A cégutakkal kapcsolatos adózási szabályokat alapvetően az határozza meg, hogy mi a célja az utazásnak: munkavégzés, vagy esetleg üdülés, pihenés. A gazdasági tevékenységet szolgáló hivatali utazás elismert költség, adófizetési kötelezettséget nem keletkeztet. Ezzel szemben adózási konzekvenciákkal kell számolni akkor, ha a személyes szükségletet (is) célzó utazási költségeket a társaság finanszírozza.
Hivatali utazás
Hivatali, üzleti utazásról – a személyijövedelemadó-törvény fogalommeghatározása szerint – akkor beszélünk, ha a magánszemély a saját jövedelmének megszerzése érdekében, vagy az őt foglalkoztató kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében utazik. Ez alól kivétel a munkába járás, ugyanis a személyijövedelemadó-törvény szabályai szerint ez nem számít hivatali utazásnak.
Kiküldetés, kirendelés
A hivatali utazás legjellemzőbb esete a kiküldetés, kirendelés. Kiküldetés vagy kirendelés alatt a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzést kell érteni. A fogalom meghatározásából jól látszik, hogy kiküldetés, kirendelés csak a munkaadó-alkalmazott kapcsolatában értelmezhető, ettől eltérő jogviszonyokban nem. A kiküldetés belföldön és külföldön egyaránt megvalósulhat.
Külföldi kiküldetés
A külföldi kiküldetés – a kiküldetéshez képest – szélesebben értelmezhető fogalom. Ennek számít, ha a magánszemély a Magyar Köztársaság területén kívül – külföldön – tartózkodva szerzi a jövedelmét, vagy végzi a kifizető, a kiküldő tevékenységével összefüggő feladatát, és ennek érdekében utazik külföldre. Külföldi kiküldetésnek számít különösen a külszolgálat, amely a munkáltató által elrendelt, külföldön történő munkavégzést jelenti, függetlenül annak időtartamától.
Igazolás, dokumentálás
Fontos annak igazolása, hogy a cégútra valóban a társaság tevékenysége érdekében van szükség. Ezt pedig annak kell bizonyítania, akinek a szabály alkalmazhatósága, illetőleg érvényesíthetősége az érdekében áll. Az igazolás formáját az adótörvények nem írják elő, ezért ilyenkor is az általános szabályok a mérvadók. Minden egyes hivatali, üzleti utazás előtt dokumentumokkal alá kell támasztani, hogy az a cég üzleti érdekei miatt szükséges. Ezek a bizonylatok lehetnek belső bizonylatok, vagy a szervezésre, a reklámra, a programra vonatkozó iratok, amelyek igazolják a tárgyalás, üzleti megbeszélés, piackutatás, konferencia stb. tényét. Ha az utazáson nem a társaság munkavállalója, személyesen közreműködő tagja, választott tisztségviselője vesz részt (ez csak külföldi kiküldetés esetén lehetséges), hanem más magánszemély, akkor a vele kötött megbízási szerződésben kell rögzíteni az elvégzendő feladatokat. A hivatali utazás költségelszámolásának nem feltétele, hogy az út kézzelfogható gazdasági eredményt hozzon, a dokumentumokkal alátámasztott utazás még elismert költségnek számít.
A kiküldetési rendelvény tartalma, adatszolgáltatásA kiküldetési rendelvényen szerepeltetni kell a hivatali utazások célját, időtartamát, útvonalát, az utazáshoz használt gépkocsi futásteljesítményét, üzemanyag-fogyasztási normáját, a gépkocsi használata idején az APEH által közzétett üzemanyagárat, a mindezek alapján, illetve a 3 Ft/km normaköltség figyelembevételével számított utazási költséget, valamint – belföldi kiküldetés esetén – a jogszabály szerint adott élelmezési költségtérítést. * Ha a munkáltató a kiküldetési rendelvényben szereplő – akár külföldi, akár belföldi – utakra a jogszabály szerinti mértéket fizeti, akkor nincs adatszolgáltatási kötelezettsége, az alkalmazottnak pedig – ha csak ilyen költségtérítést kap – nem kell önadózóvá válnia, adóbevallását – az egyéb törvényi feltételek megléte esetén – a munkáltatója is elkészítheti. Abban az esetben, ha a munkáltató az általános személygépkocsi-normaköltségnél többet fizet a dolgozónak, akkor a magánszemély vagy elfogadja a jogszabályban meghatározott mértéket és a különbözet után adózik, vagy a tételes költségelszámolást választja. Ez utóbbi esetben ugyanazokat az elszámolási és nyilvántartási szabályokat kell alkalmaznia, mint az egyéb költségtérítéseknél. |
A hivatali utazás költségei
A hivatali utazás jellegzetes költségei közé a szállásköltségek, az utazási költségek, a napidíjak és az egyéb költségek számítanak.
Szállásköltségek
A hivatali, üzleti utazás során a szállás biztosítása a kiküldő feladata és az ő költsége. A jövedelemadó-törvény a szállásköltség ellenértékét egészében úgy minősíti, hogy azt nem kell a magánszemélynél bevételként figyelembe venni. Igaz ez a szabály abban az esetben, ha a magánszemélynek a kifizető a nevére szóló számla alapján téríti meg a szállásra fordított kiadásait, vagy ha ezt a magánszemély megelőlegezi, és a kifizető utólag téríti meg szintén a nevére szóló számla, bizonylat alapján. Emellett elfogadható az a megoldás is, hogy a kiküldő a magánszemély nevére szóló bizonylat alapján téríti meg a szállás ellenértékét.
A reggeli étkezés elszámolása
A hatályos szabályozás szerint nem kell vizsgálni, hogy a szálláshely árában felszámítják-e a reggeli étkezés ellenértékét vagy sem. Ugyanis a törvényben most már nevesítetten is szerepel, hogy a jövedelem kiszámítása során nem kell figyelembe venni a hivatali utazáshoz kapcsolódó szálláshely árában szokásosan felszámított reggeli étkezés ellenértékét sem.
Utazási költségek
Utazási jegy
A hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékének megtérítésére is igaz, hogy ezt a magánszemély jövedelmének megállapításánál nem kell figyelembe venni. Ennek nem feltétele, hogy a kifizető nevére szóló számlát adjon át a magánszemély az ellenérték igazolására, elegendő a jegy átadása és megőrzése. Értelemszerűen nem keletkezik a magánszemélynél bevétel abban az esetben sem, ha a kifizető nevére szóló számla ellenében kapja meg az utazási jegy térítését, vagy ha az utazási jegyet rögtön a kifizető veszi meg és adja át a résztvevőnek.
A hivatali utazáshoz kapcsolódó utazási jegy árában szokásosan felszámított étkezés ellenértékének megtérítése – a kötelező reggelihez hasonlóan – sem számít a magánszemély bevételének.
Csoportos személyszállítás
Ha a cég valamely hivatalos eseményre több magánszemélyt is kiküld, saját maga is gondoskodhat a szállításukról. A csoportos személyszállítás – akár a társaság saját járművével, akár bérelt különjárattal történik – adómentes természetbeni juttatásnak számít abban az esetben, ha a kiküldöttek a cég munkavállalói. Ha a hivatali utazás résztvevői nem alkalmazottak, akkor az utazási jegy térítésénél írt adózási szabályok alapján nem merül fel adókötelezettség.
Utazás cégautóval
Abban az esetben, ha a kiküldött a cég autójával utazik, akkor az – akár belföldön, akár külföldön – felmerülő üzemanyagköltséget, javítást stb. a társaság nevére szóló számlával kell igazolni. A cégautóadó-fizetési kötelezettség attól függ, hogy a személygépkocsit egyébként használják-e magáncélra az adott hónapban, avagy sem. A cégautó kizárólag hivatali célú használatát útnyilvántartással kell alátámasztani. Ha megvalósul a magánhasználat, abban az esetben nincs cégautóadó-fizetési kötelezettség, ha a magánszemély – a kilométerenkénti 3 forint és az üzemanyagköltség figyelembevételével – megtéríti a magáncélú használatot.
Saját gépjármű hivatali használata
Más a költségelszámolás szabálya abban az esetben, ha a magánszemély saját gépjárművel utazik, ugyanis erre költségtérítést kaphat a kiküldőtől. A kapott költségtérítéssel szemben a magánszemély – útnyilvántartás alapján – az üzleti használat arányában elszámolhatja az üzemanyagnorma szerinti költséget, a számla szerinti vagy az APEH által közzétett üzemanyagárat, valamint a fenntartási, javítási kiadások igazolt összegét. Ez utóbbi költségek tételes és a magáncélú használattal arányosított elszámolása helyett alkalmazható az úgynevezett 3 Ft/km normaátalány is. A költségelszámolás bizonylata ebben az esetben az útnyilvántartás. Benzinszámlára akkor van szükség, ha a magánszemély nem az APEH által közzétett üzemanyagárral számol.
Abban az esetben, ha a társaság a kiküldetés során megtett utat nem külön fizeti, hanem az része az egyébként adott havi átalányjellegű költségtérítésnek, akkor az elszámolás szabályai megegyeznek az előbbiekkel. Költségtérítés fizetésekor a munkáltatónak, kifizetőnek költségnyilatkozatot kell kérnie a magánszemélytől.
A külföldi hivatali utazásra kapott költségtérítés elszámolási szabályai nem különböznek az eddig leírtaktól. Azt, hogy a magánszemélynek a költségek igazolásához kell-e, lehet-e külföldi benzinszámlát kérnie, az dönti el, hogy a költségtérítéssel szemben egyébként milyen elszámolási módszert választott. Ha a külföldi kiküldetéshez kapja a gépjármű-költségtérítést, akkor választhat, hogy az APEH-árral, vagy a külföldi benzinszámlában feltüntetett árral számol. Fontos, hogy a döntés egy egész negyedévre szól, tehát az ezt követően kapott költségtérítésnél is a választott módszert kell alkalmaznia. Abban az esetben, ha a külföldi utazás költségtérítése egyébként része az itthon kapott térítésnek, akkor az üzemanyag-felhasználást a külföldi útszakaszra is ugyanúgy kell elszámolni, mint a belföldire.
Számla szerinti elszámolás esetén, miután a magánszemély az üzemanyagot külföldi pénznemben fizeti ki, a forintra történő átszámítás a következők szerint lehetséges:
– a pénzintézet által alkalmazott eladási árfolyamon, ha arról bizonylattal rendelkezik,
– az MNB hivatalos, a költség felmerülésének időpontját megelőző hónap 15. napján érvényes devizaárfolyamának alapulvételével,
– ha a kiadás olyan pénznemben merült fel, amely nem szerepel az MNB hivatalos devizaárfolyam-lapján, akkor az MNB által közzétett, a költség felmerülésének időpontját megelőző hónap 15. napján érvényes, USA-dollárban megadott árfolyamon.
Természetesen a külföldi útszakaszra is útnyilvántartást kell vezetni, a kapott költségtérítéssel szemben elszámolni kívánt költségről pedig nyilatkozatot kell adni.
Utazás kiküldetési rendelvény alapján
Költségnyilatkozatra és útnyilvántartás vezetésére akkor nincs szükség, ha a kiküldő szervezet a kiküldött személy munkáltatója, és a költségtérítést – a hivatalos kiküldetésre tekintettel – a kiküldetési rendelvényben meghatározott kilométer-távolságra a 3 Ft/km átalány alapján, a norma szerinti üzemanyagköltséget pedig az APEH által közzétett üzemanyagárral számolva fizeti ki az alkalmazottnak. A belföldi és külföldi útra is kiállítható kiküldetési rendelvényt két példányban kell elkészíteni, az eredetit a munkáltatónak, míg a másolatot az alkalmazottnak kell az elévülési időn belül megőriznie.
Gépkocsihasználathoz kapcsolódó egyéb költségek
A saját gépjármű hivatali célú használata során megtéríthetők olyan költségek is, amelyek nem kapcsolódnak szorosan a gépkocsi működéséhez. Ilyen költségek lehetnek: az autópálya díja, a parkolási díj vagy a kompátkelés díja. Az erre tekintettel kapott költségtérítéssel szembeni költségelszámolást kizárólag az határozza meg, hogy a kiadás igazolhatóan üzleti esemény alkalmával merült-e fel vagy sem.
Ha teljes egészében a hivatali úthoz kapcsolódik, akkor arányosítás nélkül elszámolható, hiszen ezek a díjak nem tartoznak a fenntartási költségek közé. Ebből az is következik, hogy a felsorolt költségek a magánszemély nevére szóló számlák alapján a 3 Ft/km normaköltség alkalmazása esetén is érvényesíthetők.
Az úthasználati díj arányosításának szabályát a jövedelemadó-törvény külön is tartalmazza. E szerint az ilyen költség az úthasználatra jogosultság időszakában a díjköteles útszakaszon történt üzleti célú futásteljesítmény alapján számolható el. A szabály alkalmazhatóságához mindenképpen szükséges a díjköteles útszakaszon az úthasználatra jogosultság időszakában megtett magáncélú utak számát is feljegyezni az útnyilvántartásba, bár ezt a törvény szó szerint nem írja elő.
Napidíj
Belföldi napidíj
A belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozónak adható napidíjat a köztisztviselők esetében az 1992. évi XXIII. törvény, valamint a 170/1992. (XII. 22.) Korm. rendelet az egy napra eső mindenkori alapnapidíj meghatározott százalékában, a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak esetében az 1996. évi XLIII. törvény, minden más alkalmazott esetében pedig a 23/1989. (III. 12.) MT rendelet napi 110 forint minimumösszegben határozza meg. Ha a cég ezt az összeget fizeti az alkalmazottnak, akkor ezt a nem önálló tevékenységből származó jövedelem számítása során nem kell figyelembe vennie, a tagoknál, tisztségviselőknél is igazolás nélkül költségnek tekinthető, a jövedelem tartalma nulla. A jogszabályban meghatározott mértéket meghaladó összeg azonban adóköteles jövedelem, még akkor is, ha a felmerült költségeket étkezési számlával igazolja a kiküldött.
A munkáltató által az alkalmazottnak juttatott, költségnek nem tekinthető rész bérjövedelemnek számít, a kifizető általi egyéb jövedelemnek minősülő juttatás után pedig 40 százalék adóelőleget kell levonni a magánszemélytől.
A cég nevére szóló számla alapján adott többlettérítés adóköteles természetbeni juttatásnak minősül, ami után a munkáltatónak 44 százalék személyi jövedelemadót, 29 százalék tb-járulékot és 3 százalék munkaadói járulékot kell fizetnie.
Belföldi napidíj egyébként akkor számolható el, ha a kiküldetésben töltött idő több mint 6 óra (köztisztviselő esetében 8 óra). Ha a távollét ennél rövidebb, vagy a kiküldetés helyén a munkáltató biztosítja a dolgozó élelmezését, nem számolható el napdíj-költségátalány. Abban az esetben, ha a szállodaköltség a kötelező reggeli árát tartalmazza, akkor a napidíj-költségátalány összegét 20 százalékkal csökkenteni kell.
Külföldi napidíj
A külföldi kiküldetés címén adott összeg a magánszemély adóköteles bevétele, amelyből levonható 30 százalék, legfeljebb azonban a kiküldetés időtartamára számítva a 168/1995. (XII. 27.) Korm. rendeletben meghatározott igazolás nélkül naponta elszámolható költség (10 USD/nap). Ez az összeg az együtt utazó hozzátartozók után naponta 3 USA-dollárnak megfelelő forintösszeggel növelhető, ha 90 napon túli egybefüggő kintlétről van szó. Hangsúlyozni kell, hogy a törvény itt kettős korlátot állít, tehát az adott napidíjnak mindenképpen van adóköteles része.
Ettől eltérően a 30 százalékos korlát figyelmen kívül hagyásával 25 USD a naponta igazolás nélkül elismert költség a nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemélynél. Az elszámolási módszer alkalmazási feltétele, hogy a kiküldött kizárólag a gépjármű külföldön történő üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó és számlával, más bizonylattal igazolt költségek elszámolására jogosult.
Egyéb költségek
A hivatali, üzleti utak során felmerült, de szorosan a társaság gazdasági tevékenységével összefüggő egyéb kiadások elszámolására vonatkozó szabályok megegyeznek, akár belföldön, akár külföldön merülnek fel. Az ilyen kiadások (telefonköltség, gépkocsibérlés stb.) fedezetére adott összeggel a kiküldöttnek el kell számolnia, a költségekről a cég nevére szóló számlát kell kérnie, így a "dologi kiadás" a magánszemélynél nem tekinthető bevételnek.
Az autópálya-bérlet elszámolása a gyakorlatbanAdóhatósági álláspont szerint a kifizető által a magánszemély részére vásárolt autópálya-bérlet minden esetben adóköteles természetbeni juttatásnak minősül, függetlenül attól, hogy azt munkába járásra, vagy a saját gépjármű üzleti célú használatára tekintettel kapja a magánszemély. Abban az esetben azonban, ha a magánszemély veszi meg az autópálya-bérletet, akkor a saját személygépkocsi üzleti célú használata esetén a neki fizetett költségtérítéssel szemben az autópálya-bérlet – a dolgozó nevére szóló számlával – igazolt költségét az üzleti utak arányában érvényesítheti. |
Nem kizárólag üzleti célú utak
Az eddig említett adózási szabályok természetesen csak arra az esetre vonatkoznak, amikor az utazás bizonyíthatóan hivatali, üzleti célú. A társasági adóról szóló törvény a költségek és ráfordítások elszámolhatóságának egyes szabályai között nem említ az üzleti, hivatali utazással összefüggően különös szabályokat. Ebből azonban nem következik, hogy minden utazás költsége elszámolható lenne, ugyanis továbbra is fő szabály, hogy növeli az adózás előtti eredményt az a költségként, ráfordításként elszámolt összeg, amely nincs összefüggésben a vállalkozási, a bevételszerző tevékenységgel.
A költségelszámolás szabályai
Abban az esetben, ha egy utazás nem – vagy nem kizárólag – a társaság érdekében végzett munkával függ össze, akkor az utazás, a szállás, a szabadidős programok társaság által fizetett költségei – a jövedelemadó-törvény szabályai szerint – adóköteles természetbeni juttatásnak számítanak. A 44 százalékos adó alapja az az összeg, amelyet az utazással összefüggésben a magánszemély nem térít meg a kifizetőnek.
A költségkénti elszámolhatóság feltételei
A természetbeni juttatás és annak megfizetett közterhe azonban csak akkor minősül elismert költségnek, ha abban az alkalmazott, a vezető tisztségviselő, a személyesen közreműködő tag, a korábban munkaviszonyban álló, saját jogú nyugdíjas, valamint az említett magánszemélyek közeli hozzátartozói (közeli hozzátartozó a Ptk. szerint a házastárs, az egyenes ágbeli rokon, az örökbe fogadott, a mostoha- és nevelt gyermek, az örökbe fogadó, a mostoha- és a nevelőszülő, valamint a testvér) részesülnek. A közeli hozzátartozói körön kívüli magánszemélyeknek adott természetbeni juttatás költségével és a megfizetett közterhekkel az adózás előtti eredményt meg kell növelni.
Igazolás, iratőrzés
Mindezekből látható, hogy a külföldi utazás hivatali célját az adózónak kell és érdemes igazolnia. A dokumentumokat és az utazás körülményeinek bizonylatait az elévülési időn belül a társaságnak meg kell őriznie.
A külföldi kiküldetés elszámolásaA külföldi kiküldetés címén adott összeg elszámolását az határozza meg, hogy a kiküldött milyen jogcímen szerzi meg a jövedelmet. Nem önálló tevékenységnek számít, ha az alkalmazott munkáltatója rendeli el a külföldi kiküldetést. A külszolgálat jövedelme bérjövedelem. Amennyiben a kiküldetés nem függ össze a munkaviszonnyal (például a társaság tagja tartózkodik külföldön), akkor a jövedelmet egyéb jövedelemnek kell tekinteni. Ugyancsak egyéb jövedelem, ha az önálló tevékenységet végző magánszemély (például megbízási szerződés alapján) külföldön is végzi a bevételszerző tevékenységét. Átmeneti szabály még 2002-ben, hogy a költségvetési és önkormányzati forrásból származó kiküldetési bevétel 50 százaléka után kell adózni.* A külföldi pénznemben keletkezett jövedelmet forintosítani kell, mégpedig a juttatást megelőző hónap 15. napján érvényes, az MNB által közzétett devizaárfolyam figyelembevételével |