A beszámoló készítésének főbb szabályait, kereteit a számviteli törvény határozza meg. A számviteli törvény rendelkezik a könyvvezetési kötelezettségről, amely mindig a beszámoló formájától függ. A számviteli törvény szerinti könyvvezetés, valamint nyilvántartás az alapja a társasági adó és az iparűzési adó számításának is.
A gazdálkodó szervezetek működéséről, vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetük alakulásáról beszámolót kell készíteni. A beszámoló készítéséhez az üzleti év eseményeit tartalmazó könyvvezetést használjuk fel. A beszámoló készítését megelőzően a könyveket le kell zárni. A könyvvezetés támasztja alá a beszámoló adatait.
A kettős könyvvitelt vezető vállalkozásoknak a fentieken túl letétbe kell helyezniük és közzé is kell tenniük mérlegüket.
Ahol kötelező a könyvvizsgálat, a könyvvizsgáló által előzetesen hitelesített beszámolót a gazdálkodó alapító szerve jóváhagyja, majd ezt követően a könyvvizsgáló végleges záradékával ellátott beszámolót letétbe kell helyezni, és természetesen közzé is kell tenni.
Jogosultság a beszámoló elkészítésére
A beszámoló készítése szabályozott formában történik. Felkészült, elméleti és gyakorlati tudással rendelkező szakemberek képesek ellátni a beszámoló elkészítéséhez szükséges feladatokat. 2003. január 1-jével lépett hatályba a számviteli törvénynek az az előírása, amely szerint a 2003. január 1-jét követően induló üzleti évekről készített beszámolót csak az előírt képesítéssel és gyakorlattal rendelkező szakember készítheti el, illetve a beszámoló összeállításához szükséges könyvvezetést is ilyen személynek kell felügyelni.
Az üzleti évet megelőző két üzleti év átlagában 10 millió forintot meghaladó éves nettó árbevételt elérő vállalkozó a könyvviteli szolgáltatás irányításával, vezetésével, az éves beszámoló, az egyszerűsített éves beszámoló elkészítésével olyan természetes személyt köteles megbízni, illetve alkalmazni, aki okleveles könyvvizsgálói képesítéssel, vagy mérlegképes könyvelői képesítéssel rendelkezik, és aki szerepel a számviteli törvény vonatkozó előírásai szerinti nyilvántartások valamelyikében, továbbá rendelkezik a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel. (A vállalkozónak lehetősége van arra is, hogy számviteli szolgáltató társaságot kérjen fel a fentiekben meghatározott feladatok ellátására.)
Az ismertetett előírást a 2002-ben indult üzleti évekről összeállított beszámoló elkészítésénél azonban még nem kell figyelembe venni.
Üzleti év
A beszámolóról elmondhatjuk, hogy az minden esetben egy meghatározott időtartamot ölel fel. Ez az időtartam az üzleti év, amely általában megegyezik a naptári évvel, de attól eltérő is lehet. Ilyen eltérések kapcsolódnak például a társaságok alapításához, átalakulásához, egyes megszűnési formákhoz, valamint az alapító személyéhez (külföldi anyavállalat leányvállalata).
Az üzleti év tartama
Az üzleti év általában 12 hónap. Figyelemmel azonban arra, hogy a naptári évtől eltérő üzleti év választása hatással van az eredményre, annak megállapítására, ezen keresztül az osztalék fizetésére, valamint az adózásra egyaránt a létesítő okiratban meg kell határozni az üzleti év kezdetét és végét, vagyis a fordulónapot.
Előtársaság
Eltérő az üzleti év időtartama az előtársasági időszakban. A jogelőd nélkül alapított vállalkozónál az időszak kezdete az alapítás napjától indul, az időszak lezárásának időpontja pedig a cégbejegyzési kérelem elfogadásától, vagyis a cégjegyzékbe történő bejegyzésig terjedő (esetleg a cégbejegyzés iránti kérelem jogerős elutasításának napjáig terjedő) napig tartó időszak. A teljesség kedvéért megemlítjük, hogy akkor sem kell külön mérleget készíteni, ha december 31. napja beleesik az előtársasági időszakba. A jogelőd nélkül alapított vállalkozó az előtársasági időszak napját követő 90 napon belül köteles könyvvezetéssel alátámasztott beszámolót készíteni.
Vámszabad területi és devizakülföldi társaságok
A vámszabad területi és devizakülföldinek minősülő társaságoknál a társasági szerződésben kell rögzíteni, hogy melyik konvertibilis devizában adják meg a beszámoló adatait. Ha változtatják a devizanemet, akkor az áttérést megelőző és az azt követő időszak önálló üzleti évnek számít.
Társaságok átalakulása
Egy üzleti évnek számít az átalakulás során megszűnő vállalkozónál (beolvadó, összeolvadó, kiváló, szétváló társaságok) az előző üzleti év mérlegfordulónapját követő naptól az átalakulás cégbírósági bejegyzésének napjáig terjedő időszak. Az átalakulással létrejövő új vállalkozónál az átalakulás cégbírósági bejegyzésének napját követő naptól az általános szabályok, a folyamatos működés szerint, az üzleti év végeként megjelölt napig terjed az üzleti év.
Végleges vagyonmérleget és végleges vagyonleltárt mind az átalakuló, mind az átalakulással létrejövő gazdasági társaságnak a cégbírósági bejegyzés napjára – mint mérlegfordulónapra – készítenie kell, amelyet a bejegyzést követő 90 napon belül letétbe kell helyeznie.
Felszámolás, végelszámolás
Felszámolás, végelszámolás esetén az előző üzleti év mérlegfordulónapját követő naptól a felszámolás, végelszámolás kezdő időpontját megelőző napig tart az üzleti év. A felszámolás időszaka egy üzleti évnek számít, függetlenül annak időtartamától.
A végelszámolás folyamán 12 hónap egy üzleti év (illetve üzleti évek, elhúzódó végelszámolás esetén). Az utolsó üzleti év 12 hónapnál rövidebb is lehet, illetve a gyakorlatban általában rövidebb is. Az üzleti év(ek)ről a végelszámolás befejezését követően – utólag – kell beszámolót készíteni.
Külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe
Az üzleti év a naptári évtől eltérhet a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepeinél, amennyiben az a külföldi székhelyű cégnél is eltér. A külföldi anyavállalat konszolidálásba bevont leányvállalatánál, valamint e leányvállalat leányvállalatánál a naptári évtől eltérő lehet az üzleti év, ha az a külföldi anyavállalatnál eltér. Ezt a szabályt a hitelintézetnél, a pénzügyi vállalkozásoknál, valamint a biztosítóintézeteknél azonban nem lehet alkalmazni.
Az üzleti év mérlegfordulónapjának újabb megváltoztatása csak három, beszámolóval lezárt üzleti év után lehetséges, vagy ha – amennyiben az anyavállalat megváltozik – azt a létesítő okiratban szerepeltetik.
A fordulónap változtatása esetén, a változással érintett beszámoló kiegészítő mellékletében be kell mutatni a korábbi időszakról készített beszámoló mérleg- és eredménykimutatásának összehasonlítható adatait is.