KÜLFÖLDI OKIRATOK FELHASZNÁLÁSA

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2004. november 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 79. számában (2004. november 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás
Milyen szabályok mellett lehet felhasználni itthon a külföldön született okiratokat? Hogyan alakul a bizonyítóerő, mikor van szükség a magyar külképviselet felülhitelesítésére?

Az okiratokról általában

A gyakorlat - a fogalom szűk értelmezésével - az emberi gondolatok általánosan elfogadott írásjelekkel történő megörökítését tekinti okiratnak.

Okiratfajták

Besorolás az okiratok tartalma alapján

Az okirat tartalma szerint lehet:

- tanúsító: amely valamely múltban történt tényt tanúsít (nyilatkozattétel);

- rendelkező: amely a kiállító jogviszonyt keletkeztető, módosító vagy megszüntető rendelkezését bizonyítja (végrendelet);

- beismerő: amelynek kiállítója egy vele szemben fennálló követelést tanúsít (tartozáselismerő nyilatkozat).

Besorolás keletkezés szerint

Az okirat keletkezése alapján lehet:

- eredeti: ha kiállításával az okirat tartalma létrejön (ha az eredeti okiratot egy időben több példányban állítják ki, valamennyi példányt eredetinek kell tekinteni);

- másolat: ha az nem az eredeti okirattal azonos módon jön létre. [A másolat lehet egyszerű (okiratról készített egyszerű fénymásolat), hiteles (hitelesített másolatot közjegyző vagy az okiratot kiállító hatóság készíthet, melyben azt a tényt tanúsítja, hogy a másolat az eredetivel mindenben megegyezik), kivonat (az okirat egyes részeinek másolata, amely tartalmazza az okirat bevezetését és befejezését), valamint kiadmány (a kiállító által a reá vonatkozó szervezeti szabály szerint készített hiteles másolat)].

Köz- és magánokiratok

A bizonyítóerő szempontjából az okirat lehet:

- közokirat;

- magánokirat, ezen belül teljes bizonyítóerejű és szabadon mérlegelhető okirat.

Közokirat

Közokirat az olyan okirat, amelyet bíróság, közjegyző vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv ügykörén belül a megszabott alakban állított ki, és mint ilyen, teljesen bizonyítja

- a benne foglalt intézkedést vagy határozatot, továbbá

- az okirattal tanúsított adatok és tények valóságát,

- az okiratban foglalt nyilatkozat megtételét, valamint

- annak idejét és módját.

Ugyanilyen bizonyítóereje van az olyan okiratnak is, amelyet más jogszabály közokiratnak nyilvánít.

Az eredeti közokiratéval azonos bizonyítóereje van

- a közokiratról - általában műszaki vagy vegyi úton - készült felvételnek (fénykép-, film-, hang- stb.);

- az eredeti okiratról bármely adathordozó (mágneslap, mágnesszalag stb.) útján készült okiratnak,

-ha a felvételt, illetőleg az adathordozóról az okiratot bíróság, közjegyző vagy más hatóság vagy ezek ellenőrzése mellett más szerv készítette,

-az okirat megőrzésére hivatott szerv (pl. levéltár) által vagy ellenőrzése mellett készített felvételnek vagy okiratnak,

- a közokiratot kiállító vagy őrzésére hivatott szerv által a felvétel (vagy adathordozó útján nyert adatok) alapján készített kiadványnak.

Ellenbizonyításnak a közokirattal szemben is helye van, de az ellenkező bebizonyításáig valódinak kell tekinteni.

Magánokirat

A magánokirat az ellenkező bebizonyításáig teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy kiállítója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, illetőleg elfogadta, vagy magára kötelezőnek ismerte el, feltéve hogy az alábbi feltételek valamelyike fennáll:

- a kiállító az okiratot saját kezűleg írta és aláírta,

- két tanú az okiraton aláírásával igazolja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot előttük írta alá, vagy aláírását előttük saját kezű aláírásának ismerte el; az okiraton a tanúk lakóhelyét (címét) is fel kell tüntetni,

- a kiállító aláírása vagy kézjegye az okiraton bíróilag vagy közjegyzőileg hitelesítve van,

- a gazdálkodó szervezet által üzleti körében kiállított okiratot szabályszerűen aláírták,

- ügyvéd (jogtanácsos) az általa készített okirat szabályszerű ellenjegyzésével bizonyítja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot előtte írta alá, vagy aláírását előtte saját kezű aláírásának ismerte el, illetőleg a kiállító minősített elektronikus aláírásával aláírt elektronikus okirat tartalma az ügyvéd által készített elektronikus okiratéval megegyezik,

- az elektronikus okiraton kiállítója minősített elektronikus aláírást helyezett el.

Idegen nyelvű közjegyzői okirat

A közjegyzőt az igazságügy-miniszter feljogosíthatja, hogy idegen nyelven készítsen közjegyzői okiratot. Az igazságügy-miniszter a közjegyzőhelyettest foglalkoztató közjegyző kérelmére a közjegyzőhelyettes részére nyelvi jogosítványt adhat, ha a közjegyzőhelyettes a nyelvismeretét megfelelően igazolta, és a kérelmet előterjesztő közjegyző az adott nyelvre nyelvi jogosítvánnyal rendelkezik. A Magyar Országos Közjegyzői Kamara a nyelvi jogosítvány iránti kérelmet a véleményével együtt terjeszti fel az igazságügy-miniszterhez.

A nyelvi jogosítvány számának a közjegyzői okiratból ki kell tűnnie. Az idegen nyelven készített közjegyzői okirathoz hozzá kell fűzni a teljes magyar fordítását.

Közjegyzői fordítás

Az a közjegyző, aki idegen nyelven okirat készítésére jogosult, ezen a nyelven a közjegyzői hatáskörbe tartozó ügyekben keletkezett okiratról hiteles fordítást készíthet, vagy a fordítás helyességét tanúsíthatja. A fordítást az eredeti okiratra kell írni, vagy hozzá kell fűzni. A fordításnak az eredetivel való megegyezését a közjegyző a fordítás végén záradékkal tanúsítja.

Tanúsítvány

Az a közjegyző, aki idegen nyelven okirat készítésére jogosult, ezen a nyelven tanúsítványt is kiállíthat.

Konzuli okirat

A Magyar Köztársaságnak a külügyminiszter által egyes közjegyzői feladatok végzésére felhatalmazott konzuli tisztviselője a magyar állampolgár érdekeihez közvetlenül kapcsolódó jognyilatkozatokról vagy jogügyletekről - a végintézkedést is beleértve - konzuli okiratot állíthat ki, és a jogilag jelentős tényekről és körülményekről konzuli tanúsítványt készíthet, okiratról hiteles fordítást készíthet vagy a fordítás helyességét tanúsíthatja. Az e feladatok ellátására felhatalmazott konzuli tisztviselők jegyzékét a külügyminiszter évente közzéteszi.

A konzuli tisztviselő a konzuli okirat készítésénél és a konzuli tanúsítvány kiállításánál a közjegyzőkről szóló törvény rendelkezései szerint jár el. Az elkészített okirat közokirat.

Magyar külképviseleti hatóság által kiállított, hitelesített és felülhitelesített külföldi okiratok

A külföldön kiállított közokiratnak, illetőleg magánokiratnak általában abban az esetben van a belföldön kiállított közokirattal, illetőleg magánokirattal azonos bizonyítóereje, ha azt az illetékes magyar külképviseleti hatóság állította ki, vagy hitelesítette, illetőleg felülhitelesítette.

A magyar külképviseleti hatóság által külföldön kiállított közokiratnak a belföldön kiállított közokirattal, a magyar külképviseleti hatóság által külföldön hitelesített magánokiratnak pedig a belföldön hitelesített magánokirattal azonos a bizonyítóereje. A konzul (konzuli tisztviselő) okirat-készítési és okirat-hitelesítési jogkörét az egyes államokkal hatályban lévő két- és többoldalú konzuli szerződések részletesen szabályozzák.

A felülhitelesítés módja

A magyar külképviseleti hatóság az illetékes külföldi hatóság - legtöbbször a külföldi közjegyző - által kiállított, illetőleg hitelesített okiratot rendszerint oly módon hitelesíti felül, hogy az okiraton az illetékes külügyminisztérium aláírását és pecsétjét hitelesíti (diplomáciai felülhitelesítés).

Az okiratnak a kiállítás helye szerint illetékes külügyminisztérium aláírásával és pecsétjével történő hitelesítésére (felülhitelesítésére) rendszerint az okirat kiállításának helye szerinti állam belső jogszabályaiban meghatározott hitelesítési láncolat eredményeként van lehetőség. A magyar külképviseleti hatóság által diplomáciai hitelesítéssel (felülhitelesítéssel) ellátott okirat esetében a bíróságnak általában nem kell vizsgálnia, hogy az okiratot mely külföldi szerv állította ki (hitelesítette).

Diplomáciai felülhitelesítés

Amennyiben nemzetközi szerződés eltérően nem rendelkezik, a külföldi közokirat magyarországi felhasználása céljából a konzul felülhitelesítheti a fogadó állam hatóságának az okiraton szereplő aláírását és bélyegzőlenyomatát, feltéve, hogy az okirat kiállítására jogosult hatóság aláírás- és bélyegzőmintáját a fogadó állam közölte.

Amennyiben nemzetközi szerződés eltérően nem rendelkezik, külföldi felhasználás céljából a Külügyminisztérium konzuli feladatokat ellátó szervezeti egysége felülhitelesíti a magyar minisztériumok vagy országos hatáskörű szervek által kiállított okiraton szereplő aláírást és bélyegzőlenyomatot.

Az említett hatóságok megküldik a külföldi felhasználás céljából okirat hitelesítésére jogosult munkatársaik aláírás- és bélyegzőmintáját a Külügyminisztérium konzuli feladatokat ellátó szervezeti egységének, s előzetesen értesítik az abban bekövetkező változásokról.

A felülhitelesítést meg kell tagadni, ha az okirat, a kiállító hatóság aláírása vagy bélyegzője valódiságát, vagy a kiállításra való jogosultságát illetően kétely merül fel.

Diplomáciai felülhitelesítéssel el nem látott külföldi okiratok

Nincs szükség a külföldön kiállított okirat diplomáciai felülhitelesítésére akkor, ha nemzetközi szerződés lehetővé teszi annak a mellőzését. Nemzetközi szerződéseink, illetőleg a viszonosság irányadó annak elbírálásánál, hogy mely külföldi szerv által milyen módon kiállított (hitelesített) okiratot kell a belföldön kiállított közokirattal azonos bizonyítóerejű közokiratnak tekinteni, illetőleg a belföldön hitelesített magánokirattal azonos bizonyítóerejű hitelesített magánokiratnak elfogadni. Nemzetközi szerződés és viszonosság hiányában az általános belső jogszabályok irányadók.

Hágai Egyezmény a közokiratok hitelesítésének, felülhitelesítésének mellőzéséről

Egyes államok tekintetében a diplomáciai felülhitelesítés a külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában, az 1961. évi október hó 5. napján aláírt egyezmény (kihirdette az 1973. évi 11. tvr.) alapján mellőzhető. Az egyezmény alkalmazása körében a bíróságnak azt kell vizsgálnia, hogy az okirat szabályszerűen el van-e látva az egyezményben előírt hitelesítési záradékkal ("Tanúsítvány" - "Apostille").

Az Egyezmény szempontjából közokiratnak kell tekinteni:

- az igazságügyi hatóság vagy igazságügyi tisztviselő által kiállított okiratokat, ideértve azokat az okiratokat is, amelyeket az ügyészség, a bírósági tisztviselő vagy a bírósági végrehajtó állított ki;

- az államigazgatási okiratokat;

- a közjegyzői okiratokat, valamint

- a magánokiratokon levő igazolásokat, mint például nyilvántartásba vétel igazolása, meghatározott időpont tanúsítása és aláírások hitelesítése.

Az egyezmény alkalmazásának kizárása

Az Egyezmény nem alkalmazható

- a diplomáciai vagy konzuli tisztviselő által kiállított okiratokra, továbbá

- azokra az államigazgatási okiratokra, amelyek közvetlenül a kereskedelmi forgalomra vagy a vámeljárásra vonatkoznak.

Mentesség

A szerződő államok mentesítik a felülhitelesítés kötelezettsége alól a területükön felhasznált olyan okiratokat, amelyek az Egyezmény hatálya alá esnek.

Felülhitelesítés és igazolás az Egyezményben

Felülhitelesítésen az Egyezmény alkalmazása szempontjából csupán azt az alakiságot kell érteni, amellyel az okirat felhasználása szerinti ország diplomáciai vagy konzuli tisztviselője igazolja, hogy az aláírás valódi, hogy az aláíró személy milyen minőségben járt el, és - adott esetben - hogy az okiraton levő pecsét vagy bélyegzőlenyomat valódi.

Az igazolás pedig az okirat származása szerinti illetékes hatóság által kiállított tanúsítvány.

A tanúsítványt magán az okiraton vagy a túloldalán kell kiállítani, és olyannak kell lennie, mint az Egyezményhez csatolt minta. Kiállítását az okirat aláírója vagy birtokosa kérheti.

A tanúsítvány kiadására kijelölt hatóságok lajstromot vagy kartoték-nyilvántartást vezetnek, és ebben feljegyzik a tanúsítványok kiállítását, különösen a tanúsítvány nyilvántartási számát és kiállításának időpontját; a közokiratot aláíró személy nevét és azt, hogy milyen minőségben járt el, illetőleg az aláírás nélküli okiratoknál azt a hatóságot, amely az okiratot pecséttel vagy bélyegzőlenyomattal látta el.

A tanúsítványt kiállító hatóság bármely érdekelt kérelmére igazolja, hogy a tanúsítvány adatai megegyeznek a lajstromban vagy a kartoték-nyilvántartásban foglalt adatokkal.

Magyar diplomáciai képviselet hiánya

Diplomáciai felülhitelesítésre lehetőség van olyan esetben, ha az adott államban nem működik ugyan magyar diplomáciai képviselet, de ott akkreditálva van más államban tevékenykedő magyar külképviselet.

Eljárás diplomáciai kapcsolat hiánya esetén

Nincs mód a külföldön kiállított okirat diplomáciai felülhitelesítésére akkor, ha az okirat kiállítási helye szerinti állammal Magyarországnak nincs diplomáciai kapcsolata, illetőleg ha az szünetel, és a magyar külképviseleti hatóság feladatát e vonatkozásban más állam külképviseleti hatósága sem látja el. Az ilyen államban kiállított okirat elfogadhatósága kérdésében a bíróság (közjegyző) mérlegelés alapján dönthet. Ha a bíróság (közjegyző) szükségesnek tartja, az okiratot az elfogadhatóság kérdésében való állásfoglalás végett megküldi a Nemzetközi Jogi Főosztálynak.

Bírói (közjegyzői) mérlegelés

A bíróság (közjegyző) eljárásában a hitelesítéssel, illetőleg diplomáciai felülhitelesítéssel el nem látott okiratot olyankor is elfogadhatja, ha nemzetközi szerződés (viszonosság) a hitelesítést, illetőleg a felülhitelesítést nem teszi mellőzhetővé, és annak egyébként jogi akadálya sem volna. Ilyen esetben a bíróság (közjegyző) a Nemzetközi Jogi Főosztály véleményét kéri, és az alapján dönt. Az okiratot véleményezés végett az esetleges mellékletekkel (például fél kérelme), valamint a méltánylást érdemlőnek látszó körülmények megemlítésével kell felterjeszteni.

Magánokiratok bizonyítóereje

* Ha az okirat kiállítója olvasni nem tud, vagy nem érti azt a nyelvet, amelyen az okirat készült, az okiratnak csak akkor van teljes bizonyítóereje, ha magából az okiratból kitűnik, hogy annak tartalmát a tanúk egyike vagy a hitelesítő személy a kiállítónak megmagyarázta. * Ellentétben a közokirattal, a magánokirat valódisága mellett a törvény vélelmet nem állít fel. Az okirat akkor valódi, ha kiállítójától ered, azaz a kiállító vagy megbízásából más személy írta alá, vagy olyan aláírás van rajta, amelyet a kiállító magáénak elismer. * Ha a külföldi okiratot jogügylet bizonyítása céljából állították ki, de az nem felel meg a teljes bizonyítóerejű magánokiratra vonatkozó rendelkezéseknek, a bíróság az általa nem ismert külföldi jog felől - az okirat bizonyítóerejének megállapítása érdekében - hivatalból tájékozódik. A bíróság megkeresésére az alkalmazandó külföldi jogszabályokról, azok rendelkezéseiről az Igazságügyi Minisztérium Nemzetközi Jogi Főosztálya ad felvilágosítást. Ezt segíti a külföldi jogról való tájékoztatásról szóló, Londonban 1968-ban aláírt, valamint Strasbourgban 1978-ban kiegészített Európai Egyezmény. * A bíróság a külföldi jog felől szükség esetén szakértői véleményt is beszerezhet, és a fél által előterjesztett bizonyítékokat is figyelembe veszi. Adott esetben a fél is igazolhatja, hogy az okirat a külföldi jog szerint teljes bizonyítóerejű magánokiratnak minősül. Ha azonban a külföldi jog tartalmát nem lehet megállapítani, a magyar jogot kell alkalmazni. * A külföldi magánokiratok közül a meghatalmazás és a peres eljárás céljára kiállított nyilatkozat csak hitelesítés vagy felülhitelesítés esetén minősül teljes bizonyítóerejű magánokiratnak.

Tanúsítványminta

1. Ország..............................................................................................

Ezt a közokiratot

2................................................................................................írta alá

3......................................................................minőségben eljárva

4. Az okirat .................................pecsétjével (bélyegzőlenyomatával) van ellátva.

Tanúsítja:

5................................................ 6...................................................

(helység)..................................... (időpont)

7................................................

(kiállító)......................................

8................................................

(ügyszám)

9. Pecsét, bélyegzőlenyomat: 10. Aláírás

................................... ...........................................

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2004. november 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére