A társadalombiztosítási évzáráskor a foglalkoztató köteles nyilvántartásba venni a tevékenységében személyesen közreműködő biztosított személyek adatait, hogy abból a munkavégzés kezdetétől megállapíthatóak legyenek a jogszabályokban meghatározott azonosítók.
Az egészségbiztosítási, a nyugdíj-biztosítási és a magánnyugdíjrendszer működése érdekében olyan nyilvántartás működik, amely biztosítja a befizetések nyilvántartását és az ellátás megállapításához szükséges adatokat. A nyilvántartás tartalmazza a foglalkoztatók és a biztosítottak által törvényben előírt kötelezettségeik teljesítéséhez szolgáltatott adatokat, amelyből megállapítható a biztosított javára megfizetett, illetőleg a tőle levont járulék alapja, összege és a biztosítási jogviszony időtartama, valamint a biztosítottat megillető ellátások megállapításához szükséges adat. Munkaerő-kölcsönzés esetében a foglalkoztatott munkavállaló nyilvántartásba vétele a kölcsönbeadó kötelezettsége.
A nyilvántartások lezárása
A fentiekben meghatározott nyilvántartást a foglalkoztatónak minden év végen le kell zárnia, archiválnia kell. (Az adatszolgáltatási kötelezettséget a tárgyévet követő év március 31-éig kell teljesíteni.)
Igazolásadási kötelezettség
A foglalkoztató a tárgyévet követő év január 31-éig – a jövedelemigazoláshoz csatoltan – köteles a nyilvántartás adataival egyező igazolást adni a biztosított részére a tárgyévben levont járulékok (tagdíj) összegéről és az azok alapjául szolgáló jövedelmekről. A biztosítással járó jogviszony év közben történő megszűnése esetén az igazolást soron kívül kell kiadni.
Nyugdíjbiztosítási Egyéni Nyilvántartó Lap
A társadalombiztosítási egyéni nyilvántartás részeként Nyugdíjbiztosítási Egyéni Nyilvántartó Lapot (NYENYI Lap) kell kiállítani.
Nyilvántartó lapot köteles kiállítani a foglalkoztató
– a munkaviszonyban, közalkalmazotti, illetőleg közszolgálati jogviszonyban, ügyészségi szolgálati jogviszonyban, bírósági jogviszonyban, igazságügyi alkalmazotti szolgálati viszonyban, hivatásos nevelőszülői jogviszonyban álló személyről, tekintet nélkül arra, hogy teljes vagy részmunkaidőben történik a foglalkoztatása;
– a szövetkezet tagjáról, ha a szövetkezet tevékenységében munkaviszony keretében személyesen közreműködik, vállalkozási jellegű jogviszonya keretében akkor, ha biztosítottnak minősül;
– a kiegészítő tevékenységet folytatónak nem minősülő társas vállalkozóról;
– a díjazás ellenében munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében (bedolgozói, megbízási, felhasználási szerződés alapján, egyéni vállalkozónak nem minősülő vállalkozási jellegű jogviszonyban, segítő családtagként) személyesen munkát végző személyről, amennyiben az e tevékenységéből származó tárgyhavi járulékalapot képező jövedelme eléri a tárgyhónapot megelőző hónap első napján a minimálbér havi összegének harminc százalékát, illetőleg naptári napokra annak harmincadrészét (tehát biztosítottnak minősül). Munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében munkát végző személynek kell tekinteni azt is, és nyilvántartó lapot kell kiállítani, aki alapítvány, társadalmi szervezet, társadalmi szervezetek szövetsége, társasházközösség, egyesület, köztestület, közhasznú társaság, kamara, gazdálkodó szervezet – ide nem értve, a gazdasági társaságok társas vállalkozónak minősülő üzletvezetőit, ügyvezetőit – választott tisztségviselője, továbbá a Munkavállalói Résztulajdonosi Program szervezeteinek, az önkéntes kölcsönös biztosítópénztárak, a magánnyugdíjpénztárak választott tisztségviselője, a helyi önkormányzat választott képviselője, társadalmi megbízatású polgármester, amennyiben járulékalapot képező jövedelemnek minősülő tiszteletdíja eléri a tárgyhónapot megelőző hónap első napján érvényes minimálbér havi összegének harminc százalékát, illetőleg naptári napokra annak harmincadrészét (biztosítottnak minősül).
Nyilvántartó lapot kell kiállítani továbbá
– a tanulószerződés alapján szakképző iskolai tanulmányokat folyató tanulóról a gazdálkodó szervezetnek, egyéni vállalkozónak;
– a keresetpótló juttatásban, munkanélküli-járadékban, nyugdíj előtti munkanélküli-segélyben részesülő személyről, az ellátást megállapító és folyósító szervnek;
– a gyermekgondozási segélyben, a gyermekgondozási díjban, a gyermeknevelési támogatásban, az ápolási díjban részesülő személyekről, a segélyt, a díjat, illetve a támogatást folyósító szervnek;
– az egyházi személyről, a szerzetesrend tagjáról az illetékes egyház központi szervének,
– az egyéni vállalkozónak a saját biztosításával összefüggő adatairól,
– a biztosítás megszűnését követően táppénzben, baleseti táppénzben, terhességi-gyermekágyi segélyben, gyermekgondozási díjban részesülő személyről az ellátást megállapító és folyósító egészségbiztosítási pénztáraknak (kirendeltségnek), a társadalombiztosítási kifizetőhelyet működtető foglalkoztatónak, illetve a központosított illetmény-számfejtési szervnek, ha az ellátást megállapították és folyósították.
Nem kell nyilvántartó lapot kiállítani a saját jogú nyugdíjas foglalkoztatott személyről (kivéve az úgynevezett rögzített nyugdíjjal rendelkező személyt).
A nyilvántartó lap beküldése
A nyilvántartó lap kiállítására kötelezett foglalkoztatónak a nyilvántartó lap adattartalmát az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság által rendszeresített és a területileg illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatóság (kirendeltség) által a kötelezett részére térítésmentesen rendelkezésre bocsátott számítógépes programmal kell előállítania, és az adatszolgáltatási kötelezettséget számítógépes adathordozón kell teljesítenie. A programmal kinyomtatható nyilvántartó lapok elsősorban ellenőrzési célt szolgálnak, azokat az adatszolgáltatáskor nem kell az illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatóság (kirendeltség) részére megküldeni.
Adatszolgáltatás nyomtatványon
Az a foglalkoztató, amely 5 főnél kevesebb biztosítottat foglalkoztat, továbbá az egyéni vállalkozó az előírt nyomtatványon is teljesítheti az adatszolgáltatást. Ugyanakkor teljesítettnek számít az adatszolgáltatás abban az esetben is, ha a foglalkoztató és az egyéni, vállalkozó, illetőleg képviselőik által személyesen közölt hitelt érdemlő adatokat a nyugdíj-biztosítási igazgatási szervnél számítógépes adathordozón rögzítik.
A nyomtatványok kitöltésére különösen nagy gondot kell fordítani, mert azokat optikai karakterfelismerő programmal dolgozzák fel, ezért fontos a gondos és pontos kitöltés. A lapot kizárólag nagybetűvel, fekete vagy kék színű irónnal szabad kitölteni. A kitöltést egyenletes vonalvastagságot adó, jó minőségű eszközzel kell elvégezni. Tilos a piros vagy zöld szín, valamint az elfolyó, szétkenődő eszköz használata. A kitöltés során ügyelni kell arra, hogy egy kockába csak egy karaktert helyezzünk el. Lényeges az is, hogy a kockából a karakter nem lóghat ki és nem érhet össze a szomszédos karakterekkel.
Az adathordozó igénylése
A nyilvántartó lap kiállítására kötelezett foglalkoztató a számítógépes programot, illetőleg a nyomtatványt az erre a célra rendszeresített "Adatlap" kitöltésével és leadásával a területileg illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatóságon igényelheti, amelyről visszaigazolást kap.
A nyilvántartó lap lezárása
A nyilvántartó lapot a foglalkoztatónak – ideértve az adatszolgáltatást szerződés (megállapodás) alapján teljesítő más szervet is – a tárgyév december 31. napjával minden biztosítottra vonatkozóan le kell zárnia, és a biztosítottak születési dátuma szerinti rendezettségben a jegyzék, valamint az adathordozó átvételekor a nyugdíj-biztosítási igazgatóság (kirendeltség) által kiadott visszaigazoló lap kíséretében a tárgyévet követő év március 31-éig a területileg illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatóság (kirendeltség) részére meg kell küldenie.
Soron kívüli lezárási kötelezettség
A nyilvántartó lapot soron kívül le kell zárni, és a területileg illetékes nyugdíj-biztosítási igazgatóság (kirendeltség) részére meg kell küldeni, ha
– a biztosított a nyugdíj (a megváltozott munkaképességűeket megillető rendszeres pénzellátás) megállapítására terjeszt elő igényt, illetve ha
– a biztosított jogán hozzátartozói, baleseti hozzátartozói igényt terjesztenek elő, és a nyugdíjigényt elbíráló szerv a nyilvántartó lap lezárását kéri.
A fentiekben ismertetett rendelkezés arra az egyéni vállalkozóra is vonatkozik, akinek tevékenységmegszüntetése miatt szűnik meg a biztosítási kötelezettsége.
Adatszolgáltatás jogutód nélküli megszűnéskor
Abban az esetben, ha a nyilvántartó lap vezetésére kötelezett foglalkoztató jogutód nélkül megszűnik, az adatszolgáltatást a megszűnést követő 30 napon belül kell teljesíteni.
Jegyzék a nyilvántartó lapról
A nyilvántartó lapokról két példányban jegyzéket kell készíteni.
A jegyzék tartalma
A jegyzéknek tartalmaznia kell
– a sorszámot,
– a biztosított nevét,
– a biztosított anyja nevét,
– születési dátumát, valamint
– taj-számát.
A jegyzéket a foglalkoztatónak cégbélyegzővel és cégszerű aláírással kell hitelesítenie. A közölt adatok teljességéért és valódiságáért, illetőleg hitelességéért a nyilvántartó lap kiállítására kötelezett felel. Amennyiben a nyilvántartó lap kiállításával a foglalkoztató egyéb szervet vagy személyt (például könyvelőt) bíz meg, a közölt adatok valódiságáért ebben az esetben is az adatszolgáltatásra kötelezett foglalkoztatót terheli a felelősség.
A nyilvántartó lap egyes adatai
A foglalkoztató adatai
A rovatokba értelemszerűen kell az adatokat bejegyezni (cégnév, adószám, társadalombiztosítási törzsszám, folyószámlaszám, székhely, telephely, családtámogatási kifizetőhely, társadalombiztosítási hely). A foglalkoztatók adatait akkor kell módosítani – mégpedig a "Megjegyzés" rovatban -, ha a regisztráció és az adatszolgáltatás közötti időszakban azok megváltoztak.
A biztosított személy adatai
A biztosított neme rovatba az "N" (nő) vagy "F" (férfi) megjelölés beírása kötelező. A biztosított neve, anyja neve és a születési hely nem lehet üres, és nem lehet benne olyan karakter, ami névben nem fordul elő. Fel kell tüntetni a névnél használt dr., ifj., özv. stb. megjelöléseket. Azonosítás céljából köteles a foglalkoztató a biztosított taj-számát, anyja nevét, születési helyét és idejét is megadni. Ennek hiányában a nyilvántartó lapot a társadalombiztosítási szervek nem fogadják el, és azt az adatközlő foglalkoztatónak hiánypótlásra visszaadják.
Az alkalmazás minősége rovatban a foglalkoztatás (szolgálatiidő-szerzés) jogcímét és kódját kell feltüntetni. A teljesség kedvéért megemlítjük, hogy az úgynevezett alkalmazási minőségeket egy táblázat tartalmazza, amelyet a társadalombiztosítási szervek az adatszolgáltatók rendelkezésére bocsátanak.
Biztosításban töltött idő
A biztosítási időt biztosítási időszakonként, azon belül bontva kell közölni. Az egyidejűleg több biztosítással járó jogviszonyban álló személy biztosításának fennállását mindegyik jogviszonyban külön-külön kell jelölni. A többes jogviszonyban álló személyek másik foglalkoztatóját a megjegyzés rovatban kell szerepeltetni.
Nyugdíjjárulék-köteles jövedelem
Ebbe a rovatba kell beírni az időszakra vonatkozó nyugdíjjárulék-köteles jövedelem összegét. Figyelembe kell venni a nyugdíjjárulék felső határát is. Amennyiben a biztosított részére a naptári év folyamán nyugdíjjárulék-köteles jutalmat vagy év végi részesedést fizettek ki, azt egy összegben kell felvezetni. A nyugdíjjárulék összege rovatba a biztosított által fizetendő nyugdíjjárulék összegét kell egy összegben beírni.
A nyugdíj-biztosítási járulék rovatba a járulékalapot és a nyugdíj-biztosítási járulék összegét kell bejegyezni.
Gyes, gyed
Ha a tárgyévben a biztosított gyesben, illetve gyedben részesült, és ezt megelőzően, vagy ezt követően a biztosítási jogviszonyából is származott járulékköteles jövedelme, akkor a gyes, illetve gyed összegét az említett jövedelmektől elkülönítve, külön sorban kell közölni.
Biztosítás szünetelése
A biztosítás szünetelése, vagy a munkabérrel ellátatlanság ideje, kódja, jogcíme rovatba értelemszerűen az idetartozó adatok kerülnek. A biztosítási jogviszony ideje alatt kezdődött és annak megszűnését követő időre történő táppénz, baleseti táppénz, terhességi-gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj folyósításának időtartamát az ellátást megállapító és folyósító szervnek kell közölnie.
Munkakör, foglalkozás
Ezekbe a rovatokba a biztosított által ténylegesen betöltött munkakör pontos megjelölése és időtartama mellett a Központi Statisztikai Hivatal által kiadott Foglalkozások Egységes Osztályozási Rendszerében (FEOR) a munkakörre megadott jelzőszámot kell feltüntetni.
A korkedvezmény igénybevételére jogosító munkakör megnevezését, időtartamát a megjegyzés rovatban külön kell közölni. Munkakörváltozás esetén az új munkakört, a változás időpontját és a FEOR számot a következő sorba kell beírni.
Munkaidő
A munkaidővel kapcsolatos rovatokba a biztosított munkaszerződés szerinti heti munkaidejét kell rögzíteni. Ha a biztosított munkaideje a rá irányadó rendelkezések szerint teljes, illetőleg az adott munkakörre irányadó, jogszabályban meghatározott munkaidőt eléri, a munkaórák számát a "Heti teljes" rovatba, a tartamát pedig a "Dátum tól-ig" rovatba kell beírni.
Amennyiben a biztosított munkaideje a teljes, illetőleg az adott munkakörre irányadó, jogszabályban meghatározott munkaidőt nem éri el, a "Rész" rovatba kell a munkaórák számát, a "Tól-ig" rovatba pedig a részmunkaidőben foglalkoztatás tartamát bejegyezni. Amennyiben a munkaidő év közbeni változása miatt "Rész" és "Teljes" típusú változás történik, akkor a biztosítási időt, a járulékalapokat és járulékösszegeket megbontva kell közölni a teljes és a részmunkaidős időszakokra vonatkozóan. Ha a biztosított csak a naptári hét egyes napján végez munkát, a ténylegesen munkában töltött napokat a "Megjegyzés" rovatban kell feltüntetni. Amennyiben a munkában töltött napok előre nincsenek meghatározva, a "Megjegyzés" rovatba a napok számát kell beírni. Ha a biztosított munkaideje nincs meghatározva, illetve nem mérhető, úgy ezt a tényt kell közölni.
Végkielégítés
A jelenleg hatályos társadalombiztosítási jogszabályok rendelkezése szerint végkielégítéssel biztosítási időt már nem lehet szerezni. Amennyiben a biztosított a törvényben meghatározott végkielégítésben részesült, a végkielégítés miatt meghosszabbodott biztosítási idő utolsó napja rovatba a végkielégítéssel meghosszabbodott biztosítási idő utolsó napját kell beírni.
Magán-nyugdíjpénztári tagság
A magánnyugdíjpénztár tagja esetében a biztosított által fizetendő nyugdíjjárulék mértéke 2 százalék. A vonatkozó adatokat, így a tagsági jogviszony kezdetét és annak tárgyévre vonatkozó megszűnését ebben a rovatban kell feltüntetni.
Magán-nyugdíjpénztári tag esetén a megszűnés rovatot csak akkor kell feltüntetni, ha a biztosított tagsága a biztosítási idő alatt, vagy a biztosításban töltött idő megszűnésével egyidejűleg szűnt meg. Ha a foglalkoztatónak a nyilvántartó lap leadását követően jut a tudomására, hogy a biztosított magán-nyugdíjpénztári tagsága az előző évben (lezárt időszakban) megszűnt, úgy a leadott okmány módosítását köteles végrehajtani.
Az összeállítást készítette:
Nyilvántartó lap vezetése társas vállalkozás tagjárólA társas vállalkozás kiegészítő tevékenységet folytatónak nem minősülő tagjáról bizonyos eltérésekkel kell vezetni a nyilvántartó lapot. * A biztosítási kötelezettség terjedelme * A társas vállalkozó biztosítási kötelezettsége * a gazdasági társaság (közkereseti, betéti, korlátolt felelősségű), a közhasznú társaság, valamint a szabadalmi ügyvivői társaság tagja esetében a tényleges személyes közreműködési kötelezettség kezdete napjától annak megszűnése napjáig, * egyéb esetben (gépjárművezető-képző munkaközösség, ügyvédi iroda, oktatói munkaközösség) pedig a társas vállalkozásnál létesített tagsági jogviszony létrejötte napjától annak megszűnése napjáig tart. * A személyes közreműködés kezdete * A társasági szerződésben meghatározott személyes közreműködés kezdetének azt a napot kell tekinteni, amikor a tag ténylegesen megkezdi a személyes közreműködést. Amennyiben ez a nap nem állapítható meg, úgy a társasági szerződésben meghatározott időpont az irányadó, ennek hiányában pedig kezdőnapnak azt a napot kell tekinteni, amikor a társaság a tevékenységét a gazdasági társaságokról szóló törvény rendelkezései szerint megkezdheti. * Biztosításban töltött idő * A "Biztosításban töltött idő tól-ig" rovatba a gazdasági társaság tagja esetében a tényleges személyes közreműködési kötelezettség kezdetének, illetőleg megszűnésének napját kell beírni. Egyéb esetben a tagsági jogviszony létrejöttének és megszűnésének az időpontját kell közölni. Az arányos szolgálati idő naptári napjainak számát a biztosított társas vállalkozó vonatkozásában nem kell kitölteni. * A minimálbér figyelembevétele, munkakör * Abban az esetben, ha a társas vállalkozó egyidejűleg legalább heti 36 órás munkaidővel járó munkaviszonyban áll, illetőleg közép- vagy felsőfokú oktatási intézmény nappali tagozatán folytat tanulmányokat, a társadalombiztosítási és nyugdíjjárulék alapjaként a minimálbért nem kell figyelembe venni, a járulékok alapja a ténylegesen kiosztott járulékalapot képező jövedelem. A munkakör, foglalkozás rovatba ilyenkor a személyes közreműködés alapján ellátott munkakört kell beírni. * Tagsági viszony és szolgálati idő * Társas vállalkozás tagja esetében az adott társas vállalkozás tagjának e címen szerzett szolgálati idejét csak akkor lehet figyelembe venni, ha a társas vállalkozásnak a tagok után társadalombiztosítási- vagy nyugdíjjárulék-tartozása nincs |