Típushibák a könyvvezetésben

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2001. szeptember 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 41. számában (2001. szeptember 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás
Az önellenőrzés általánosságban ismert, úgy is mint a könyvvezetésben és/vagy az adózásban elkövetett hibák korrekciós lehetősége. Itt és most azokat a hibákat mutatjuk be, amelyek tipikusak a vállalkozásoknál. Ezek kiszűrése sok munkától kímélheti meg az ezen a területen dolgozókat. Cikkünkben a mérleg felépítését követjük, s visszatérően kapcsolódunk a zárlati teendőkhöz.

Általános hiba a gazdasági események felületes, elnagyolt dokumentálása. A bizonylati fegyelem elhanyagolásától és szabályozatlanságától egyenes út vezet a tulajdon elleni cselekmények különféle típusaihoz, az adócsaláshoz. Itt kell megemlíteni a belső szabályzatok kimunkálásának elmaradását, jobb esetben tessék-lássék színvonalát. A szabályzatok színvonalas kidolgozása, kidolgoztatása a működés szabályozottságát, a belső folyamatok könnyebb megértését segíti a munkatársak, a külső ellenőrzések számára, túl azon, hogy a törvényi előírások betartása sem elhanyagolható követelmény.

Hangsúlyozottan kell szólni a számviteli politika elhanyagolt kezeléséről. A kérdés fontosságát jól bizonyítja, ha meggondoljuk, hogy a számviteli politikában foglalják össze a vállalkozások azokat az eszközrendszereket és módszereket, melyek a törvényi kereteken belül leginkább megfelelnek a vállalkozás adottságainak. A számviteli politika szerepe a 2000. évi C. törvény a számvitelről (továbbiakban: új Szt.) hatálybaléptével felértékelődött.

Mást nem tanácsolhatunk, mint a folyamatos, dokumentumokkal kellően alátámasztott, pontos munkavégzést. Az ehhez szükséges környezet és információk, dokumentumok biztosítása a cégvezető feladata, sőt kötelessége.

Befektetett eszközök

Immateriális javak

Az immateriális javak között a jogilag rendezetlen tulajdonjog, a szerződési hibák és hiányok a legjellemzőbb hibatípusok (például vitatható bérleti jogosultság, jogosulatlan, nem dokumentált szoftverhasználat, nem kellően megalapozott, alapítás, átszervezés aktivált értékeként elszámolt költségek). Hasonló hibák a kísérleti fejlesztés aktivált értéke elszámolásánál ugyancsak fellelhetők.

Tárgyi eszközök

A tárgyi eszközök értékcsökkenési leírása meghatározásának hibái többségükben a helytelen besorolásokból adódnak. A beruházások "mentesítése" miatt az üzembe helyezésig felmerült néhány számlát költségnek állítanak be, ami tudatos, durva megoldás. Az üzembe helyezés időpontjának, az aktiválás időpontjának helytelen megállapítása gyakori és jellemző. A beruházások aktiválásához kapcsolódik a bekerülési érték pontos meghatározása, mely visszahat az amortizáció mértékére. Felhívjuk a figyelmet a különféle illetékek elszámolására, melynek kivetése sok esetben késhet. Kivetés hiányában a szerződés, a jogszabályi előírás alapján kell annak kalkulált összegét megállapítani, majd a kivetés alapján az új Szt. 47. §-ának (9) bekezdése szerint eljárni.

Karbantartás, vagy beruházás? A kérdés helytelen megítélése sokszor okoz adóhiányt. Az új Szt. 3. §-a (4) bekezdésének 7. pontja a beruházásra, 8. pontja a felújításra, míg a 9. pontja a karbantartásra tartalmaz értelmező rendelkezést. Ez utóbbi szerint karbantartás mindaz a javítási, karbantartási tevékenység, amelyet a rendeltetésszerű használat érdekében kell elvégezni, és amely ezzel a folyamatos elhasználódás rendszeres helyreállítását eredményezi.

Előre borítékolható, hogy a maradványérték meghatározása ugyancsak a problémás dolgok közé sorolható, miután új kategória. Figyelem! A maradványérték lehet nulla is, ha az érintett eszköz értéke valószínűsíthetően már nem jelentős. Ez nem azt jelenti, hogy a használatbavételkor a maradványértékkel nem kell számolni!

Befektetett pénzügyi eszközök

A befektetett pénzügyi eszközök egyik típushibája az apportként kapott részesedések dokumentálatlansága, túlértékeltsége. Gyakran nem követik a vállalkozók a befektetések értékváltozását, és nem érvényesítenek értékvesztést.

Ha a hosszú lejáratú befektetések közé sorolt értékpapír lejárata a következő évben van, úgy azt át kell sorolni az értékpapírok közé, mely gyakran a feledés homályába vész.

A tartós árfolyamcsökkenés - mint a "leértékelhetőség" feltétele - bizonylatolása rendszerint nehézségekbe ütközik, ezért hibás vagy hiányos.

Az adott kölcsönök törlesztési, visszafizetési feltételeit gyakran nem tartatják be a kölcsönvevőkkel, vagy ezek a feltételek egzakt módon nem állapíthatóak meg. A kamatfeltételeknek a személyijövedelemadó-törvény szerinti megfeleltetése is gyakori hibaforrás.

Forgóeszközök

Készletek

A készletek az egyik legjelentősebb hibaforrás "okozói". A teljesség igénye nélkül néhány típushiba: a leltárszabályzat hiánya, elnagyolt "megalkotása", a leltárhiányok elszámolása, a csökkent értékű készletek teljes értékű felvétele, a leértékelés, selejtezés, értékvesztés fogalmi és tartalmi keveredése, a leltártöbblet rendezése, a saját termelésű készletek értékelése, illetve az önköltség-számítási szabályzattal való összhangja, az idegen helyen tárolt készletek és az idegen készletek kimutatása.

A készletekre adott előlegek gyakran nem jó helyen szerepelnek. Néha elmarad ezeknek a szállítói teljesítéssel való összevezetése.

Követelések

A követelések csoportja is szépszámú hiba forrása. A vevők között - nemritkán - el nem ismert teljesítést tartanak nyilván, a váltó valódiságát, főként ha forgatmányról van szó, sokszor nem ellenőrzik. A váltón feltüntetett kamat nem mutatható ki a váltókövetelések között. Az év közben befolyt befizetést a saját tőkére néha félrenézik, így bevételként, és nem jegyzett, de be nem fizetett tőkeként könyvelik.

Az osztalék tőkeemelésre való beforgatása első lépésben alapítókkal szembeni tartozás, és csak utóbb lesz követelés, majd a saját tőke eleme.

Az egyéb követelések dokumentáltságának hiánya is gyakori hiba. Nem csak 2001-től kell külön kimutatni a kapcsolt vállalkozásokkal szembeni követeléseket (és kötelezettségeket). Ez évtől önálló sorok szolgálnak e célra.

A devizában fennálló követeléseknél - akárcsak bármely devizás pénzmozgásnál - az árfolyam megállapítása a zavarok forrása. Itt kell kitérni arra, hogy középárfolyamot a barterben az elsőül megvalósuló mozgásnál alkalmazunk, majd mindvégig az ügylet lezárásáig. Az másodlagos, hogy az export, vagy az import valósul-e meg először.

Értékpapírok

Az értékpapírok leltározása, egyeztetése ugyanolyan feladat és kötelezettség, mint például az áruké. Az időarányos kamat elszámolásáról sokan elfeledkeznek. Ha értékpapírunkról "kiderül", hogy befektetésként is megéri tartani, azt át kell sorolni a befektetett pénzügyi eszközök közé.

Figyelem! Az osztalék és a kamathozadék más soron szerepel az eredménykimutatásban!

Pénzeszközök

A pénzeszközök kezelése kevésbé kritikus, általában egyeztetett, áttekinthető. Gyakran hiányos, elnagyolt azonban a pénzkezelési szabályzat. Itt említjük meg azt a "folyamatba épített hibát", ami általános: a kis és közepes cégek bérkönyvelővel dolgoznak, feloldhatatlan probléma az ügyvezetésnek, "megoldhatatlan gond" a könyvelőknek a bizonylatok pénzügyi folyamatokkal egy időben történő dokumentálása, a dokumentumok aláírása, ellenjegyzése. Az új Szt. 165. § (3) bekezdés a) pontja ugyanakkor így fogalmaz: "a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámlaforgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell..." Ennek megfelelően a társaságnak magának kell eldöntenie, miként oldja fel ezt a "problémát", a könyvelés elmaradása mind az adózási, mind a számviteli vizsgálatok szempontjából egyértelmű és jelentős hiba!

Aktív időbeli elhatárolások

Az aktív időbeli elhatárolások áttekintésekor gondoljuk végig, figyelembe vettünk-e ilyen szempontból minden gazdasági eseményt! Ennek elmaradása az eredmény direkt módosulásával jár. Felhívjuk a figyelmet ez évtől a törvény szerinti új bontásra is.

Saját tőke

Jegyzett tőke

A jegyzett tőke számlára csak cégbírósági bejegyzés után könyvelhető a tőkeemelés, a gazdasági esemény, azaz a könyvelés bizonylata a cégbejegyzés dokumentuma.

Tőketartalék

A devizatörzsbetét felhasználásából adódó árfolyam-különbözet a tőketartalékot érinti, és nem árfolyamnyereség vagy -veszteség.

Tőkét lehet emelni tőketartalékból is. Ahhoz azonban szabad tőketartalék dukál. Ebből következik, hogy önmagában az még nem elegendő a jegyzett tőke emeléséhez, hogy van tőketartalék, az is kell, hogy a lekötött tartalékkal, értékelési tartalékkal korrigált saját tőke a tőkeemelés szándékolt összegével több legyen, mint a jegyzett tőke, és ez a többlet a tőketartalékban legyen. De még ez sem elég, a jegyzett tőke emelésének könyvviteli elszámolása csak akkor történhet meg, ha a tőkeemelést a cégjegyzékbe bejegyezték (amit a bejegyzés napjával kell könyvelni).

Eredménytartalék

Ha az eredménytartalékot tőkeemelésre használjuk fel, ne feledkezzünk meg az adóhivatalról sem! A forrásadót be kell fizetni! Osztalékot is lehet fizetni eredménytartalékból. Erre azonban csak év végi határozattal akkor kerülhet sor, ha a tárgyévi adózott eredmény nem nyújt fedezetet a jóváhagyott osztalékra. Ekkor is feltétel - amit el szoktak feledni - a szabad eredménytartalék. Az igénybe vett összeget is be kell állítani az eredménytartalékba.

Lekötött tartalék

A lekötött tartalék új kategória, új sor a beszámolóban. Mint ilyen, hibaforrás lehet, célszerű tehát áttanulmányozni a számviteli törvény ez irányú előírásait.

Értékelési tartalék

Az értékelési tartalékot az eszköz oldalon felhalmozott, egyedileg számított és dokumentált átértékelési különbözetek összegeként jelenítjük meg. Típushiba a teljes körű és alapos dokumentálás elmaradása.

Az előző évek vesztesége sor ez évtől megszűnt, és ismét a 413-as számla részét képezi. Mondanunk sem kell, hogy a számla alábontása a hibák megelőzését szolgálja.

Mérleg szerinti eredmény

A mérleg szerinti eredménynek az eredménykimutatással egyezőnek kell lennie. Ez a követelmény triviális ugyan, mégis számtalanszor előfordul, hogy a vállalkozások nem tesznek eleget ennek az alapvető fontosságú előírásnak.

Céltartalékok

A céltartalékképzést illetően jelentős változásokat hozott az új Szt. A típushibákat előre megmondani nem lehet. Mégis néhány dologra felhívjuk a figyelmet, mely hibaforrás lehet.

Nem igaz az az állítás, hogy megszűnt a céltartalék! A törvény 41. §-a részletesen megmondja a képzési feltételeket. Ugyanakkor a fordulónapon fennálló követelések miatt is várható veszteségek kapcsán bekövetkezett változásokról szót kell ejteni. Ezekre ugyanis nem szabad céltartalékot képezni. A törvény 55. §-ának (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően kell értékvesztést elszámolni, az azok minősítésekor rendelkezésre álló információk alapján. Ez azonban az olyan tételekre vonatkozik, melyek jelentősnek minősíthetők. A kis összegűeknél együttes minősítés alapján százalékosan és nem egyedi minősítés alapján kell az értékvesztést elszámolni. Figyelem! Az értékelési szabályzatnak e vonatkozásokról is rendelkeznie kell!

Visszaírás

Új fogalom a visszaírás [új Szt. 55. § (3) bek.]. Alkalmazására akkor kerül sor, ha a megtérülés összege jelentősen meghaladja a könyv szerinti értéket. Az így számolt értékvesztés különbözet-visszaírással csökkentendő. Kiemeljük a kapcsolódó analitikák, leltárak szerepét, melyek bizonnyal sok hiba forrásai lesznek.

Mind a képzést, mind a felhasználást jogcímenkénti részletezésben be kell mutatni a kiegészítő mellékletben!

Kötelezettségek

Hátra sorolt kötelezettségek

Új kategória a hátra sorolt kötelezettségek fogalma. A törvény a 42. §-ának (4) bekezdésében pontosan felvázolja a minősítés szabályait. Itt is figyelmet kell fordítani azok dokumentált alátámasztására, az analitikára, a leltárra és a kiegészítő mellékletben történő, jogcímenkénti bemutatásra.

Hosszú lejáratú kötelezettségek

A hosszú lejáratú kötelezettségek között leggyakoribb hiba a rövid lejáratúak közé való átsorolás elmaradása a lejárat évére. Jelentősen bővültek a tartalmi elemekre bontott sorok, erre is figyelni kell.

Rövid lejáratú kötelezettségek

A rövid lejáratú kötelezettségek szintén a hibaforrások egyik bugyra. Ez a szállítóknak és az egyéb rövid lejáratú kötelezettségeknek tudható be. A szállítók egész éven keresztül folyamatos karbantartást kívánnak. Jelentős többletmunkát igényel a kompenzációs üzletek összevezetése, pontos, naprakész karbantartása. Az elévült tartozásokat nincs miért nyilvántartanunk, ki kell vezetnünk a könyvekből. A számlák gyakorta hibásak, sok estben be sem fogadhatta volna azokat a vállalkozás. Erre is figyelemmel kell lenni. Gyakori hiba a nem számlázott szállítók figyelmen kívül hagyása, amelyek beszerzési áron számlázott értékét figyelembe kell vennünk. Ez a külkereskedelemben gyakorta előfordul, és jelentős hibaforrás lehet.

Az egyéb rövid lejáratú kötelezettségek között meghatározóak a költségvetéssel szembeni kötelezettségek. Ez vonzza az adók számítása körüli kalamajkákat, így elsősorban a hibák ilyen típusúak.

A rövid lejáratú kötelezettségek között tartjuk nyilván a fizetendő osztalékot is mint az alapítókkal szembeni tartozást, ha az rövid lejáratú, azaz a beszámoló elfogadása után fizetendő.

Passzív időbeli elhatárolások

Azonos feladatok vannak itt is a hibák megelőzése érdekében, mint a fentebb említett aktív elhatárolásoknál.

Kapcsolt vállalkozások

A mérleg több sorában is külön kell kimutatni a kapcsolt vállalkozásokhoz fűződő viszonyokat. Itt és most, mi a számviteli törvény szerinti megközelítésről beszélünk, melyet az új Szt. 3. §-a (2) bekezdésének 7. pontja határoz meg. Megemlítendő, hogy nem tartozik vizsgálatunk alapján e körbe az olyan vállalkozás (tulajdonos), amelyik (aki) nem tartozik az új Szt. hatálya alá. A problémát a természetes személyek oldaláról vetik fel általában. Ha tehát két társaságnak ugyanaz a természetes személy a tulajdonosa, vagy ugyanazon egyéni vállalkozó a tulajdonosa, nem beszélhetünk kapcsolt vállalkozásról. * Ugyanakkor a társasági és osztalékadóról szóló törvény más meghatározást ad a kapcsolt vállalkozásra, míg az áfatörvény e vonatkozásban "szoros gazdasági kapcsolatban álló feleket" említ. Ha ez még nem lenne elég a könyvvizsgálók részére, a Nemzeti Könyvvizsgálati Standard ismét más, bővebb szempontot ír elő a kapcsolt vállalkozások megítélését illetően. * Az adózási és a számviteli megítélést szét kell választani. Az Adó és Ellenőrzési Értesítő 2001. évi 7. számában (411. oldal) összefoglalóan jelent meg az adóhivatali szempontrendszer. Célszerű figyelmesen átolvasni "A kapcsolt vállalkozások fogalmának és adóalap-korrekciójának 2001. évi változásáról" című tájékoztatót, és értelmezni azt a saját vállalkozásunkra. A fogalmi meghatározások módosulása változást eredményezhet a cégnél, amit az Art. 15. §-ának (4) bekezdése alapján be kell jelenteni. Az iránymutatás, bár elfogadja az új Szt. által a kapcsolt vállalkozásokra alkalmazott tartalmat, az Art. által adott definícióknak egyes esetekben elsőbbséget ad az új Szt. szerinti meghatározásokkal szemben. "Ilyen többek között - az adókötelezettség teljesítésének megállapításához - a kapcsolt vállalkozások fogalma, amelyet nem az Sztv., hanem az adótörvény fogalomhasználata szerint kell érteni.

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2001. szeptember 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére