A vállalkozások beszámolójának összeállítását meg kell előznie a könyvviteli nyilvántartások zárásának, amit a gyakorlatban összefoglaló néven zárlati munkálatoknak nevezünk.
Az adatok teljessé tétele
A számviteli törvény a zárlati munkálatok teljes körű elvégzését a kettős könyvvitelt vezető vállalkozások részére kötelezően csak egy alkalommal írja elő, mégpedig a beszámoló elkészítését megelőzően. A vállalkozások folyamatos üzletvitele szempontjából azonban általában nem elégséges az évi egyszeri zárlat, ugyanis ebben az esetben a vállalkozás vezetése nem rendelkezik folyamatos és megbízható információkkal a vállalkozás tevékenységéről.
Mindezek alapján célszerűnek látszik, hogy a vállalkozások év közben ne csak a számviteli törvény által kötelezően előírt – a pénzmozgások haladéktalan elszámolására vonatkozó – gazdasági eseményeket számolják el a könyvviteli nyilvántartásaikban, hanem a gazdasági eseményeknek ennél tágabb körét. Az év közben elszámolandó gazdasági eseményeket a vállalkozás számlarendjében kell felsorolni.
Az éves zárás szakaszai
A vállalkozások az évközi folyamatos könyvelés során csak a tárgyévben végbement gazdasági eseményeket tudják rögzíteni. Az ezek alapján készített zárás ebből következően még nem felel meg a számviteli törvény szerinti teljesség és valódiság elvének. Ennek oka, hogy nem tartalmazza (és nem is tartalmazhatja) mindazoknak a gazdasági eseményeknek a hatását, amelyek csak a tárgyévet követően, de még a mérlegkészítés időpontja előtt merülnek fel és a számviteli törvény szerint figyelembe kell venni hatásukat a tárgyév vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetének bemutatásánál, megítélésénél.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a beszámoló elkészítéséhez az éves zárást két szakaszban kell elvégezni:
– az első szakaszban a tárgyidőszakban bekövetkezett gazdasági eseményeket tartalmazó könyvviteli elszámolásokat teszik teljessé, míg
– a második szakaszban az eddigi könyvviteli elszámolásokat egészítik ki, illetve korrigálják a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés időpontja között végbement, a tárgyév során figyelembe veendő gazdasági események hatásaival, illetve végrehajtják a piaci körülmények változásából eredő korrekciókat.
A könyvviteli elszámolás tételei
A könyvek éves zárása során legalább a következő tételeket célszerű elszámolni (az éves zárás első szakaszában):
– a havi zárlat gazdasági eseményei,
– a negyedéves zárlat gazdasági eseményei,
– a fordulónapi leltározással kapcsolatban felmerült és ellenőrzött leltárhiányok és többletek,
– a számlázott, de be nem érkezett szállítások értéke (ha a teljesítés helye a szállító telephelye),
– a részesedések és egyéb értékpapírok, valamint a lekötött bankbetétek minősítése a lekötési idő szempontjából, s a szükséges átsorolások elvégzése,
– a nem folyamatosan vezetett készletszámlák esetében a készletszámla és a költségszámla közötti korrekció elvégzése,
– az állatállományra jutó készletérték-különbözet megosztása készlet és értékesítés (felhasználás) között,
– a befejezetlen termelés, a félkész termékek és a munkahelyeken lévő megmunkálatlan anyagok év végi állománya értékének átvezetése a készletszámlákra,
– a saját termelésű készletek értékének utókalkuláció (vagy norma szerinti kalkuláció) által megállapított értékre történő helyesbítése,
– az elévült és behajthatatlan követelések leírása (azon esetekben, amikor a leírást kiváltó ok a tárgyév során ismertté vált),
– az elévült és elengedett kötelezettségek kivezetése (azon esetekben, amikor a kivezetést kiváltó ok a tárgyév során ismertté vált),
– a fizetendő késedelmi kamatok tárgyévre vonatkozó összegei,
– a tárgyévre időarányosan járó, illetve a tárgyévet időarányosan terhelő kamatok összege,
– az aktív és passzív időbeli elhatárolások,
– az árbevételek és bevételek, költségek és ráfordítások előzőekkel kapcsolatos éves összegeinek elszámolása az eredményszámlákon (a vállalkozás által választott eredménymegállapítási és költségelszámolási rendszernek megfelelően) stb.
Korrekciós tételek
A könyvek éves zárása során elszámolandó, a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés napja közötti időszak korrekciós tételei (az éves zárás második szakaszában) a következők:
– az immateriális javak és tárgyi eszközök terven felüli értékcsökkenésének és visszaírásának elszámolása (ha a piaci érték tartósan és jelentősen eltér a könyv szerinti értéktől),
– a befektetett pénzügyi eszközök értékvesztéseinek elszámolása (tartós és folyamatos árfolyamcsökkenés, devizában fennálló hosszú lejáratú adott kölcsönök árfolyamváltozásai stb.),
– a befektetett eszközök értékhelyesbítésének és értékelési tartalékának megállapítása és elszámolása, illetve a már korábban felvett értékhelyesbítés és értékelési tartalék korrekciója,
– a vásárolt készletek értékvesztéseinek és értékvesztés-visszaírásainak elszámolása (a mérlegkészítéskor ismert és várható piaci beszerzési ár eltér a nyilvántartási ártól, feleslegessé válás, használhatatlanná válás stb.),
– a saját termelésű készletek értékvesztéseinek és értékvesztés-visszaírásainak elszámolása (a mérlegkészítéskor ismert és várható piaci eladási ár eltér a nyilvántartási ártól, eladhatatlanná válás stb.),
– a követelések értékvesztéseinek és visszaírásainak elszámolása,
– a devizában fennálló eszközök (ideértve az aktív időbeli elhatárolásokat is) és források (kötelezettségek, passzív időbeli elhatárolások) árfolyamnyereségének vagy árfolyamveszteségének elszámolása, ha a mérlegfordulónapi átértékelés miatti nem realizált árfolyamkülönbözet jelentős, valamint a jelentős nem realizált árfolyamnyereség időbeli elhatárolása,
– az értékpapírok értékvesztéseinek és visszaírt értékvesztéseinek elszámolása,
– a pénzeszközök értékvesztéseinek és visszaírt értékvesztéseinek elszámolása,
– a saját tőkén belüli lekötött tartaléknak minősülő tételek elszámolása a tőketartalékkal és eredménytartalékkal szemben,
– a hosszú lejáratú követelések és kötelezettségek megbontása egy éven belül esedékes és egy éven túl esedékes részre,
– a céltartalékok képzésének elszámolása,
– azon adókkal, járulékokkal és támogatásokkal kapcsolatos elszámolások, amelyek esetében a jogszabályok, rendeletek éves elszámolási kötelezettséget írnak elő,
– a költségszámlák egyenlegeinek összevezetése, zárása,
– az adózás előtti eredmény elszámolása,
– a társasági adó és osztalékadó megállapítása és elszámolása,
– az eredményszámlák egyenlegeinek átvezetése az évi eredmény számlára,
– az eszköz- és forrásszámlák zárása stb.
Ellenőrzés
A zárlat e részfeladatának végrehajtása során a főkönyvi könyvelés adatainak helyességét és teljeskörűségét kell ellenőrizni, illetve egyeztetni.
Rendszerezés, összesítés
A könyvelési adatok megfelelő rendszerezése, összesítése az adott időszakra vonatkozó főkönyvi kivonat összeállítását jelenti, ahol a főkönyvi kivonat tartalmazza az egyes könyvviteli számlák összesített forgalmi adatait és egyenlegeit. A beszámoló mérlegének és eredménykimutatásának alapját a vállalkozásoknak az üzleti év mérlegfordulónapjára elkészített főkönyvi kivonata képezi.