Munkamániások otthona

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (1999. november 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 20. számában (1999. november 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás

 

Azok a kiváltságosok, akik 1988 (az új útlevéltörvény hatálybalépése) előtt is gyakran bepillanthattak a nyugat-európai és észak-amerikai országok életébe, a szocializmus és a kapitalizmus közötti szembeszökő különbségnek azt vélték, hogy odaát bizony keményen kell dolgozni. Azóta sok víz lefolyt a Dunán, Európa keleti fertályán is a kulcsszó immár a hatékonyság. Ha a magyarok még nem is annyira munkamániások, mint például a japánok, sokan (kivált a cégvezetők) lényegesen több időt töltenek a munkahelyükön, mint az otthonukban. Nem mindegy hát, milyen a munkahely és annak irányítóbázisa, az iroda, használhatók, kényelmesek-e a bútorai, technikai felszereltsége megfelel-e az ezredvég igényeinek, magukénak érezhetik-e a dolgozók.

Az irodákat manapság már nem a hajdan sokat gúnyolt aktakukacok és a körmüket lakkozó, csicsergő titkárnők népesítik be, hanem egyre magasabban kvalifikált, jó rendszerező-, szervezőkészségű, menedzserszemléletű, a korszerű kommunikációs eszközök használatában is jártas "européer" alkalmazottak, akik teamet alkotva segítik cégük sikeres működését.

Testreszabott terek

A hatékony munkavégzés egyik feltétele az ésszerűen megtervezett, praktikusan berendezett, jól felszerelt és nem utolsósorban kellemes hangulatú iroda. Optimális esetben az irodákat, irodaegyütteseket olyan épületekben alakítják ki, amelyeket eleve munkahelynek terveztek, azonban nem minden cég engedheti meg magának, hogy borsos árú irodaházi négyzetmétereket vásároljon vagy béreljen. Számukra a lakások, üzlet-, raktárhelyiségek átalakítása marad. Az országban ugyan százával működnek olyan belsőépítész-, lakberendező stúdiók, amelyek komplett szolgáltatásként vállalják a belső terek kialakítását, a bútorok gyártását és beszerelését, de - amint azt Balanyi Géza, az AXO-BAU Kft. tulajdonosa mondja -, csupán a megrendelők elenyésző kisebbsége bízza szakemberekre az irodalétesítés teljes folyamatát. Ennek döntően a pénzhiány, kisebb mértékben a hazai vállalkozók többségét még mindig jellemző igénytelenség az oka. Balanyi Géza szerint ma még kevesen vannak, akik belátják: hosszú távon a drágább az olcsóbb. A tervezőmunka kiindulópontja a rendelkezésre álló anyagi keret. Ezután a megbízó felvázolja az elképzeléseit. A legtöbb esetben egy vagy két főnöki szoba, egy főnöki előszoba (titkárság) és egy, a gazdasági részleg munkahelyéül szolgáló iroda, továbbá illemhelyek, kézmosók, esetleg teakonyhák kialakítását igénylik.

A jó tervezőnek olyan kérdéseket is fel kell tennie, amelyek a cég további terveire vonatkoznak. A megrendelők legtöbbször nem is gondolnak arra, hogy ha például a jövőben bővíteni kívánják a profiljukat, gyarapítani személyi állományukat, technikai eszközeiket, nagyobb ügyfélkört céloznak meg, az építészeti tervet mindezek figyelembevételével tanácsos elkészíteni. Az előrelátó térgazdálkodás kevésbé költséges, mint a későbbi - esetleg falbontással, vezetékáthelyezéssel járó - átalakítás. A részletes (például a fénymásolók, számítógépek helyét is feltüntető), élethűen megjelenített tervrajz újabb ötleteket ad a megbízóknak, az elképzelések folyamatosan változnak, mígnem a közös gondolkodás eredményeként megszületik a végleges változat.

A belső terek, az irodabútorok kialakításának, az eszközök elhelyezésének legfontosabb szempontja, hogy a dolgozóknak elegendő életterük legyen, ne akadályozzák egymás munkáját, otthonosan érezzék magukat. Ügyelni kell arra is, hogy a rosszul konstruált vagy ésszerűtlenül elhelyezett bútorok okozta kényelmetlenség ne vonja el a figyelmet a munkától. A méretre szabott, a térhez és az egyes dolgozók testi adottságaihoz igazított bútorok szolgálják leginkább a kényelmes és hatékony munkavégzést, de az előre gyártott irodabútorok - főként a nyugati termékek - között is egyre több alkalmazkodik a test formájához, hajlítható, dönthető, gördíthető.

Bútorválasztási szempontok

Az irodák egyik legfontosabb kelléke a szék. A jó szék - formájánál, anyagminőségénél, állíthatóságánál fogva - minimálisra csökkenti az ülő foglalkozás ártalmait. Ennek természetesen ára van: a középkategóriás irodai székek is 50-100 ezer forintba kerülnek, az "összkomfortos" luxus-ülőalkalmatosságokért pedig akár félmilliót is elkérnek. Az író-, tárgyaló-, számítógépasztalok, irattárolók, szekrények árai közt igen nagy különbségek vannak. A kispénzűek esetleg már 100 ezer forintból is berendezhetik irodájukat, igaz, az úgynevezett garázsműhelyekből származó, relatíve olcsó bútorok többnyire gyenge minőségűek. Az operatív munkahelyeket magyar bútorokkal átlagosan 250-400 ezer forintért, importtermékekkel 400-600 ezertől több millió forintig terjedő áron lehet berendezni.

A modern, ergonómiai szempontok figyelembevételével készült bútorok egyébként nagyobb helyet foglalnak, mint a hagyományos, politúros íróasztal a hozzá való székkel, szekrénnyel. Korábban ezzel nemigen foglalkoztak, ha egy irodába befért három asztal, akkor azt berakták. Persze a bútor határozza meg: egy-egy alkalmazottnak mekkora lesz a territóriuma. Az íróasztaloknál az elfogadott szélességméret 140 centiméter, ezt lehet jól kihasználni, de például a tervezői asztal szélesebb.

A magyar bútoripar szereplői szerint a hazai gyártók legfeljebb csak követni képesek az ágazat nemzetközi trendjét. Ez persze nem zárná ki, hogy a honi társaságok is alkalmazzanak és valóban foglalkoztassanak is főállású ipari formatervezőket. A hazai bútorgyárak többsége azonban elsősorban meglevő termékeit és kapacitásait igyekszik eladni, s azokat a területeket keresi, ahol adott teljesítményével is érvényesülni tud. Nem véletlenül lobbiznak rendkívül keményen azért, hogy a magyar gyártók az állami közbeszerzési pályázatokon élvezzenek előnyt, elvégre - érvelnek - hazai munkahelyekről, hazai adóbevételről és a hazai adófizetők pénzéről van szó. A Bútorvállalkozók Országos Szakmai Szövetségének adatai szerint az elmúlt két év alatt az ágazat termelése mintegy 20 milliárd forinttal nőtt, a gyártók 1998-ban 57,8 milliárd forint értékű bútort állítottak elő. Ennek egyharmada volt irodabútor (beleértve a szállodák és iskolák berendezését is). A kereskedők mintegy 150 millió dollárért importáltak bútort, aminek valamivel több mint fele volt irodai berendezés. A hazai gyártók tavaly mintegy 17 százalékkal növelték termelésüket. Mivel a magyarországi irodabútor-piac még felfutóban van, s a bútorok átlag 10 évenként cserére szorulnak, általános a vélekedés, hogy a magyar piacon mind több bútorkereskedő próbál megélni. Ez azonban a hazai gyártóknak nem könnyíti meg a piacra jutást.

A hazai irodabútor-gyártók tehát főként állami, közületi megrendeléseket teljesítenek. A Nyugaton előszeretettel használt furnérozott bútorok iránt ebben a vevőkörben nincs kereslet (mivel azok jóval drágábbak). A tehetősebb vásárlók, az üzleti világ szereplői, vezetői irodájukba többnyire nyugati katalógusokból választanak, részben a márkanevek csábításának engedve, részben a magyar és a nyugati áruk minősége közötti kétségtelen különbség miatt. A vezető kereskedőcégek, a belsőépítész-lakberendező stúdiók úgy tartják: a magyar gyártók többsége csak kullog a nyugatiak mögött, nem képes gyorsan reagálni az újabb kihívásokra. Vincze Miklós, a V. A. M. Design Kft. igazgatója szerint a honi vállalkozókból hiányzik a szakmai és a piaci előrelátás képessége. Mint mondja, cége alapítását többéves információgyűjtő, -rendszerező munka előzte meg, ennek köszönhető a páratlan számítógépes adatbázisuk. Nyilvántartásukban naprakész ismeretek találhatók a világ mindazon gyártóiról, amelyek kimagaslóan jó minőségű produktumokat állítanak elő a bútorgyártás, a lakberendezés területén. Leendő vásárlóik mindent megtudhatnak az egyes termékek méretéről, formájáról, színéről, anyagáról, áráról. A V. A. M. Design a legspeciálisabb igényeket is képes kielégíteni. Ügyfeleik egyedi elképzelései alapján megrendelik, legyártatják, beszállítják, elvámoltatják, a helyszínre viszik és beszerelik a bútorokat. Megrendelőik körét javarészt tőkeerős nagyvállalkozások, multinacionális cégek alkotják, amelyek számára teljes körű szolgáltatást (építészeti tervezést, kivitelezést, műszaki felügyeletet, belsőtér-kialakítást, lakberendezést) nyújtanak. Vincze Miklós egyik legsikeresebb munkájuknak a nyíregyházi Postabank-épület külső-belső kialakítását tartja. Büszke arra, hogy az általuk kifejlesztett technológiával, magyarországi alapanyagokból készített bútorok, pultok tíz év elteltével is tökéletesen megfelelnek a funkcionális és az esztétikai kívánalmaknak, külföldi partnereik is megcsodálják őket.

A minőséget és az esztétikai szempontokat Balanyi Géza és alkalmazottai is elsőrangúan fontosnak tartják. Kizárólag nyugati alapanyagokból dolgoznak, a vasalatok, kivetőpántok például kiváló minőségű német termékek. Az AXA-BAU produktumai közül különösen közkedveltek a méretre vágható fióktálcák, amelyek minden magyar szabványnak, bútornak megfelelnek, könnyen kezelhetők. A cég által készített bútorok nagy előnye, hogy élettartamuk több évtized, míg például a magyar szériabútorok átlagosan körülbelül tíz évig használhatóak. Ideális esetben a megrendelő számára az is fontos, hogy a praktikus szempontokon túl a terek, berendezési tárgyak, kiegészítők, dekorációs elemek szín- és formavilágának harmonizálásával kellemes hangulatot teremtsenek. A tervezők kreatív elképzelései éppen ebben a munkában teljesedhetnének ki, pénz híján azonban erre ritkán kerül sor.

Világítási praktikák

Az iroda világításának kialakítására viszonylag kevés gondot fordítanak a megbízók, pedig a helytelen vagy előnytelen megvilágítás nemcsak hangulatromboló, rosszabb esetben nyomasztó, de szemet károsító is lehet. Szerencsés esetben az irodába áramló természetes fény nappal elegendő a munkavégzéshez. Tovább "világosítható" az iroda, ha a falakat sima felületűre képezik, fehérre vagy világos színűre festik, ez mintegy megsokszorozza a fényt. Hasznos, ha úgynevezett fénytérképet készítenek, amelyből nyomon követhető, reggeltől estig hogyan változik a beszűrődő fény. A lámpákat ennek figyelembevételével célszerű megválasztani és elhelyezni. A szakemberek a kombinált, szórt és irányított fényű, szabályozható fényerősségű, energiatakarékos világítást tartják korszerűnek. Az egyes munkafolyamatok fényigénye más-más. A számítógéppel dolgozók például félhomályos vagy elsötétített szobában tudják szemük erőltetése nélkül figyelni a monitort, vagy legalábbis az iroda oly szögletében, ahol a képernyőről nem verődik vissza a fény. A világossági, illetve sötétségi küszöb - a szélsőséges értékektől eltekintve - egyéni érzékenységtől függően változó. Azonos fényviszonyok mellett van, aki jól, van, aki rosszul lát. A világos szeműek, a szemüveget vagy kontaktlencsét viselők általában rosszabbul viselik az éles fényeket, illetve a kiegyenlítetlen fényviszonyokat, mint sötét szemű, illetve lencsék nélkül is jól látó társaik. Az irodavilágítás tervezésénél természetesen nem lehet minden egyes dolgozó igényére tekintettel lenni, de komfortérzetüket és teljesítőképességüket növeli, ha saját munkaasztaluk megvilágítását tetszés szerint változtathatják.

Kommunikációs eszközök

Az iroda működése elképzelhetetlen telefon, telefax, számítógép, fénymásoló nélkül. Ezek a technikai eszközök szinte észrevétlenül segítik az irodai teendők elvégzését. Hogy mennyi időt, energiát takarítunk meg általuk, mennyire egyszerűsítik az ügyintézést, az leginkább akkor derül ki, amikor valamelyik berendezés meghibásodik: olyankor megbénul az iroda.

A leggyakrabban használt kommunikációs eszköz a telefon. A forgalmazók igen sokféle telefonközpontot, alközpontot kínálnak, amelyek egy-két vagy akár több száz bejövő vonal mellékekre bontására képesek, konferenciabeszélgetést is lehetővé tesznek, számítógép, riasztó, fax, magnetofon, kapunyitó is működtethető általuk. A kis kapacitású központok néhány tízezer forintért, a közepesek 100-300 ezer forintért, a több száz vonal elosztására képes rendszerek milliós áron szerezhetők be. Magyarországon a Siemens, a Panasonic, a Kapsch, az Ericsson és az Alcatel adja el a legtöbb készüléket.

Ahogyan telefonokból, úgy faxokból is bőséges a választék. Magyarországon évente mintegy 30 ezer készüléket adnak el. A telefaxok alapvetően két csoportra, a hőpapíros és a normál papíros (hőtranszferes, tintasugaras, lézeres) típusokra oszthatók. Az utóbbi néhány évben nagyobb kereslet mutatkozik a normál papíros berendezések iránt. Az árak - teljesítménytől függően - igen eltérőek. A legegyszerűbb, úgymond háztartási hőpapíros faxok 60 ezer forint körüli, az irodai használatra alkalmasabb készülékek 80 ezer forint körüli áron kaphatók. A normál papíros faxok ennél jóval drágábbak, 100-300 ezer forintba kerülnek. A legmodernebb telefaxok memóriájukban tárolják az üzeneteket, így azok akkor sem semmisülnek meg, ha kifogy a papír, vagy üzemzavar következik be. A berendezések üzemeltetési költsége eltérő, a legolcsóbban a lézerfaxok működtethetők.

Ma már egyre több iroda (és magánszemély) dönt a külön telefaxgép kiiktatása mellett. Ha a program és a modem lehetővé teszi, számítógéppel is lehet faxot küldeni és fogadni. Mivel az üzenet a monitorról leolvasható, nem kell papírt használni. (Természetesen, ha szükséges, kinyomtatható az üzenet. A prognózisok szerint a jövő a papírt nem igénylő, digitális információcseréé. De a komputerizáció egyelőre nem mutatkozik meg a papírfelhasználás csökkenésében.)

A fénymásolók szintén jó szolgálatot tesznek az irodákban. Magyarországon a hagyományos, optikai eljárással működő, fekete-fehér másolókat vásárolják leginkább. A Canon Np 6216 és a Sharp SF 2216 típusok a legnépszerűbbek. Valovicsné Bihari Judit, a Delfin Információs Technológia Kft. ügyvezető igazgatója szerint a különböző márkájú fénymásolók teljesítménye szinte azonos, különbség a működtetési árak, az egy lapra jutó költségek között van. A cégek nemigen hajlanak arra, hogy a berendezéseket lízingeljék, béreljék, jóllehet ez a megoldás a kedvező áron biztosított karbantartás, szerviz miatt olcsóbb, mint a saját gépek működtetése, különösen akkor, ha azok több mint tízévesek. (Nyugat-Európában két-három év a berendezések amortizációs ideje, nálunk tíz-tizenöt év.) A fénymásolók méretével, súlyával arányosan nő másolási sebességük. A hordozható, legfeljebb tíz kilogramm súlyú gépek csupán hat lapot másolnak percenként, a mamutmodellek körülbelül negyvenet.

Az irodákban időről időre felgyülemlő tetemes mennyiségű papír csak iratmegsemmisítő berendezésekkel tüntethető el biztonságosan. A papírszeletelők közül is többféle típusból választhatunk. A legegyszerűbbek hosszanti csíkokra szabdalják az iratokat. Bár a néhány milliméteres sávokból csak hosszadalmas puzzle-játékkal sikerülhet újra összeállítani a dokumentumokat, sokak számára nem megnyugtató az iratmegsemmisítés ezen módja. Az alaposabban dolgozó gépek kereszt- és hosszirányban is aprítják a papírokat, így lehetetlen rekonstruálni szövegüket.

Irodaszer-kereskedők Az irodai segédanyagok és berendezések piaca meglehetősen sokrétűnek mondható. A becslések szerint évente 40-45 milliárd forint fordul meg a szorosan vett irodaszerpiacon, ennek a forgalomnak legfeljebb 30 százalékát mondhatják magukénak a piacvezetők. Pontos számok híján nehéz meghatározni, ki diktál a többieknek. Egyes szakemberek úgy vélik, azok a társaságok sorolhatók a felső kategóriába, amelyek forgalma évi 3-5 milliárd forint körül alakul. A nagykereskedések jellemzően a kis- és közepes vállalkozásokra koncentrálnak, és különböző akciókkal, házhoz szállítással igyekeznek piaci részesedésüket növelni. Az egyik piacvezető társaság, az Office Depot idén 6 milliárdos forgalommal számol, s ebben az irodaszerek mellett az irodatechnika, a számítástechnika és az irodabútor is benne van. Az irodaszer és a számítástechnikai berendezések eladása adja a forgalom 30-30 százalékát. Az irodaszer-forgalom zöme hagyományosan áruházon kívül, vagyis a telemarketing-szolgálaton és az üzletkötőkön keresztül történik. Ezzel szemben a számítástechnikai eszközöket nagyobbrészt az áruházakban adják el. A magyarázat, hogy például a spirálfüzetet vagy az iratgyűjtőt nem feltétlen kell kézbe venni, kipróbálni a vásárlás előtt, ezzel szemben több százezer forintos notebook komputert ritkán vesz az ember katalógusból, merthogy a vételnek lényegesen nagyobb a kockázata. Míg a vállalkozásokat célzó, kifejezetten irodaszer-specialisták száma nem nőtt jelentősen az utóbbi néhány évben, addig egyre-másra alakultak azok a társaságok, amelyek üzleti, számítástechnikai termékekkel, írásvetítőkkel, projektorokkal, vásznakkal, fóliákkal foglalkoznak. Körükben hatalmas a tülekedés, ami érthető is, hiszen egy-egy nagyobb cég olykor több tízmilliós nagyságrendű összeget fordít ilyen készleteinek felújítására. Az igazán nagy cégek kiskereskedelmi társaságokkal nem szívesen üzletelnek, a neves, jól ismert kereskedőket választják inkább. Vannak azért kivételek, akadnak olyan kisebb vállalkozások, amelyek speciális és minőségi kínálatukkal tesznek szert biztos bevételre. Attól azonban óva intik a kisvállalkozásokat a szakemberek, hogy nagy kedvezményeket kínáló, kis pinceüzletekben vásároljanak számítógépeket. Az úgynevezett no name pc-k ugyan nem feltétlenül rosszak, bár kétségkívül a neves gépek az igazán megbízhatók, de a pinceboltokban, nemegyszer csempészett alkatrészekből összebarkácsolt gépek előbb-utóbb cserbenhagyják használójukat. A nagy irodaszer-áruházakra jellemző - elsősorban a számítástechnikai, irodatechnikai üzletágban -, hogy nem egy adott márka forgalmazói, hanem széles márka- és modellválasztékot tartanak. Erre azonban csak az igazán tőkeerős társaságok képesek, hiszen a készletek finanszírozása nem olcsó mulatság. H. R.
 

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (1999. november 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére