LELTÁROZÁS, SELEJTEZÉS

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2003. december 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 68. számában (2003. december 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás
Az év vége a cégek életében is a számvetés ideje, amikor áttekintik az elmúlt tizenkét hónap gazdálkodását, a vállalkozás vagyoni helyzetét. Idetartozik az anyagi javak felleltározása, illetve selejtezése is, hogy a vezetés tiszta képet nyerjen a gazdasági társaságról az új gazdasági év megkezdéséhez. Tematikus összeállításunkban e két területet foglaljuk össze, elsősorban számviteli és adózási szempontból. Az elvi alapokhoz megfelelő gyakorlati tanácsokkal is szolgálunk, annak érdekében, hogy gyorsan és hatékonyan, megfelelő szervezeti keretek között folyjon a munka.

Mérleg és leltár

A mérleg pénzértékben kimutatva, összetételük és eredetük szerinti bontásban tartalmazza a vállalat birtokában lévő anyagi javakat. A mérlegben kimutatott adatokat a könyvviteli nyilvántartásokból nyerjük, amelyek hiánytalanul tartalmazzák a vállalkozások életében előfordult gazdasági eseményeket, vagyis a vállalkozás tulajdonában lévő anyagi javakban és forrásaikban beállott változásokat. A nyilvántartásokat (főkönyvi számlákat) - a mérleg fordulónapjaként kiválasztott időpontra vonatkozóan - le kell zárni. A fordulónapig felmerült események kihatásait értékelni, és a mérlegben szerepeltetni kell. A mérlegben, a kiválasztott időpontra vonatkozóan kapjuk meg a vállalat összes eszközeinek és forrásainak értékben kifejezett állományát.

A mérleg alapja

A mérleg összeállításának, az anyagi és nem anyagi javakban megtestesülő vagyon számbavételének egyik módja az, hogy megszámláljuk, megmérjük a vagyontárgyakat, értéküket pénzben kifejezzük, majd a mérleg megfelelő rovataiba csoportosítjuk azokat.

Ez a számbavétel, megszámlálás, mérés munkafolyamata a leltározás. A leltározás során felmért anyagi és nem anyagi javak értékének megállapítása a leltárértékelés munkafolyamatába tartozik. A leltár lényegében a mérlegkészítés egyik változata. A leltározási tevékenység során a vállalkozás kezelésében vagy használatában lévő eszközöknek és azok forrásainak a valóságban meglévő állományát a mérleg fordulónapjára állapítjuk meg. A mérlegkészítés időpontja meghatározza a leltárkészítés legvégső időpontját is. Az árukészleteit csak értékben nyilvántartó vállalkozó (jellemzően kiskereskedelemben fordul elő, fogyasztói áras nyilvántartás esetén) az üzleti év fordulónapját megelőző negyedévben vagy az azt követő negyedévben is alátámaszthatja tételes, mennyiségi leltározással a mérlegfordulónapra vonatkozó nyilvántartási adatait. Természetesen a nyilvántartási érték és a leltározással megállapított érték különbözetével a mérleg fordulónapja szerinti mérleget módosítani kell.

A könyvelés - folyamatos leltározás

A két eltérő munkafolyamat által nyert képnek azonosnak kell lenni. Ha a könyvviteli nyilvántartások, könyvviteli számlák zárása akár minden egyes gazdasági eseménynél megtörténhetne, akkor minden egyes gazdasági eseményt követően mérlegszerű képet kapnánk a vállalkozás vagyonáról az adott időpontra vonatkozóan, mivel minden gazdasági esemény megváltoztatja a vagyon összetételét. Tehát a gazdasági eseményeknek a könyvviteli nyilvántartásokban történő vezetése során a mérleget érintő változásokat folyamatosan követjük - könyveljük. A gazdasági esemény könyvelése során mennyiségi számbavétel és értékelés történik, hiszen a könyvelés pénzben átszámítva mutatja a gazdasági esemény eszközöket és forrásokat érintő változását. A könyvelés során folyamatosan leltározunk és értékelünk, a különböző mennyiségben, mértékegységben kifejezett vagyonváltozást pénzeszközben kifejezve egységesítjük - szintetizáljuk. Ezért nevezzük a főkönyvi könyvelést szintetikus könyvelésnek is.

Amennyiben a szintetizálás - könyvelés - tökéletesen követi az eszközök és források mozgását (gazdasági eseményeket), akkor bármely időpontra lezárva a könyvviteli számlákat, pontos képet kapunk a vállalkozás vagyonáról. A könyvelésbe viszont hiba csúszhat, nem minden gazdasági eseményről készül könyvelési bizonylat (például lopás), ezért a kétféle mérlegkészítési módot kombinálni kell. A két módszer, a könyvviteli számlák zárására épülő és a leltározás-leltárértékelésre épülő eljárás eredményének az összevetése már megfelelő biztonságot ad a valós vagyoni helyzet megállapításához. A két módszer kombinálásával ellenőrizhetjük mindkét eljárás pontosságát és helyességét, a két eljárás eredményét egyeztetjük. A leltározás és a leltárértékelés a folyamatos könyvelést ellenőrzi, míg a könyvviteli nyilvántartások a leltározás és értékelés helyességét bizonyítják.

A mérlegkészítés feladatai

Egy-egy gazdálkodási időszak után meg kell győződni arról, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valóságos vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetet mutatják. A mérlegkészítés során a két módszer alkalmazásakor az alábbi munkafolyamatok - amelyeken belül a munkafázisok egymással párhuzamosak és egymásra is épülnek - elvégzése szükséges:

- leltározás, a fizikai formát öltött eszközök mennyiségi felvétele,

- a mennyiségben felvett eszközök értékének meghatározása,

- a fenti két lépéssel párhuzamos folyamat a főkönyvi könyvelésben - a zárlat előkészítése érdekében - a rendező tételek könyvelése,

- az analitikus - mennyiségi adatokat is tartalmazó - nyilvántartások (tárgyieszköz-nyilvántartás, raktári nyilvántartás stb.) és a leltár mennyiségi adatainak összehasonlítása, a leltáreltérések (hiányok és többletek) könyvelése az analitikus és főkönyvi (szintetikus) nyilvántartásokban - leltárra helyesbítés,

- az analitikus - például a vevői és szállítói állomány - és a főkönyvi nyilvántartások egyeztetése, ellenőrzése, az eltérések rendezése,

- a főkönyvi számlák alapján összesítések (például főkönyvi kivonat) és ellenőrző kimutatások (azaz leltárszerű nyilvántartások) készítése a mérleg adataihoz.

A mérleg és a leltár összefüggései

A leltár a mérleg megbízhatóságát támasztja alá, ezért a leltározás munkafolyamataiban mindvégig biztosítani kell az eszközök és források számbavételének teljeskörűségét, a részletes dokumentálást, az ellenőrizhetőséget. Leltár nélkül nem készülhet mérlegnek minősíthető kimutatás. A leltár a mérleg legfontosabb alapbizonylata. A leltár elkészítésénél, adatainak csoportosításánál figyelembe kell venni a mérlegsorok részletezését.

A mérleg és a leltár közötti hasonlóságok mellett értelemszerűen különbségek is vannak. A leltár természetes mértékegységben és értékben kifejezett, míg a mérleg csak értékben készített kimutatás. A leltár részletesen, egymás alatt, mintegy jegyzékszerűen felsorolva, a mérleg egymással szembeállítva, két oldalon tartalmazza a vállalkozás eszközeit és forrásait.

A vállalkozás birtokában lévő javak között vannak természetes mértékegységben is kifejezhetők, mint például a tárgyi eszközök, készletek, emellett léteznek olyan javak, amelyek természetes mértékegységben nem fejezhetők ki, mint például az értékpapírok, bankszámla állománya, valamint a követelések.

Leltár- és mérlegfordulónap

A leltárfelvétel lehetséges fordulónapon és folyamatos leltározás során egyaránt, azzal, hogy a leltár mindig meghatározott időpontra vonatkozik. Lényeges, hogy a mérleg fordulónapjával azonos fordulónapi leltározást kell elkészíteni. A leltározandó javak felmérése több napon vagy héten keresztül is tarthat. A fordulónapi leltározás során a leltárfelvétel megkezdődhet már a fordulónap előtt, de folytatódhat a fordulónap után is. A fordulónapot megelőző és követő mozgásokat figyelembe kell venni, ki kell szűrni, és ezután a tényleges állományt a fordulónapnak megfelelően kell megállapítani.

A folyamatos leltárfelvétel során a leltározást egy meghatározott időintervallumon belül kell elvégezni, és a nyilvántartások adatainak felhasználásával a fordulónapra kell meghatározni az adatokat.

Azonosságok a leltár- és mérlegkészítésben

A leltár - mint korábban már említettük - a mérleg legfontosabb alapbizonylata, ezért elkészítése során a számviteli bizonylatokra előírt követelményeket figyelembe kell venni. A leltáron keresztül érvényesül a számviteli törvényben nevesített valódiság elve. A főkönyvi könyvelés adatait megfelelő leltárral kell alátámasztani, ugyanis ez biztosítja, hogy a mérlegben kimutatott eszközök és források a valóságban is megvannak. Az eszközök és források mérlegben kimutatott reális értékét a számviteli törvény értékelési elveinek és eljárásainak betartásával állapítjuk meg.

Hitelesség

A leltár számviteli bizonylat. A számviteli törvény a 166. §, 167. §, 168. § és 169. §-aiban tartalmazza a leltárra is érvényes előírásokat. A leltár megbízhatóságát biztosító elvet a 166. § (2) bekezdése tartalmazza, amely szerint a számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság számviteli elvét szem előtt kell tartani.

A leltár nyelve a magyar

A leltárt is - a mérleghez hasonlóan - magyar nyelven kell elkészíteni.

Alaki-tartalmi kellékek

A számviteli törvény bizonylattal szemben támasztott általános alaki és tartalmi kellékei a leltárra vonatkoztatva a következők:

- a "leltár" megnevezés feltüntetése,

- a leltár azonosítója, azaz hogy a leltár melyik vállalkozás, mely szervezeti egységére, leltározási körzetére, illetve mely eszközeire vonatkozik,

- a leltár fordulónapjának, készítésének időpontja,

- a leltározás során természetes mértékegységben megállapított adatok - leltározott eszközfajtánként,

- a leltározott tétel(ek) megnevezése, az azonosítás céljából szükséges leltári tétel jellemzőinek leírása, cikkszáma, gyártási száma, valamint

- a leltározók, leltárellenőrök neve és aláírása.

Szigorú számadás

A leltárfelvételi bizonylatokat szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A leltározási nyomtatványok készletéről olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó szervezeti egység, személy, a felhasznált mennyiség sorszám szerint azonosítható, emellett az adott eszköz, termék, alapanyag stb. felhasználásának időpontja is megállapítható. A szigorú számadású nyomtatványokkal (értve ezalatt a rontott példányokat is) az arra kijelölt felelősöknek el kell számolniuk.

Iratmegőrzés

A leltárt és a leltárkiértékelést - egyezően a beszámolóval, főkönyvi kivonattal - legalább 10 évig kötelező megőrizni.

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2003. december 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére