Gépesített irodák

Iroda nem működhet telefon, fax, fénymásoló, nyomtató, számítógép nélkül. Minden irodatechnikai vívmány helyet kér magának. A piacon minden kapható. Jó gépeket könnyű venni, de a felszerelést összhangba hozni az igényekkel csak szakértő képes.

Az irodákban a telefonok mellett a faxgépek a kommunikáció leggyakrabban használt eszközei. A faxok piacán két markáns irányzat különböztethető meg. A hőpapíros készülékek túlsúlya már nem növekszik tovább, előtérbe kerülnek a normál papíros berendezések. Ugyanakkor az éves szinten 28-30 ezresre becsült forgalom állandósulni látszik, mert az elektronikus levelezés egyre nagyobb teret kap, és helyenként feleslegessé teszi a papír használatát.

Faxot ma már szinte mindenki árul. Pontos adat nem áll rendelkezésre arról, mekkora e termékcsoport éves forgalma, de az első helyen alighanem a Panasonic áll mintegy 10 ezer darabbal; becslés szerint a Canon 4-5 ezret, a Sharp 3 ezret adott el tavaly.

A normál papíros faxok háromféle változatából egyáltalán nem mindegy, hogy milyet vásárol a használó. A fóliás (hőtranszferes), a tintasugaras és a lézerfax ára ebben a sorrendben emelkedik. Napi 100-150 fax fogadása esetén már célszerű lézerfaxot használni. A vásárlókra azonban nem mindig hatnak a műszaki alapokon nyugvó érvek, hiszen a lézerfax ára a hőpapíros gép árának a tízszerese is lehet. A hőpapíros és az üzenetrögzítővel ellátott faxok piacán vezető Panasonic számai beszédesek. Az otthoni használatban jellemző UF-S2 jelű berendezés ajánlott nettó fogyasztói ára 56 990; az irodai használatra jó KX-FT35 már 61 990 forint. Ugyanakkor a normál papírt használó készülékek közül a hőtranszferes 84 990, a legolcsóbb tintasugaras 139 900, a legolcsóbb lézerfax pedig 199 900 forint. Hasonló árarányokat tapasztalhatunk a többi típusnál is. A hőpapíros Minolta HF 300 ára 45 ezer forint, a lézerfaxok ára szintén 200 ezernél kezdődik. A Sharp UX-108-as hőpapíros készülék ára 48 291 forint. Ezen a téren is áll viszont, hogy "a drágább az olcsóbb", mivel az üzemeltetési költség a lézeres változatnál a legalacsonyabb. A tintasugaras gépen fogadott napi 150 fax hetenkénti, illetve ezerlaponkénti tintapatroncserét igényel, ami cserénként 6-9 ezer forintba is belekerülhet. A lézeres gép ezzel szemben 10 ezer lapot képes fogadni anélkül, hogy cartridge-ot kellene cserélni. Ezek ára 33 ezer forint körül van, a jól kihasznált gép fél év alatt behozhatja az árát.

A faxok az e-mail rohamával szemben egyelőre tartják pozíciójukat. A korszerűbb készülékek az üzeneteket saját memóriájukban tárolják, így nem okozhat problémát az sem, ha éppen üzenet érkezése közben fogy ki a papír. A korszerű technológiák kapcsán mindenképp meg kell említeni az e-faxot, amihez gyakorlatilag csak számítógépre, valamint nyomtatóra van szükség. A számítógépre érkező fax a gépen megnézhető, és csak szükség esetén kell kinyomtatni, ami tetemes papírtakarékosságot eredményezhet.

Telefonközpontok Az iroda telefonközpontja majdhogynem a cég lelke. A központok ára a többletszolgáltatásoktól függően lényegesen különbözik. A telefonközpontról számítógép, magnetofon, kapunyitó, riasztó, fax és – természetesen – megannyi telefonkészülék is működtethető. Kedvelt szolgáltatás az úgynevezett műportás, amely a közvetlen beválasztás után felismeri a faxot, kimenő üzenetet küld, és más szolgáltatást is nyújt. A nagyobb központok már konferenciabeszélgetésre is lehetőséget adnak. Magyarországon az eladott portok (telefonvonalak) tekintetében a Siemens áll a legjobban, de a 10-120 portos gépek terén a Panasonic is mamutnak számít, hiszen a magyarországi vezérképviselet szerint a piac 40-50 százalékát szolgálják ki. Az egészen kis központok kategóriájában három márka, a Solomon, a PABX és a Triton viszi a prímet, utóbbi kettő hazai fejlesztés. Az egy, illetve két bejövő vonalat négy, illetve nyolc mellékre (1/4, 2/8) szétosztó szerkezetek 10-50 ezer forint közötti áron kaphatók. A közepes méretű rendszereknél a Panasonic mellett a Siemens, a Bosch, a Lucent, az Alcatel, az Ericsson és a Kapsch a legnagyobb név. Itt a 3/8, a 12/32-es kapacitású központoktól a nagy, 336 vagy 500 port feletti központokig is tarthat a sáv; az árak pedig a 60 és 250 ezer forinttól a nagyobbak esetében már az egy- vagy többmilliós tételt is elérhetik. A nagy központokat gyártók névsorából egyedül a Panasonic hiányzik, a többi cég – élen a Siemenssel – ugyanaz, mint a középkategóriában. Amilyen sokszínű a telefónia piaca, olyan sokféle fizetési konstrukció is él ezen a területen. A kisebb készülékeket a lakossági felhasználók és a kisebb, új cégek készpénzzel, illetve átutalással rendezik. A központok bérelhetők is; ebben az esetben a banki kamatoknak megfelelő összeggel emelkedik a szerkezet ára. Az igazi üzlet a központok karbantartása, szervizelése, hiszen a felhasználó egész rendszert vásárol, amelynek mindig működnie kell. Ez a költség lehet 10 ezer forint, de akár egymillió is. N. Á.

A digitálisé a jövő

Az irodáknak szintén elengedhetetlen kellékei a fénymásolók. Egyre több közöttük a digitális készülék, amelyek saját processzorukban tárolják a másolandó anyagot. A legtöbben persze nem ezek, hanem a kisebb, hagyományos optikai eljárással működő eszközök iránt érdeklődnek.

A fénymásolók piaca – legalábbis a márkák eladásait tekintve – az egyik legjobban átlátható terület, köszönhetően annak, hogy egy független svájci társaság, az InfoSource felmérte a magyarországi eladási mutatókat.

A magyarországi eladások több mint 70 százalékát a fekete-fehér irodai nyomtatók teszik ki. E nyomtatók fele (együttesen) Canon és Sharp termék. A legkeresettebbek az analóg, A3-as méretű, kicsinyíteni és nagyítani egyformán képes gépek. A Canon esetében az NP 6216, a Sharpnál az SF 2216 a legkeresettebb. E két típus ára, teljesítménye szinte teljesen megegyezik egymással. Mindkét gép percenként 16 másolatot produkál, az információt hordozó fényhenger élettartama mindkettőnél 60 ezer másolásig tart. Kis különbség, hogy bekapcsolás után a Canon 10, a Sharp 5,3 másodperc alatt képes kinyomtatni az első példányt. A szállítók ezeknél a típusoknál egy év garanciát adnak. Ebben benne van a rendszeres és az alkalmi karbantartás, az alkatrészellátás, a festékpótlás.

Új gépeket lízingelni is lehet. Használt, de a szakszervizek által felújított gépek bérelhetők is. Ekkor – hogy valami biztosítéka az eladónak is legyen – az ár körülbelül 80 százalékát kitevő kaució lefizetése után viheti a vevő a terméket, és a szerződésben foglalt feltételek szerint 2,3-3,5 forintért másol a gépen egy-egy példányt. (Ugyanez a konstrukció az új gépek esetében egyelőre azért nem él, mert túlságosan nagy beruházást igényelne, hiszen csak két-három év alatt hozná be az árát.) Olcsóbb, de nagyobb beruházást igényel saját gépen másolni, hiszen például az SF 2216-os esetében a 230 ezer forintos nettó árat számolva 1,65 forintra jön ki egy lap másolásának költsége.

A gépeket azonban nem lehet büntetlenül kizsigerelni, havi terhelhetőségüket a gyártók mindig meghatározzák. A kisebb másolók ezer-háromezer, a nagyobbak körülbelül hatvanezer, míg a csúcsmodellek 100 ezer példánnyal is megbirkóznak havonta. A másolt mennyiséget a gép memóriája elraktározza, s ha az meghaladja az előírtat, a jótállás megszűnik.

A másolóknál nem feltétlenül a nagy kapacitás, illetve sebesség a legfontosabb paraméter, hiszen népszerűek a könnyű – 7-9 kilogrammos – modellek is. Ezek leginkább azoknál a több telephelyes cégeknél előnyösek, ahol nem szeretnének minden egyes telepen külön másolót tartani. A hordozható típusoknál a vásárlók legtöbbször elnézik a kisebb sebességet – körülbelül 6 lap/perc sebességgel dolgoznak -, valamint a megszokottnál kevesebb szolgáltatást.

A középkategóriás – asztali – gépekkel már 8-15 példány másolható percenként, míg a szekrény nagyságú csúcsmodellek teljesítménye 35-40 lap is lehet ugyanennyi idő alatt.

A már említett professzionális digitális másolók egyik nagy előnye, hogy személyi számítógépre kötve nyomtatóként, faxként is használhatók. A színes másolók természetesen mind minőségben, mind árban a csúcson találhatók – áruk kétmillió forint körül kezdődik -, ám ezekkel megfelelő papírra fotóminőségű képek készíthetők.

Árnyalatnyi különbségek

Nyomtatóval – legyen az mátrix, tintasugaras vagy lézer – minden irodában találkozhatunk. A várakozással szemben egyelőre úgy tűnik, a jó öreg mátrixnyomtatók is tartják pozíciójukat, hiszen leporellók és többpéldányos számlák nyomtatásához máig csak ezek használhatók. Ezen típusok legnagyobb előnye mégis olcsóságuk (30 ezer forint körüli összeg), ami a nyomtatás lassúságát, valamint a közben hallható fülsértő zajt egyaránt képes feledtetni.

A lézernyomtatók ára körülbelül 70 ezer forintnál kezdődik, felső határ szinte nincs. Ezért azonban a vásárló a mátrixnál és a tintasugarasnál nagyobb sebességet – 24 lap/perc – és halkabb masinát, valamint egyéb szolgáltatásokat kap. A legjobbak akár 128 szürke árnyalatot is képesek megkülönböztetni, színesen is nyomtatnak, ráadásul memóriájuk is bővíthető. A legutóbbi időben éppen a színes nyomtatók területén volt a legdinamikusabb a fejlődés, így egyre szebb, már-már fotóminőségű képeket lehet velük készíteni.

A kép felviteléhez alkalmazott technológia – a minőség kulcsa – gyártónként változik. Az mégis közös, hogy a korábbi módszer – hogy egy szín ad egy képpontot – háttérbe szorult, és már a pontokon belül is keverik a színeket, így közelítve a fényképeknél megszokott minőséghez.

A másik trend a színes tinták patrononkénti elkülönítése, amivel sokat spórolhatunk, hiszen így csak azokat kell kicserélni, amelyek éppen elfogytak.

Reprográfiai díj Bár a kormány tervbe vette, hogy adójellegű fénymásolási díjat vet ki a reprodukciókkal üzletszerűen foglalkozó cégekre, valamint a másológépek gyártóira és importőreire, a terv – egyelőre – nem valósult meg. A szerzői jogi törvény tervezete elkészült, már ki is tűzték a parlamenti vita időpontját, amikor – még áprilisban – mégis levették a plenáris ülés napirendjéről. A szerzői jog megváltoztatását szolgáló tervezet a szerzőket és a kiadókat védte volna, mivel valószínűsíthető, hogy egyes területeken annyira elterjedt a kiadványok sokszorosítása, hogy csökkent az eladott termékek példányszáma. Komoly gondot okozott viszont a tervezetnek azon része, amely az Artisjus Szerzői Jogvédő Iroda Egyesületre bízta volna a reprodukciós díj megállapítását. Ez ellen a gépek importőrei azért emelték fel a szavukat, mert az Artisjus érdeke az lett volna, hogy a díj minél magasabb legyen, hiszen így saját bevételei is megnőttek volna. Ráadásul ezt a fajta jogdíjat nem az állam kapná meg, hanem az egyes művészcsoportok jogvédői, a pénzt pedig – hatástanulmány és piackutatási felmérés nélkül – esetleges arányok szerint osztanák el. A hirtelen támadt kormányzati ötlet végül megrekedt a tervezet szintjén. Ennek csak egyik oka volt az, hogy az ötszázalékos áremelést nehezen viselte volna el a fogyasztó, hiszen ki más fizette volna meg az emelt költséget. A másik vitatható tétel ebben az esetben az, hogy – mivel nemcsak azt kötelezték volna a szerzői jogi díj megfizetésére, aki a műveket lemásolja – még alkotmányossági problémákat is okozott a jogszabálytervezet. Nem vonták bele a törvény előkészítésébe a fénymásolók forgalmazóit, akik a reprodukciós jogdíjat ugyan elfogadták volna, de a beszedés módját semmiképp sem. A fénymásolósok szervezetének vezetői azért is emelték fel a szavukat, mert 10 milliárd forintnál is nagyobb összeget kellett volna megfizetni, miközben a másolt termékeknek legfeljebb hat százaléka szerzői mű. Most – úgy fest – újraírják a tervezetet, mert a törvényalkotók figyelembe vették a piac szereplőinek aggodalmait, és a jogszabályok kimunkálásában már részt vesznek azok a cégek, amelyek külföldi tulajdonosaik révén komoly tapasztalattal rendelkeznek ezen a téren is. N. Á.

A szkennerek piacán az utóbbi egy-másfél évben valódi árverseny alakult ki, amiből szerencsére a vásárlók profitálhatnak a legtöbbet. Azzal, hogy már 20 ezer forint körüli összegért látni lapszkennereket, megpecsételődött a sorsa a hagyományos áthúzós masináknak, amelyek korábban az olcsóbb kategóriát képviselték. A modellek túlnyomó része maximum A4-es méretben, 600 x 300-as átlagos felbontással dolgozik, és USB-csatlakozóval kapcsolódik a számítógépre. A drágábbak azonban 600 x 1200 dpi felbontással digitalizálnak, beépített scasy-csatlakozójuk révén pedig lényegesen gyorsabban kommunikálnak a PC-vel, mint az USB-portos típusok.

Az előbb említett eszközöknek köszönhetően – fax, nyomtató, másoló – az irodákban módfelett sok a papír, amitől előbb-utóbb mindenképp meg kell szabadulni. A fontos iratokat azonban nem dobhatjuk egyszerűen a kukába, ezért ilyenkor jól jön egy iratmegsemmisítő.

Választáskor először mérlegelni kell, hogy mennyire bizalmas iratokat kívánunk berendezésünkkel eltüntetni. A készülékek egy része ugyanis csak pár milliméteres csíkokra szeleteli a lapokat, amelyek, ha nem is könnyedén, de kellő kitartással rekonstruálhatók. Ezért ha szükséges, érdemes keresztbe és hosszába is vágó modellt választani, ami apró fecnikre vágja a belehelyezett papírt. A legolcsóbb modelleket egyszerűen csak a papírkosár tetejére kell helyezni, ezekhez pár tízezer forintért már hozzájuthatunk, míg a komolyabbakért akár 100 ezer forint körüli összeget is elkérhetnek. Ezek az átlagosan 8 kilogramm súlyú gépek képesek egyszerre 4-5 lapot is ízekre szedni, amit azután saját kosarukban gyűjtenek össze.

Az informatika térhódítása A huszadik század második felének információrobbanása óta korábban elképzelhetetlenül nagy földrajzi távolságokat hidal át az információs hálózat. Az ismeretekhez való gyors hozzáférés tekintetében mi, nem oly rég még hátrányos helyzetű kelet-közép-európaiak is világpolgárokká lettünk. A hazai cégek mára már nemcsak a régi mondás igazságát tudják, miszerint az idő – pénz, hanem azt is, hogy az idejekorán megszerzett információkra szükség van a vállalkozások virágzásához. A cégek felelős vezetőinek tökéletes kiszolgálása érdekében a legkorszerűbb számítógépes rendszer, az Internet, a vezetékes és mobiltelefon-készülékek mellett az úgynevezett szórakoztatóelektronika, a mind több – lehetőleg világcsatornákat vevő – egységre csatlakozó tv, illetve rádió, videó is bevonult a munkahelyekre: távolról sem a szórakoztatás szándékával. Különösen a nemzetközi piacon jelen levő cégeknek fontos, hogy naprakész információik legyenek, és azokra azonnal reagáljanak. Ehhez elengedhetetlen az írott, illetve elektronikus sajtó híreinek követése. A multinacionális cégek például nagy becsben tartják sajtófigyelőiket, akik éjjel-nappal négy-öt műholdas csatornáról, rádióállomásról és számtalan újságból gyűjtik a gazdasági és politikai élet híreit. A világ fejlődését a totális kommunikáció határozza meg. A harmadik évezred elejére a szakemberek az információáramlás olyan mérvű felgyorsulását prognosztizálják, amely újfajta gondolkodást, más életmódot kíván a cégvezetőktől. Akik nem tudják kellő időben megteremteni az ehhez szükséges technikai hálózatot, illetve nem képesek megtanulni az eszközök kezelését és az ismeretek közötti eligazodás módját, menthetetlenül alulmaradnak a versenyben. A sok helyütt megtalálható videofelvevők és -lejátszók szintén nem unaloműzőnek kerültek a munkahelyekre. Az oktatóprogramokat, a referenciaanyagokat – egyéb hordozók mellett – videoszalagon rögzítik és sokszorosítják. Egyes tevékenységek kizárólag videofelvételek segítségével elemezhetők. A munkacélra használt videotechnika a gyógyászatnak teszi a legnagyobb szolgálatot. Jó példa erre a tavaly Németországban rendezett, jövőbe mutató műholdas fogorvosi szimpózium. A rendezvény központja a müncheni Fogorvosi Továbbképző Akadémia volt, ahonnan többek közt a kölni, a heidelbergi, a sürzbergi egyetem előadótermeiben, valamint a rendelőjükben, illetve lakásukon tartózkodó fogorvosok számára hat digitális kamerával, műholdon keresztül élő adásban közvetítették néhány páciens kezelését, a szakértői véleményeket, a helyszíni és külső, vizuális hozzászólásokat. Az akadémia épülete előtt három vágóasztalos átjátszóautó, távolabb egy merev lemezes memóriaegység állt rendelkezésre – a diafilmek és az animációk lejátszására. A jeleket mikrohullámok vitték a Telekom müncheni adótornyába. Onnan üvegszálas kábelen haladtak tovább az usingeni földi rádióállomásra, majd felbocsátották őket egy műhold transzporterére, amely átjátszotta az információkat 15 kereskedelmi tv vevőtányérjára. Mindennek köszönhetően az érdeklődők telefonon is bekapcsolódhattak a szimpózium eseményeibe. A video-, illetve műholdtechnika ilyetén alkalmazása hihetetlen távlatokat nyit a közvetlen és közvetett életmentésben, hiszen akár különböző földrészek specialistái is konzultálhatnak egy-egy beteg állapotáról és a legmegfelelőbbnek tartott beavatkozásokról. L. H. K.