Ügyvitel a számítógépen

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2000. október 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 30. számában (2000. október 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás

A pénzügyi és számviteli munka egyike azoknak a területeknek, amelyeken a számítógép rendszerező-számító képessége a legtöbbet segíthet. Nem meglepő, hogy a pénzügyi-számviteli programoknak olyan nagy a keletjük mostanság. Ezek a szoftverek többnyire egy nagyobb, integrált rendszer moduljai, ezért önállóan is működőképesek, ám komplett rendszerben is megvásárolhatók. Utóbbi esetben a többi modul úgynevezett feladásokat készít a könyvelés számára, aminek alapján elkészülhet a kettős könyvelés.

A programok legtöbbje a hatályban lévő számviteli törvény előírásainak megfelelően működik, a fejlesztők azonban óvatosságból csak azt garantálják, hogy szoftverük a mellékelt dokumentációnak megfelelően dolgozik. Felelősségről azonban szó sincs, azaz a jogszabálynak nem megfelelő működésből származó károkat a fejlesztők legfeljebb a program árának erejéig térítik meg. Erre azonban ritkán kerül sor, hiszen a programozók munkáját pénzügyi szakemberek támogatják, akik a fejlesztésen kívül a jogszabályi változások követésében is jelentős szerepet vállalnak. Az aktuális frissítések többnyire lemezen, illetve az interneten keresztül jutnak el a felhasználókhoz. Az ügyfelek választhatnak: a követésért eseti díjat fizetnek, vagy általánydíjas szolgáltatást kérnek, aminek árában többnyire az upgadek, azaz a friss verziók is benne foglaltatnak.

Feladathoz igazított programok

A pénzügyi és számviteli modul sok esetben egymástól különálló program, így a cégek eldönthetik, hogy csak az egyiket vagy mindkettőt megvásárolják. Más fejlesztők összevonva kínálják a két tevékenységet, mivel a modern üzletvitelben szerintük ezek összetartoznak.

Számviteli és pénztárprogram kiválasztásakor célszerű a könyvelők, illetve a pénzügyi vezetők véleményét kikérni, hiszen később nekik kell azt használniuk. Érdemes a programok demóverzióival kezdeni az ismerkedést, hiszen így azonnal kiderül, mennyire felhasználóbarát a felület, illetve milyen funkciók érhetők el rajta. A fejlesztők egy része ingyenes bemutatókat is szervez, gyakran az azt igénylő cégnél, így első kézből kaphatnak tájékoztatást a szoftver működéséről. Gyakori probléma, hogy egyes vállalkozások speciális igényeinek nem felel meg a kész szoftver. Ilyenkor a fejlesztőcég gyakorlatilag méretre szabja a standard programot, természetesen külön díj ellenében.

Vállalatirányítási rendszerek

A nagyobb cégek, illetve leányvállalatok esetében némileg más a helyzet. A jelentősebb, esetleg multinacionális vállalkozások többnyire komplett vállalatirányítási rendszereket működtetnek, amelyeknek szerves része a számviteli és pénztárprogram. A hazai leányvállalatok kezét pedig többnyire megköti az anyacég azzal, hogy az általa is használt programok alkalmazását írja elő.

Egy számviteli programmal szemben általános követelmény, hogy az adott cég könyvelési tematikájához illeszkedjen, azaz a számlatükör paraméterezhető legyen. A pénzügyi és számviteli törvény ugyan megadja, hogy a különböző bevételeket, illetve költségeket milyen számlaszámra kell könyvelni, bizonyos alábontásokra mégis lehetőséget hagy. A másik, a használat során fontos tulajdonság a definiálható áfakulcs, hogy mindig a törvénynek megfelelő kulcsokat lehessen alkalmazni. A felhasználók gyakran igénylik, hogy az egyes költséghelyek bevételeit és költségeit egymástól elkülönítve kezelje a program, ami a több telephelyes cégeknél alapkövetelmény. Másik megbontási lehetőség a munkaszám, azaz a rendszernek gyűjtenie kell az egyes munkák költségvonzatait is. Ehhez mindössze az egyes munkához, vagyis ennek munkaszámához tartozó költségeket kell megadni, amelyeket a program automatikusan egymás mellé rendel.

A tranzakciók, gazdasági események és jogcímek rögzítése szintén minden programban megtalálható funkció, bár elnevezésük termékenként változhat. A bevételeknek és kiadásoknak előre tervezhetőknek, valamint előre definiálhatóknak kell lenniük, illetve szükséges megadni a hozzájuk tartozó főkönyvi számokat. Ez tulajdonképpen nem más, mint automatikus kontírozás, azaz a könyvelőnek a bevitt könyvelési tételekhez mindössze az előre megadott gazdasági események közül - például számítógép-részegységek beszerzése - kell kiválasztania a megfelelőt. A program ezt követően a jogcímfőtörzs alapján kitölti a megfelelő ellenfőkönyvi számlaszámokat, ami jelentősen felgyorsítja a munkát.

Ügyviteli rendszerek az interneten:
  • http://www.progen.hu/default.htm - Nagy Machinátor (integrált ügyviteli rendszer)
  • http://www.revolution.hu - Számla Varázsló, Iroda++, Zenit...
  • http://www.montana.hu/kinalat/forras.html - a Forrás nevű ügyviteli rendszer
  • http://www.nexon.hu - Berenc, BBR, Best!HR: elsősorban az emberi erőforrások menedzsmentjére szakosodott programcsomagok; NAN'KER: kereskedelmi cégek áruforgalmának és pénzügyi folyamatainak kezelése
  • http://www.szamado.hu - pénzügyi és számviteli feladatokat, készletvezetést ellátó integrált rendszer
  • http://www.pannonnetworking.hu/ismertet/septo.htm - SEPTOWIN4 (integrált ügyviteli rendszer)
  • http://www.mve.hu - a Mikro Volán Elektronika Libra programja
  • http://www.extra.hu/konyveloprogi - ezen a lapon könyvelőprogramok összehasonlításáról olvashatunk, emellett mintegy 30 ügyviteli és könyvelőprogram linkje található itt
  • http://www.megatrend.hu/infosys - INFOSYS integrált vállalatirányítási rendszer
  • http://www.scala.se - SCALA honlap
  • http://www.scala-hungary.hu
  • http://www.qad.com/product/core_ent/mfgpro/index.htm - MFG/PRO honlap
  • http://www.kfki-isys.hu/start.htm
  • http://www.ssax.com/product/index.html - BPCS honlap
  • http://www.sap-ag.de - SAP honlap

Analitikák készítése

A rendszerek általában a nyilvántartott bizonylatokon - vevőszámlák, szállítószámlák, bankkivonatok, pénztárbizonylatok és vegyes bizonylatok - keresztül végzik el magát a könyvelést. Ezen túl a programoknak tudniuk kell az úgynevezett kipontozási funkciót is, azaz meghatározható, hogy az adott bankkivonaton szereplő tétel vagy pénztárbizonylat melyik számlánkat egyenlíti ki. Így nyomon követhető az egyes számlák kiegyenlítésének üteme.

A korszerű programok egy része kezeli a deviza- és valutanemeket is, így az egyes vevő- és szállítószámlák több pénznemben tarthatók nyilván. A magyar számviteli törvény előírása szerint a hazai cégeknek forintban kell könyvelniük, ám a külkereskedelmi vállalatoknak szükséges ez a funkció, hiszen az árfolyamváltozásokból adódó nyereséget, illetve veszteséget nem hagyhatják figyelmen kívül.

Az adathalmazokból rögzített bizonylatok közül lehet azután kinyerni a könyvelő számára nélkülözhetetlen listákat, kivonatokat. Ilyen például a vevőszállító analitika, ami egy-egy adott partner összes tartozása és követelése. Ezen túl van egy kiegyenlítetlen számlalista, ami a cég tartozásait, illetve kintlevőségeit tartalmazza, valamint az áfaanalitika lista, amelyben a számlák áfakulcsokra lebontva jeleníthetők meg, utóbbi az áfabevalláshoz szükségeltetik.

Ezenfelül folyószámlaegyenleg-közlő és kamatterhelő leveleket is kiállít a program. Az előbbi levéltípusban az ügyfeleket arról tájékoztathatjuk, hogy mely számláikat nem egyenlítették ki határidőre. A könyvelők munkáját a program lényegesen megkönnyíti, hiszen a megadott partnerlistához automatikusan hozzárendeli a megfelelő számlákat. Ezt követően az előre megadott standard szöveggel, az ügyfél adataival, illetve a ki nem egyenlített számlákkal együtt kinyomtathatók a levelek. A könyvelő megadhat úgynevezett türelmi időt is, így csak azon partnerek számára készít levelet a program, akiknek ennél korábbi kiegyenlítetlen számláik vannak. A már említett kamatterhelő levél - az előző, inkább felszólítás jellegű irománnyal ellentétben - már a tartozás kamatterheit is tartalmazza. A kamatszázalékot azután akár partnerenként is beállíthatjuk, a megkötött szerződések függvényében. Ennek megfelelően a program kiszámítja, hogy adott időszakban a partner milyen összeggel tartozott. A kamatterhelésnek két módja van: az egyik, amikor csak azoknak terhelünk kamatot, akik bár késedelmesen, de kiegyenlítették a számlát, a másik az úgynevezett időszakos kamatterhelés. Ez utóbbinál a kamatot akkor is kiszámlázzák, ha az ahhoz kapcsolódó tartozást még nem egyenlítette ki az adós cég. A rendszeren ezenkívül a legkisebb kamatösszeg is megadható, így eldönthetjük, mi az a minimum, amit már nem érdemes kiszámlázni.

Automatizált családok

A rendszer működhet a cég egyik pénztárában, ahol pénztárbizonylatokat lehet vele kiállítani, amik azonnal bevihetők a rendszerbe, és kinyomtathatók. Sok rendszernél az előbbi funkciók - pénzügy, számvitel, vevőszállító, partnernyilvántartás, mérlegeredmény - külön programokban kapnak helyet, amelyeket egyenként kell megvásárolni.

Pénzügyi gondjaik nemcsak nagy cégeknek lehetnek, de kisebb vállalkozásoknak, sőt túlautomatizált családoknak is jól jöhet a számítógépes segítség. Ezen programok egyik legfontosabb ismérve, hogy használatukhoz nem kell számítógépgurunak lenni, ráadásul az áruk is megfizethető. Az ebbe a kategóriába sorolható üzleti és családi pénzügyi tervező és nyilvántartó programokat úgy képzelhetjük el, mint elektronikus kockás füzeteket, amelyekkel kimutatások készíthetők költség- vagy bevételtípusonként. Többségük házipénztár és pénztárkönyv is egyben, mindez körülbelül 2500 és 25 000 forint közötti áron. A szoftver nemritkán komplett partnernyilvántartást is tartalmaz, az elkészített szigorú sorszámozású pénztárbizonylatok pedig tárolhatók és kinyomtathatók.

Vannak kifejezetten számlaírásra készült programok is, amelyek a kisebb cégek és egyéni vállalkozások életét könnyíthetik meg, azokét, amelyek más területeket egyelőre nem kívánnak számítógépesíteni. A számlaíró szoftverek költségeit még a kisebb cégek is kigazdálkodhatják, hiszen 8 ezer forint körüli nettó áron már elérhetők.

Minél nagyobb egy cég, annál több szolgáltatást vár el pénzügyi, számviteli programjától. Egy komoly könyvelői program gyakorlatilag minden olyan funkciót ismer, amellyel egy hazai vállalkozás könyvelője a munkája során találkozhat. Beszerzése már nagyobb, nettó 170-200 ezer forint körüli összeget igényel. Ennek ellenére megéri a befektetés - vélekednek a szakemberek - hiszen a programokkal kevesebb ember képes elvégezni ugyanazt a munkát, ami a béreket és a hozzájuk kapcsolódó adóterheket nézve nem elhanyagolható szempont.

Vállalati informatika - másképp Az e-business, illetve szálláscsinálója, a vállalati informatika nem kerülheti el a lassabban fejlődő feldolgozóipart sem. Csakhogy azoknak, akik például a feldolgozóiparban tevékenykedő vállalatoknak szállítanak adatfeldolgozó rendszereket, illetve ehhez szükséges eszközöket, szembe kell nézniük néhány speciális igénnyel. A különböző törvényi és technológiai szabályozások következtében ebben a szektorban szinte kizárólag az iparági sajátosságokat magukba integráló, specializálódott vállalatirányítási rendszerek alkalmazhatók. A gyakorlat azt bizonyítja, hogy csökken a teljes vállalatot átfogó rendszer alkalmazásának hatékonysága, ha a szoftverszállítók a projekt és a problémamegoldás koncepcióját, a tanácsadói tevékenységet és az ügyviteli szoftvert mint szervezési eszközt standardizálják. A standard szoftvereket előállító cégek úgy próbálnak meg kitörni ebből a patthelyzetből, hogy azokra a területekre és funkciókra koncentrálnak, amelyek a vállalatok többségénél azonosan működnek. Ebből következően a számvitel és pénzügy adja a standard rendszerek magját, és ezt egészítik ki az árugazdálkodási folyamatok kezelésével. Mindez azonban például az élelmiszeriparban alkalmazhatatlan, ahol a termék jellegéből, a törvényi szabályozásból és az egészségügyi előírásokból adódóan a hangsúlyt az árugazdálkodási és gyártási folyamatokra kell helyezni. Azoknak tehát, akik az ágazat számára terveznek informatikai rendszereket, ismerniük kell ezeket a sajátosságokat. Ilyen többek között a raktározás és az áru-összekészítés lebonyolítása és automatizálhatósága. Az élelmiszeriparra jellemző ládás kiszállításnál rendkívül fontos a termék és a vevő azonosíthatósága. A raktárkezelés hatékonysága nagymértékben javítható magas állványok használatával, a megrendelések automatikus feldolgozásával, illetve termékféleségenkénti komissiózási zónák kialakításával. Az export élénkülésével és az európai integráció kiteljesedésével további kihívást jelent, hogy a külföldi partnerek, valamint a multinacionális kereskedelmi láncok ugyanolyan informatikai felkészültséget várnak el, mint európai versenytársaiktól. Többek között az árazás, a nyomon követhetőség, a szállítás ütemezése és az elektronikus bizonylatforgalom terén európai standardok használatát igénylik, és rugalmas kapcsolódást saját belső informatikai rendszerükhöz. Az élelmiszeripar beszerzési piacának sajátosságai is az egyedi alkalmazások használatát erősítik. Az alapanyagok nagy része a mezőgazdaságból származik, ahol a termékminőség állandóan változó, vagyis fontos szerepet kap a felvásárolt termék minősítése s az ezt tükröző árstruktúra. Az alkalmazott technológiák is sajátos elszámolási modulokat igényelnek, és döntő befolyással bírnak a kalkuláció felépítésére, ezáltal az önköltségszámításokra. A változó alapanyag-minőség megköveteli a gyártási alternatívák kezelését is, ami szintén tipikus az élelmiszeriparban. Mivel az alapanyag termelési/tenyésztési ciklusa természetileg adott, a szállítás hatékony szervezése révén kell teljeskörűen kielégíteni a vevői igényeket. Kereskedelmi szempontból az élelmiszerek legjelentősebb tulajdonsága a frissesség, mert sok esetben ezek alapvető élelmiszernek számítanak. Vagyis a kiszállításnál még mindig jelentős szerepet kapnak a gyakori, kis tömegű tételek és a direkt boltra szállítások. Nagyon jellemző a túrában vagy gépkocsiról történő, valamint ügynöki, bizományosi rendszerben zajló értékesítés is. Ezek a nem klasszikus értékesítési csatornák más-más elszámolási módot követelnek meg egyazon vállalatirányítási rendszertől. A termék jellege is meghatározhatja az áruterítés módszerét. A kiszállításnál figyelni kell az újrahasznosítható csomagolás (például ládák) kezelésére és nyilvántartására is. A jól szervezett árugazdálkodás alapjaira épülnek rá a pénzügyi és számviteli folyamatok. Itt tehát előny, hogy az egyszer feldolgozott anyaggazdálkodási folyamatok automatikusan generálják a pénzügyi folyamatokat, ezáltal közös adatbázisra ültethetők. Ebből következik a cikk elején felvetett állítás igazsága: csak a testreszabott szoftverek, rendszerek képesek arra, hogy a technológiai és piaci igényeknek egyszerre és a hatékonyság növelésével feleljenek meg.

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2000. október 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére