Egy vállalkozónak (különösen, ha egyedül viszi az ipart) soha sincs ideje. Legkevésbé arra, hogy leüljön az íróasztalhoz, megírja az adóbevallását, kiszámolja az üzemanyagköltséget, megcsinálja a könyvelését – ezt ezért a kiterjedt és állandóan változó szabályok miatt mindenki inkább szakemberre bízza. Nyilvánvaló, hogy az egyszeri vállalkozónak a mindennap használt számítástechnikai berendezéseket tekintve könnyen használható, automatizált megoldásokra van szüksége, amit minél kevesebb időráfordítással kezelni tud. Mi kell tehát egy kisebb cég számítógépére?
Ki a kicsit...
A szövegszerkesztőktől és a táblázatkezelőktől eltekintve jó, ha van egy számlázóprogram, sűrű gépjárműhasználat esetén nem árt, ha van útnyilvántartó program, némelyeknek kell szótár – azoknak pedig, akik a határidőnaplót nem csak a táskájukban szeretik hordani, jól jöhet egy személyi információkat kezelő alkalmazás is. Sajnálatos, hogy az egyéni vállalkozók és a kisvállalkozások jelentős hányada még 486-os gépeket használ, így a nagyobb kapacitást igénylő megoldásokat nehezen tudják alkalmazni. De egyre kevesebb olyan program vagy programcsomag van, amely kisebb teljesítményű számítógépeken is használható lenne.
Kezdjük a legelején, az operációs rendszerrel. Ahogyan már az előbb szóba került, nem mindenhol futnak még Pentium processzoros gépek – így a jó öreg DOS – esetleg rajta egy Windows 3.1 sem halt még ki teljesen. Akik esetleg innen váltanának Windows 95-re (még 486-oson, de Pentiumon is), elgondolkodhatnak a Linux operációs rendszer telepítésén, ahol a telepítés ugyan kicsit nehézkesebb, de az operációs rendszer működése sokkal stabilabb, rugalmasabb és kisebb helyigényű, mint a Microsoft-termékeké. Csaknem teljes Linux körülbelül 80 Mbyte merevlemez-területet igényel, és ehhez már grafikus környezet és nagyon jól használható StarOffice irodai programcsomag csatolható, amely szövegszerkesztőt, táblázatkezelőt, grafikonrajzolót és prezentációkészítőt tartalmaz (mellesleg van windows-os változata is).
A Linux további előnye, hogy ingyenes (illetve a teljes verzió nagyon olcsó). A Linux rendelkezik a szokásos funkciókkal: virtuális memória, merevlemez-gyorsítótár, memórialemez, Internet-hozzáférés, a leggyakoribb hardverelemek (CD olvasó/író, nyomtató, IDE- és SCSI-lemezek stb.) kezelése, valamint tartalmaz DOS- és Windows-emulációt is, így nem kell feltétlenül lemondani a windows-os programokról sem – és kiderülhet, hogy a jó öreg 486-os még bírja egy darabig.
Lényegesen elterjedtebb a Windows 95/98 operációs rendszer és a rajta futó Microsoft Office – amely a legtöbb esetben szintén olcsó, támogatottsága közismerten jó, viszont sebességben és megbízhatóságban nem tud annyit, mint az elsőnek említett Linux. Az Office-jellegű programcsomag nélkül ma már mozdulni sem lehet, és egy kisebb vállalkozásnak – bizonyos esetekben – elegendő is. Excel-Access párosítással, ha csodákat nem is, de megfelelő nyilvántartásokat lehet készíteni, tudván, hogy komolyabb cégek is még mindig Excel-táblákban tartják a fontos adataikat.
Irodai ügyviteli programok
Az alapvető programcsomagokon túl a vállalkozók a könyvelő- és számlázóprogramokat nélkülözhetik a legkevésbé. E programok kínálata meglehetősen gazdag – mind DOS-os, de leginkább Windows 95-ös környezetekre. Hogy csak párat említsünk, a Cobra Conto az egyik legismertebb szoftvercsomag, amely számlázó-, bérszámfejtő és könyvelőmodulokat egyaránt tartalmaz -, a Revolution Számla95 Windows95 és Win 3.1 alá készült számlázóprogram. Jelen van a Kulcs-Szoft mind a DOS-os, mind a windows-os operációs rendszerekre kínálva számlázó- és főkönyvi modulokat. Mindhárom termék nagyjából ugyanazt a kis- és középvállalati réteget célozza. A DOS-os verziók közül megemlíthetjük a Számla 2000-et is, mint egy, a készletkezelést nem tartalmazó, szolgáltatást végző kisvállalkozókat célzó szoftvert. A nagyobb, devizaügyleteket is lebonyolító cégek számára készültek Deltha számlázó- és könyvelőprogramok nagyon kényelmes felülettel és kiterjedt súgó szolgáltatással látják el a felhasználót.
A számviteli programok piacán elég erős verseny tapasztalható. (A Cobra és Revolution számlázószoftverek nagyjából azonos áron kaphatók, a nagyobb kategóriákban futó Deltha számlázómegoldások durván háromszor annyiba kerülnek.)
Külön kategóriába tartoznak az útgeneráló programok, amelyek közül érdemes megemlíteni a Revolution Mérföldkő programját, a Centralnet által forgalmazott Úti nyilvántartót és a Tranzit autóköltség-elszámolót. A Mérföldkő sok újdonságot kínál: körutak és összetett utak kezelésére is képes, szervizkönyvet vezet, és figyelmeztet, ha esedékes a szerviz, olajcsere, vagy ha lejár a forgalmi vagy a jogosítvány. A Tranzit és az Úti műszaki norma- és általányelszámolást, a partner adatait figyelembe vevő útvonal-adatbázist és – külön modulként (és külön áron természetesen) – útvonal-generálást is szolgáltatnak. Megjelent még két érdekes úttervező programocska: a Horgász-Bootról és a Wandor-Bootról, figyelemfelkeltő nevük ellenére nem lehet sokat tudni – csak annyit, hogy negyedannyiba kerülnek, mint az első három.
Bár sokak szerint jobb papírra írni az ügyes-bajos elintéznivalókat, mondjuk e célra kitalált regiszteres határidőnaplóba, biztosan sokan szeretik személyi adatbázisaikat mágneses formában tartani. Az ilyen programokat kedvelőknek nagy örömére szolgálhat egy roppant kellemes (és ráadásul ingyenes) naptárprogramból az amerikai származású Chaos and Time 32, amely csak Windows95 és NT alatt használható. Mindamellett, hogy a www.isbister.com/chaos32.htm címről letölthető programocska lehetővé teszi a szokásos személyi információs szolgáltatásokat (telefonkönyv, naptár, határidőnapló), hálózaton több felhasználóval is képes működni, és e-mail-, fax- és webes lehetőségeket is tartalmaz, a felhasználóhoz megadott elektronikus címre, személyi hívóra vagy faxszámra az Exchange segítségével üzenetet küldhetünk. Ami viszont a Chaosban komoly előny lehet, az egyrészt a könnyű kezelhetőség, másrészt – és ez a fontosabb – a közös adatbázis-használat. A Chaos ez utóbbit voltaképpen egyszerűen oldja meg: egy gépen több külön felhasználót enged személyes vagy közös adatbázist alkalmazni, hálózaton pedig a felhasználóknak egy közös jogokkal ellátott könyvtárban megosztott adatbázisra ad módot. Ez utóbbi tulajdonság különösen nagyra értékelhető. A maga egyszerű módján a program közös találkozókkal, partnercímekkel csoportmunka-lehetőséget teremt – és ezzel el is érkeztünk ahhoz a szakadékhoz, amely az "igazi" csoportmunka-támogató szoftverek és a kisvállalkozások számára még megfizethető szoftverek között tátong. A két kategória között ugyanis csak elvétve akad valami. Ez pedig azért baj, mert már egy 10-20 fős vállalatnál is erős igény merül fel, hogy az adatait rendezve, egységes keretekben tárolhassa, és rendszerezhesse. Mindehhez pedig nem árt, ha valamilyen tényleges csoportmunka-támogatás is tartozik – elérhető áron.
Nézzük, hogy mire képes egy irodai csoportmunkát támogató, ténylegesen integrált szoftvercsomag! Mondjuk a Lotus Notes vagy egy GroupWise, amely a kis- és közepes vállalatok tehetősebbjei számára már kifizetődő megoldás lehet.
Az a nagyot...
Mind a Notes mind pedig a GroupWise integrált faxszolgáltatásra képes a faxkiszolgálóin keresztül. A fax elküldését a kiszolgáló visszaigazolja elektronikus levél formátumban – a folyamat papír használata nélkül mehet végbe. Amennyiben csak papíron meglevő üzenetet is csatolni kell a faxhoz, akkor azt egyszerűen szkennelik és hozzácsatolják a fax többi részéhez. A munkacsoportot támogató integrált alkalmazás a legtöbb esetben könnyen programozható (a Lotusban Scriptekkel vagy Agentekkel) például arra, hogy bizonyos tárgyú leveleket a rendszer automatikusan dolgozzon fel. Így például, ha egy átutalás érkezik a számlavezető banktól, akkor a Notes – megfelelő banki számlaszámok esetén előkészítheti az alkalmazásnak, amely azokat emberi beavatkozás nélkül küldheti el a számlázásnak. Ugyanígy, mindkét rendszerhez hozzáfejleszthetők olyan parancsfájlok, amelyekkel távoli rendszerekből olvasnak le adatokat. A felhasználó például minden reggel automatikusan megkaphatja az őt érdeklő tőzsdei árfolyamokat.
Mind a GroupWise-ban, mind pedig a LotusNotesben megoldható, hogy közös nézetet hozzanak létre a vállalat erőforrásainak lefoglalására: ezáltal átláthatóvá válik, hogy éppen ki és mikor viszi el például a céges autót. A vállalati kommunikáció egyébként is kényes dolog. A közös, írott formájú, dokumentált üzenettovábbítási rendszer egyfelől a gyors kommunikációt biztosítja, másfelől a felelősség megállapítását teszi lehetővé. Nem fordulhat elő, hogy egy levél vagy egy fax ne jusson el a címzetthez, ha már az irat elindult.
Ha azt tekintjük, hogy mire képesek a fenti rendszerek, leginkább az integráltság az, ami megkülönbözteti a csoportmunka-támogatást adó termékeket a számlázó- és könyvelőalkalmazásoktól. Ilyen jellegű termékekre a kisebb vállalatoknak is mindinkább szükségük van. Jóllehet a legtöbb felhasználó az elektronikus levelezési szolgáltatások miatt vásárol ilyen programcsomagokat, nagy részük számára egyre nyilvánvalóbb az is, hogy a későbbiekben felmerülő komplexebb kommunikációs igények ugyanabban az infrastruktúrában kielégíthetők. A munkacsoportszoftverek bonyolultabb felhasználási módja, amikor szűkebb csoportok együtt dolgoznak valamiféle információn vagy eszközállományon, mindinkább általánossá válik, és az sem elhanyagolható, hogy az erőforrások használata átláthatóvá válik, ami ma már a kisebbeknek sem mindegy.