Az Y2K projekt

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (1999. október 1.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetés (archív) 19. számában (1999. október 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás

 

A legnagyobb cégek már évekkel ezelőtt megkezdték az évezredváltással kapcsolatos projektek kidolgozását. A felmérések szerint a legtöbb cég már túl van a teszteléseken és utolsó lépésként a cseréket, javításokat végzik. Aki még bele sem fogott a felkészülésbe, annak nagyon össze kell szednie magát, és sürgősen meg kell tennie a szükséges lépéseket. A felkészületlenség egyébként is a kisebb vállalkozásokra jellemző, amelyek ezzel inkább csak maguknak, illetve közvetlen üzleti partnerüknek okoznak kellemetlenséget. (Valószínű, hogy attól még nem lesz katasztrófahelyzet, ha például egy varroda nem Y2K-kompatibilis.)

Az alábbiakban egy olyan általános felkészülési programot mutatunk be, amely tartalmazza a szükséges lépéseket a problémák megoldására. Természetesen azonban az egyes szervezetek eltérő méreteiből, feladataiból, jellegzetességéből adódóan nem határozható meg olyan terv, amely minden ágazatra vonatkozik.

Y2K-kompatibilitás

Az Y2K-kompatibilitás fogalmának meghatározása azért szükséges, mivel több definíció is létezik. Eltérőek lehetnek például abban, hogy meddig terjed időben egy-egy rendszer kompatibilitása (2049. vagy 2039. stb.) Az eltérés adódhat a programok eltérő tulajdonságaiból, de alapjában véve néhány pontban össze lehet foglalni, hogy milyen követelményeknek kell megfelelni.

A legelterjedtebb a Brit Minőség Ellenőrző Intézet által meghatározott irányelv, a legtöbb helyen ezzel találkozhatunk. Ezek az elvek a következők:

Egyetlen aktuális dátum sem okozhat zavarokat a rendszer működésében. A dátumalapú funkcióknak hibátlanul és egyértelműen kell működniük 2000 előtt, 2000-ben és 2000 után. Ez azt jelenti, hogy ha a program a dátumokkal műveleteket végez, tehát az életkort úgy állapítja, hogy a belépéskori dátumból kivonja a születési évet, akkor az 2000-ben, illetve utána is a helyes eredményre vezessen. Nem fordulhat elő tehát, hogy 2001-ben egy 1925-ben született ember életkorát a gép 76 év helyett 24 évben állapítsa meg.

Az összes adatállományban és interfészeknél ki kell írni az évszázadot is, vagy ha nem, akkor megfelelő algoritmussal kell a program számára félreérthetetlenné tenni. Minden dátumnak tehát egyértelműnek kell lennie, hogy 1900-ra vagy 2000-re vonatkozik. Ha pedig a program nem is írja ki az évszázadot, akkor ezt egy algoritmussal kell átalakítani négyjegyűvé és világossá tenni.

A rendszernek fel kell ismernie, hogy a kétezredik év szökőév, vagyis hogy február 28. után február 29. lesz és nem március elseje.

Helyzetfelmérés

Az első legfontosabb lépés a "leltározás", vagyis számba kell venni mindazokat az eszközöket, programokat, amelyek érintettek a problémában. Fel kell térképezni az összes hardvert, szoftvert, adatállományt, és különös gondot kell fordítani a beágyazott rendszerekre, hiszen ezek okozhatják leginkább a váratlan meglepetéseket.

Nem szabad megfeledkezni az űrlapokról, illetve az üzleti partnerekről sem, hiszen hiába készül fel egy vállalkozás, cseréli ki az egész számítógépes rendszerét, ha ugyanezt a vele szoros kapcsolatban állók nem teszik meg. Ez a projekt legkritikusabb és nagy figyelmet igénylő része, hiszen ügyelni kell arra, nehogy kimaradjon valami a felmérésből. A pontosság és a teljesség elengedhetetlen a többi lépés, illetve fázis hibátlan megvalósításához.

Humán erőforrás

Fel kell mérni az egyes megoldásokhoz szükséges humán erőforrásokat. A szükséges személyzet biztosításának több módja van. Egyrészt a cégen, illetve szervezeten belüli munkaerő, ha azonban ez nem elég, illetve nem megfelelő, akkor igénybe vehetünk külső tanácsadót vagy Y2K-megoldást szállító cégeket, de felkereshetünk régebbi szállítókat is. Annyi biztos, hogy nemcsak számítástechnikusokra és informatikusokra, hanem jogászokra és közgazdászokra is szükség van.

Költségek

Az évezredváltás problémájának megoldása számottevő költséget jelent, ezért szükséges ezeknek a megtervezése is. A felmerülő költségek körébe tartoznak a felmérési és tervezési költségek, az oktatási, a PR-költségek, a tesztelési költségek, a hardver- és szoftvercserék és a javítási költségek, az infrastruktúra és az egyéb erőforrás költségei, illetve az esetleges kártérítési összegek, a peres költségek.

Szervezeti háttér

Célszerű megteremteni az Y2K projekt önálló szervezeti hátterét is a cégen belül. A legfelső vezetés biztosítja az anyagi bázis megteremtését és a megfelelő humán erőforrást. A projektkoordinálást a projektmenedzsment végzi, amely irányítja és összefogja a végrehajtást, illetve tájékoztatja a vezetést. Nagyobb cégeknél az egyes feladatterületekre önálló csoportokat hoztak létre. Külön csoport végzi a tesztelési, a felmérési feladatokat, külön csoport tartja a kapcsolatot a szállítókkal és partnerekkel, ők készítik a kérdőíveket, amelyek az üzleti partner felkészültségéről segítenek információkat szerezni. A jogi csoport foglalkozik a szerződések felülvizsgálatával, illetve bármilyen felmerülő jogi problémával az Y2K-val kapcsolatban, a PR-csoport pedig az Y2K-val összefüggő kommunikációs és reklámanyagokat készíti el. Gondoskodni kell arról is, hogy minden csoport az egyes fázisok megvalósításáról tárgyszerűen és időben beszámoljon a felső vezetésnek.

Határidők

A projekt egyes szakaszainak befejezésére úgy kell kijelölni a határidőket, hogy elég idő legyen a szakszerű végrehajtásra, mivel ismétlésre, határidő-módosításra nincs lehetőség. A 2000. év bekövetkeztét nem lehet elhalasztani, ha valaki nem készül el időben, akkor már nincs lehetősége a szakszerű és körültekintő felkészülésre, és utolsó mentsvárnak már csak a válságkezelés marad.

Az érintettség meghatározása

A leltárbavétel után meg kell határozni az egyes elemek érintettségét, amely szerint két csoportba kell elkülöníteni az egyes tételeket. Az egyik csoportba tartoznak azok az eszközök, amely dátumfunkciót nem vagy csak megjelenítésre használnak, illetve amelyeket 2000-ben már nem fognak használni, tehát a probléma nem érinti őket. A másik csoportba azok az eszközök kerülnek, amelyek biztosan vagy valószínűsíthetően dátumfunkciót használnak. Ezeket az eszközöket ezután elemezni kell abból a szempontból, hogy mekkora kockázata van annak, hogy hibásan fognak működni 2000. után.

Kockázati szintek

Meg lehet határozni a kockázati szinteket is abból a szempontból, hogy mekkora a meghibásodás bekövetkeztének valószínűsége, illetve, hogy mekkora veszteséget jelent a cég számára egy esetleges működési zavar bekövetkezte.

Megoldási technikák

A tervezés szakaszában meg kell határozni az alkalmazható javítási, megoldási technikákat, és számba kell venni előnyeiket és hátrányaikat egyaránt. Többféle kidolgozott módszer létezik, de nem mindig mindegy, hogy melyiket alkalmazzák.

A legismertebb és legolcsóbb módszer az úgynevezett ablaktechnika (windowing), amelynek lényege, hogy a program ki tudja találni a kétjegyű évszámból is, hogy az 1900-ra vagy 2000-re vonatkozik. A program az 50 és 99 közötti számok elé 19-et ír előtagként, míg az ötvennél kisebb számok elé pedig 20-at. Hátránya, hogy csak elodázza a problémát 2049-ig, illetve, hogy csak szűk körben alkalmazható, mert nem tud mit kezdeni az 1950 előtti évszámokkal, tehát a születési évszámokat félre fogja értelmezni.

Minőségbiztosítás

A tervezéskor meg kell határozni a minőségbiztosítás követelményeit, hogyan történik a munkák menetének figyelése, ellenőrzése és - ha szükséges - a beavatkozás. A projekt sikeres végrehajtásához mindenképpen szükséges az előrelátó tervezés, illetve hogy minden résztvevő tisztában legyen az elvégzendő feladattal.

Jogi háttér

Az informatikusokon kívül a jogászok is fontos szerephez jutnak a felkészülésben. Ügyelni kell arra, hogy szerepük tényleg csak az előkészületekben legyen, mivel - ha nem jár sikerrel a program - lehet, hogy kártérítési perekben kell igénybe venni a jogi szakembereket.

Megfelelőségi nyilatkozatok, szerződés

A jogászok legfontosabb feladata a már meglévő és a jövőben megkötendő szerződések átvizsgálása. A már meglévő szerződéseket szükség szerint ki kell egészíteni úgynevezett megfelelőségi nyilatkozatokkal, az új szerződéseknél pedig arra kell ügyelni, hogy csak olyan szállítókkal kössenek ügyletet, akik megfelelnek az Y2K-kompatibilitás követelményeinek.

Informálódás az üzleti partnerekről

Az üzleti partnerek felkészültségéről való informálódás is a lehetséges jogi kockázatok kiküszöbölését szolgálja. A nekik küldendő kérdőívek megszövegezésében az informatikusoknak és a jogászoknak szorosan együtt kell működniük, ugyanúgy, ahogy a cégnek küldött ilyen jellegű kérdőívek megválaszolásában is.

Különös figyelmet kell fordítani a külföldi, különösen a nyugat-európai üzletfelekre, mert könynyen elvesztik a bizalmukat, ha a partner nem készült fel az ezredfordulóra. Viszont ugyanennyire kell bizalmatlannak lenniük a magyar cégeknek is, és törekedniük kell a megfelelő biztosítékokra, hogy külföldi partnerünk is megoldotta-e a 2000. év problémáját. Érdemes e tárgyban esetleg az adott ország felkészültségi állapotának is utánanézni (például az interneten).

A következő kérdéseket érdemes tisztázni a partnerekkel kapcsolatban:

  • milyen mértékben vizsgálta meg az ügyfél az Y2K-probléma természetét, és becsülte meg annak hatását az üzletmenetre,
  • van-e átfogó tervük a szoftverek, hardverek, egyéb eszközök tesztelésére,
  • a partner konzultál-e informatikai szolgáltatóval, hogy helyes lépéseket tegyen a probléma megoldása érdekében,
  • kidolgozták-e saját katasztrófatervüket, illetve hogyan tudják fenntartani működésük folyamatosságát?

A jogászoknak célszerű figyelemmel kísérniük azt is, hogy a megoldás és a felkészülés érdekében megtett minden lépés dokumentálva legyen, a későbbi jogi viták elkerülése érdekében.

Tesztelés, megvalósítás

A tesztelésre is külön stratégiát kell kidolgozni. Az első teszt a kompatibilitás megállapítására vonatkozik. A hibák kijavítása vagy az eszközök, programok lecserélése után az ellenőrző teszteket kell elvégezni. A teszteket célszerű elvégezni az összes kritikus időpontra, tehát nem csak az évezredforduló napjára.

A belső tesztelésen kívül szükséges részt venni úgynevezett külső tesztekben is, tehát a cég szempontjából kritikus rendszerek együttműködésének ellenőrzésében. Ügyelni kell arra is a munka során, hogy az ellenőrzésből azok a gépek, eszközök se maradjanak ki, amelyekről a gyártó azt állította, hogy 2000. év-kompatibilisek.

Utolsó lépésként kerülhet sor a szimulációs tesztre - bár ez többek szerint kockázatos -, amikor a valóságos rendszer körülményei között, de nem a valós adatokkal szimulálják a lezajló folyamatokat, így lehetőség van megvizsgálni a lehetséges zavaró hatásokat és ennek következményeit, illetve az ezek megoldásához szükséges intézkedéseket.

A sikeres tesztelés esetén is ügyelni kell arra, hogy a kritikus időszakokban, az előre nem látható események bekövetkezte miatt le kell lassítani mindenféle üzleti tevékenységet, amely számítógépes rendszeren bonyolódik.

PR-tevékenység, oktatás, kommunikációs stratégia Kiemelkedő fontosságú lehet a cég Y2K-felkészültségének javításában a belső, illetőleg a kifelé irányuló kommunikációs csatornák megfelelő használata, valamint a tájékoztatás, az információszerzés minden lehetséges forrásának kiaknázása. Különösen nagy hangsúlyt azért kell erre a kérdésre fektetni, mert szinte már-már közhelyszámba megy - és nem csak a nagy multinacionális vállalatoknál - a gazdasági élet szinte minden aspektusában jelen lévő összekapcsolódás, összefonódás. Indokolja az ún. PR-tevékenység fontosságát az a tény is, hogy az Y2K-készültségüket profibb módon hirdető cégek ezt felhasználják a piacból való nagyobb részesedés megszerzésére. A magyarországi vállalatok, pénzintézetek érdekeit szem előtt tartva meg kell jegyezni, hogy egy sokmilliárdos tőkével rendelkező számítástechnikai céggel szemben valószínűleg - egy komolyabb probléma bekövetkezésekor - nem az elsők között lesznek, akiknek orvosolják a gondjaikat, hiszen a nagyok viszonylatában csak kisebb súlyú ügyfeleknek számítanak. Ezt csak úgy lehet ellensúlyozni, ha a cégek szövetségeiken keresztül vagy egyéb módon megszervezik a közös fellépést és együttműködést érdekeik kellő súlyú érvényesítése érdekében. Látható tehát az a számos érv, ami miatt érdemes az egyes cégeknek kidolgozniuk kommunikációs stratégiájukat. Nyilvánvalóan először a saját cégükön belül kell megtenni ehhez a szükséges lépéseket. A felső szintű vezetést tájékoztatni kell mindazon tényről, amely hatással lehet az "Y2K"-projekt költségére és megvalósításának időtartamára. Célszerű előadások keretében biztosítani a vállalat Y2K-tevékenységének megismertetését, megértetését, a közvetlen partnerek számára is. Hasznos lehet technikai előadásokat tartani a tényleges munkát végző személyzet számára, hogy megismerhessék az általános stratégiát az Y2K vonatkozásában. A közvetlen kapcsolatban lévő vállalatok esetén biztosítani kell a megfelelő fórumokat az együttműködéshez, a tevékenységek összehangolásához. A széles ügyfélkörrel rendelkező cégek esetében elengedhetetlen az ügyfelek megfelelő tájékoztatása, hasznos tudnivalókat tartalmazó kiadványok részükre történő eljuttatása, szükség esetén a sajtó nyilvánosságán keresztül a megfelelő információk eljuttatása. Mindezt elvégezve, nem kizárt, hogy a jó kommunikációs stratégia - különösen, ha az adott cég jól oldotta meg a dátumváltásból adódó feladatait - akár a jó hírnév megalapozója vagy öregbítője lehet.

 

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (1999. október 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére