Iroda, irodaberendezés, irodatechnika

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2001. június 1.) vegye figyelembe!

Milyen a jó munkahely?

Megjelent a Cégvezetés (archív) 38. számában (2001. június 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás

 

A jó iroda olyan, amelyben az ott dolgozók jól érzik magukat. Ez a sommás megállapítás nagyon is igaz, mint ahogy az is, hogy a jó irodának ezenkívül számos más jellemzője is van, sokféle szempontnak kell megfelelnie. A jó iroda kiválasztása a hely meghatározásával indul. Azt pedig, hogy hol veszünk vagy bérelünk irodát, a cég tevékenységének jellege mellett természetesen az anyagi, vagyis a gazdasági szempontok is meghatározzák. És még valami. A divat. Mert hiba lenne azt hinni, hogy az irodapiacon nem uralkodnak különböző trendek.

Kezdetben voltak az egy-két személyes kisvállalkozások, amelyek otthon, az egyik szobában kaptak helyet. Egy számítógép, egy fax, két telefon, egy fénymásoló, és már működhetett is a vállalkozás. Akkoriban még az APEH is kegyes volt, az irodaként használt helyiségre el lehetett számolni a rezsit. De hol van az már!

 

Ahogy bővül a vállalkozás, úgy nő az ügyfélforgalom, egyre nyomasztóbbá válik a helyhiány, mozdulni kell. A következő állomás a bérelt lakás vagy akiknek jobban ment, már vásároltak is lakásokat iroda céljára. Ez jó befektetés ma is, ám vannak hátrányai. Tehát két-három szobás lakás, néhány íróasztal, számítógép, növények, az egész egyszerű, nem túl kényelmes, de praktikus. Itt már jut hely az ügyfeleknek, a konyha megőrzi funkcióját, és a rezsi egy részét még mindig beszámítja az adóhivatal.

Élettér kell

A saját tulajdonú vagy bérelt lakásirodákban elsősorban kereskedelmi, tanácsadó, marketingvállalkozások, ügyvédi irodák, orvosi rendelők, magánklinikák dolgoznak. Előnyük a kis méret, a meghittség és az olcsó üzemeltetés. Hátrányuk, hogy nehéz parkolóhelyet találni, a szomszédok sem mindig nézik jó szemmel az ügyfélforgalmat, és ha növekszik a vállalkozás, a munkatársak kénytelenek egyre kisebb helyen meghúzni magukat. A cég növekedésével egyenes arányban csökken a dolgozók élettere. Az pedig az álmoskönyv szerint sem egészséges - hát még az ergonómusok szerint -, ha a munkatársak zsúfolt helyiségekben szoronganak. Az irodában ugyanúgy szüksége van mindenkinek az úgynevezett intim térre, mint otthon. Vannak, akik rosszul tűrik mások közelségét, különösen ha azok kollégák és azonos neműek. Sokan meg sem fogalmazzák, mitől, csak egyre frusztráltabbak, egyre érzékenyebbek, és ettől mind rosszabbul végzik a munkájukat. Tévhit, hogy az iroda olyan, amilyennek a tulajdonos akarja, a többiek pedig vegyék ezt tudomásul és alkalmazkodjanak! Kétségtelen, hogy alkalmazkodni fognak, mert az ember a legelképesztőbb környezethez is képes alkalmazkodni. Csakhogy a munkahelyen nem ez az elsődleges cél, hanem az, hogy az alkalmazottak a legjobb tudásuk szerint, a tőlük elvárható maximumon teljesítsenek. Ez pedig csak akkor megy, ha megfelelő enteriőr, körülmények és munkaeszközök is szolgálják őket. A szabvány szerint tíz négyzetmétert kell számítani egy-egy "munkaállomásra", vagyis egy húsz négyzetméteres szobában kettőnél többen nem dolgozhat(ná)nak. A kellő "távolságtartásra" azért is szükség van, mert az irodai tevékenységek többnyire telefonhoz kötöttek. Ha karnyújtásnyira egymástól hárman-négyen telefonálgatnak, nemcsak Bábelt idézik, de a saját szavukat sem értik, nemhogy az ügyfélét. Aki ráadásul akaratlanul is fültanúja lehet olyasminek, ami nem rá tartozik. S ugyancsak idegesítő, ha a mellettünk ülő munkatársunk részese lesz a család intim dolgainak, csak azért, mert hallótávolságon belül ül. Igaz, a magánügyeknek nincs helyük az irodákban, de ez megtilthatatlan, nem lehet nem tudomásul venni, hogy magántelefonok is befuthatnak.

Feltételezve, hogy a lakásirodában tíz négyzetméter jut fejenként, mindenkinek van saját számítógépe, telefonja és olyan asztala, amely elnyeli iratait, szekrénye, ahova elhelyezheti szakkönyveit, beférnek a dokumentációk, kényelmes széken ül napi 8-10 órát. Nem mindegy, hogy milyenek a fényviszonyok, mennyire világos vagy sötét a helyiség, mikor és hova süt be a nap - ha besüt egyáltalán -, milyen színű a fal, zsúfolt vagy tágas a szoba, milyenek a növények, miként lehet közlekedni a berendezési tárgyak között, és végül van-e dekoráció a falon, és ha igen, milyen.

A RECEPCIÓ DIADALÚJA A portás nagy úr!" tartja a mondás, s kinek nem volt már kellemetlen kalandja a középületek, irodaházak portásaival. Helyüket ma már a recepciósok és a biztonsági őrök vették át. Egy feladatot két ember lát el, a recepciós viszont legalább hármat helyettesít. Az irodaházak bejáratánál fogadó recepciós feladata, hogy a belépőt eligazítsa melyik cég, melyik munkatársa hol található, és telefonon értesítse emeleti kollégáját a látogató érkezéséről. A több irodát befogadó épületekben minden emeleten minden cégnek rendszerint van saját recepciósa is, aki már csak a cég ügyeiben jártas. A recepció, vagyis a fogadó és a fogadótér, az előszoba és az ott tartózkodó munkatárs a cég reklámja is. Az első benyomás döntő lehet, s a látogató, a potenciális ügyfél a recepcióssal találkozik először a cég munkatársai közül. Nem véletlenül alkalmaznak erre a munkakörre csinos, fiatal, több nyelven is beszélő lányokat. Egyre több helyen a formaruha is kötelező számukra. Recepciósnak lenni ma már csak egyfajta szakképzettséggel lehet. Nem csak azt kell tudnia, hogy ki van bent az irodában, vagy hol érhető el, hanem többnyire ő kezeli a telefont is, ő ad felvilágosítást akár a cég tevékenységéről érdeklődőknek. Ezért ismernie kell a vállalkozást, és nem árt ha tudja, hogy az információadásban hol a határ, és mikor kell szakértőhöz irányítania a kérdezőt. A recepciós hív taxit, rendeli meg a különböző szolgáltatásokat, veszi át, illetve adja át a munkatársaknak a postát. Néhány helyen kisegíti a titkárnőket, ügyeket intéz, szervez, kávét főz és üdítőt szolgál fel. Szóval a recepciós a mindenes. Munkája a régi rendszer szerinti telefonközpontos, kézbesítő, segédtitkárnő feladatait egyesíti. Mindemellett kedves, udvarias, készséges, szolgálatkész, tud titkot tartani, fenntartás nélkül képviseli a cég érdekeit, megérti, ha németül vagy angolul szólnak hozzá, egyszóval tökéletes. Bár mindebből kitűnik, hogy a jó recepciós a vállalkozás egyik legfontosabb láncszeme, ezt a munkakört többnyire csak ugródeszkának használják a továbbtanuláshoz. Ezért a recepciósok gyakran cserélődnek, s nem mindig könnyű megtalálni a cégnek legmegfelelőbbet. Bár sokan vallják, egy kedves idős arc, egy meleg hang, a sokat tapasztalt középkorú asszonyok is alkalmasak e posztra. Ők már nem rohannak haza a gyerekekhez, toleránsabbak, és örülnek, ha jó munkahelyük megbecsüli őket.

Derűs színvilág

Megannyi, megint csak apróságnak tetsző kérdés, de mint tudjuk, az ördög a részletekben lakozik, és ez ezúttal is igaz. Mert képzeljünk csak el mondjuk egy udvari, napot soha nem látott helyiséget, rideg halványzöld falakkal, szekrényekkel, tárgyalóasztallal, három íróasztallal, számítógépasztallal, mindez 20 négyzetméteren, leveleit lógató, félig elsárgult jukkával, az íróasztalokon parányi félkört megvilágító, ráadásul hideg fényt adó energiatakarékos izzóval, a plafonon neoncsövekkel. Milyen lesz az ott dolgozók hangulata? Ráadásul minden alkalommal, amikor felállnak asztaluktól vagy visszamennek a helyükre, valamibe bevágják a térdüket, könyöküket. A legvidámabb ember is szempillantás alatt durcás lesz. Az ilyen helyen dolgozóknak nyomott a hangulata, ingerültek, rosszkedvűek.

Ha ugyanebben a szobában napsárga a fal, amelynek mentén nyitott polcok a "rakodóterek" színes irattartókkal, színesek az asztalok, meleg, sárgás fényt árasztanak a plafonról a világítótestek és ezeket erős fényű íróasztallámpák egészítik ki, a falon vidám, meleg színekkel készült festmény vagy gobelin, esetleg remek fotók, az ilyen környezetben még a virág is másként nő, nemhogy az emberek teljesítménye! A tárgyalóasztal pedig a tárgyalóba és nem a dolgozószobába való! Nemcsak a hely jobb kihasználása okán, hanem mert az, aki tárgyal, zavarja azt, aki mondjuk gazdasági számításokat végez, és mert nem tartozik az ügyfélre, hogy mi zajlik a "színfalak mögött".

A fővárosban időnként az az ember érzése, hogy csak irodaházak épülnek. Azután felvetődik a kérdés, kik foglalják el a háromszintestől a toronyépületekig magukat kellető bérirodaházakat. Mely vállalkozásoknak éri meg kifizetni a négyzetméterenkénti 22 márkától 45 márkáig terjedő havi díjat? S míg a foghíjtelkeken húzzák fel a csupa üveg, króm huszonegyedik századi, egyforma és cseppet sem a romantikus európai nagyvárosok díszeinek számító épületeket, felüdülés látni az ugyancsak irodaháznak tatarozott, régi pompájukba visszaállított kis palotákat mondjuk az Andrássy úton. És épülnek - zöldmezős beruházásban is - archaizáló újgazdag irodaházak vagy egyszerű, de praktikus "szegényebb" rokonaik a város szélén, netán a Rózsadomb tetején.

Üvegkalickák

Az üvegfalak mögött többnyire multik foglalkoztatják magyar helytartóikat, s külföldi tulajdonú tanácsadók, ügyvédi irodák a felújított paloták birtokosai. Műszaki cégekre jellemző a zöldmezős beruházás, azokra, melyek tudják, hogy terjeszkedni fognak, és fontos számukra, hogy a fejlesztés a vezérigazgatósághoz közel legyen. A csupa üveg irodaházak mindenféle vállalkozást befogadnak, a néhány fős kft.-től a több száz fős világcégekig. Itt tanyáznak a könyvvizsgálók, a biztosítók, az építési vállalkozók és néhány bank is. Bár utóbbiak szívesen keltik életre a régi épületeket, mert ezek nemcsak bizalmat, erőt, eleganciát, pompát és gazdagságot sugallnak, hanem hagyománytiszteletet is, és nem utolsósorban meghittebb munkahelyeket nyújtanak.

Ám legyen az toronyház vagy barokk palota, a munkahelyek kialakítására változatlanul igaz mindaz, amit a lakásirodáknál említettünk. A zsúfoltság, a rossz megvilágítás sem a palotában, sem az üvegcsodában nem megfelelő a kívánatos munkavégzésre. E divatos épületekben azért mégis az a jellemző, hogy belsőépítész és ergonómus szakemberek, világítástechnikusok segítségével alakítják ki a munkahelyeket. Aki ugyanis igényes arra, hogy milyen környezetben tölti napjának legnagyobb részét, az azt is tudja, hogy nem szégyen, sőt olcsóbb szakemberek segítségét kérni, mint megfizetni a tanulópénzt.

Egyterű vagy osztott?

Szakemberek körében sincs egyetértés abban, hogy nagyobb létszámú vállalkozásnál az egyterű vagy a kisebb helyiségekre osztott iroda-e a célszerű. Az Amerikából származó egyterű irodák ugyan már ott is megbuktak, de nálunk még sokan hiszik, hogy használhatók. A hőskorban egymás mellett sorakozó íróasztalokkal telezsúfolt egyterű iroda szinte minden munkavégzésre alkalmatlannak bizonyult. Ha csak számítógépen dolgoznak benne, azért, ha telefonálnak is, azért, mert egymást rettenetesen zavarják, és nincs meg a bevezetőben már említett intim tér.

A következő állomás az USA-ban a paravánnal tagolt, de még mindig egyterű iroda volt, amely már jobb közérzetet és munkafeltételeket teremtett, hiszen a paraván mögött ülve, legalább nem látják folyton egymást a kollégák. A térelválasztó egyben hangszigetelő is, s előnyös tulajdonsága, hogy eltakarja a ritkán ugyan, de előforduló rendetlenséget, sőt a kedvesek - gyerek, család, barátnők, barátok - fotói is ráilleszthetők. Ha pedig felállunk, láthatjuk ki van a helyén és mivel foglalatoskodik éppen. Az ilyen irodákban a főnökség általában üvegfalú szobából tekintheti át a teret, s ha magányra vágyik, behúzhatja a függönyt. Természetes igény maradt a légkondicionált, hangszigetelő padlószőnyeges iroda, ezzel szemben az egyterű helyiséget már az Újvilágban is, ha másként nem, üvegfallal osztják fel. Sokan, sok helyütt visszatérnek az egy-két személyes szobákhoz, ahol a "bentlakók" valóban sajátjuknak érzik irodájukat, a maguk ízlése és vérmérséklete szerint díszíthetik, valóban intim környezetet teremthetnek, és mindez nagyobb koncentrációra, eredményesebb munkára serkenti őket.

A hazai trend is vegyes képet mutat. Vannak, akik csupán takarékosságból döntenek úgy, hogy egy terembe zsúfolják dolgozóikat egészen addig, amíg rá nem jönnek, hogy teljesítményük csökken, és amit megnyertek az építkezéskor, illetve a bérleti díjjal, azt elveszítik az eredménynél. Mások a külön szobák hívei, itt a dolgozók valóban második otthonnak tekintik munkahelyüket. Az a szerencse, hogy ma már van miből választani, és a lehetőségeknek nem szab határt más, csak a büdzsé.

Nem árt az iroda épületének kiválasztásakor még egy fontos szempontot figyelembe venni, ez pedig a parkolás. A legdrágább irodaházakban is csak egy-két parkolóhelyet adnak ingyen a garázsban. A többiért fizetni kell. Jó, ha a választásnál a tömegközlekedés közelségére is figyelünk. Hiszen az ügyfelek sem mennek szívesen olyan céghez, ahol nem tudnak parkolni vagy állandóan az órát kell lesniük, hogy mikor jár le az automata. A cég munkatársai pedig nemcsak a reggeli csúcsforgalomtól lesznek rosszkedvűek, hanem a parkolóhely hiányától is.

Az pedig, hogy jó-e, ha van üzletközpont, élelmiszerbolt az iroda közelében, a munkapszichológia és a mélylélektan körébe tartozik.

A TÁVMUNKA TÁVLATAI Húsz évvel ezelőtt a házunkban lakott egy asszony, aki egy kisszövetkezetnek apró rugókat hajlítgatott napszámban. Otthon, a konyha egyik sarkában volt a munkahelye, egy parányi satu, két-három fogó, s miközben a szomszédasszonyokkal trécselt, vagy a fiait nevelgette, főtt az ebéd, ő fáradhatatlanul "hajlítgatott". Havonta egyszer összepakolta az elkészült ketyeréket és újabb munkát hozott. Ha nem rugókat kapott, el volt keseredve, mert az új feladatot újra be kellett gyakorolnia és az időbe telt, az idő pedig már akkor is pénz volt. Ha jó kapcsolatot tudott kialakítani a művezetővel, úgynevezett könnyű munkával tért haza. De hát havonta egyszer, s csak néhány perce volt arra, hogy megmutassa magát, elbeszélgessen a benti dolgozókkal és a főnökeivel. Akkor ezt még bedolgozónak hívták. Pedig távmunka volt a javából, annak összes előnyével és hátrányával. A különbség csak annyi, hogy ma az elvégzett munkát többnyire elektronikus úton juttatják el a munkahelyre, s így a személyes kapcsolatra csupán e-mailen van esély. A távmunka - szakmai meghatározása szerint - a munkavégzésnek olyan formája, amikor nem a hagyományos munkahelyen, hanem attól távol végzi a munkavállaló napi rendszerességgel a feladatát és annak eredményét a kommunikációs és az információs technológia segítségével juttatja el a munkaadójához. Távmunkát végezhetünk, végeztethetünk otthon, teleházban, távmunkaközpontban. A távmunka másik fontos ismérve, hogy önállóan és rendszeresen végzik, ami jelenthet mindennap 8 órát, vagy napi 1-2 órát. Ám hogy mely napszakban, azt többnyire senki sem írja elő. A harmadik jellemzője, hogy a kapcsolatot a munkaadóval elektronikus úton tartják. A példában említett bedolgozás annyiban különbözik ettől, hogy annak fizikai végtermékét el kell szállítani. Ma Magyarországon ez nem minősül távmunkának. Annak lényege, hogy szellemi termék és számítógép mellett végezhető. Az amerikai AT and T vezetése szerint: "A távmunka olyan üzleti stratégia, amely a kommunikáción alapuló irodalom hatékony használatával a rugalmas munkakörnyezetet támogatja, és ezáltal értéket teremt mind a vállalat, mind az egyén, mind az ügyfelei számára." Csakhogy aki próbálta, az tudja, távmunkásnak lenni nem egyszerű! Főleg nem, ha munkaadónkat csak elektronikusan ismerjük, nem volt és nincs módunk a személyes találkozásra, kontaktusteremtésre. Így a távmunkás akármilyen kiválóan is dolgozik, a fizetésemelésnél, a jutalmaknál óhatatlanul kimarad. Aki pedig nem első munkahelyeként ül otthon a képernyője előtt, hanem munkatársak között szocializálódott, az megszenvedi a munkahelyi légkör, a napi rutin, a kellemes csevegések hiányát. Mindez persze előnye is lehet a távmunkának, hiszen sokan vannak olyanok, akik rosszul tűrik a feszültséget, a közlekedési stresszt, az időre beérést, utálják mások dohányfüstjét, zavarja őket a folyton csörgő telefon, a kényelmetlen munkakörülmények, esetleg valamely testi hiányosság gátolja őket a napi bejárásban. Ők szívesebben osztják be otthon a napjukat, maradnak megszokott környezetükben, és egy amerikai felmérés szerint termelékenységük 30 százalékkal jobb, mint a "bejáróké". Vannak persze, akik ha szeretnének sem tudnának másutt dolgozni, mint otthon. Ők élvezik igazán a kommunikációs forradalmat! A mozgássérült emberek. Számukra a távmunka megváltás. A távmunka a munkaadóknak sem kockázatmentes, hiszen ha részben átállnak erre a formára, akkor a hagyományos szervezeti egységek felbomlása megzavarhatja a cég működését. Sérül a kollektíva, a belső vállalati kultúra. Ha nem sikerül a vezetőknél elérni a szemléletváltást, megbukhat a projekt. Ha nem a megfelelő távmunkásokat választják ki, akkor motivációvesztés, izoláció, elégedetlenség alakulhat ki. El is veszíthetik a távmunkások felett a kontrollt, hiszen az egyéni teljesítmény nehezen mérhető. És végül ott van az adatvesztés, a vírus rendszerbe kerülése és a dokumentumok, bizalmas anyagok kikerülése a cégkontroll alól. Mindezek ellenére, a távmunka egyre nagyobb teret hódít Európában is. A statisztikák szerint az EU-országokban 2000-ben 10 millióan dolgoztak távmunkásként. (Közülük 3 millióan rendszeresen, ugyanennyien alkalmanként otthonról és 2,5 millióan mobil munkahelyről.) E rendszerben a női foglalkoztatottak aránya mindössze 25 százalék.

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2001. június 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére