Piacépítő szakvásárok

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (1999. október 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 19. számában (1999. október 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás

A gazdaság szereplőinek marketingtevékenységében jelentős szerepet töltenek be a kiállítások. A rendezvények szervezése, a kiállításokkal kapcsolatos szerteágazó feladatok intézése külön szakma. Ahhoz, hogy a vásári bemutatkozás sikeres legyen, a kiállító és kiállításszervező szakszerű együttműködése szükséges. Magyarországon már több mint 300 regionális kiállítást rendeznek, a fővárosban 50-60 kisebb-nagyobb szakkiállításra, szakvásárra kerül sor évente. Ezekből a legtöbbet a Hungexpo szervezi a Budapesti Vásárközpont területén. Kiállítási, vásári helyszínként rendszeresen használják a Budapest Kongresszusi Központot, valamint a Népstadion és Intézményei csarnokait. Jelentős szakmai fórumoknak ad helyet a Budapesti Műszaki Egyetem, s az épülő budai egyetemváros innovációs centrumának is nő e tekintetben a jelentősége. Vidéken általában stadionok, egyetemi, főiskolai aulák, oktatási és művelődési központok a jellemző kiállítási színterek.

Előretekintő szervezők

Szakkiállításokat 1967, a Hungexpo vállalat alapítása óta láthatnak az érdeklődők. A Hungexpo állami vállalatból 1990-ben alakult 84 százalékos állami és 16 százalékos önkormányzati tulajdonú részvénytársasággá. A magyarországi piacvezető cég évi 20-25 kiállítást szervez, ezek döntő többsége szakmai közönség számára rendezett szakkiállítás. A különböző iparágak termékeinek, illetve azok gyártóinak bemutatói évente-kétévente követik egymást. Amint azt Nagy Károly üzletpolitikai és marketingigazgató mondja, a szervezők munkája a kiállítás megnyitása előtt 12-24 hónappal kezdődik. Bár a '99-es program még nem fejeződött be, már a 2000-ben, 2001-ben rendezendő kiállításokon dolgoznak. A szervezőmunkát a piac feltérképezésével, a leendő kiállítók és látogatók megismerésével kezdik. Saját, mintegy száz szakemberünkön kívül szakértői bizottságok, kiállítói tanácsok, szakmai szervezetek és nem utolsósorban számítógépes adatbázis segítik a lehető legmagasabb színvonalú, sikeres kiállítások létrejöttét. A szakértői bizottságok az egyes szakmák legelismertebb képviselőiből, egyetemi tanárokból, szakmai szervezeti vezetőkből állnak. Ők prognosztizálják, hogy milyen bemutatókra, konferenciákra lesz igény egy-két év múlva. A prominens kiállítókat is bevonják az előkészítő munkába; együtt tervezik meg a kiállítások témáját, jellegét, közösen alakítják ki a meghívottak körét, kidolgozzák, miként motiválhatják az érdeklődőket. Nagy Károly szerint munkájuk lényege az előrelátás. A jelen folyamataiból következtetniük kell a jövő elvárásaira. A szervezés kiterjedt ismeretségi kört, nagy meggyőzőerőt, rengeteg figyelmet, fegyelmet és felelősségérzetet kíván.

Mindazonáltal a kiállítás piaci értékét nehéz megjósolni, a szervezők csak a korábbi tapasztalatokra, a statisztikai adatokra támaszkodhatnak. Annak érdekében, hogy mind kevesebb kockázattal szervezzék a kiállításokat, a Hungexpo Rt. tavaly egy magyar és négy külföldi partnerrel társaságot hozott létre, amely nemzetközileg elfogadott módszer alapján méri a látogatottságot. Az ily módon hitelesített adatok segítségül szolgálnak újabb kiállítások tervezéséhez.

Rendezvényszervezők A cégek életéhez szorosan hozzátartoznak az üzleti partnerek számára szervezett alkalmi, illetve rendszeres összejövetelek, és egyre gyakrabban bízzák szakemberekre megrendezésüket. A partiszerviz úgynevezett kitelepüléssel járó, összetett vendéglátó-szolgáltatás, amely magában foglalja az étkeztetést, a helyszín alkalomhoz illő átalakítását, feldíszítését - kívánság szerint -, élő műsorok vagy video-, audioprogramok összeállítását, technikai lebonyolítását, a vendégfogadó, -kísérő személyzet biztosítását. A partiszervizek teamje ennek megfelelően több szakma kvalifikált képviselőiből áll, szakácsok, felszolgálók, dekoratőrök, látványtervezők, hangtechnikusok (tűzijáték-rendezéskor pirotechnikusok is), hosztok, hoszteszek, értékesítési szakemberek dolgoznak a rendezvények sikeréért. A szolgáltatók egy része saját, nagy létszámú csapattal, illetve eszköz- és gépjárműparkkal végzi a munkát, mások alvállalkozók segítségével teljesíti a megbízásokat. A legtöbbször igényelt rendezvényforma az állófogadás, illetve a koktélparti. Népszerűségük egyszerű voltuk mellett azzal magyarázható, hogy jóval olcsóbbak, mint az úgynevezett ültetéses fogadások. Bár szervezési szempontból csupán ujjgyakorlatoknak tűnnek, valójában nem könnyű a lebonyolításuk. Kellő hozzáértés és tapasztalat hiányában csak olyan fogadást sikerül produkálni, amely nem válik a szakma dicsőségére. Erre akad is példa bőven - állítják a szakemberek. Az eseményt nem csupán az alkalom, a találkozások, tárgyalások, kötetlen beszélgetések teszik csábítóvá és emlékezetessé, hanem az ételek, italok választéka is. Az, hogy mi kerül a terítékre, mindenekelőtt a megrendelő pénztárcájától függ, de az is számít, milyen napszakban kerül sor a fogadásra, hiszen a tízórai idején más ételek dukálnak, mint uzsonnaidőben vagy éjfélkor. A piaci túlkínálatból következően a partiszervizek - ahogyan más szolgáltatók is - egymás árai alá ígérnek. A kispénzű vagy igénytelen vállalkozások egy ötvenfős állófogadást már akár százezer forintért is megrendeztethetnek. Ez esetben a menü meglehetősen szegényes, egyszerű hidegkonyhai készítményekkel, meghatározott mennyiségű kommersz itallal vendégelik meg a résztvevőket. A középkategóriás szolgáltatóknál az étel- és italsor öt-kilenc ezer forintba kerül, a szakma elit képviselői pedig fejenként tízezer forint feletti áron vállalják az állóvendéglátást. A partiszervizek számára a legjobb üzletet és a legnagyobb szakmai kihívást a nagyvállalatok, multinacionális cégek több száz, sőt gyakran több ezer fős rendezvényei, illetve a konferenciák, nagyszabású termékbemutatók, megnyitóünnepségek jelentik. A szervezők előkészítő munkája a megbízóval történő egyeztetéssel kezdődik. A megbízók egy része csupán felvázolja, mikor, hol, milyen típusú rendezvényt óhajt, és hány vendég megjelenésére számít (a rendezők szerint ez a szerencsésebb változat), mások határozott, a részleteket is tartalmazó elképzeléseket tárnak a szolgáltatók elé, amelyek vendéglátó-szakmai szempontból gyakran tévesek, rosszak. Ez esetben az első számú feladat a megrendelő lebeszélése saját ötleteiről. A szervezők a helyszíni szemle során tájékozódnak arról, hogy építészeti, technikai szempontból alkalmas-e a kijelölt hely a kívánt rendezvény lebonyolítására, milyen változtatások szükségesek. Ezután részletes forgatókönyvet készítenek az eseményről, majd árajánlatot adnak a megbízónak. Rövidebb-hosszabb alkudozás után megszületik a megállapodás, és elkezdődik a szervezés. Ha a szerződést teljes körű lebonyolításra kötik, feladatuk az esemény összes mozzanatának, a vendégek tökéletes kiszolgálásának koordinálása. Konferenciák, termékbemutatók szervezésekor elkészítik a vendéglistát, postázzák a meghívókat, regisztrálják a visszajelzéseket, utaztatják, fogadják, kísérik, elszállásolják, étkeztetik a vendégeket, szakmai és szórakoztató programokat szerveznek. Az ilyen horderejű rendezvények "levezénylése" komoly szakértelmet, rengeteg figyelmet, felelősségtudatot, egyszóval profizmust kíván. Mindez a megrendelő számára tetemes - de rövidebb-hosszabb távon megtérülő - kiadás. A nagyobb cégek marketingkommunikációs költségvetésében manapság már külön tételként szerepel a vendéglátásra fordítandó összeg. L. H. K.

Tréning kiállítóknak

A rendezvények sikere nem csupán a szervezőkön múlik, hanem a kiállítók felkészültségén is. A cégvezetőket segítendő a Hungexpo Rt. a Kamarával, illetve a Vállalkozásfejlesztési Központtal közösen kétnapos tréningeket szervez, amelyeken elsajátíthatják a felkészüléshez szükséges ismereteket. A legnagyobb problémát általában az okozza, hogy a vállalkozók nem fogalmazzák meg marketingcéljaikat, nem tudják, mikor melyik eszköz a legkívánatosabb üzleti előmenetelük szempontjából. Nem tervezik meg, hogy milyen eredményt várnak a kiállítástól. A szemináriumokon megtanulhatják, hogyan hozzák meg a döntéseiket, hogyan készítsenek hálótervet, milyen standszemélyzetet biztosítsanak a helyszínen. A kiállítások három-négy napig tartanak. A kiállítónak az az érdeke, hogy ez alatt a rövid idő alatt a lehető legtöbb partnerrel találkozzon, akivel később üzletet köthet. Ezt csak úgy érheti el, ha időben modellezi a kiállítás várható eseményeit, előre kategorizálja a lehetséges látogatókat, jegyzeteket készít, megtervezi, milyen sorrendben, hogyan reagál majd a megkeresésekre. Ha már a kiállítás előtt hetekkel hozzákezd a forgatókönyv kidolgozásához, minden esélye megvan rá, hogy gyors, pontos válaszokat adjon az ajánlatokra.

A Hungexpo Rt. külön szolgáltatásként az üzleti találkozók megszervezését, a kiállítás eseményeinek teljes körű lebonyolítását is vállalja. Ha a kiállító igényli, kampányt szervez, felkutatja, a helyszínre utaztatja a cég lehetséges partnereit, tárgyalási időpontokat egyeztet. A találkozók koordinálása mellett az interneten megjelentetett információkkal is segíti a látogatók eligazodását, az üzletfelek gyors egymásra találását. A szakkiállítások résztvevői és az irántuk érdeklődők számára két-három havonta újságot, hírlevelet jelentetnek meg, így ügyfeleik az expók közötti időben sem maradnak információ nélkül.

Szakkiállítás-szervező A Haris Kereskedőház Kft. 1988 óta foglalkozik kiállításszervezéssel. Tizenegy éve - a Hungexpóval közösen - ők rendezték az első magyarországi automobil-kiállítást. 1994-től a nemzetközi gyakorlatnak megfelelően kétéves ciklusos rendszerben követik egymást expóik. Páratlan években az Automobil Budapest Autószalon kiállításon a gépjárműimportőrök, páros években, az Automobil Autótechnika bemutatón a háttéripar képviselői vonultatják fel termékeiket. A Haris Kereskedőház komplett szolgáltatást nyújt a mintegy 350 kiállítónak. Biztosítja a korszerű technikai színvonalú, zavartalan bemutatkozásukat, kialakítja arculatukat, koordinálja reklám- és propaganda tevékenységüket, vállalja, hogy hatékony kampányt folytat az expó érdekében, amelynek nyomán a kiállító cégek várhatóan 200 ezer látogatóra számíthatnak.

Döntéshozók fóruma

A Hungexpo Rt. kiállításait tavaly 703 ezren látogatták. Egy-egy kiállítás hatékonyságát a szervezők és a bemutatkozó cégek azzal mérik, hogy milyen összetételű a látogatókör. A szakkiállítások közönsége 80-90 százalékban döntéshozókból, döntés-előkészítőkből áll. A kiállítók általában elégedettek, hiszen számukra nem a tömeges látogatottság fontos, hanem az, hogy minden szóba jöhető üzleti partnerrel találkozzanak.

A kiállítók költségeinek 35-40 százalékát a stand megterveztetésének, felépíttetésének, technikai felszerelésének, működtetésének ára teszi ki, a helydíj a költségek 20-25 százaléka - a kiállítás jellegétől függően -, 10-20 ezer forint négyzetméterenként. Ez az arány a nyugat-európai országokban is hasonló, csupán a standszemélyzetre fordított összegek között mutatkozik jelentősebb eltérés: a munkaerő Nyugaton drágább.

1997-ben 4 milliárd forint árbevétele volt a Hungexpónak, a kiállítók és a látogatók költekezéséből pedig 4,8 milliárd forint adóbevétel származott.

A legtöbb országban közösségi pénzből finanszírozzák a kiállítási és vásárközpontok felépítését, működtetését. A befektetett összeg csak hosszú évek múltán és szinte sohasem direkt módon, a kiállítók által lerótt helydíjakból, illetve a látogatók belépőjegyeinek árából térül meg, ám a település, a térség, az ország számára a vásárközpontok bevételének sokszorosát eredményezi a résztvevők ott eltöltött vendégéjszakáiból, vendéglátóhelyi fogyasztásaiból, vásárlásaiból származó adónyereség. A kiállítási és vásárturizmus fejlesztése világszerte kiemelten fontos nemzetgazdasági törekvés. A közelmúltban Münchenben 2,8 milliárd márkáért építettek vásárközpontot, tudván, hogy ez legelőbb 2007-ben válhat nyereségessé. Tokióban nemrégiben 1,1 milliárd USD-ért létesült vásárváros. Az üzemeltetésre alapított cég menedzsmentjének "csupán" az a feladata, hogy az évi 63 millió dollár folyó költséget behozza. A Birminghamben szintén újonnan felépített vásárközpontot egy, a helyi iparkamarával közösen létrehozott vállalat működteti, amelynek közzétett és elfogadott célja egyelőre mindössze annyi, hogy a veszteséget minimalizálja.

Autókölcsönzők Becslések szerint Magyarországon mintegy másfél száz vállalkozás foglalkozik főtevékenységként autókölcsönzéssel. Kétharmaduk Budapesten tartja fenn irodáját. A Magyar Autókölcsönzők Szövetségébe tömörült húsz, vezető autókölcsönző körülbelül két és fél ezer gépkocsival rendelkezik. Az autók többsége kis- és középkategóriás személygépkocsi, de egyes irodák a luxusigényeket is ki tudják elégíteni, továbbá mikrobuszokat és kisteherautókat is kínálnak. Az éves forgalmat tekintve a megrendelők fele-fele arányban külföldiek, illetve magyarok. Autót elsősorban azok bérelnek, akik el tudják számolni a bérleti díjat vagy leírhatják az adójukból. A pénzügyi számítások azt igazolják, hogy csak akkor érdemes saját autót fenntartani, ha azt tulajdonosa az év legalább háromnegyed részében használja. A kölcsönzők állandó ügyfelei a multinacionális cégek, a nagyvállalkozók közül kerülnek ki. A hosszú távú, gyakran több évre kötött bérleti szerződés mindkét fél számára előnyös a biztos üzlet és az érte járó kedvezmény okán. A kölcsönzők magánszemélyektől munkáltatói szerződést és hitelkártyát, gazdasági társaságoktól cégbejegyzési igazolást és aláírt címpéldányt kérnek szerződéskor. Az országszerte 25 kirendeltségen szolgáló Eurent Autókölcsönzőnél például egy VW Golf típusú gépkocsi bérleti díja: 6400 forint napi díj, kilométerenként 64 forint útdíj plusz 25 százalék áfa, valamint a napi 1950 forint biztosítás és 25 százalék áfa összege. L. H. K.
 

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (1999. október 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére