A teljesítés igazolása

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2003. november 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 67. számában (2003. november 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás

A beszállítók, vállalkozók akkor dőlhetnek hátra, ha teljesítették azokat a kötelmeket, amelyeket a szerződésben vállaltak. A teljesítés megtörténte alapozza meg jogukat arra, hogy a megrendelőjüktől igényelhessék a leszállított áru árának, a nyújtott szolgáltatás díjának megfizetését. A teljesítéssel az adott szerződéses kötelezettségeik is megszűnnek.

A teljesítés dokumentálása

A puszta tény azonban, hogy a beszállító, vállalkozó az árut leszállította, a munkát elvégezte, szolgáltatást teljesítette, a mindennapi üzleti életben nem elegendő ahhoz, hogy nyugodtan aludhassanak. A kötelezettségek teljesítésének menetét a szerződés megkötésének pillanatától kezdődően, lépésről lépésre, akár évekkel később is be kell tudniuk mutatni, bizonyítani. Ezt a célt szolgálja a teljesítés dokumentálása, amelyben a tapasztalatok a mai magyar vállalati szférában még igen komoly hiányosságokat mutatnak fel. Nem múltak el ugyanis azok a régi vélelmek, hogy a pontos dokumentálással, a dokumentumok másik féllel történő ellenjegyeztetésével a másik féllel szemben bizalmatlanságot sugallunk, hogy a teljesítés problémáit a helyszínen, baráti kapcsolatok, kölcsönös érdekek mentén, informális módszerekkel is rendezni lehet, illetve, hogy a "túlzottan sok" papírmunka szükségtelen, és az ahhoz való ragaszkodás a vállalatot a másik fél szemében "nevetségessé" teheti.

Pedig ha határainkon túlra tekintünk, illetve hazánkban külföldi vállalatokkal üzleti kapcsolatba kerülünk, látható, hogy mennyire nagy jelentőséget tulajdonítanak a professzionalista dokumentálásnak, különösen, ha még valamilyen minőségbiztosítási rendszer alkalmazására is sor kerül. Ezek a példák, az ésszerűség határain belül, megszívlelendők és követendők a magyar vállalatok számára is, mert ezáltal a vitás helyzetekből eredő kockázatok jelentősen csökkennek, illetve javulnak a kilátások arra, hogy a teljesítés akár vita nélkül is végbemehet.

A szerződés szövegezése

Az ügyletek teljesítésének dokumentálása, ahogyan arról már volt szó, a szerződés és mellékleteinek megfelelő kidolgozásával kezdődik. Ha a szerződésben nem világosak a felek kötelezettségei, azok gazdasági-pénzügyi-műszaki-jogi határai, már el is helyeztünk egy időzített bombát a szerződés lebonyolításának menetébe. Sok esetben a szerződés szövegezéséhez tartozik az is, hogy a felek a szerződésben, illetve annak mellékletében meghatározzák, hogy milyen dokumentumok fogják a teljesítést végigkísérni és igazolni, mi legyen azoknak a tartalma, illetve esetleg azokra nézve előre mintaszövegek is kidolgozhatók.

A teljesítés okmányolása

Ezt követi a teljesítés okmányolása.

Áruszállítás

Áruszállításnál idetartoznak

- a keretszerződésnél az eseti megrendelés, lehívás, a visszaigazolás;

- a szállítási értesítés (aviso), amelyben a beszállító közli néhány nappal, órával korábban, hogy a megrendelő mikorra készüljön fel a szállítmány érkezésére;

- az árut kísérő dokumentumok, mint a csomagjegyzék, gyártási műbizonylat, minőségi tanúsítványok, minőségbiztosítási bizonylatok;

- a különféle behozatali és kiviteli engedélyek, vámdokumentumok;

- a műszaki leírások, kezelési, felhasználási útmutatók;

- a fuvarlevelek, amelyek az áru továbbítására vonatkozó szerződés fontos elemeit tartalmazzák és az áruk mennyiség (tömeg, darabszám) szerinti átadásainak alapját képezik;

- az átadás-átvételi, illetve minőségmegvizsgálási jegyzőkönyvek.

Beruházások

Beruházásokra vonatkozó vállalkozási szerződések esetében e körbe tartoznak:

- a szerződéskötéskor még meg nem levő, később elkészítendő tervek (elsősorban kiviteli tervek), ütemtervek (kiviteli és fizetési);

- a kivitelezésről felveendő naplók (építési, szerelési);

- a minőségi tanúsítványok (pl. a felhasznált anyagokról), átadás-átvételi jegyzőkönyvek, illetve igazolások;

- az utó-felülvizsgálati eljárás dokumentumai.

Fontos lehet továbbá az ún. megvalósulási dokumentáció is, amely minden lényeges műszaki információt tartalmaz a kivitelezés menetére és a kivitelezett beruházásra vonatkozóan.

Szolgáltatások

Az egyéb szolgáltatásokra irányuló szerződéseknél e körbe tartozik mindenféle óra-, teljesítménykimutatás, teljesítési napló, teljesítésigazoló nyilatkozat, jegyzőkönyv.

A különféle szolgáltatásoknál nemcsak a szerződésszerű teljesítés igazolása céljából fontosak ezek a dokumentumok, hanem az adózás miatt is. Az ilyen szolgáltatások, pl. tanácsadás, piackutatás, vagyonőrzés, gyakran nem járnak materiális eredménnyel, amelyre az adóhatósági ellenőrzés során a megrendelő rá tud mutatni, és azt mondhatja, hogy erre költöttem a pénzemet, költségeim az adóbevallásban megjelentek. A teljesítés, számlázás és annak alapján a megalapozott költséglevonás csak megfelelő dokumentumok folyamatos vezetésével, illetve igazoltatásával bizonyítható.

Átadás-átvétel

Áruszállítás

Az áruszállítás teljesítésének két sarkalatos időpontja a mennyiségi, illetve a minőségi átadás-átvétel, amelyek általában időben elválnak egymástól, és az esetek nagyobb részében azok közül a beszállító, illetve képviselője csak az előbbin tud aktívan közreműködni. A mennyiségi átadás helye attól függ, hogy a fuvarozás a megrendelő vagy a beszállító feladata. Ennek megfelelően történhet a mennyiségi átadás a beszállító vagy megrendelő telephelyén, vagy valamilyen köztes helyen (pl. határon, logisztikai központban, vámudvarban).

A lényeg, hogy a felek képviseletében eljáró személyek írásban rögzítsék a darabszámot, illetve azonnal kiderüljön a mennyiségi hiány. Bizonyos esetekben már itt elvégezhető a minőségi vizsgálat, vagy annak legalább egy része, amelynek eredményeit célszerű ugyancsak rögzíttetni jegyzőkönyvben. Miután a minőségi ellenőrzés az esetek legnagyobb részében a megrendelő által, a beszállító távollétében történik, ez a szituáció a beszállító számára kockázatos lehet, hiszen nincsen ráhatása a vizsgálati módszerekre és azok eredményeinek helytállóságára. A beszállítónak tehát meg kell kísérelnie ezen kockázatok minimalizálását. Ennek eszköze lehet először is, hogy - a bevizsgáláshoz szükséges feltételek figyelembevételével - határidőt állapítanak meg a megrendelő számára, amely alatt a megvizsgálást el kell végeznie, illetve amely alatt a felfedezett hibákat köteles írásbeli formában és a hibák, illetve a hibák kiküszöbölésének módjára (kicserélés, kijavítás, árleszállítás) vonatkozó igényének megjelölésével közölni a beszállítóval. Ha ezt ki lehet egészíteni azzal, hogy a határidő után bejelentett minőségi kifogásokból a megrendelő nem érvényesíthet szavatossági vagy jótállási igényeket, az már egy komoly kockázatcsökkentés a beszállító, vállalkozó számára. Ha ez nem is lehetséges, ahhoz mindenképpen célszerű ragaszkodni, hogy a vizsgálati módszerek, eljárások, a vizsgált tulajdonságok, illetve a hibák meghatározását rögzítsék a szerződésben vagy annak mellékletében.

Ugyancsak ügyelni kell arra is, hogy a szerződésben előírt különböző, a beszállító által az árukkal együtt átadandó dokumentumok (pl. kezelési útmutatók) átadása megtörténjen.

Beruházások

Az átadás-átvételi procedúra rendkívül sokféle módon konstruálható meg attól függően, hogy mi volt a beruházás természete. A lényeg, hogy a szerződés világosan, félreérthetetlenül rögzítse az eljárást, megállapítva a lépéseket, a felekre irányadó határidőket, a határidők elmulasztásának következményeit az elvégzendő vizsgálatokat, próbákat, teszteket, azok módszereit, a vizsgálandó tulajdonságokat, teljesítményeket, paramétereket, az átadás-átvételt akadályozó (lényeges), illetve azt nem hátráltató (nem lényeges) hibákat, hiányosságokat, az átvétel megtagadásának feltételeit és következményeit, a hibajegyzékkel való átvétel esetén a hibák kijavításának feltételeit.

Naplózás

A beruházásoknál a teljesítés folyamatos igazolása, a teljesítés akadályainak rögzítése a vállalkozó, alvállalkozó szempontjából kardinális kérdés. Ezeken alapul ugyanis egyfelől a részteljesítések átadása-átvétele, és ha ahhoz kifizetések is tartoznak, a részszámlák kibocsátása, továbbá a teljes végső átadás-átvételi procedúra, illetve a végszámlázás. * A beruházásokkal kapcsolatos teljesítés dokumentálásának legfőbb eszköze a kivitelezési (építési, szerelési) napló. Lehetőség szerint ebben kell megjeleníteni a teljesítés valamennyi körülményét. A naplózás építési beruházások esetében jogszabályi kötelezettsége a feleknek, és a jogszabály meghatározza annak minimális tartalmát is. A felek persze a naplótartalmat megállapodásuk alapján más tartalmi elemekkel is kiegészíthetik. Célszerű a szerződésben vagy a mellékletében e tartalmi követelményeket előre rögzíteni. * Sajnálatosan nem ilyen jó a helyzet minden más, az építésen kívüli beruházás esetén. Ott ugyanis nincs kötelezően előírva a naplózás, ezért csak a felek ilyen irányú megállapodása esetén igényelheti a vállalkozó, alvállalkozó a napló vezetését, de ezt a megrendelő már könnyebben szabotálhatja, mint jogszabályi kötelezettség esetén. Ilyenkor még fontosabb, hogy a szerződés pontosan rögzítse a naplóvezetés és igazolás kötelezettségét, annak tartalmát, esetleg mintáját. * A napló által tartalmazandó bejegyzések tulajdonképpen a teljesítés összes körülményének leírását jelentik, így az elvégzett munkákat, beszállított árukat; a munkaerő létszámát és a felhasznált eszközöket, azok munkaidejét (emelőgépek, földmunkagépek, szállító járművek stb.); az időjárási viszonyokat; a teljesítést akadályozó körülményeket, mint például a megrendelő által biztosítandó munkafeltételek (helyszín, energia, távközlés, elhelyezés, anyagok stb.) hiányát, késedelmét, más vállalkozók vagy beszállítók vállalkozó, alvállalkozó teljesítéséhez szükséges teljesítményeinek hiányát vagy késedelmét, a rossz időjárási viszonyokat, a vis maior körülményeket; a többletmunkák megrendelését; az egyes teljesítési egységek lezárásait, átvételét. * Ellenjegyzés * Ahhoz azonban, hogy a napló komoly bizonyító erővel rendelkezzen, nem elegendő, ha a vállalkozó, alvállalkozó képviselője a fenti bejegyzéseket megteszi, hanem az is szükséges, hogy azokat a megrendelő képviselője igazolja. Ezért kell a vállalkozási szerződéseknek tartalmazni kötelezettségként, hogy a naplót a vállalkozó, alvállalkozó képviselője vezeti, és azt bizonyos időszakonként a megrendelő képviselője ellenjegyzi. Az ellenjegyzést csak akkor tagadhatja meg, ha a vállalkozói bejegyzések valótlanok vagy ellentétesek a szerződéssel. * Ellenvélemény, egyeztetés * A megrendelő képviselője természetesen a naplóba ellenvéleményt is bejegyezhet, ilyen esetben gondoskodni kell a kialakult vita feloldásának módjáról. Ez természetesen nem eredményezheti, hogy hosszú hónapokig álljon a kivitelezés, ezért vagy egy gyors és mindkét fél által - legalábbis az adott helyzetben - elfogadott szakértői eljárás, vagy egy rövid határidős egyeztetési és megállapodási kötelezettség írható elő, vagy - attól függően, hogy milyenek voltak a tárgyalási pozíciók a szerződés megkötésekor - a vállalkozó, alvállalkozó köteles a teljesítést a vita rendezése során folytatni, illetve ennek ellentéteként jogosult a teljesítést a vita rendezéséig felfüggeszteni

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2003. november 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére