Félelem a nyilvánosságtól

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (1998. március 1.) vegye figyelembe!

Hatásos prezentációs technikák

Megjelent a Cégvezetés (archív) 1. számában (1998. március 1.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás
 

Kivétel nélkül mindenkinek pillangók vannak a gyomrában, akinek emberek előtt kell beszélnie - állítja Zig Ziglar, Amerika egyik leghíresebb motivációs előadója. Az egyetlen különbség a profi és az amatőr előadó között, hogy a profi gyomrában a pillangók alakzatban repülnek. Egy felmérés szerint az emberek leginkább attól félnek, hogy egyszer nyilvánosság előtt kell beszélniük. Sokan jobban félnek ettől, mint a szexuális zavaroktól, állásuk elvesztésétől, az atomháborútól vagy az elmúlástól, amely csak az ötödik helyet mondhatja magáénak ezen a nem túl biztató listán. De a pillangók szárnyalását lehet rendezni.

 

Allan Pease Testbeszéd című könyvében az emberi kommunikációt három részre osztja: beszédre, testbeszédre és hangra. A beszéd - mondandónk tartalma. A testbeszéd - a gesztusok, a mimika, a mozdulatok összessége, a hang pedig a hanglejtést, a hangsúlyt, a beszédsebességet és a nem beszédhangokat stb. foglalja magában. Bármilyen meglepő, a pozitív első benyomás kialakításában a beszéd 7, a testbeszéd 55, a hang pedig 38 százalék súllyal szerepel. Így az, hogy az előadás elején milyen kép alakul ki a hallgatóságban az előadóról, 93 százalékban nem a szavakon múlik. Fontos az áru, de legalább annyira fontos a csomagolás. Fontos a tartalom, de nem kevésbé fontos mindaz, amit az előadó az előtt tesz, mielőtt megszólalna, hiszen nincs második lehetőség első benyomás keltésére.

A matatásról

Aligha sugároz egészséges magabiztosságot az az előadó, aki úgy köszönti a hallgatóságot, hogy közben elfelejt a szemükbe nézni, vagy úgy kezd el beszélni, hogy lázasan keresgél a jegyzetei között, vagy - izgalmát levezetendő - a zsebében matat a kulcscsomójával vagy némi aprópénzzel. Murphy előadókra vonatkozó törvénye valahogy így szólhatna: Ha az előadónak van mivel matatnia, akkor matatni is fog. Ezért az előadás előtt célszerű minden matatásra alkalmas eszközt eltávolítani a zsebekből.

A belül kissé feszült előadók mindennek hiányában olyan, végszükség esetén használható matatóeszközhöz folyamodnak, ami a szó szoros értelmében mindig kéznél van: a saját kezükhöz. Az Isten megteremtvén az embert két kezet adott neki, csak éppen azt felejtette el megmondani, hogy az előadás elején mit is kezdjen vele. Legjobb megoldás, ha a gravitáció erejét kihasználva a kéz lazán lóg a test mindkét oldalán. Ellenkező esetben a fociból a sorfalban állóknál már jól ismert szabadrúgás-típusú kéztartás lesz a következmény. A kéz, ha még kicsit mozog is, a résztvevők figyelmét nem éppen megfelelő helyre irányítja. A kérdés mintegy önként adódik: mi lehet a meggyőzést nem támogató pótcselekvések oka?

Az egyik ok lehet a rossz beidegződés, amire megoldás lehet a visszanézett videofelvétel vagy külső szemlélő visszajelzése. A másik ok pedig a lámpaláz. A lámpaláz olyan, mint a koleszterin. Az is baj ha nincs, de az is, ha túl sok van belőle. A lámpalázat nem megszüntetni kell, hanem egészséges szintre beállítani. Kis vizsgadrukkal sokkal jobb teljesítményre képes az ember. A nagyon nagy lámpaláz viszont bénítólag is hathat. A lámpaláz beállításához ismerni kell annak keletkezési helyét és okozóját. A hely az agy, az ok pedig mindenki saját maga. Így a megoldás az öngyógyítás. Az egyik legősibb és legjobb gyógyír a pozitív ráhangolódás. 10-15 perccel a megméretés előtt tudatosan negatív dolgokra kell gondolni, úgymint: bele fogok sülni, csupa negatív résztvevő fog körülvenni stb., 2-3 perccel az előadás előtt viszont nem árt a kapcsolót a fejünkben pozitív állásba hozni, azzal a felkiáltással, hogy "na most már jól kiidegeskedtem magam", és ettől a ponttól pozitív dolgokra kell gondolni: miért ne sikerülne, a múltkor is sikerült, a résztvevők máshoz biztos jobban értenek, de ehhez a témához én értek a legjobban (különben nem is kértek volna fel az előadásra).

A légzésről

A lámpaláz és a túlzott izgalom kordában tartása elképzelhetetlen helyes légzéstechnika nélkül. Nem kell mindenkinek operaénekesnek lennie, de a helyes légzéstechnikát, az úgynevezett hasi légzést minden előadónak célszerű elsajátítani. A hasi légzéskor a has enyhe kinyomásával a rekeszizom, amely a hasi szerveket választja el a tüdőtől, lejjebb ereszkedik, nagyobb teret hagyva a tüdőben a levegőnek. Nincs a levegő okozta feszítő érzés, egyenletesebb a beszéd, egy levegővétellel többet lehet beszélni. Montágh Imre Figyelem vagy fegyelem című könyve segítségével bárki fejlesztheti ez irányú készségét. És mindig gondoskodni kell egy pohár tiszta vízről még az előadás előtt. Lehetőség szerint ne buborékosat, mert ha egy buborék felül bemegy, akkor az valahol, valamikor távozik. A teljesség igénye nélkül még néhány ötlet, amire érdemes kezdéskor ügyelni:

  • A csoport elé kiállva, mindkét lábon legyen a testsúly szolid "V" alakú terpeszben. (Félénk előadók testsúlya általában csak az egyik lábon van. Ez a láb rendszerint hátrébb található, és általában az, amelyik az ajtóhoz van közelebb.)
  • Jobb, ha az előadó nem beszél, amíg eljut középre vagy az előadói pulpitusig!
  • Kezdés előtt szolid mosollyal az arcon célszerű végigtekinteni a hallgatóságon.

A nyilvánosság előtti szereplés gyakran jár azzal a feladattal, hogy az előadónak mondania is kell valamit. Erre nem árt felkészülni, sőt az előadás tárgyát-tartalmát meg is kell jegyezni! Ez a kihívás egy újabb ok a félelemre: "Mi lesz, ha elfelejtem, hogy mit is akartam mondani?" Ez rendszerint akkor következik be, ha valaki szóról szóra betanulja az előadás szövegét, és egy mondat nem akar beugrani. Roscoe Drummond szerint az emberi agy csodálatos dolog - a születés pillanatában elkezd működni, és nem áll meg addig, amíg kiállunk a nyilvánosság elé beszélni. Az agy is mindig a kisebb ellenállás felé igyekszik elmozdulni. Minek fáradjon, ha mindent készen kap. Nem szabad hagyni, hogy ellustuljon.

A memorizálásról

Létezik már módszer, amellyel a szóról szóra betanulásnál kisebb ráfordítással sokkal hosszabb távra lehet megjegyezni az információt. Ez az úgynevezett Mind Mapping (magyar nyelvre agytérképnek vagy pókábrának fordítják), amely memorizálási módszer Tony Buzannek köszönhető. Tony Buzan felismerése az emberi agy két agyféltekéjének eltérő munkamegosztásán alapul. Míg a bal agyfél a test jobb oldalának irányításáért, az elemzésért, a logikáért és sok egyéb mellett még a rövid távú memóriáért felel, addig a jobb agyfél irányítja testünk bal oldalát, és felel a kreativitásért, az érzelmekért, a spontaneitásért és többek között a hosszú távú emlékezetért.

A bal agyfél mindent könnyen tud tárolni, ami jól áttekinthető, strukturált, rendszerezett, logikusan felépített. A jobb agyfél viszont a színes, képszerű, humoros, játékos dolgokat tudja könnyen elraktározni. A hosszú távú memorizálás már az ezt támogató jegyzetkészítéssel kezdődik. A hagyományos, úgynevezett lineáris jegyzeteléssel a bal agyféltekébe juttatjuk el az információkat. Amennyiben a hosszú távú memorizálás a cél, akkor ezt úgy kell megtenni, hogy az a jobb agyféltekének kedvezzen, és pontosan ezt nyújtja Tony Buzan póktechnikamódszere. Hogy miért éppen póktechnika, az a mellékelt ábrából látható.

A lap közepére rajzolt körbe vagy ellipszisbe kerülhet az előadás témája vagy címe, ez a pók teste. Tudatosan nem négyzet vagy téglalap, mert az szintén a bal agyféltekének kedvezne. A pók testéből kiindulva húzzunk ívelt vonalakat, ezek a póklábak, és erre írhatók fel az előadás főbb pontjai. A póklábakból kiindulva újabb ívelt vonalak húzhatók, ezek a póklábakon levő szőrök, és erre kerülhet néhány kulcsszó vagy ábra, amely a főpontokon belüli alpontok emlékeztetőjéül szolgál. Ha az alpontokon belül további alpontok felírására is szükség van, akkor még néhány ívelt vonal a szőrökből kiindulva behúzható. Ezek a vonalak jelentik a póklábon lévő szőrök tövében a bolhákat. A visszaolvasás mindig az óramutató járásával egy irányban történik, a 12 órához jobbról legközelebb eső póklábtól indul (1. pókláb - 1. szőr - 2. szőr - 3. szőr - 1. bolha - 2. bolha - 4. szőr - 2. pókláb és így tovább). Még néhány egyszerű szabály a póktechnikával kapcsolatban:

  • Maximum három szint mélységig célszerű lemenni (pókláb, szőr, bolha).
  • A különböző szinteket más-más szín jelölje.
  • Szimbólumok, kulcsszavak és a nyomtatott nagybetűk megkönnyítik a memorizálást.

Aki pókábrával jegyzeteli le előadását, és magát a pókábrát memorizálja, annak az képként jelenik meg a jobb agyféltekében. Ha valaki nem bízik magában, hogy papír nélkül képes beszélni, akkor önmaga megnyugtatására leteheti ezt a kis puskát maga mellé az asztalra. Ne legyen kézben, mert akkor megint a kisebb ellenállás felé megy el az emberi agy, és akkor a hallgatóság helyett a jegyzetekkel lesz tökéletes a szemkontaktus. A jelszó: Amíg hiszel magadban, a hallgatóság is hinni fog neked!

A figyelem ébrentartásáról

A résztvevők figyelmének fenntartásához először azt meg is kell szerezni! A résztvevők fele általában már tudat alatt dönt arról, milyen figyelmet szentel az előadónak, mielőtt még az megszólalna. A másik 50 százalék az első pár perc után teszi ugyanezt. Jó nyitás fél siker! Célszerű a felkészülésnél néhány percet áldozni arra, hogy szó szerint megtervezzük előadásunk első perceit. Zig Ziglar szerint "Az emberek a saját indítékaik miatt tesznek meg dolgokat, nem pedig másokéért." Nincs ez másként egy előadáson vagy értekezleten sem. Az előadás elején meg kell szerezni a figyelmet és az érdeklődést ahhoz, hogy azt az előadás végéig fent lehessen tartani. Kérdés az, hogy hogyan!

Az előadónak magában elsősorban azt kell tudatosítani, miért is ülnek azok az emberek ott vele szemben, miért jöttek el az előadására. Vajon figyelnek-e majd a számítástechnikai osztály munkatársa által tartott egyórás előadásra a pénzügyi osztályon dolgozó kollégák péntek délután 15 órakor, ha az előadó így kezd: "Előadásom témája a 286-os számítógépek 586-osra való lecserélése." Aligha!

"Én hiszem, hogy mindent megkaphatsz az életben, amit csak akarsz, ha eleget segítesz másoknak, hogy megkapják, amit ők akarnak" - szól Zig Ziglar hitvallásában minden előadóhoz. Mit akar az előadó? Figyelmet. Milyen kérdésre akarnak a résztvevők választ kapni - a lehető legrövidebb időn belül - az előadás elején? - Miért jó ez nekem? Mi lesz a hasznom belőle? Ha az előadó ezzel tisztában van, máris kezdheti az előadását, valahogy' így: "Előadásom témája: hogyan dolgozhatunk ezentúl naponta fél órával kevesebbet?" Az így feltett kérdés nem árt, ha egy kis mosollyal is párosul az előadó arcán, mivel mindenki számára világos, hogy amennyiben a gyorsabb 586-os számítógéppel valaki ugyanazt a munkát rövidebb idő alatt végzi el, akkor sem mehet haza fél órával korábban, mert az így felszabadult időt azon nyomban biztosan más feladatok fogják kitölteni. A résztvevők tehát nem elsősorban az információért vesznek részt az előadáson, hanem azért, hogy ezen információkkal hogyan lehetnek gyorsabbak, hatékonyabbak, hogyan lehet több szabad idejük, hogyan lehetnek egészségesebbek, boldogabbak, sikeresebbek stb. Azaz arra kíváncsiak, hogy ezek az információk hogyan segítik őket személyes hasznuk elérésében.

A kíváncsiságáról

Természetesen számtalan módja lehet a témától és a hallgatóságtól függően egy előadás megnyitásának. Íme néhány, gyakorlati tapasztalatokon alapuló példa:

Megnyitható egy előadás:

  • Szemléltetőeszközzel, pl. egy pár női cipővel az asztalon.

1. Nyitó kérdés: "Tudják önök, mi hiányzik innen? Résztvevők válasza: Igen, a belevaló."

2. kérdés: "Tudják, hol van?" Előadó válasza: Otthon végzi a házimunkát. "Engedjék meg, hogy a férfi és nő közötti egészséges munkamegosztásról megosszam személyes tapasztalataimat."

  • A hallgatóság bevonásával: "Ki az, aki azért jött el az előadásra, mert valaki azt mondta, hogy el kell jönnie? Láthatnék néhány kezet?"
  • Elgondolkodtató kérdéssel: "Tudják önök, hogy meddig fognak élni? Mindenki arra számíthat, hogy megéli a jelenlegi életkora és a 80. év közötti időszak kétharmadát. Kellően hosszú az az idő, ami még hátravan? Engedjék meg, hogy néhány gondolatot megosszak arról, hogyan lehet kicsit többet élni annál, ami a statisztikák szerint még hátravan."

Amivel viszont soha nem célszerű előadást kezdeni: viccel vagy állítással.

Ha a résztvevő már tudja, hogy miért lesz neki jó, ha végighallgatja az előadást, milyen kérdések merülhetnek fel még a fejében?

  • Ki az, aki beszél hozzám?
  • Mikor lesz vége?
  • Mi lesz az eleje és a vége között?

Vannak előadók, akik elfelejtenek a résztvevők "cipőjébe bújni", és a bemutatkozással kezdik az előadást. Fontos információ, de aligha ez a figyelem megszerzésének a legjobb módja. Akkor célszerű bemutatkozni, ha már sikerült az előadónak felkeltenie a hallgatóság érdeklődését. Mielőtt az előadó belekezd a témák kifejtésébe, az elérhető maximális figyelmet úgy szerezheti meg, ha nevén nevezi azokat a kifogásokat, amik ott motoszkálnak a hallgatók többségének a fejében. Pl. ilyen vagy ehhez hasonló kifogások: "Mondhat nekem ez a pasas bármit, úgyis tudom, hogy drága a terméke." "Persze, már megint valami új módszer, mikor fogom én ezt megtanulni?" Ezeket a negatív belső kérdéseket nem megválaszolni kell, hiszen még fel sem tették őket, hanem csak kimondani, néven nevezni a kifogásokat. Az előadónak tudtára kell adnia a hallgatóságnak, hogy tudja, mi mindenre gondolnak a hallgatók, de ez az előadás pont azt a célt szolgálja, hogy kételyeikre választ kapjanak, aggályaik alaptalanná válhassanak.

Az előadások többségének célja az, hogy a hallgatók az előadás végén minél nagyobb számban használják, fogadják el, alkalmazzák azt, amit az előadó szeretne, hogy használjanak, elfogadjanak vagy alkalmazzanak. A jó előadás után a hallgatók erre késztetést éreznek. Amennyire fontos az első benyomás, legalább annyira fontos, hogy milyen élménnyel állnak fel a hallgatók a székükről. Az utolsó benyomás kedvezőbbé tehető, ha az előadás nem a kérdések megválaszolásával fejeződik be, hanem úgynevezett zárással, amelynek a kérdések megválaszolása csak az első fázisa.

Ha a hallgatók a kérdésekre választ kaptak, célszerű összefoglalni, miről is volt szó, hogy összeálljon a kép a résztvevők fejében. Majd valamilyen kreatív, de a programhoz illő módon kell lezárni az előadást. Jó szolgálatot tehet ilyenkor egy hasonlat vagy idézet. Ha például egy projektet vagy beruházási tervet előkészítő team vezetője szeretné lezárni a beruházásra igent mondó döntéshozók előtt az előadását, használhatná David L. Loyd George idézetét: "Ne féljünk nagyot lépni, ha ez tűnik szükségesnek, mert két kis ugrással nem jutunk át a szakadékon." A gyakori előadók kelléktárából nem hiányozhat néhány Magyarországon is elérhető anekdota- vagy bölcsességgyűjtemény.

A résztvevői kérdések kezelése lehet szép és hálás feladat akkor, ha az előadó tisztában van néhány alapszabállyal. Alapvetően kétfajta résztvevői kérdés különböztethető meg, pozitív vagy negatív. Miért kérdez vagy szól hozzá az előadáshoz egy résztvevő pozitívan? A válasz: érdekli a dolog, pluszinformációt szeretne. Miért kérdez vagy szól hozzá ugyanaz a résztvevő többször is pozitívan? A válasz: profilírozni akarja kicsit magát mások előtt, több elismerést szeretne. Az előadó feladata: adja meg neki! (Vigyázat, a pozitív kérdező megdicsérése úgy működik, mint a "mézesmadzag", nehéz lemondani róla. Ha nem óvatos az előadó, előbb-utóbb az egyre több elismerésre vágyó pozitív kérdező veheti át az előadó szerepét.)

Miért kérdez vagy szól közbe valaki negatívan? Az előadó nem jár túl messze az igazságtól, ha bevallja magának, hogy nem tudta megszerezni az illető szimpátiáját. Az első szabály ilyen esetekre: nem szabad a kérdést személyeskedésnek venni! Az illetőnek igazából nem az előadás tartalmával van baja, hanem saját magával, hiszen valójában kinek kellene ott középen állnia - neki! Aki másokat minősít, főleg mások előtt, az valójában önmagát minősíti. Ha az előadó felveszi a kesztyűt, hamarosan elveszíti a többi hallgató szimpátiáját is. Ezért jó, ha az előadó a nyilvánosság előtt soha nem bocsátkozik vitába. A negatív kérdésekre a lehető legrövidebb időn belül meg kell adni a választ. Minél később kezd el az előadó beszélni, annál nyilvánvalóbb a kérdező és a hallgatóság számára, hogy sikerült megfogni az előadót. Fogalmazzuk át a kérdést, és máris van egy mondatnyi idő a helyes válasz megtalálására.

Lehetőség szerint kerülni kell a kérdések minősítését. Ha az előadó úgy kezdi válaszát, hogy "Nagyon vártam már ezt a kérdést", mindenki számára egyértelmű lesz: a kérdésre álmában sem számított. Ha pedig az hangzik el az előadó szájából, hogy "ez jó kérdés", másik kérdezőnél pedig ezt nem mondja, az utóbbi kérdező jogosan arra gondol: "Az én kérdésem nem volt olyan jó?" A kérdésekre adott rövid válaszok azzal az előnnyel is járnak, hogy kisebb eséllyel generálnak újabb kérdéseket. Azért is kell az előadónak rövid válaszokra törekedni, mert a kérdésre adott válasz iránt a résztvevők közül gyakorta csak egyetlen ember érdeklődik, az, aki feltette.

Kellemetlenségekről

Az előadó számára nincs annál kellemetlenebb, mint amikor az előadás végén felteszi a kérdést: "Kinek van kérdése az elhangzottakkal kapcsolatban?", és nem záporoznak a kérdések. Ilyenkor hajlamos minden előadó arra gondolni, hogy valószínűleg nem volt érthető, amit mondott, vagy a téma nem érdekelte a hallgatóságot. Ilyen esetekre jó, ha az előadó egy-két kérdést tudatosan nyitva hagy az előadásában, hogy biztosan legyen mit megkérdezni a hallgatóságnak. Ha a hallgatók ezt nem tennék meg, az előadó nyugodtan feltehet kérdést magának, valahogy így: "Okkal kérdezhetné meg valaki, hogy..." - majd a saját kérdése megválaszolása után újra megkérdezi, hogy "vannak-e esetleg hasonló kérdések", és ha 15 másodpercen belül nincs kérdés, elkezdheti lezárni az előadását.

Az ígéret szép szó, ha megtartják, úgy jó. Az időgazdálkodás mások idejének tiszteletben tartásával kezdődik. Ha az előadó egyórás előadást ígért (beleértve a kérdéseket), akkor lehet, hogy jót tesz a hallgatóság végső benyomásának, ha ezt be is tudja tartani. Az időbeli csúszás egyik legnagyobb veszélye, hogy az előadó elvész a részletekben, és a végére nem marad idő fontos dolgokra. A másik nagy veszély, ha az előadó a kérdések idején nem néz rá az órájára. Az előadó nem követ el főbenjáró bűnt, ha az időt figyelve előre jelzi, hogy az egyórásra tervezett előadás keretén belül még két kérdésre van idő, de ő szívesen marad az előadás után is, ha van érdeklődő.

Mármost e helyütt már csak kis bölcselkedésre maradt "idő". Az alakzatban repülést elméletben megtanulni még egyik pillangócsapatnak sem mindig sikerült. A sikerhez sok-sok gyakorláson és a rossz megszokásokon való változtatáson keresztül vezet az út. A változtatás mindig fájdalommal jár. Ha a változás nem fáj, akkor nem is igazán volt változás. A változás mindig magában rejti a kudarc lehetőségét. Ilyenkor jól jönnek Edison szavai, aki sok-sok sikertelen kísérlet után végre feltalálta a villanykörtét: "Soha nincs sikertelen kísérlet. Minden egyes lépéssel közelebb kerülünk a sikerhez!"

Ad Sidera Kft.

 

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (1998. március 1.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére