennének. Közösségen belüli termékbeszerzéseik tekintetében a fentiekben vázolt 10 000 eurós értékhatár elérése az, ami kötelezővé teszi a közösségi adószám megállapítását, illetve saját döntésük alapján ez alatt az értékhatár alatt is kiválthatják közösségi adószámukat.
Közösségi adószámok érvényessége, az azonosító adatok pontosságának megerősítése
A közösségi adószámok érvényessége, azonosító adatok pontossága megerősítésének feladatát az APEH Központi Kapcsolattartó Irodája (KKI), valamint az adóügyi szakterület – az ügyfél székhelye, telephelye szerint illetékes – kijelölt szervezeti egysége (illetékes területi hatóság) látják el (együtt: illetékes hatóságok). Az illetékes hatóságok a feladatukat az Európai Közösség Bizottsága és a tagállamok által fenntartott, működtetett VIES rendszer (Value added tax Information Exchange System – Áfainformációs csererendszer) segítségével látják el.
Kérelem az érvényesség, megerősítés iránt
Az ügyfelek közösségi adószámok érvényességének és az azonosító adatok pontosságának megerősítésére vonatkozó kérelmüket a KKI felé telefonon, levélben, faxon, elektronikus levélben (e-mail) terjeszthetik elő. Az illetékes területi hatóságok felé kérelmükkel személyesen, telefonon, levélben és faxon egyaránt fordulhatnak. Az ügyfelek a közösségi adószámok érvényességéről szóban és írásban is, míg az azonosító adatok pontosságát illetően csak írásban kérhetnek megerősítést.
Szóban előterjesztett kérelmekre vonatkozó speciális szabályok
Szóbeli kérelem keretében csak a közösségi adószám érvényességének megerősítésére van lehetőség. Az ügyfél a személyesen vagy telefonon folytatott beszélgetés során az általa közölt közösségi adószámok érvényességének eredményéről igazolás megküldését kérheti. Amennyiben az ügyfél telefonon kéri az igazolás megküldését, azt postai küldeményként az ügyfélnyilvántartás szerinti levelezési címére kell kipostázni. Amennyiben az illetékes területi hatóság előtt személyesen megjelent ügyfél kéri az igazolást, azt a helyszínen kell átadni.
Az írásban előterjesztett kérelmekre vonatkozó speciális szabályok
Írásbeli kérelemnek a fax útján, levélben, az illetékes területi hatóság előtt személyesen írásban benyújtott, illetve a KKI esetében elektronikus levélben megküldött kérések minősülnek.
Írásbeli kérelem bármilyen formában benyújtható, formai kötöttség nélkül, de az APEH hivatalos honlapjáról (http://www.apeh.hu) letölthető formanyomtatvány is használható. Az illetékes hatóságok kérésre a formanyomtatványt az ügyfelek rendelkezésére bocsátják.
Az illetékes területi hatóság előtt személyesen megjelent ügyfél írásbeli kérelme esetén az ügyfél kérelmén kell feltüntetni a lekérdezések eredményét, és azt az ügyfél számára a helyszínen kell átadni.
Azonosítási, közlési kötelezettség
Az ügyfélnek a megerősítés szóban vagy írásban történő kezdeményezésekor nevével és közösségi adószámával azonosítania kell magát. Az eljárás kezdetekor az ügyintézőnek ellenőriznie kell, hogy a megerősítést kérő személy az EK-en belüli termékértékesítésben és szolgáltatásnyújtásban részt vesz-e, azaz a megerősítés kezdeményezésekor rendelkezik-e érvényes közösségi adószámmal.
Az ügyfélnek mindig közölnie kell a megerősíteni kívánt, rendelkezésére álló közösségi adószámot, illetve az adóalany azonosító adatait is, amennyiben azok pontosságát kívánja megerősíttetni. Lehetőség van egyszerre több adóalany közösségi adószámára, valamint azonosító adataira vonatkozóan megerősítés kérésére.
Kérelmezői jogosítványok
Az ügyfél mind a közösségi adószámok, mind pedig az azonosító adatok tekintetében – amennyiben azt igényli – tisztázhatja az aktuális, valamint valamely korábbi időpontra vonatkozó érvényességet. Ez utóbbi esetben pontos dátumot kell megjelölnie (év, hónap, nap). Amennyiben nem határoz meg korábbi időpontot, vagy az időpontot nem pontosan jelöli meg, úgy minden esetben az adatoknak a lekérdezés időpontjában aktuális VIES rendszer szerinti állapotát közli az illetékes hatóság.
A megadható információk köre
Az előterjesztett kérelmek megválaszolása során csak az ügyfél által közölt közösségi adószám érvényességének, illetve azonosító adatok pontosságának megerősítésére, illetve cáfolatára van lehetőség. Amennyiben az ügyfél azonosító adatok pontosságát kívánja megerősíttetni, azonban az általa közölt közösségi adószám nem érvényes, úgy csak a közösségi adószám érvénytelenségére vonatkozó információ közölhető az ügyféllel. Ebben az esetben az azonosító adatok pontosságát illetően nem kell adatot lekérdezni a VIES rendszerből, valamint az ügyféllel sem közölhető erre vonatkozó információ.
Igazolás
Az illetékes hatóságok – kérelemre – a közölt adatokkal kapcsolatos lekérdezések eredményéről igazolást küldenek. Az igazolást az erre vonatkozó kérelem illetékes hatósághoz történő előterjesztésétől számított nyolc munkanapon belül kell megküldeni az ügyfél részére.
Helytelen közösségi adószám megadása
Amennyiben egy ügylet során az EU-s vevő helytelen közösségi adószámot adott meg, úgy törekedni kell a bizonylat kijavítására. Ha ez nem lehetséges, akkor nem lehet alkalmazni a Közösségen belüli termékértékesítés szabályait. Ez kellemetlen következménnyel is járhat, hisz előfordulhat, hogy az említett vevő már nem elérhető, és a jóhiszeműen meg nem fizettetett adót az eladónak kell megfizetnie.
Érvényes közösségi adószám
Érvényes az ügyfél közösségi adószáma, ha annak minden betűje és számjegye megegyezik a nyilvántartás szerinti adattal, és a VIES rendszerben nem jelenik meg a közösségi adószám érvényességének végére vonatkozó adat, vagy a megjelent, érvényesség végére vonatkozó dátum későbbi, mint a megerősítés kezdeményezésének dátuma.